Щоденна діяльність майже всіх підприємств значною мірою залежить від системи управління інформацією. Ці системи обробляють численні джерела даних, які підприємства використовують для підтримки прийняття рішень, що може призвести до їх довгострокової стабільності. У результаті фірми будуть виділяти значні ресурси на системи управління інформацією. Розуміння цих систем може допомогти вам зрозуміти, як їх можна використовувати для покращення різних видів діяльності на робочому місці. У цій статті ми визначаємо системи управління інформацією та інформаційні системи управління, а також окреслюємо їхні характеристики та типи та висвітлюємо їхні переваги.
Що таке система управління інформацією (IMS)?
Система управління інформацією (IMS) — це будь-яка архітектура програмного забезпечення, яка дозволяє збирати, зберігати, організовувати та розповсюджувати інформацію. Управління інформацією стосується набору організаційних завдань, пов’язаних зі збором, зберіганням і розповсюдженням інформації зацікавленим сторонам. У цьому контексті інформація відноситься до будь-яких деталей, які дозволяють фірмі прийняти рішення. Наприклад, кількість продажів, здійснених компанією за певний тиждень. Дані, про які йде мова, можуть мати різні формати, включаючи зображення, аудіо та відео. Відмінна система управління дозволяє швидко і точно отримувати доступ до інформації. Таким чином, дозволяючи важливим зацікавленим сторонам приймати обґрунтовані бізнес-рішення.
Характеристика системи управління інформацією
Загалом, IMS може виконувати різноманітні завдання. Основні характеристики цих систем такі:
#1. Збір інформації
Цей важливий компонент – це отримання та аналіз даних про бізнес-активність. Компанії часто збирають дані за чотирма категоріями, а саме:
- Особиста інформація: персональні дані — це будь-яка інформація, яка дозволяє компанії ідентифікувати споживача. Прикладами цього типу даних є ім’я, адреса та, у деяких випадках, номер соціального страхування (SIN).
- Дані про участь: дані про взаємодію описують взаємодію між клієнтом і компанією в численних точках дотику. Наприклад, кількість відвідувачів веб-сайту компанії, відкриття електронної пошти та реєстрацій на події.
- Дані про поведінку: загалом дані про поведінку – це будь-які деталі, що містять транзакцію між клієнтом і фірмою. Два приклади – історія покупок і дані про використання продукту.
- Дані про ставлення. Прикладами даних про ставлення є такі показники, як бажаність продукту, релевантність продукту та задоволеність клієнтів.
Стандартна система управління інформацією може просто збирати, вимірювати та передавати цей тип даних зацікавленим сторонам.
#2. Зберігання даних
Зберігання даних — це функція, яка дозволяє IMS зберігати дані та робити їх доступними для користувачів. Система зберігає ці дані на пристрої зберігання, яким може бути жорсткий диск або сервер із базою даних. Система також може зберігати дані в хмарі, яка доступна через Інтернет. Вибір зберігання інформації в хмарі замість більш традиційних методів зберігання, таких як папір або компакт-диски, дає змогу краще забезпечити безпеку інформації, швидко відновити її, якщо необхідно, і зробити її доступною на міжнародному рівні.
#3. Інформація обробляється
Обробка інформації стосується будь-якої серії процедур, які дають результати. Як правило, це передбачає зміну даних, щоб надати цінну інформацію. Інформація повинна бути перетворена з одного формату або носія в інший. Наприклад, якщо компанія реєструє загальну кількість транзакцій за два дні, вона може порівняти транзакції першого дня з транзакціями другого дня, щоб побачити, чи відбулося збільшення чистого доходу. Замість того, щоб вручну обчислювати та інтерпретувати ці дані, IMS автоматизує процес і просто відображає результати. Придбання, організація, відображення та розповсюдження інформації є прикладами обробки інформації.
#4. Розповсюдження інформації
Розповсюдження інформації відноситься до всіх процесів, які організація використовує для розповсюдження інформації своїм зацікавленим сторонам. Різні зацікавлені сторони взаємодіють з цією інформацією різними способами. Деякі гарантують його якість, доступність і корисність, але інші, наприклад керівники, використовують його для прийняття рішень.
Доступність інформації визначається як здатність IMS відображати дані таким чином, щоб зацікавлені сторони мали доступ до вмісту. У компанії контент, як правило, доступний на рівних, хоча це може бути змінено залежно від різних типів зацікавлених сторін. Наприклад, доступ вищого керівника до інформації може відрізнятися від доступу маркетолога, але всі маркетологи у відділі мають доступ до тієї самої інформації.
Переваги системи управління інформацією
Деякі з переваг ефективної системи управління інформацією такі:
- Допомагає в прийнятті рішень: IMS надає багатьом зацікавленим сторонам детальну бізнес-інформацію, яку вони можуть використовувати, щоб зробити вибір у відділі.
