Часто кажуть, що запобіжні заходи завжди переважніші, ніж лікувальні. Це стосується всіх аспектів життя! Навіть коли йдеться про аналіз можливостей протягом життєвого циклу проекту. Незалежно від того, чи пов’язано це з витратами, планами чи процедурами, проекти стикаються з проблемами під час виконання. Насправді, принаймні один із кожних шести ІТ-проектів стає «чорним лебедем» через 200-відсоткове перевищення витрат або 70-відсоткове перевиконання графіка! Це негативні загрози, які виникають раптово і викликають проблеми. І, якщо не поводитися належним чином, це може поставити під загрозу загальну ефективність проекту! Отже, як можна визначити такі непередбачувані загрози, керувати ними та протистояти? Що ж, створення відповідного плану управління ризиками в поєднанні з відповідними інструментами (скажімо, Bit.ai або Google Docs), може допомогти!
Сьогодні більше 27% компаній включають методи управління ризиками в свої плани управління проектами. Це тому, що добре сплановане управління ризиками може зменшити проблеми проекту на 80–90%!
Як результат, хороший план управління ризиками може допомогти вам уникнути непередбачених ризиків. Це в основному досягається, якщо врахувати всі потенційні сценарії, які можуть виникнути під час виконання проекту.
Всього за кілька простих кроків ви дізнаєтеся, як побудувати добре продуманий план управління ризиками для всіх ваших проектів. Вам просто потрібно трохи потриматися.
Що таке план управління ризиками?
План управління ризиками – це чітко визначений документ, який пояснює, як поводитися з окремими ризиками та які кроки з управління необхідно вжити, щоб мінімізувати або усунути загрози діяльності та результатам проекту.
План управління ризиками буквально вказує командам щодо кроків, які вони повинні зробити, щоб визначити, оцінити та реагувати на всі ризики, які присутні в проекті.
Примітка. Наведене вище визначення плану управління ризиками застосовне до широкого кола програм, включаючи ІТ та бізнес-ініціативи!
Цей план є частиною більш широкого процесу управління ризиками, який проходить протягом життєвого циклу проекту. Крім того, механізм управління ризиками об’єднує всі повноваження, які спонукають команду управління проектом вживати заходів для пом’якшення ризиків.
Ризики можна обробляти/керувати чотирма способами:
Всі ми знаємо, що ризики непередбачувані, коли справа доходить до планування проекту. Однак деякі загрози, яких ви планували уникати, все-таки трапляються, і саме тоді ви повинні з ними боротися.
Отже, існує безліч способів боротьби з ризиками. Однак обрана вами відповідь має визначатися ймовірністю виникнення ризику та серйозністю впливу ризику на проект.
Уникайте: коли справа доходить до ризиків, найкращий спосіб дій – частіше за все уникати їх! Це навряд чи вплине на ваш проект, якщо ви можете легко запобігти цьому.
Пом’якшення: якщо ви не можете усунути ризик, ви можете принаймні захистити його, щоб зменшити вплив. Це тягне за собою вжиття свідомих кроків, щоб гарантувати, що вплив завдасть найменшої шкоди вашому проекту.
Передача: передача ризику третій стороні є ще одним чудовим способом боротьби з ним. А придбання страховки є одним із найпростіших і найпопулярніших способів зробити це.
Прийняти: якщо нічого іншого не працює, вам доведеться це прийняти. Прийняття ризиків дозволяє працювати над тим, щоб уникнути їх завчасно.
Однак до того часу, коли з’являється ризик, часто втручатися вже пізно! Ось чому вам з самого початку потрібен добре продуманий план управління ризиками.
Кроки до створення плану управління ризиками з нуля!
Кожен новий проект несе з собою новий набір ризиків. Якщо ваша компанія не може повністю усунути загрози, вона повинна мати можливість пом’якшити та передбачити їх за допомогою плану управління ризиками.
Однак вам потрібно буде впорядкувати стратегію управління ризиками команди та зробити їх більш гнучкими та оперативними під час роботи з негативними інцидентами, дотримуючись цих заходів.
