Компанії, які покладаються на кількох постачальників за допомогою ручних процесів, можуть мати проблеми з тим, щоб максимізувати цінність існуючих відносин у світі, що постійно змінюється. Зміни в корпоративному кліматі, вибух даних і зміна правил – усе це змінює ландшафт управління постачальниками. Ручні процеси просто не зможуть встигати. Система управління постачальником може трансформувати процеси, зміцнити відносини та зробити стороннє управління більш безперебійним. Нижче ми описуємо програмний процес систем керування постачальником, деякі основні переваги та важливі функції, які слід враховувати під час вибору найкращих інструментів із можливих рішень.
Що таке системи управління постачальниками?
Системи управління постачальниками – це процеси, які забезпечують, щоб організації отримували максимальну віддачу від витрат постачальників.
Постачальники мають вирішальне значення для успіху компанії, оскільки вони надають товари та послуги, необхідні для задоволення попиту споживачів. Як наслідок, необхідне належне управління, щоб уникнути затримок у ланцюзі постачання.
Управління постачальниками також передбачає розробку стратегії та встановлення політики та контрактних угод, щоб гарантувати, що обидві сторони розуміють ділові очікування та цілі. Крім того, ці стандарти встановлюють показники, які показують, наскільки добре працює постачальник, і інформують організації про те, що вони можуть зробити, щоб підвищити ефективність свого постачальника.
Переваги систем управління постачальниками
Наявність добре розвинутих систем управління постачальниками має численні переваги.
- Зменшення ризиків: оскільки власники бізнесу повинні регулярно підтримувати та оцінювати діяльність постачальників, вони зможуть швидко виявити будь-яку підозрілу поведінку.
- Мінімізація витрат: запровадивши систему управління, керівники можуть сприяти прозорим і продуктивним відносинам зі своїми постачальниками. У результаті постачальники частіше пропонуватимуть знижки та економію.
- Підвищення ефективності: Керівництво постачальниками покращує комунікацію, що означає, що обидві сторони краще розуміють бізнес, з яким вони працюють. Це покращить операційний потік і зменшить затримки в ланцюжку поставок.
- Зменшення нестабільності цін: постачальники часто пропонують фіксовані ціни в обмін на певні критерії, наприклад більш тривалі терміни контракту. Компанії можуть скористатися цим, керуючи відносинами з постачальниками та мінімізуючи непередбачувані коливання цін.
- Консолідація ланцюга постачання. Ефективне управління ланцюгом постачання дозволяє компаніям скоротити кількість постачальників, з якими вони працюють, дозволяючи їм оптимізувати замовлення на купівлю та бюджет.
5 важливих характеристик надійної системи управління постачальником
Ми обговорили переваги хороших систем управління постачальниками та те, як вони можуть допомогти вашому бізнесу. Однак вибрати надійну систему з доступних варіантів може бути важко. Щоб допомогти вам, ми склали список найважливіших функцій систем керування постачальниками.
#1. Самообслуговування та автоматизована адаптація
Усі постачальники мають бути плавно й автоматично включені за допомогою систем керування постачальниками. Стандартизація та візуалізація цього процесу не тільки підвищує ефективність, але й забезпечує кращий досвід для третіх сторін, починаючи відносини з правильної ноги.
Робота з повними та точними записами постачальників також є важливою для прийняття обґрунтованих бізнес-рішень. Залежно від кількості постачальників, збір цієї інформації може бути тривалим, складним і ресурсомістким завданням.
#2. Зручність використання та нативна інтеграція
Ваша система управління постачальником має бути простою у використанні для ваших команд і не повинна вимагати високого рівня знань для налаштування. Люди не приймуть цю систему, якщо її використання буде надто складним.
Якщо ваші команди вже використовують певні платформи, правильна система керування постачальниками може зменшити занепокоєння щодо змін шляхом вбудованої інтеграції з існуючим набором технологій. Розгляньте рішення для керування постачальниками, які можна інтегрувати з такими платформами, як Salesforce і NetSuite.
#3. Канали інформації про ризики
Ваша система управління постачальниками має допомогти вам визначити та зменшити невід’ємні ризики, пов’язані з роботою з новим постачальником. Існуючі ризики у вашій базі постачальників необхідно постійно контролювати та пом’якшувати у разі виникнення проблем. Однак за допомогою систем управління постачальниками можна зробити більше, щоб зменшити кількість ризиків, які виникають у вашому бізнесі.
#4. Потужні можливості звітності
Ви завжди повинні мати точний знімок стану свого постачальника. Система керування постачальниками забезпечить вашу компанію можливостями звітності, які дозволять вам детально ознайомитися з базою постачальників за категоріями, типами та навіть розмірами постачальників.
