Важливим інструментом для будь-якого бізнесу є програмне забезпечення для керування документами. Залежно від служби, вона може пришвидшити співпрацю, ретельніше захистити дані та забезпечити дотримання законів. Важливим інструментом для зручного керування цифровими документами та роботи з ними для Windows, Android тощо є безкоштовне програмне забезпечення для керування документами. Крім того, це підвищує ефективність робочого процесу та звільняє час і ресурси. Таким чином, ці інструменти дозволяють створити електронний архів, який допоможе вам зберігати ваші безцінні документи, а не просіювати крізь океан картотечних шаф і незбагненної кількості паперу.
Безкоштовне програмне забезпечення для керування документами
Оскільки документи створюються, зберігаються та розповсюджуються в організації за допомогою програмного забезпечення для керування документами, ефективність підвищується, а вартість і безлад із ведення паперових записів зменшуються. Ваші паперові записи можна легко перетворити на цифрові файли та впорядкувати за допомогою чудового програмного забезпечення для керування документами (DMS).
Інструмент керування документами повинен мати певні важливі компоненти, щоб бути ефективним, включаючи зберігання документів, обмін ними та співпрацю, контроль версій і надійну безпеку. Ваші фізичні файли спочатку будуть відскановані та оцифровані за допомогою стандартної системи керування документами. Потім він індексує нещодавно оцифрований файл, щоб його завжди можна було знайти за потреби. Нарешті, файли впорядковуються та зберігаються в безпечній базі даних.
Характеристики системи управління документами?
# 1. Хмарний доступ
Завантаження та завантаження документів має бути можливим з будь-якого місця в будь-який час за допомогою DMS. Документи мають бути доступними для працівників у будь-який час і з будь-якого місця за допомогою завантаження, доступу та завантаження. У результаті системам управління документами потрібен доступ до хмари. Найбільша перевага хмарної системи керування документами полягає в тому, що вона надає співробітникам гнучкість для співпраці та доступу до файлів з будь-якого місця.
# 2. Простий у використанні інтерфейс
Зручний і привабливий інтерфейс користувача має вирішальне значення для DMS, оскільки він часто використовується. Система управління документами повинна мати зручний інтерфейс для легкого доступу до документів. Ви не отримаєте максимальної віддачі від своїх інвестицій, а продуктивність постраждає, якщо використовувати вашу систему керування документами складно.
#3. Надійні можливості пошуку
Система управління документами повинна мати функцію пошуку, яка дозволяє користувачам швидко переглядати весь вміст і знаходити потрібний документ. Він підтримує всі типи файлів. Система управління документами повинна мати можливість обробляти різні типи файлів, щоб бути справді динамічною та надійною.
#4. Підтримка всіх форматів файлів
Кожен, хто стежив за розвитком технологій протягом останніх кількох десятиліть, знає про постійну еволюцію форматів файлів. Існують інші доступні формати файлів, хоча популярні розширення, як-от .pdf і .docx, зараз панують у професійному світі. Ваша система керування документами має підтримувати якомога більше різних типів файлів. Це гарантує, що ви не зіткнетеся з проблемами в майбутньому.
Типи програмного забезпечення для управління документами
#1. Програмне забезпечення для зберігання документів
Використання цього типу програмного забезпечення дозволяє безпечно централізовано зберігати та впорядковувати документи. Як правило, він містить такі елементи, як пошук документів, додавання тегів і архівування.
#2. Програмне забезпечення для спільної роботи з документами
Метою такого програмного забезпечення є спрощення співпраці кількох користувачів. Часто він складається з таких елементів, як керування завданнями, керування версіями та спільний доступ до документів.
#3. Програмне забезпечення для створення зображень документів
Сканування документів і цифрове зберігання виконуються за допомогою цього типу програмного забезпечення. Як правило, він має такі можливості, як розпізнавання штрих-кодів і оптичне розпізнавання символів (OCR).
#4. Програмне забезпечення для керування корпоративним вмістом (ECM).
Доступні як великомасштабні системи керування документами, так і інші системи керування вмістом для керування зображеннями, відео та аудіофайлами. Як правило, він містить такі елементи, як автоматизація робочого процесу, керування версіями документів і безпека.