- Покращує надання послуг і ефективність: Легше знайти сфери для вдосконалення бізнес-процесів, коли судження є добре поінформованими. Потім різні команди можуть зосередити свої зусилля на цих сферах для вдосконалення, можливо, підвищивши свою продуктивність і покращивши послуги, які вони надають клієнтам.
- Допомагає досягати бізнес-цілей: правильна обробка інформації може допомогти зацікавленим сторонам краще зрозуміти бізнес-цілі та визначити сфери або можливості для покращення.
інформаційна система управління (МІС)
Інформаційна система управління (MIS) — це область, що керується даними, яка зосереджується на організації, аналізі та застосуванні корпоративних даних для впливу на рішення. MIS створює часті звіти для кожного рівня управління в організації, тому їх складність залежить від розміру компанії. Ця система може координувати, контролювати, аналізувати та візуалізувати дані, щоб підвищити ефективність створення звітів і зберігати їх у зручному місці. В рамках організаційного середовища дослідження MIS часто включають людей, процеси та технології.
Еволюція МІС
Інформаційні системи управління пройшли кілька етапів, зокрема:
- Мейнфрейми: це були величезні комп’ютери, які дозволяли організаціям здійснювати діяльність, яка вимагала обробки великих обсягів даних. Вони займали цілі кімнати, використовували перфокарти та мали операторів, які вручну доставляли звіти про оброблені дані тим, хто їх запитував.
- Міні-комп'ютери: з розвитком міні-комп'ютерів операції з перфокартами були замінені введенням даних через комп'ютерний інтерфейс. Це також дозволило більшим компаніям запускати обчислювальні центри на місці.
- Персональні комп’ютери: з розвитком персональних комп’ютерів організації отримали можливість наймати спеціалістів з ІСУ. Хоча це був недорогий і ефективний метод, він вимагав, щоб інформація, необхідна для звітування, була присутня на кожному окремому комп’ютері, оскільки вони не могли спілкуватися один з одним.
- Мережі клієнтів і серверів: співробітники хотіли швидко й ефективно передавати знання, оскільки технологічна складність зростала. Мережі клієнт/сервер вирішують цю проблему, дозволяючи численним комп’ютерам підключатися до спільної мережі як сервери та обмінюватися даними.
- Корпоративні обчислення: високошвидкісні мережі та конвергенція інформації з багатьох відділів у програмні платформи були ключовими елементами цього періоду. Ці програмні платформи, часто відомі як корпоративне програмне забезпечення, спрощували доступ комп’ютерів до всіх серверів компанії, ще більше покращуючи процес генерування інформації.
- Хмарні обчислення – це доступність багатьох послуг через Інтернет. Це дозволяє користувачам, які фізично не присутні на території організації або безпосередньо не підключені до її приватної мережі, отримувати доступ до її серверів.
Типи інформаційних систем управління
Інформаційні системи управління класифікуються на кілька категорій, найпоширеніші з яких:
#1. Системи підтримки прийняття рішень
Системи підтримки прийняття рішень (DSS) передусім підтримують процеси прийняття рішень в організації шляхом аналізу величезних обсягів даних. Показники продажів, прогнозований дохід та інша пов’язана з операціями інформація, наприклад статистика праці, є прикладами категорій даних. Люди можуть керувати DSS вручну або повністю автоматизувати його. Керівники вищої ланки та вище керівництво часто є користувачами DSS компанії, оскільки прийняття рішень є їхньою відповідальністю.
№2. Інформаційні системи бухгалтерського обліку
Інформаційні системи бухгалтерського обліку (AIS) — це системи, які збирають, зберігають і обробляють фінансові та бухгалтерські дані для осіб, які приймають рішення. AIS використовує теорії та практики з інформатики, аудиту, бухгалтерського обліку та маркетингу. Це допомагає забезпечити точність фінансових операцій, а також інформує зацікавлених сторін. Процедура AIS зазвичай складається з трьох кроків:
- AIS збирає та зберігає інформацію про фінансові операції організації.
- Ця інформація надається особам, які приймають рішення, і готуються фінансові звіти та управлінські звіти.
- Він захищає дані та спрощує їх обробку та запис.
#3. Маркетингові інформаційні системи
Маркетингова інформаційна система збирає, обробляє та поширює інформацію про маркетингові зусилля компанії. Ця інформація може надходити всередині організації або від зовнішніх конкурентів, і вона використовується зацікавленими сторонами для прийняття маркетингових рішень. Маркетингові інформаційні системи також можуть відстежувати маркетинговий успіх, допомагаючи директорам з маркетингу та керівникам компаній у визначенні прибутковості маркетингових операцій. Цю систему також можна використовувати в поєднанні з іншими інформаційними системами управління, щоб допомогти фірмам краще зрозуміти обставини та середовище їхньої діяльності.
#4. Системи управління людськими ресурсами
Управління людськими ресурсами відноситься до стратегії організації щодо продуктивного управління своїми людьми. HRMS — це програмний пакет, який відстежує управління людськими ресурсами та пов’язані з ним процеси протягом життєвого циклу працівника. Головними користувачами цих систем є HR-керівники та персонал, які часто використовуються для дотримання трудових та податкових правил. Завдяки регулярним звітам про ефективність HRMS дозволяє компанії повністю зрозуміти свої кадрові та трудові процеси.
