Управління проектом іноді вимагає періодичного звітування про прогрес перед вищим керівництвом, акціонерами та потенційними спонсорами. Аналіз бізнес-кейсу є чудовим методом точної та всебічної оцінки поточного стану вашого проекту. Читайте далі, щоб дізнатися більше про бізнес-кейс з управління проектами. Ми також додали кілька порад щодо написання бізнес-кейсу. Отже, чому б не зануритися зараз?
Що таке бізнес-кейс?
Бізнес-обґрунтування — це пропозиція, яка пояснює ділову проблему та обґрунтовує певний курс дій. Цей документ створюється на початкових етапах проекту та містить усю інформацію, необхідну для визначення того, чи варто продовжувати роботу чи ні.
Створення бізнес-кейсу вимагає від вас зважити всі плюси, мінуси, витрати та ризики вашого підприємства, щоб побачити, чи допоможе воно вам досягти ваших цілей. У бізнес-обґрунтуванні узагальнюються ці факти, щоб керівництво вищого рівня могло вирішити, чи продовжувати проект чи ні.
Кому він потрібен?
Бізнес-кейс є безцінним інструментом для будь-кого в корпоративному чи державному світі, який хоче запропонувати ідею. Коли мова заходить про реалізацію чогось нового, що потребує витрат грошей або ресурсів, підприємствам і державним організаціям часто доводиться пробиратися через певну бюрократичну тяганину. Бізнес-кейс може включати роботу аналітика, менеджера, керівника відділу, контролера чи подібної адміністративної особи.
Як написати бізнес-кейс
Чи думали ви над тим, як написати бізнес-кейс? Не хвилюйтеся! Ось кілька кроків, які потрібно виконати, щоб написати бізнес-кейс:
№1. Резюме
Перша частина бізнес-кейсу — це резюме, скорочена версія повного документа. Він передає «історію» проекту, його походження, мотивацію, роль тощо, а також надає важливі факти. Ви не повинні переходити вище абзацу тут. У наступних параграфах ви матимете можливість надати більше інформації.
#2. Фінансовий відділ
Метою цього розділу є інформування розпорядників бюджету про поточну фінансову ситуацію. Це два розділи:
- Фінансова оцінка: Це нейтральна оцінка потенційних прибутків та фінансової стабільності проекту. Ви можете порівняти витрати проекту з очікуваними вигодами, використовуючи інформацію, отриману з вашої оцінки. Мета фінансового аналізу полягає в тому, щоб переконатися, що проект є здійсненним у фінансовому відношенні та що з точки зору витрат не залишилося каменя на камені.
- Аналіз чутливості: Це знижує небезпеку проекту. Він враховує потенційні результати, оцінюючи їхній вплив на результати проекту, і враховує зміну ціннісних припущень у випадках неоднозначності.
#3. Визначення проекту
Спонсор проекту, зацікавлені сторони та команда отримають найбільшу користь від цього розділу вашого бізнес-кейсу. Цей розділ поділено на наступні розділи:
- Довідкова інформація: Це надає стислий виклад обґрунтування вашого бізнесу та обсягу проекту. Додайте короткий опис мотивацій для створення вашого проекту. Це може бути результатом нових труднощів, несподіваної можливості або зміни у вашій поточній ситуації.
- Бізнес-ціль: Поясніть у цьому розділі значення вашого проекту. Ділова мета повинна пояснювати, чому ваш проект важливий, як він допоможе компанії та які перешкоди необхідно подолати, щоб досягти успіху.
- Переваги та обмеження: Це має на меті продемонструвати необхідність проекту шляхом окреслення вигод, як грошових, так і інших, які отримають від його завершення. Опишіть, чому ви працюєте над цим, і як ці переваги допоможуть вам досягти успіху. Крім позитивних моментів, ви повинні виділити будь-які недоліки, які можуть загрожувати успіху вашого проекту.
- Ідентифікація та вибір параметрів: У цій частині ви повинні перерахувати всі можливі відповіді на питання, з якими ви зіткнулися. Зазвичай існує кілька способів вирішення проблеми, тому важливо зважити свої можливості. Мета полягає в тому, щоб вивчити всі можливості та запропонувати найкращий курс дій. Декілька варіантів буде вилучено, оскільки проект продовжується, і ви матимете коротший вибір. Ви можете надати вибір із трьох-п’яти еталонних рішень у своєму остаточному бізнес-кейсі.