Переваги програмного забезпечення для керування документами
#1. Вища продуктивність
Очевидною перевагою DMS є те, що він економить час, що часто призводить до підвищення продуктивності, оскільки час цінний. Пошук документів, який є швидшим і ефективнішим, може покращити задоволеність клієнтів і моральний дух персоналу. Крім того, програми керування документами можна масштабувати відповідно до мінливих вимог підприємства. Саме тому оптимізація бізнес-процесів має сенс. Використання системи керування документами для організації файлів і керування ними підвищить продуктивність вашої команди та вашу власну продуктивність.
# 2. Більша безпека
Щоб захистити конфіденційні документи, програмне забезпечення для керування документами пропонує вдосконалені функції безпеки, такі як шифрування та контроль доступу. Коли паперові файли ще використовувалися, їх захист вимагав використання трудомістких і неефективних заходів безпеки, таких як аркуші для виписки, замкнені картотечні шафи та протоколи безпеки. Організації можуть шифрувати документи за допомогою систем керування документами, які також дозволяють кожному файлу мати різний рівень безпеки. Це не тільки легше для компанії та її персоналу, але й покращує ефективність процесу захисту документів.
# 3. Спрощеноd Співпраця
Співпраця над документами з колегами стає простішою завдяки програмному забезпеченню для керування документами, що забезпечує швидші та ефективніші робочі процеси. Розширена система керування документами значно спрощує процес швидкого доступу до вмісту та співпраці. Можливість доступу до документів, які були завантажені з різних джерел, доступна в багатьох місцях. Спільні документи можна надсилати електронною поштою або через Інтернет завдяки електронним зображенням. Завдяки DMS бізнес-процеси стають більш видимими, а моніторинг робочого процесу потенційно покращується. Авторизований доступ зовнішніх користувачів можна дозволити та контролювати.
#4. Легке відновлення
Більше не прийнято зберігати папери в шафах або місцях для зберігання. Коли документ перетворюється на цифрову форму за допомогою програмного забезпечення для керування документами, будь-хто, хто має до нього доступ, може одразу його переглянути. Користувачі системи керування документами можуть шукати документи за назвою документа, ключовим словом, його вмістом або будь-якою іншою ідентифікаційною інформацією, яка використовувалася для його каталогізації та відстеження. Це завдання може швидко й ефективно виконати працівник за допомогою комп’ютера.
Критерії вибору програмного забезпечення для управління документами
- Вартість: враховуйте ціну програмного забезпечення, а також будь-які додаткові витрати на обслуговування, оновлення та підтримку.
- Підтримка: виберіть постачальника програмного забезпечення з надійним обслуговуванням клієнтів.
- Масштабованість: переконайтеся, що програмне забезпечення буде рости разом із вашою компанією в міру її розширення.
- Особливості: враховуйте функції програмного забезпечення, включаючи автоматизацію робочого процесу, версії документів і функції пошуку.
- Перевірте сумісність програмного забезпечення з уже встановленими системами та програмами.
- Щоб швидко та просто керувати своїми документами, шукайте програмне забезпечення, яке просте у використанні та розумінні.
Безкоштовне програмне забезпечення для керування особистими документами
# 1. Злиття
Командний робочий простір, який заохочує обмін знаннями та співпрацю, Confluence, підходить для віддалених працівників. Може функціонувати як система управління електронними документами. Користувачі можуть керувати, упорядковувати, шукати та керувати версіями документів завдяки вбудованим функціям. Confluence замінює спільне сховище документів від початку до кінця, діючи як інтелектуальне програмне забезпечення для керування документами.
Confluence найкраще підходить для малих, середніх і великих організацій, які використовують різноманітні інші програми керування документами. Інші системи керування документами, як-от Box, Dropbox і Google Drive, можна безпосередньо та бездоганно інтегрувати з Confluence.
Крім того, Confluence дозволяє користувачам імпортувати поточні документи Word на вікі-сторінки Confluence, зменшуючи потребу в настільних програмах і пов’язаних із ними документах.
Ціни
- Безкоштовно: $0
- Стандартний: $ 5.50
- Преміум: 10.50 доларів
#2. Dropbox Business
Завдяки найкращій на ринку синхронізації файлів, співпраці та комплексним адмініструванням і функціям безпеки, Dropbox Business є найкращою платформою керування електронними документами, яку використовують понад 300,000 500 бізнес-команд у всьому світі та більшість зі списку Fortune 1. XNUMX ТБ початкового простору, наданого бізнес-акаунтами Dropbox, може бути збільшеним у міру необхідності. Користувачі також можуть керувати членами команди та доступом до папок. За допомогою Dropbox можна створити резервну копію будь-якого файлу, папки чи жорсткого диска в безпечному зовнішньому сховищі.
