Управління знаннями: процеси, типи, приклади та інструменти

Як правило, в організаціях робота з розробки охоплює різноманітну мережу осіб, а також команди, які працюють для досягнення спільних цілей. Групи, які є найбільш ефективними у досягненні цих цілей, мають системи, за допомогою яких вони постійно передають важливі знання. Таким чином, вони отримують швидкий доступ до останніх досліджень і інтегрують отримані уроки в кращі програми. Крім того, управління знаннями може покращити координацію та покращити значуще навчання, співпрацю, а також застосування. Таким чином, ця стаття буде посібником для організації процесу управління знаннями, різними типами, а також деякими прикладами того, як це управління знаннями працює. Крім того, ми розглянемо деякі інструменти, які можна використовувати для ефективного управління знаннями.

Що таке управління знаннями?

Управління знаннями (KM) — це процес пошуку, організації, зберігання та обміну інформацією всередині організації. Коли знання нелегко доступні в організації, це може бути надзвичайно дорогим для фірми, оскільки вони витрачають дорогоцінний час на пошук відповідної інформації, а не на виконання завдань.

Система управління знаннями (KMS) використовує об’єднані знання організації, що призводить до підвищення ефективності роботи. Використання бази знань допомагає цим системам. Зазвичай вони мають вирішальне значення для хорошого управління знаннями, оскільки забезпечують централізоване розташування для зберігання інформації та легкого доступу до неї.

Компанії, які впроваджують стратегію управління знаннями, отримують кращі бізнес-результати швидше, оскільки покращуються організаційне навчання а співпраця між членами команди дозволяє швидше приймати рішення у всій фірмі. Це також оптимізує інші організаційні процеси, такі як навчання та адаптація, що призводить до підвищення рівня задоволеності та утримання співробітників. У нас є різні види управління знаннями.

Види управління знаннями

Існує три типи управління знаннями, згідно з визначенням: неявне, неявне та явне знання. Саме кодування інформації відрізняє ці види управління знаннями.

Негласне знання це знання, яке набувається через досвід і осягається інстинктивно. Як наслідок, її важко висловити та кодифікувати, що ускладнює передачу цієї інформації іншим людям. Мова, розпізнавання облич і лідерські здібності є прикладами негласного знання.

Тоді як деяка література прирівнює неявне знання з неявним знанням кілька вчених виділяють цей тип, заявляючи, що поняття стратегічного знання є більш нюансованим. Хоча негласне знання важко кодифікувати, неявне знання не завжди має цю проблему. Натомість неявні знання ще не задокументовані. Зазвичай воно існує всередині процесів, і вони часто називають його знанням «ноу-хау».

Явне знання: Явні знання містяться в численних типах документів, таких як посібники, звіти та інструкції, що дозволяє організаціям швидко обмінюватися знаннями між командами. Цей тип знань, ймовірно, найбільш відомий, і приклади включають такі знання, як бази даних, технічні документи та тематичні дослідження. Цей тип знань є життєво важливим для збереження інтелектуального капіталу в компанії, а також для успішної передачі знань новому персоналу.

Інструменти для управління знаннями

Організації можуть скористатися перевагами управління знаннями, використовуючи різноманітні інструменти. Приклади інструментів для систем управління знаннями включають:

№1. Системи документообігу

Вони служать централізованою системою зберігання цифрових документів, таких як PDF-файли, зображення та файли обробки текстів. Ці системи покращують роботу персоналу, дозволяючи легко шукати документи, наприклад отримані уроки.

№2. Системи управління контентом (CMS)

Це програмне забезпечення, яке керує веб-матеріалами та дозволяє кінцевим користувачам оновлювати й публікувати вміст. CMS часто плутають із системами керування документами, але CMS також можуть підтримувати інші типи медіа, включаючи аудіо та відео.

№3. Інтранет

Це приватні мережі, які повністю функціонують всередині організації та дозволяють обмінюватися можливостями, інструментами та процесами між внутрішніми зацікавленими сторонами. Хоча їх використання може займати багато часу та дорого, вони забезпечують різноманітні функції групового програмного забезпечення, такі як внутрішні каталоги та пошук, які допомагають у співпраці.

№ 4. Вікі

Завдяки простоті використання вони можуть бути популярним інструментом управління знаннями. Вони спрощують розміщення та внесення змін до інформації, але ця зручність може призвести до занепокоєння щодо дезінформації, оскільки працівники можуть оновлювати їх за допомогою неправдивої або застарілої інформації.

№ 5. Сховища даних

Вони консолідують дані з кількох джерел в єдине централізоване, узгоджене сховище даних, щоб полегшити аналіз даних, аналіз даних, штучний інтелект (AI) і машинне навчання. Дані отримуються з цих сховищ, щоб підприємства могли отримати уявлення, надаючи персоналу можливості приймати рішення на основі даних.