- Сфера застосування, вплив і взаємозалежності: Укажіть тут кроки, які необхідно здійснити для досягнення бізнес-цілі. Це також показує, на які відділи компанії це вплине. Тут можна перерахувати включені та виключені елементи, а також важливі залежності від інших проектів.
- Конспект плану: Це короткий опис плану, термінів і заходів проекту. Він містить короткий огляд проекту та інформацію про те, хто за що відповідає, а також перелік основних результатів проекту. Ваш проект, як і графік, є найефективнішим, якщо його розбити на фази, з основними виборами перед кожною фазою.
- Оцінка ринку: Аналіз ринку — це поглиблене вивчення ринкових умов, у яких працює компанія. У цій частині ви можете викласти рушійні мотиви вашої компанії. Подумайте про обговорення політичних, економічних, соціальних, технологічних, правових та екологічних умов на вашому ринку.
- Оцінка ризику: Це короткий опис основних загроз і переваг для вашого проекту, а також ваших стратегій боротьби з ними. Включіть будь-які проблеми, які можуть виникнути в результаті вашого проекту. Створіть докладний список журналу, щоб записати загрози для вашого проекту та кроки, які ви вживаєте для їх усунення.
- Підхід до проекту: Тут ви детально описуєте виконання проекту та дії, вжиті для забезпечення його успіху. Детально опишіть кроки, які ви робите для виконання завдання, очікуваний результат і ресурси, які ви інвестуєте, щоб досягти цього.
- Стратегія купівлі: Цей третій компонент визначення проекту призначений для уточнення засобів, за допомогою яких проект буде фінансуватися. План закупівель має включати детальну інформацію про процедуру закупівель організації для проекту.
#4. Організація проекту
Цей останній компонент вашого бізнес-кейсу охоплює структуру вашого проекту та розділений на два розділи. Вони мають бути відформатовані таким чином:
- Управління проектом: У цьому розділі ви визначите рамки свого проекту для читача. Тут також можна описати ієрархію осіб, які приймають рішення, які беруть участь у просуванні вашого проекту. Включіть ролі та обов’язки проекту, а також будь-які стандарти чи допуски, які будуть застосовані. Поясніть, як ці міркування враховуються в остаточних висновках.
- Звіт про прогрес: Нарешті, ваш бізнес-план повинен детально описувати, як ви збираєтеся контролювати розвиток проекту. Включіть у цей план, як ви будете інформувати раду проекту про прогрес.
Що таке аналіз бізнес-кейсів
Аналіз бізнес-кейсу виконується для оцінки потенційного курсу дій. Витрати, ризики та вигоди є трьома найважливішими елементами цієї мети в корпоративному контексті. Тобто в будь-якому звіті про аналіз бізнес-аналізу необхідно розглянути три основні проблеми:
- Витрати: Чи є цінник, якщо не зробити цей вибір?
- Ризики: Якщо я піду на це, якому ризику я піддамся?
- Переваги: Роблячи цей вибір, які переваги ви очікуєте?
Мета цього запиту — визначити, чи продовжувати цей вибір. Рішення слід приймати, якщо очікувані переваги набагато перевищують пов’язані з цим витрати та небезпеки. Однак слід розглянути інший спосіб дій, якщо ризики та витрати переважають потенційні прибутки.
Витрати, ризики та винагороди зазвичай зважують одне проти одного в грошовому еквіваленті під час дослідження бізнес-кейсу. Однак альтернативні кількісні або якісні точки зору також можуть бути використані в аналізі бізнес-кейсів. Можливо, наприклад, що вартість рішення має бути виражена в термінах часу, а не грошей. Подібним чином можна оцінити ризики та винагороди рішення, враховуючи, як воно впливає на вартість бренду компанії, задоволення споживачів або юридичний статус. Щоб допомогти зацікавленим сторонам прийняти добре обґрунтоване рішення, коли бізнес-кейс не зосереджується на грошових наслідках, корисно шукати об’єктивні способи зважити всі «за» і «проти».
Навіщо використовувати аналіз бізнес-кейсів?
Аналіз бізнес-кейсів корисний з двох основних причин. Перша перевага полягає в тому, що вона змушує автора зважувати плюси і мінуси кожного можливого варіанту дій. Роблячи вибір, зазвичай упускають із уваги весь спектр потенційних наслідків. Є краща можливість зробити правильний вибір, враховуючи екстремальні або несприятливі результати.