Компанії тепер мають доступ до нових функцій адміністратора Dropbox, які спрощують керування командою, підтримують безпеку даних і відповідність вимогам, а також надають їм корисну інформацію про те, як працюють їхні команди.
ціни:
- Стандарт: 12.50 доларів США на користувача на місяць
- Standard + DocSend: 50 доларів США на користувача на місяць
- Розширений: 20 доларів США на користувача на місяць
# 3. Box
Box — це єдина платформа документообігу, яка допомагає компаніям ефективно створювати, співпрацювати та керувати вмістом. За допомогою хмарної платформи керування документами «Box» команди та організації можуть безпечно створювати та співпрацювати над вмістом із будь-якого пристрою, зберігаючи його безпеку та контроль.
Box забезпечує більшу прозорість, оскільки дозволяє командам і компаніям застосовувати класифікацію безпеки, блокувати файли, щоб запобігти редагування, і встановлювати суворі дозволи користувача для окремих файлів.
ціни:
- Початковий: 5 доларів США за користувача на місяць
- Бізнес: 15 доларів на користувача на місяць
- Business Plus: 25 доларів США на користувача на місяць
- Підприємство: контактна скринька для отримання детальної інформації про ціни.
- Box Personal безкоштовний для одного користувача. Пропонує 2-тижневу безкоштовну пробну версію
Деякі з найбільших компаній і організацій у світі використовують чудовий інструмент керування документами, відомий як SharePoint. Керування документацією та обмін інформацією в організаціях отримали значну користь від SharePoint. Окрім того, що SharePoint має широкі можливості налаштування, він ідеально підходить для підприємств, які використовують екосистему продуктивних програм Microsoft, оскільки економить користувачам значну кількість часу.
З додаванням мобільних пристроїв SharePoint більше не є просто програмою для настільного комп’ютера чи ноутбука. Як наслідок, SharePoint є активним інструментом керування електронними документами.
ціни:
- SharePoint Online (план 1): 5.00 доларів США за користувача на місяць
- SharePoint Online (план 2): 10.00 доларів США за користувача на місяць
- Office 365 E3: 20.00 доларів США на користувача на місяць
№5. Диск Google
Організації будь-якого розміру покладаються на Google Drive, який є однією з найкращих і найнадійніших платформ для керування документами. Завдяки чудовим можливостям контролю версій і спільного доступу Google Drive можна використовувати на багатьох різних пристроях. Для команд і організацій це фантастичний варіант, оскільки він легко інтегрується з Gmail і дозволяє користувачам створювати робочі цикли документів за допомогою папок і вкладених папок.
Одним із найкращих аспектів Google Drive є можливість спільної роботи над документами, електронними таблицями, презентаціями та малюнками. До 50 людей можуть одночасно працювати над одним документом.
Користувачі можуть здійснювати інтелектуальний пошук файлів і папок за допомогою Google Drive. Пошукова система Google Drive шукає файли, які містять певні слова в назві або вмісті. Користувачі мають доступ до різноманітних параметрів пошуку, включно з можливістю пошуку файлів, якими ділиться конкретна особа або з якими користується певна особа, за типом файлу, за певними датами редагування файлу та багато іншого.
ціни:
- Безкоштовно: 15 ГБ
- Базовий: 100 ГБ за $1.99 на місяць або $19.99 на рік.
- Стандарт: 200 ГБ за $2.99 на місяць або $29.99 на рік.
- Преміум: 2 ТБ за 9.99 доларів США на місяць або 99.99 доларів США на рік
# 6. Microsoft OneDrive
Компонент пакету Microsoft Office для продуктивності, Microsoft OneDrive пропонує онлайн-синхронізацію та зберігання файлів. Користувачі можуть зберігати там файли та отримувати до них доступ із будь-якого пристрою, і він має функції для співпраці в реальному часі.
Він надає значний обсяг безкоштовного сховища (5 ГБ), потужні можливості для співпраці, які дозволяють бачити зміни, внесені іншими користувачами, у режимі реального часу, і повністю сумісний із інструментами Microsoft Office
Microsoft OneDrive має великий вибір інструментів для створення та редагування документів, електронних таблиць і презентацій. З іншого боку, невеликого обсягу пам’яті (понад перші 5 ГБ) може бути недостатньо для деяких користувачів.