Що таке система інформації про клієнтів (CIS)?
Система інформації про клієнтів зберігає та робить доступними всі дані, пов’язані з клієнтами. Зазвичай він пов’язує матеріали та документи зі структурованою системою баз даних, яка визначає окремого клієнта, такою як CRM. Організації можуть допомогти командам продажів продавати швидше та ефективніше, зробивши важливу інформацію про клієнтів легко доступною через інтуїтивно зрозумілу систему.
Для швидкого доступу до важливої інформації про клієнта ефективні платформи керування вмістом зв’язуються з інструментами, якими продавці користуються щодня. Ця форма зв’язку дає змогу клієнтам швидше та ефективніше з меншими труднощами проходити процес «лід-до-замовлення».
Як інформаційні системи допомагають керувати відносинами з клієнтами?
Інформаційні системи повинні сприяти управлінню взаємовідносинами з клієнтами, надаючи 360-градусний запис про клієнта, який містить не лише дані в реальному часі з CRM, але й пов’язаний вміст з інших інформаційних систем, таких як репозиторій керування вмістом або сховище файлів.
Використання платформи керування вмістом або інформаційної платформи для клієнтів, яка об’єднує всю цю інформацію, може заощадити час і зусилля відділу продажів, витрачені на пошук інформації, необхідної для полегшення взаємодії з клієнтом. Уніфіковане та всебічне уявлення про клієнта в усій компанії покращує процеси продажів і забезпечує глибше розуміння, що допомагає розкрити більше можливостей, підвищити лояльність клієнтів і сприяти зміцненню відносин.
Як покращити відстеження споживачів?
Щоб уможливити повний моніторинг і видимість клієнтів, організації повинні оцінити всі вхідні та вихідні повідомлення клієнтів і запровадити системи, щоб забезпечити легкий доступ ключових зацікавлених сторін до цього вмісту.
Інформаційні платформи для споживачів, які пропонують командам продажів повну та надійну точку зору споживача, включаючи попередні розмови, історію покупок і навіть попередні скарги, забезпечують безперебійну роботу та часто сприяють приємнішому досвіду клієнтів.
Організації також можуть використовувати доповнені штучним інтелектом інтелектуальні рішення для захоплення для автоматизації вхідних повідомлень, щоб забезпечити ефективне відстеження клієнтів і забезпечити швидке й послідовне виконання запитів споживачів.
Як операції з продажу покращують керування вмістом?
Операції з продажу мають вирішальне значення для надання користувачам пов’язаних і ефективних рішень. Вміст клієнта часто розпорошений між системами та організаціями. Операції з продажу повинні взяти на себе ініціативу щодо інтеграції цих даних у записи клієнтів у CRM.
Організації повинні забезпечувати інтегровану інфраструктуру, яка покращує продуктивність завдяки кращому зв’язку між людьми, вмістом і системами, а також надає командам продажів повний огляд клієнтів на 360 градусів. Команди продажів можуть додати значну цінність своїм системам CRM за рахунок покращеного керування вмістом, щоб покращити процеси та покращити взаємодію з клієнтами шляхом автоматизації повторюваних завдань, одночасно зміцнюючи управління інформацією, щоб уникнути ризиків.
Які переваги інтеграції управління інформацією про клієнтів?
Продавці використовують системи CRM, щоб фіксувати, керувати та вимірювати взаємодію з клієнтами, але інший вміст, наприклад контракти, листи, пропозиції та рахунки, забезпечує важливий контекст для залучення клієнтів. Команди з продажів можуть втратити статистику облікового запису, яка забезпечує кращий досвід роботи з клієнтами та відкриває нові перспективи отримання прибутку через накопичення даних і відключені системи.
Завдяки платформі керування вмістом, яка взаємодіє з системами CRM і збирає ключову інформацію про клієнтів, де і коли вона потрібна продавцям, організації можуть:
- Підвищуйте задоволеність клієнтів, допомагаючи командам продажів реагувати на вимоги клієнтів якомога швидше.
- Завдяки доступу в режимі реального часу до пов’язаного з обліковим записом вмісту в усіх точках взаємодії безпосередньо з додатків CRM ви можете скоротити цикли продажів і швидше укладати угоди.
- Дозвольте командам продажів витрачати більше часу на пошук потенційних клієнтів і менше часу на пошук інформації, що стосується облікового запису.
- Відкрийте для себе нові можливості продажів, покращивши видимість і усвідомивши можливості перехресних продажів і додаткових продажів.
- Маркетингова інформаційна система: найкращі методи та все, що вам потрібно
- ПІДПРИЄМЕЦЬ: що означає бути ним і як почати
- ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ: визначення, факти, використання та приклади
- ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ (MIS): визначення та все, що вам потрібно знати (відкривається в новій вкладці браузера)
посилання