№1. Зробіть перший крок. Визначте ризик
Передбачення потенційних підводних каменів проекту не повинно бути глухим кутом для бізнесу. Ідентифікація ризиків, з іншого боку, є навчальним досвідом, від якого виграє вся команда та в якому буде брати участь.
У управлінні ризиками ви можете швидко використовувати сукупний досвід і знання всієї команди. Попросіть членів команди розпізнати будь-які загрози, про які вони знають або з якими раніше стикалися. Цей крок сприяє зв’язності та міжфункціональному навчанню.
№2. Вивчіть ризик
Настав час копнути глибше, коли ви та ваша команда визначите потенційні проблеми.
Тепер вам потрібно задати наступні запитання, щоб ефективно проаналізувати ризик;
Як часто виникають ці небезпеки?
І якщо вони це зроблять, які будуть наслідки?
Ваша команда оцінить наслідки та ймовірність кожного ризику на цьому кроці, щоб визначити, на чому зосередитися в першу чергу.
Аналіз ризику враховує такі речі, як потенційні фінансові втрати організації, втрачений час і величина наслідків.
Згодом ви виявите поширені проблеми в рамках проекту. Це допоможе вам точно налаштувати план управління ризиками для потенційних проектів, розглянувши кожен ризик під мікроскопом.
№3. Розставте пріоритети ризику
Тепер настав час визначити пріоритети своїх ризиків після того, як ви їх поглиблено проаналізували. Враховуйте ймовірність виникнення кожного ризику, а також його потенційний вплив на проект, оцінюючи їх.
Цей крок дає змогу побачити проект з висоти пташиного польоту та визначити, де команда має зосередити свої зусилля. Але найголовніше, що це допоможе їм у визначенні можливих рішень для кожного ризику, який був визначений пріоритетом.
В результаті проект дозволить уникнути затримок і збоїв на етапі лікування.
№ 4. Ставтеся до ризиків
Це включає в себе створення плану лікування після того, як будуть встановлені ризики. Почніть з ризику найвищого пріоритету та оцініть здатність команди або пом’якшити, або вирішити ризик, щоб він більше не становив загрозу для проекту.
Однак ефективне управління ризиком і управління ним часто тягне за собою якнайкраще використання ресурсів команди, підтримуючи проект на належному рівні. Минає час, і ви накопичуєте ширший архів своїх попередніх проектів, включаючи журнали ризиків, ви зможете передбачати майбутні небезпеки більш активно, а не реактивно.
№ 5. Слідкуйте за ризиком.
У міру виконання проекту план управління ризиками відстежує всі небезпеки, які можуть виникнути на цьому шляху. А оскільки повідомляється про весь результат плану, відстеження цих рухомих цілей стає вирішальним! Важливо регулярно переглядати цей документ.
Переваги створення плану управління ризиками
Плани управління ризиками мають ряд переваг, які роблять документ вигідним для будь-якого бізнесу. І здебільшого, від допомоги компаніям у визначенні можливих загроз до управління ними, ми забезпечимо вас.
Компанії будуть готуватися до цих загроз і боротися з ними в міру їх виникнення, якщо вони усвідомлюють їх.
№1. Покращує результати
Ваші шанси на успішне завершення проекту збільшуються, коли ви визначаєте план управління ризиками для своєї компанії. Це мінімізує та зменшує негативні ризики, дозволяючи виконувати проекти вчасно.
Це також допомагає команді залишатися в межах бюджету та досягати поставлених цілей.
№2. Допомагає вам бути ініціативним, а не реактивним.
Замість того, щоб постійно боротися з пожежами, прозорий план управління ризиками дозволяє вам бути активними та вживати заходів, щоб мінімізувати можливі проблеми до того, як вони виникнуть.
У довгостроковій перспективі ваша команда візьме на себе визначений ризик і перетворить його на практичні плани, які мінімізують ймовірність того, що він станеться.
№3. Допоможе вам оцінити весь проект
Ви можете виміряти ефективність своїх завдань, керуючи ризиком і користуючись можливостями, які спираються на сильні сторони вашої організації, за допомогою плану управління ризиками. Іншими словами, це допомагає вам оцінити прогрес вашого поточного проекту та розробити найкращі практики на майбутнє.