Приклади та найкращі методи управління знаннями

Управління знаннями буде відрізнятися залежно від вимог фірми. Нижче наведено деякі з найбільш поширених прикладів управління знаннями:

№1. Репетиторство та навчання, практичні спільноти, питання та відповіді, а також місцезнаходження експертів

Усі ці приклади управління передбачають передачу знань безпосередньо від носія знань.

Цього можна досягти за допомогою особистого навчання, корпоративних навчальних семінарів, інтернет-чатів та групових дискусій або комбінації цих та інших підходів.

Щоб розміщення досвіду було успішною частиною системи управління знаннями, має бути створена матриця з можливістю пошуку, яка дозволяє документувати компетенції.

Плюси:

1. На запитання можна отримати відповіді негайно.
2. Якщо матеріал незрозумілий, можна внести уточнення.
3. Сеанси мозкового штурму можна сприяти, використовуючи комбіновану силу досвіду та знань групи.
4. Особисте навчання, швидше за все, запам’ятається чіткіше.

Мінуси:

1. Це може зайняти багато часу та відволікати від завдань, які намагається виконати носій знань.
2. Створення та підтримка системи розташування експертів може зайняти багато часу.
3. Це може бути важко задокументувати та зберегти для подальшого використання.
4. Якщо носій знань залишає компанію, ви ризикуєте втратити знання.

№2. Документація, інструкції, інструкції, поширені запитання та навчальні посібники

Ці письмові обміни чудово підходять для збереження та обміну знаннями. Отже, цей текстовий приклад управління знаннями вимагає використання системи для зберігання, категоризації та навігації по предметах. Отже, за багатьох обставин метадані можуть бути значною допомогою.

Плюси:

1. Можна легко архівувати та зберігати
2. Ділитися інформацією в Інтернеті просто.
3. Легко об’єднати досвід багатьох людей в один пакет.
4. Якщо рішення правильно організовано, їх можна швидко досягти.

Мінуси:

1. На створення потрібно більше часу
2. Якщо знання не мають гарної структури, їх буде важко знайти.
3. Знання необхідно оновлювати.

№3. Форуми, інтранети та середовища для співпраці

Ці онлайн-інструменти заохочують до дискусій і об’єднують різноманітних носіїв знань. Теми, підфоруми та групи можна класифікувати за темою, рівнем досвіду чи будь-якою кількістю інших критеріїв.

Плюси:

1. Співпраця підживлює інновації.
2. Багато експертів, незалежно від того, де вони знаходяться в світі, можуть бути зібрані в одному місці.
3. Полегшення контакту з віддаленими працівниками сприяє командній роботі та обміну знаннями.

Мінуси:

1. Це може бути хаотична і галаслива обстановка.
2. Знання не оцінюються активно, оскільки вводяться в дискусії.
3. Щоб отримати відповідні відповіді, потрібен час.
4. Повідомлення та ланцюжки не можуть бути заархівовані.

№ 4. Середовища навчання та розвитку

Створення робочого місця, де вони цінують навчання, мотивує працівників продовжувати навчання. Крім того, спонукаючи їх використовувати ваші системи управління знаннями, ви отримаєте висококваліфікованих людей, які будуть готові взяти на себе відповідальність лідера у вашій фірмі.

Для цього працівники повинні мати можливість використовувати структуровані та доступні технології навчання та розвитку.

Плюси:

1. Це спонукає персонал розвиватися власними темпами.
2. Також можна намітити шляхи навчання.
3. Нарешті, завдяки структурі можна легше знайти предмети.

Мінуси:

1. Побудова та обслуговування займає багато часу та зусиль.
2. Контент необхідно розвивати, а також підтримувати на регулярній основі.

#5. Тематичні дослідження

Ці поглиблені дослідження конкретних дисциплін дають вичерпні посібники з предмета.

Вивчення вжитих дій, результатів цих заходів, а також отриманих уроків може бути надзвичайно корисним, дозволяючи повністю задокументувати та архівувати отримані уроки.

Плюси:

1. Це дозволяє повністю документувати, а також архівувати отримані уроки.
2. Крім того, ним легко поділитися
3. Він також ефективний для передачі складної інформації

Мінуси:

1. Щоб щось зробити, потрібно багато часу і таланту.
2. Він може бути занадто конкретним, щоб широко застосовувати знання.

№6. Вебінари

Ці онлайн-лекції можуть бути дуже корисними для поширення ідей серед команд, філій або всієї фірми.

Плюси:

1. Можна записувати та використовувати повторно
2. Це просто для всіх зацікавлених співробітників.

Мінуси:

1. Приділіть час і зусилля для планування, написання, а також виконання.
2. Треба організувати.