#5. Інструменти співпраці
Системи управління постачальниками - це складний процес, який не слід довіряти одній бізнес-підрозділу. Виберіть систему управління постачальником, яка застосовується до всієї організації. Це має дозволити вашим командам юристів, відділу закупівель і продажів ефективно співпрацювати, а також легко спілкуватися з самими постачальниками.
Інструменти керування постачальниками
Перш ніж перейти до кожного з цих інструментів, давайте визначимо, що таке інструменти керування постачальниками та що вони можуть зробити для вас і вашої компанії. Інструменти керування постачальниками включають різноманітне програмне забезпечення, яке допомагає організаціям керувати базою постачальників і ефективно взаємодіяти з ними.
Основні функції інструментів управління постачальником:
- Ідентифікація та реєстрація постачальника
- Керування контактною інформацією постачальника, включаючи адреси, електронні адреси та номери телефонів
- Замовлення, розміщені у кожного постачальника, відстежуються.
- Створення та керування замовленнями на закупівлю
- Управління рахунками та товарними чеками.
- Надання детальних звітів про роботу постачальника.
Кожна з цих функцій має вирішальне значення для здатності організації ефективно керувати своїми постачальниками.
Переваги інструментів керування постачальниками
Використання інструментів управління постачальниками має кілька переваг. Ось деякі з основних переваг:
#1. Автоматизація процесів
У наш час автоматизація є важливою умовою успіху. Багато процесів, пов’язаних з керуванням вашими постачальниками, можна автоматизувати за допомогою правильних інструментів керування постачальниками. Ви заощадите час і гроші.
#2. Підвищена ефективність
Коли компанія може ефективно керувати своїми постачальниками, це підвищує ефективність у всіх сферах закупівель. Інструменти керування постачальниками допомагають організаціям оптимізувати процеси закупівель, полегшуючи отримання необхідних товарів і послуг.
#3. Підвищена видимість
Завдяки хорошим інструментам керування постачальниками організації покращили видимість своєї бази постачальників. Це дає їм змогу завчасно виявити потенційні проблеми та вжити заходів для їх усунення. Це також дає підприємствам можливість краще зрозуміти можливості своїх постачальників.
#4. Покращена комунікація з постачальниками
Спілкування з постачальниками може бути складним без чіткого інструменту керування постачальниками. Підприємства, з іншого боку, можуть використовувати такий інструмент для ефективнішого спілкування зі своїми постачальниками, що призведе до кращих відносин із постачальниками та покращення результатів закупівель.
Процес управління постачальником
5-етапний процес керування постачальниками описано нижче:
#1. Встановлення набору бізнес-цілей і завдань.
Перш ніж почати процес створення систем управління постачальниками, ви повинні спочатку визначити набір бізнес-цілей і завдань, для досягнення яких потрібні постачальники. У ньому буде зазначено, які сторонні послуги потрібні кожному відділу, щоб ви могли зіставити відповідних постачальників для кожної потреби без дублювання зусиль і ресурсів. Ці цілі також допоможуть в оцінці ефективності роботи постачальника щодо повідомлених їм цілей.
#2. Визначення відповідних критеріїв відбору для вибору постачальника
Після того, як ви визначите цілі та вимоги, які вимагають залучення постачальника, вам потрібно буде визначити критерії відбору для вибору постачальників, які забезпечать найкраще співвідношення ціни та якості.
У той час як критерії відбору відрізняються залежно від типу організації та вимог до її постачальників, стандартні показники включають ціноутворення, якість минулої роботи, промислове визнання, юридичну репутацію тощо.
#3. Вибір і оцінка постачальників
Наступним кроком є оцінка всіх відповідних постачальників за допомогою визначених вами критеріїв відбору. Більшість підприємств оцінюють постачальників на основі цін, які вони запропонували. Однак також важливо враховувати інші визначені вами критерії.
Вивчіть ціни та пропозиції, надані потенційними постачальниками, щоб переконатися, що ви максимізуєте можливості економії коштів. Вивчіть положення та умови, щоб побачити, наскільки добре постачальники мають намір задовольнити потреби організації. Одночасно переконайтеся, що ви провели ретельний цілісний аналіз сильних і слабких сторін постачальників, а також дослідили, як загрози та можливості зовнішнього середовища можуть вплинути на вашу взаємодію з постачальниками.
#4. Укладання контрактів та переговори з обраним постачальником (ами)
Тепер, коли ви визначили відповідних постачальників, ви повинні розпочати процес укладання контрактів, щоб нарешті залучити їх. Залучіть усіх відповідних зацікавлених сторін до процесу укладання контрактів, щоб отримати цінну інформацію про те, як контракт може забезпечити максимальну вартість. У багатьох випадках процес укладання контрактів здійснюється групою фінансів/закупівель у співпраці з керівниками вищої ланки бізнес-підрозділів, тоді як групи, які щоденно працюватимуть з постачальниками, не консультуються.
