Навіть у цифровому світі все ще важливо зберігати друковані копії певних ділових документів. Ми хочемо мати можливість довіряти цифровому світу, і здебільшого ми можемо, але час від часу все йде не так. З наступними 7 друкованими копіями ви можете розслабитися, знаючи, що найважливіші документи мають фізичну резервну копію на випадок, якщо щось трапиться з вашими цифровими файлами.
#1. Податкові декларації
Наявність фізичних копій податкові декларації дуже важливо. Незважаючи на те, що записи податкових декларацій часто можуть бути знищені через сім років, ви повинні переконатися, що у вас є копії податкових декларацій, на які ви можете покладатися з моменту їх створення.
#2. Рахунки та квитанції
Якщо у вас є те, що вважається «фізичним» бізнесом, життєво важливо зберігати квитанції та рахунки-фактури принаймні кілька місяців. Як правило, клієнти мають до чотирьох місяців із дати покупки, щоб оскаржити трансакцію або іншим чином подати скаргу, тому дуже важливо мати друковані копії цих рахунків-фактур для додаткового спокою.
#3. Будь-які документи з оригінальними підписами
У зв’язку з тим, що наразі велика частина бізнесу суто цифрова, друковані копії зазвичай не так сильно хвилюються чи зосереджуються на них, як це було раніше. Однак дозволи чи інша документація з оригінальними підписами чи печатками – це речі, які ви захочете зберегти. Звісно, ви можете покладатися на копії чи цифрові імітації, але ніщо не може зрівнятися зі справжнім.
#4. Документація, яка має бути представлена згідно із законом
Коли у вас є бізнес, ви ним завжди будете відповідно до законів і правил щодо ваших документів. Ліцензії на підприємницьку діяльність – це одна річ, яку ви можете мати в паперовому вигляді. Набагато простіше отримати паперову копію необхідної документації, якщо у вас є відвідувач, ніж переглядати вашу онлайн-базу даних. Крім того, це забезпечує швидкий доступ для будь-кого, хто проводить аудит.
#5. Будь-які операційні угоди
Операційні угоди по суті підсумовують, хто є відповідальним. Якщо трапиться щось несприятливе, фізична копія операційної угоди може допомогти вам отримати необхідну допомогу миттєво або миттєво, і вкаже, хто приймає важливі бізнес-рішення в компанії.
#6. Банківські виписки та інформація про заробітну плату
Якщо розглядати компанію з фінансової точки зору, ці типи документів є найважливішими. Якщо виникнуть будь-які розбіжності, ви можете бути впевнені, що є фізичні копії, на які ви можете покластися, а також онлайн-копії. Це також не повинно займати надто багато місця – скористайтеся a цифровий стіл для різання і зберігайте свої копії в одній великій папці.
#7. Міжнародні документи
Хоча цифрові системи зберігання є нормою в більшості західних країн, в інших країнах це може бути не так, тому важливо зберігати фізичні копії будь-якої фінансової кореспонденції з іноземними державами. Можливо, варто мати цифрові копії та фізичні копії, щоб спростити міжнародне спілкування.
Як ви бачите, навіть у цифровому світі все ще є деякі бізнес-документи, друковані копії яких необхідно зберігати – чи це вимагається законом, чи просто так.