# 7. DocuWare
DocuWare — це чудовий хмарний інструмент керування документами, який має багато застосувань за межами основної функції. Це інструмент, який можна використовувати для обробки рахунків-фактур, управління співробітниками, стимулювання продажів та інших завдань.
Він може допомогти з оцифруванням усіх типів фізичних файлів. Потім документи можуть зберігатися в приватних електронних архівах. На додаток до перерахованих вище переваг, програмне забезпечення чудово автоматизує робочі процеси та робить складні процедури управління зрозумілими.
DocuWare — ще один інструмент, який покращує співпрацю та обмін документами. Зв’язок із співробітниками, які працюють віддалено, можливий за допомогою DocuWare. Ціна: безкоштовна пробна версія, індивідуальні ціни
# 8. Birtrix24
Ви можете легко зберігати та керувати своїми файлами за допомогою програмного забезпечення. Він дає змогу адмініструвати різні типи файлів, у тому числі календарі, галереї, вікі-сторінки та інші типи файлів, і підтримує кілька служб інтрамережі. Доступні розширені командні функції, а також функції CRM та інструменти для співпраці. Він має такі особливості:
- Варіанти включають саморозміщену, публічну хмару та хмару
- Допомога в редагуванні документів як локально, так і онлайн.
- Легко використовувати як на iOS, так і на Android
- Надає вам як локальне, так і хмарне сховище.
- Дозволяє ефективніше працювати з колегами
Безкоштовне програмне забезпечення для керування документами Windows
# 1. OpenDocMan
DMS з відкритим вихідним кодом під назвою OpenDocMan створено для централізованого зберігання та доступу до документів. Він приваблює користувачів своїм зручним, інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. І Windows, і Mac можуть використовувати його, і його розгортання здійснюється через Інтернет. На пристроях з iOS, Android, Windows або Blackberry ви також можете використовувати його як програмне забезпечення для керування документами. Ви можете завантажити повну версію програми документообігу безкоштовно. Крім того, це робить можливим безпеку програм і спільний доступ. Його основними функціями є зберігання та індексування документів. Крім того, OpenDocMan дозволяє керувати робочими процесами та електронними листами та підтримує кілька мов.
# 2. M-файли
Зберігаючи всі файли в одному місці, M-Files спрощує процес керування документами. Він навіть може інтегруватися з вашими поточними папками та системами за допомогою інтелектуальної вбудованої технології штучного інтелекту, яка автоматично організовує та захищає ваші дані, не вимагаючи від вас ручних зусиль. M-Files — це одне з програм для керування документами для користувачів Windows. Його ключові особливості включають:
- Керує документами шляхом структурування та організації вмісту.
- Підвищення продуктивності співробітників шляхом автоматизації ручних процесів.
- Існує запис і відстеження кожної зміни, внесеної в документи.
- Цей онлайн-інструмент керування документами пропонує простий у використанні інтерфейс користувача.
# 3. Кристал DMS
Користувачі Windows можуть завантажити це безкоштовне програмне забезпечення для керування документами. З ним можна керувати документами, відстежувати та зберігати. Ви можете створювати різноманітні папки та розміщувати в них документи для керування документами. Це дозволяє обмінюватися документами з різними користувачами. Ви можете контролювати, хто має доступ до перегляду та редагування певних документів. Використовуючи опцію Checkout, ви можете додатково обмежити доступ користувачів до документів. Це програмне забезпечення реєструє логіни, вихід з системи, дати, IP-адреси, назви папок тощо для забезпечення безпеки документів. Крім того, він пропонує функцію захисту паролем, щоб не дозволити стороннім особам отримати доступ до ваших документів. Під час використання безкоштовної версії Krystal DMS ви можете використовувати лише 512 МБ пам’яті для зберігання документів. Крім того, ця програма відмінно справляється з документами.
# 4. Альфреско
Це додаткове безкоштовне програмне забезпечення для керування документами Windows, яке є безкоштовним і має багато функцій. За допомогою цього програмного забезпечення легко керувати великою кількістю документів. У цьому випадку ви отримуєте централізоване сховище, захищене паролем. За допомогою цього програмного забезпечення можна створювати користувачів і досить легко ділитися з ними документами. Крім того, ви можете надати користувачам можливість лише переглядати або редагувати певні документи. Незважаючи на те, що він безкоштовний, він надає всі необхідні функції керування документами без будь-яких обмежень щодо зберігання.