Як створити план управління ризиками з прикладами
Чи готові ви почати писати свій план управління ризиками? Що ж, існує безліч інструментів плану управління ризиками, які можуть допомогти вам у найкоротші терміни.
Ми просто розглянемо приклад кількох інструментів плану управління ризиками, які є у вашому розпорядженні, найпопулярнішим з яких є Bit.ai
Bit.ai це нова епоха онлайн-платформа обміну документами, яка дозволяє створювати дивовижні документи плану управління ризиками, плани управління проектами, плани продуктів та інші документи компанії за лічені хвилини. Bit є досить хорошим прикладом ідеального інструменту планування ризиків для команд, які хочуть зробити свій процес планування більш захоплюючим і спільним.
Крім того, Bit забезпечує центральне місце, де працівники можуть співпрацювати та одночасно виконувати завдання, а також обмінюватися досвідом. Він також має бібліотеку вмісту, де ви можете зберігати й легко отримувати доступ до всіх своїх фотографій, файлів та цифрового вмісту, що робить ваш робочий процес таким же плавним, як ніколи!
Просто створіть робочу область, запросіть членів своєї команди та почніть швидко створювати документи на робочому місці, наприклад плани продуктів! Ви також можете поділитися цими документами із зовнішніми клієнтами, партнерами, організаціями та іншими, щоб отримати точний відгук про те, як вони з ними працювали!
Інші інструменти, здатні виконувати ті ж функції в іншому світлі, включають Google Docs, WPS, Інтернет Microsoft Word тощо.
Однак, якщо вам потрібен зразок того, як має виглядати план управління ризиками, ось один;
Більш детальну інформацію про цей зразок ви знайдете в нашій публікації про стратегії управління ризиками.
Які 5 кроків до плану управління ризиками?
Існує 5 кроків до успішного підходу до управління ризиками.
- Визначте ризик.
- Оцініть ризик.
- Поставте ризик на перше місце.
- Зберігайте ризик.
- Зверніть увагу на ризик.
Який основний зміст плану управління ризиками?
Хороший план управління ризиками зазвичай складається з п'яти компонентів. Вони складаються з визначень, припущень і структури, що описує розподіл ризиків, вплив, вартість і графік.
Що таке приклад плану управління?
План управління може вказувати, наприклад, скільки продавців буде потрібно та скільки коштуватиме досягнення 25-відсоткового збільшення продажів. Пріоритезація цілей і завдань передбачає ранжування цілей відповідно до їх відносної цінності.
Яка мета використання плану управління ризиками?
Метою плану управління ризиками є допомога у визначенні, оцінці та плануванні потенційних ризиків управління проектом.
ВІДМОВА ВІД ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ!
Ці інструменти залежать від вашого вибору та перевірки. Нас не спонсорує жодна з платформ, і надана тут інформація є найкращою, наскільки нам відомо.
Заключні думки
У всіх типах проектів ризики неминучі. Ви зведете до мінімуму помилки ефективніше, якщо матимете чітко визначений план управління ризиками, який керуватиме процесом.
Між тим, важливо пам’ятати, що план управління ризиками – це живий документ, який необхідно оновлювати в міру зміни обставин. Ось чому інструменти обміну документами, такі як Bit, ідеально підходять для створення таких документів, оскільки вони дозволяють редагувати будь-який документ у режимі реального часу та вносити необхідні зміни, а також використовувати їх як посібники перед початком проекту.
- Процес управління ризиками: 5 простих кроків у 2023 році та найкращі методи
- Аналіз конкурентів: все, що вам потрібно (+ Інструкція з початку роботи)
- РИНКОВІ РИЗИКИ: найкращі методи та простий посібник із прикладами
- Управління фінансовими ризиками: все, що вам потрібно знати (+практичні приклади)
- ФІНАНСИ ПРОЕКТУ: Просте керівництво для початку будь-якого проекту (+ найкращі варіанти)