Процес управління знаннями

Компанія може використовувати ці чотириетапні процеси управління знаннями для організації управління знаннями. Це відкриття, отримання, обробка та обмін/вигода

№1. Відкриття

Як знання будуть виявлені в організації?

У кожній компанії є безліч джерел знань.

На цьому етапі процесу визначаються джерела знань, а також де зберігаються критичні знання, що можна отримати з цих знань і чи можна втратити знання під час процесу.

Тверде розуміння потоку знань організації допомагає процесу відкриття.

№2. Отримати

Як будуть зберігатися наявні та нові знання?

Кожна компанія містить в собі великий обсяг знань, які необхідно ретельно зберігати, а також структурувати. Тут легше отримати знання, а організаційну структуру розширити шляхом побудови картографічної, а потім категоризованої системи.

Це може включати сканування документів, використання метаданих та індексування.

№3. Процес

Як краще синтезувати та інтегрувати ці знання?

Цей етап тягне за собою ретельну перевірку знань, отриманих у двох попередніх процесах. Отже, організація повинна організувати та проаналізувати знання, щоб визначити, як найкраще їх можна включити в структуру організації.

Це етап, на якому організація повинна підтримувати і сприяти культурі обміну знаннями, а також розвивати співробітників як новаторів.

№ 4. Отримайте користь і поділіться

Як співробітникам компанії найкраще отримати доступ до цих знань?

Мета управління знаннями полягає в тому, щоб полегшити співробітникам доступ до знань всередині фірми. Перший етап — це створення функціональної системи, але люди повинні розуміти, як цю систему використовувати. Крім того, впровадження навчальних програм може допомогти у розумінні систем управління знаннями.

Таким чином, після використання системи організація отримує підвищену продуктивність, краще прийняття рішень, а також більш інноваційний персонал.

Як ви заохочуєте співробітників робити внесок у систему управління знаннями?

Заохочувати співробітників робити внесок у систему управління знаннями можна, визнаючи та винагороджуючи учасників, роблячи процес внеску простим і доступним, і роблячи його частиною їхньої щоденної роботи.

Як ви гарантуєте, що інформація в системі управління знаннями залишається актуальною?

Забезпечити актуальність інформації в системі управління знаннями можна шляхом регулярного перегляду та оновлення інформації, а також заохочення співробітників надавати відгуки та вносити оновлення.

Яка роль культури в управлінні знаннями?

Культура відіграє вирішальну роль в управлінні знаннями, впливаючи на те, як інформація передається та використовується в організації.

Як ви балансуєте між потребою в централізації інформації та необхідністю децентралізованого прийняття рішень?

Збалансувати потребу в централізації інформації та потребу в децентралізованому прийнятті рішень можна здійснити шляхом впровадження гнучкої системи управління знаннями, яка дозволяє як централізоване зберігання інформації, так і децентралізований доступ.

Які труднощі виникають у підтримці системи управління знаннями?

Деякі проблеми в підтримці системи управління знаннями включають забезпечення точності інформації, заохочення користувачів до прийняття та бути в курсі нових технологій.

Як розвивати культуру безперервного навчання в організації?

Розвивати культуру безперервного навчання в організації можна шляхом надання можливостей для навчання та розвитку співробітників, заохочення співробітників ділитися знаннями, а також визнання та винагородження осіб, які беруть участь у безперервному навчанні.

Висновок

Однією з найскладніших проблем у розгортанні системи управління знаннями є переконати людей прийняти її. Таким чином, вони можуть бути стурбовані тим, що впровадження нової системи забере у них занадто багато часу, або що обмін своїми знаннями зменшить цінність, яку вони приносять, і поставить під загрозу їхню роботу. Або вони можуть просто вагатися, щоб включити ще один новий інструмент або процес у свої операції.

Тому дуже важливо мати стратегію не тільки для зберігання та обміну знаннями в організації, але й для заохочення колег робити те саме. Щоб бути успішним, ви повинні прагнути сприяти розвитку культури робочого місця, яка цінує обмін знаннями. Також не завадить мати систему управління знаннями, яка проста у використанні та інтегрується з існуючими робочими процесами ваших співробітників.

Більше того, метою інструменту управління знаннями має бути не лише створення сприятливих бізнес-результатів. Це також має добре вплинути на ваш персонал. Коли ваші співробітники розуміють переваги, ваші шанси на ефективне впровадження процесу управління знаннями різко зростають.

Поширені запитання щодо управління знаннями

Статті по темі

1. Послуги віртуальних помічників: список 20 найкращих у 2021 році
2. Дискреційне управління інвестиціями: огляд, переваги та ризики
3. Управління грошима: 10+ простих порад, як стати професіоналом
4. СИСТЕМА МАРКЕТИНГОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ: Детальний посібник
5. СИСТЕМА МАРКЕТИНГОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ: Детальний посібник
6. Керування людьми: найкращі навички для менеджерів (+Вибір книг).