# 5. LogicalDOC
Це ще одне безкоштовне програмне забезпечення для керування документами з відкритим кодом для Windows. Його можна використовувати для організації документів в одному місці. Для забезпечення безпеки даних він встановлює єдину точку доступу. Таким чином, лише користувачі з дозволом можуть отримати доступ до документів. Це програмне забезпечення підходить як для компаній, так і для приватних осіб, оскільки користуватися ним досить просто. Для завантаження доступні різні формати файлів. Крім того, тут можна редагувати та переглядати документи. Тут ви можете створювати папки для впорядкування та розділення документів відповідно до ваших уподобань. Крім того, важливі документи можна додати до закладок для подальшого використання. Він регулярно виконує автоматичне резервне копіювання щойно доданих даних, щоб запобігти втраті даних. Для вашої зручності пропонується дуже надійна індексація, яка полегшує пошук будь-якого типу документа.
Яке безкоштовне програмне забезпечення для керування документами найкраще?
Залежно від потреб і цілей вашої організації, існує найкраще безкоштовне програмне забезпечення системи керування документами. Найкращі безкоштовні програми для керування документами з відкритим вихідним кодом – OpenDocMan, Krystal DMS, LogicalDOC, Confluence, bitrix24 та Alfresco Community.
Що таке DMS з відкритим кодом?
Програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом має вихідний код, який вільно розповсюджується, і користувачі можуть змінювати та повторно використовувати його, часто для покращення програмного забезпечення. Використовуючи програмне забезпечення для керування документами з відкритим кодом, компанії можуть оцифрувати свої процеси та зберігати свої дані на приватних серверах. Вони легко доступні для будь-кого, щоб отримати доступ, змінити та оновити. Крім того, користувачі можуть додавати власні коди до систем керування документами з відкритим кодом, щоб додавати або змінювати функції.
Чи є у Google система керування документами?
Хмарна програма під назвою Google Drive дозволяє створювати, редагувати, зберігати документи та обмінюватися ними. Єдина система керування документами, яка має повну інтеграцію з Google Drive і Workspace (раніше G Suite), це AODocs
Як називається система керування документами Microsoft?
Окрім SharePoint, OneDrive та Microsoft Dynamics, Microsoft 365 пропонує кілька варіантів керування документами. MS Access. MS Access — це потужний (і безкоштовний) інструмент для створення продуктивної системи керування документами Microsoft, незважаючи на те, наскільки простим він може виглядати. Документами Microsoft Office можна керувати за допомогою системи управління документами
Що таке проста система керування документами?
Проста DMS (система керування документами) — це потужне, адаптоване та масштабоване рішення ECM. Як наслідок, він служить ідеальною системою керування документами для підприємств будь-якого розміру, включаючи великі та малі. Програмне забезпечення DMS перетворює ваші корпоративні дані та цифрове архівування на ресурс для вашого бізнесу.
Чи є Acrobat системою керування документами?
Програма для керування документами Adobe Acrobat полегшує створення, редагування та керування файлами PDF. Ви та ваша родина можете швидко та легко керувати всіма видами документів за допомогою Acrobat, звільняючи більше часу для важливих речей.
Що таке керування документами в Google Docs?
Документи можна створювати, редагувати, зберігати та ділитися ними за допомогою Google Drive, хмарної програми. Документи зберігаються в хмарі та синхронізуються з локальними копіями системи користувачів, тому багато компаній використовують її як систему керування файлами.
Висновок
Документи часто зберігаються, доступні та керуються системою через центральне сховище. Крім того, він може мати параметри для внутрішнього чи зовнішнього спільного використання документів, а також інструменти контролю публікацій і версій. Робочий процес із документами, обмін файлами та керування електронними документами спрощено програмним забезпеченням для керування документами, яке вигідно як великим, так і малим підприємствам.
Універсального програмного забезпечення для керування документами не існує. Найкраще програмне забезпечення для вашого бізнесу залежатиме від ваших унікальних вимог і фінансових обмежень. Витративши деякий час на вивчення своїх варіантів, ви зможете визначити, які якості є для вас найважливішими. Ви можете підвищити продуктивність, покращити командну роботу та оптимізувати процеси керування документами за допомогою відповідного програмного забезпечення для керування документами.
Статті по темі
- СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДИЛЕРАМИ: 10 найкращих систем та інструментів у 2023 році
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ: використання, безкоштовні інструменти та посібник
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ: визначення та 15 найкращих програмних рішень у 2023 році
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ДИСТРИБУЦІЄЮ: Найкраще програмне забезпечення 2023 року
посилання