Друга перевага використання аналізу бізнес-кейсу полягає в тому, що він полегшує передачу та контекстуалізацію важливих знань зацікавленим сторонам від експерта з певної теми (часто менеджера з продукту). Зацікавлені сторони можуть упустити важливість деяких витрат, ризиків і переваг без ретельного звіту від експерта.
Коли використовувати аналіз бізнес-кейсів
Коли керівнику проекту у великій компанії потрібна підтримка зацікавлених сторін, вони часто проводять аналіз бізнес-кейсів. Оскільки керівник проекту часто є стороною, яка найбільше інвестує компанії в малих і середніх підприємствах, немає необхідності купувати кошти з боку вищого керівництва.
Однак навіть для невеликих підприємств проведення такого аналізу може окупитися в довгостроковій перспективі. Як було зазначено вище, це відбувається тому, що це змушує особу, яка приймає рішення, зважувати всі важливі фактори.
Управління бізнес-кейсом
Протягом життєвого циклу проекту бізнес-обґрунтування забезпечує структуру та допомогу в організації проекту. Через це його не слід відкладати на полицю, а частіше використовувати як ресурс. Як наслідок, спонсор проекту та рада проекту повинні переглянути його в стратегічних точках, щоб переконатися в подальшій життєздатності проекту та обґрунтованості його обґрунтування. Щоб не витрачати час і ресурси, найкраще провести оцінку перед переходом до наступного етапу.
Навіщо вам бізнес-кейс?
Вам потрібне ділове обґрунтування з таких трьох причин:
- Він має на меті переконати осіб, які приймають рішення, рухатися вперед із концепцією проекту, але він також допомагає визначити пріоритети ініціатив, які відповідають загальній стратегії компанії.
- Для справедливого порівняння між потенційно конкуруючими проектами бізнес-кейси стандартизують процес оцінки.
- Якщо проект обрано, бізнес-обґрунтування можна використовувати для кращого управління обсягом проекту на ранніх стадіях планування. Навіть після завершення проекту його все ще можна використовувати для оцінки успіху планування та виконання проекту.
Аналіз бізнес-кейсів проти бізнес-кейсів
Можливо, ви заплуталися щодо різниці між бізнес-кейсом і аналізом бізнес-кейсу. Обидві ці назви описують той самий тип програмного забезпечення, що використовується для бізнес-аналізу. Звіт називається «бізнес-кейсом», а метод, який використовується для його аналізу, називається «бізнес-кейсом».
Що таке бізнес-документ?
Документ — це аргумент, представлений у письмовій формі, щоб переконати особу, яка приймає рішення, прийняти певний курс дій. Добре розроблений досліджує потенційні шляхи вирішення проблеми та дозволяє особам, які приймають рішення, вибрати те, яке буде найбільш вигідним для компанії.
Яка мета бізнес-випадку?
Мета бізнес-прецеденту полягає в тому, щоб окреслити кроки, які має зробити організація, щоб забезпечити клієнту корисний, вимірюваний результат.
Хто пише бізнес-кейс?
У багатьох організаціях керівнику проекту або бізнес-аналітику доручено розробити детальне бізнес-кейс, навіть якщо це є обов’язком керівництва програми. Business Case – ще одна сфера, де Project Assurance може допомогти.
Заключні думки
Тут ми виклали кроки для створення переконливого бізнес-обґрунтування. Через широту нашого обговорення кінцевий бізнес-кейс може здатися складним. Бізнес-кейс повинен перейти безпосередньо до справи. Кілька сторінок можливі, якщо проект відносно невеликий. Документ буде довшим для більш залучених проектів і складних ініціатив щодо зміни бізнесу. У результаті ви повинні писати кожну частину з урахуванням вашої цільової аудиторії та зберігати додаткові матеріали в додатку.
Статті по темі
- УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ: визначення, програмне забезпечення, навички, кроки та зарплата
- Планування проекту: Посібник із методів планування проекту
- ЯК НАЧАЛИСЬ З УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ: визначення, керівництво та вимоги
- УПРАВЛІННЯ РИЗИКАМИ ПРОЕКТУ: Покрокова інструкція щодо управління ризиками
- 12 компонентів бізнес-плану (детальний посібник)
посилання