#5. Оцінка роботи постачальника
Процес управління постачальниками не завершується після вибору постачальників. Після їхнього відбору та адаптації ви повинні регулярно оцінювати їхню роботу, щоб переконатися, що вони відповідають поставленим цілям і вимогам. Переконайтеся, що ви встановили KPI для вимірювання ефективності, щоб забезпечити практичну оцінку. Це також відкриє сфери для вдосконалення, щоб максимізувати продуктивність постачальника. Це також показує, наскільки ефективним є наш процес управління постачальниками та як ми можемо його покращити.
Найкраще програмне забезпечення для керування постачальниками
На ринку є різні типи програмного забезпечення для керування постачальниками, і вибір того, що найкраще підходить для вашої організації, є критичним. Нижче наведено список деяких із найкращих програм або інструментів систем керування постачальниками, які використовували кілька компаній у 2023 році.
#1. SAP Fieldglass
Програмне забезпечення SAP Fieldglass — це перше в лінійці комплексне програмне забезпечення для керування постачальниками з унікальними функціями та тісною співпрацею. Це вимагає поглибленої комп’ютеризації. SAP Fieldglass дозволяє компаніям керувати своєю мережею постачальників у всіх аспектах, включаючи керування контрактами, відстеження продуктивності та відповідність. Його положення для найму нових постачальників включають цифрову партнерську мережу, яка допомагає компаніям наймати постачальників зі спеціальними навичками.
Крім того, інтеграційні функції SAP Fieldglass вважаються однією з найбільш вражаючих відмінних рис. Він забезпечує відкриту структуру API, що забезпечує плавний робочий процес у різних хмарних програмах, таких як Oracle, Salesforce, Kronos і Microsoft Dynamics, серед інших. Однак, незважаючи на численні переваги, SAP Fieldglass дорогий і підходить не всім підприємствам.
#2. Воротар
Ця VMS підходить для великих підприємств, які потребують широкого доступу та необмеженого зберігання. Завдяки понад 200 контрактам хмарна система Gatekeeper забезпечує безперебійне керування життєвим циклом постачальника. Крім того, він надає запити постачальників, функції eSign і функції автоматизації реєстрації для затвердження контрактів. Ця VMS використовує механізм робочого процесу Kanban, що дозволяє компанії оптимізувати введення даних і керування SLA, а також автоматично створювати записи.
Він також надає параметри налаштування для створення робочих процесів і керування ними, усуваючи потребу в ручних процесах. Оскільки ця VMS повністю базується на хмарі, вона підтримує понад 220 різних програм. Однак ціна дещо висока, оскільки вона пропонує індивідуальні функції для великих підприємств.
#3. Геніальність
Завдяки численним унікальним функціям і низькій ціні Genuity найкраще підходить для ІТ-компаній і допомагає ІТ-фахівцям легко керувати відносинами з постачальниками. Він пропонує індивідуальні спеціальні інструменти, а також ІТ-інструменти з простим інтерфейсом. Багато платформ, зокрема AWS, Salesforce, Quickbooks, G Suite і Azure, легко інтегруються з Genuity. Це також допомагає у виявленні нових постачальників SaaS та ефективному управлінні існуючими постачальниками. Однак Genuity обмежила його використання лише ІТ-компаніями та фінансовими компаніями, через що компаніям, які не належать до ІТ, важко використовувати цю VMS для керування постачальниками.
#4. Precoro
Багато малих і великих підприємств отримують користь від Precoro, програмного забезпечення для керування постачальниками. Цей VMS підходить для всіх галузей промисловості та є одним з найбільш рентабельних варіантів програмного забезпечення на ринку. Він має онлайн-портал для зберігання контактної інформації постачальника, а також для створення звітів про ефективність і запитів на закупівлю за допомогою спеціальних інструментів закупівель, таких як ідеальне управління бюджетом і відстеження запитів на закупівлю.
Крім того, Precoro підтримує два типи інтеграції: плоский файл і автоматичну — обидва вони підтримуються на різних платформах, таких як Xero, NetSuite, Quickbooks Online та інших. Precoro, незважаючи на свої функції, не підтримує прямі платежі постачальникам і не має функції керування відповідністю.
#5. Cflow
Cflow від Cavintek є останнім SMS у цьому списку. Це потужний хмарний інструмент автоматизації робочого процесу з значними функціями, які дозволяють компанії оптимізувати свою функцію закупівель і підвищити ефективність закупівель. Деякі з ключових переваг використання Cflow включають ефективне відстеження KPI; усунення надмірностей процесу; покращене управління відповідністю; покращене управління відносинами з постачальниками; покращені функції видимості для обробки процесів закупівель; автоматизовані подальші дії; затвердження рахунків; нагадування; та повідомлення про замовлення на закупівлю; а також можливість створювати індивідуальні звіти, що дозволяє компанії отримати глибше розуміння продуктивності.
Розуміння важливості інструментів і методів систем управління постачальниками має вирішальне значення для кожної організації та є першим кроком у виборі найкращого SMS для вашої компанії. Використання правильного інструменту керування постачальниками економить час, покращує ефективність організації, покращує видимість, покращує процес закупівель і захищає бізнес від потенційних ризиків. Нарешті, хороше програмне забезпечення для керування постачальниками підвищує загальну продуктивність компанії.
Що таке SAP Supplier Management?
SAP Ariba Supplier Management — це провідний у галузі комплексний портфель рішень, який дає змогу керувати інформацією про постачальника, життєвим циклом, продуктивністю та ризиками в одному місці.
Для чого використовується програмне забезпечення SRM?
Програмне забезпечення для управління взаємовідносинами з постачальниками (SRM) — це рішення, яке допомагає компаніям оптимізувати вибір постачальників і адаптацію, відстеження та оцінку ефективності постачальників, керування документами постачальників та інші важливі процеси, пов’язані з постачальниками.
Які хороші практики управління постачальниками?
Нижче наведено приклади найкращих практик успішного управління постачальниками:
- Розробка бізнес вимог
- Створення бази даних постачальників
- Сегментація постачальників
- Підвищення рівня знань команди.
- Визначення обов'язків для кожного члена команди SRM.
- Впровадження системи управління постачальниками.
Хто відповідає за управління постачальниками?
Менеджер постачальника – власник процесу
Менеджер із постачальників відповідає за те, щоб усі постачальники надавали хороше співвідношення ціни та якості. Він гарантує, що контракти з постачальниками задовольняють потреби бізнесу та що всі постачальники виконують свої договірні зобов’язання.
Яке значення має управління постачальниками?
Це критично важливо для правильно управляти постачальниками обмежити фінансовий, діловий і репутаційний ризик. За словами Gartner, це процес, який «дає можливість організаціям контролювати витрати, підвищувати якість обслуговування та зменшувати ризики, щоб отримати більшу цінність від своїх постачальників протягом усього життєвого циклу угоди».
Що таке управління якістю постачальника?
Якість постачальника означає здатність постачальника постачати товари чи послуги, які відповідають потребам клієнтів. Управління якістю постачальника визначається як система управління якістю постачальника на випередження та у співпраці.
Висновок
Системи управління постачальниками можуть бути надзвичайно корисними для компаній будь-якого розміру та галузей. Застосування цих інструментів може допомогти організаціям підвищити свою ефективність, зменшити людські помилки та усунути ручні процеси, які витрачають час і гроші.
Існує безліч доступних інструментів, але ми виявили, що SAP Fieldglass є найкращим програмним забезпеченням для керування постачальниками в цілому завдяки своїм надійним функціям, розширеним можливостям автоматизації, інтеграції, простоті використання та визнанню в галузі. Це комплексне рішення, яке може безперешкодно впоратися з усіма вашими потребами в управлінні постачальниками, з коротким періодом навчання та чудовою підтримкою на цьому шляху.
Поширені запитання про системи керування постачальниками
Які є типи систем керування постачальниками?
Типи систем управління постачальниками
- Закупівлі. Допомагає в управлінні процесами належної перевірки під час вибору постачальників і закупівлі послуг.
- Онбординг постачальника. Підтримує реєстрацію, реєстрацію та керування доступом і дозволами для нових постачальників у системі.
- Управління ризиками постачальника.
- Управління відносинами.
Наскільки важлива система управління постачальником?
Хороший процес управління постачальниками не тільки дозволяє отримати максимальну віддачу від вимог вашого бізнесу, але й дає вам конкурентну перевагу. Це дозволяє вам заощаджувати гроші, покращуючи якість ваших товарів і послуг, що впливає на ваш прибуток.
Для чого використовується програмне забезпечення SRM?
Програмне забезпечення для управління взаємовідносинами з постачальниками (SRM) — це рішення, яке допомагає компаніям оптимізувати вибір постачальників і адаптацію, відстеження та оцінку ефективності постачальників, керування документами постачальників та інші важливі процеси, пов’язані з постачальниками.
посилання
Статті по темі
- Система управління закупівлями: типи та перелік найкращих варіантів програмного забезпечення
- Управління закупівлями проекту: детальний посібник із процесів закупівель
- ПЕРЕГОВОРНА СИЛА ПОСТАЧАЛЬНИКІВ: що це таке та як це працює
- ПРОЦЕС ОБСЛУГОВУВАННЯ КРЕДИТОРОМ: Як ефективно керувати процесом
- ФІНАНСУВАННЯ ЛАНЦЮГА ПОСТАЧАННЯ: визначення, управління, відмінності та компанії
