Якщо ви власник малого бізнесу, своєчасне отримання грошей є головним пріоритетом. Якщо ви не налаштуєте правильні умови оплати зі своїми клієнтами, це може призвести до затримки платежів, поганого руху грошових коштів і непотрібного стресу у вашому бізнесі. На щастя, ви можете зробити прості кроки, щоб покращити свої методи виставлення рахунків. У цій статті розглядаються умови оплати, їх типи, приклади, важливість і те, як їх використовувати у вашому бізнесі.
Що таке умови оплати?
Коли ви надсилаєте рахунок-фактуру клієнту, умови оплати повідомляють йому, чого ви очікуєте від нього в майбутньому. Вони повідомляють вашим клієнтам, як ви бажаєте отримувати оплату, і коли вони повинні платити вам. Умови платежу також можуть включати наслідки пропущеного або простроченого платежу. Щоб ваші клієнти знали, чого очікувати, важливо встановити чіткі умови оплати. Чим легше їх зрозуміти, тим легше буде вашим клієнтам платити вам вчасно.
Чому умови оплати важливі?
Умови оплати важливі для розуміння того, скільки грошей може мати бізнес для майбутніх проектів, таких як розширення, реконструкція, нові лінійки продуктів або рекламні кампанії. Ці умови можуть визначати регулярні платежі частинами, які можуть допомогти збалансувати необхідний капітал для щоденних і місячних витрат. Якщо власники бізнесу розуміють свій щомісячний грошовий потік, вони можуть відчувати менший стрес щодо платежів і доходів.
Хто визначає умови оплати?
Зазвичай власник підприємства або голова бухгалтерії встановлює умови оплати для клієнтів перед тим, як розпочати будь-яку справу. Це робиться для того, щоб клієнти могли чітко розуміти та дотримуватися умов оплати. Оцінюючи витрати на будівництво та ресурси, власник бізнесу також може прийняти рішення про умови оплати перед відкриттям дверей.
Приклади умов оплати
Як правило, умови оплати наведено в рахунку-фактурі у вигляді абревіатури. Ось кілька найпоширеніших прикладів умов оплати, з якими ви повинні ознайомитися.
- 1MD: це кредит на оплату витратних матеріалів на весь місяць.
- PIA: Ця абревіатура розшифровується як «авансовий платіж», що означає, що оплата повинна бути здійснена в повному обсязі до доставки товарів або послуг.
- ЦРУ: Ця абревіатура розшифровується як «готівка наперед», що означає, що весь платіж має бути здійснено готівкою до доставки товарів або послуг.
- По одержанні: Як тільки клієнт отримає рахунок, очікується оплата.
- Чистий 7: означає, що оплата має бути здійснена протягом семи днів.
- Чистий 21: Оплату необхідно здійснити протягом 21 дня після отримання.
- Чистий 30: Оплату необхідно здійснити протягом 30 днів з дати виставлення рахунку. Іноді також використовуються варіанти Net 60, Net 90 та інші.
- Кінець місяця (EOM): платіж необхідно здійснити в кінці місяця, коли було отримано рахунок.
- 15 XNUMX XNUMX МФО: 15-е число місяця, наступного за датою рахунку-фактури, є датою оплати.
- 2/10 нетто 30: Оплата здійснюється протягом 30 днів, але клієнти можуть отримати знижку 2%, якщо оплатять протягом 10 днів.
- Накладений платіж: це розшифровується як «готівка при доставці», що означає, що товари або послуги мають бути оплачені готівкою під час доставки.
Читайте також: Найкращі методи онлайн-платежів для малого бізнесу у 2023 році
- CND: Ця абревіатура розшифровується як «готівка наступної доставки», що означає, що оплата має бути здійснена до наступної доставки. Для регулярних поставок цей термін оплати зазвичай зарезервовано.
- CBS: Ця абревіатура розшифровується як «готівка до відправлення», що означає, що залишок має бути сплачено до того, як продукт буде відправлено клієнту.
- CWO: Ця абревіатура розшифровується як «готівка із замовленням», що означає, що клієнт повинен повністю оплатити рахунок-фактуру до того, як товари будуть виготовлені та відвантажені.
- Знижка на накопичення: Знижка на велике замовлення.
Приклад того, як працюють умови оплати
Давайте розглянемо приклад, щоб зрозуміти, чому умови оплати такі важливі для фінансів вашої компанії:
Припустімо, що ви збираєтеся відкрити новий магазин. Ви повинні інвестувати 5,000 доларів в обладнання. Нещодавно ви отримали велике замовлення від клієнта та виставили рахунок-фактуру на 7,000 доларів США. Крім того, ви очікуєте, що клієнт сплатить рахунок-фактуру до кінця місяця.
Однак замовник не платить вчасно. Як наслідок, ви не можете придбати необхідне нове обладнання. Тепер ви платите орендну плату за свою вітрину, хоча ви не ведете там жодного бізнесу. В результаті несвоєчасної оплати ви починаєте втрачати гроші.
Цей приклад демонструє важливість своєчасної оплати рахунків. Складання стислого, легкого для розуміння рахунка-фактури значною мірою допоможе вам вчасно отримати оплату. У результаті ви можете дозволити собі підтримувати бізнес-операції та досягати своїх цілей зростання.
Які існують типи умов оплати?
Компанії іноді погоджуються відхилятися від своїх стандартних умов оплати та розділяти або об’єднувати платежі. Нижче наведено найпоширеніші типи угод.
#1. Розділені платежі
Якщо ваш бізнес регулярно займається дорогими послугами, предметами розкоші або великими квитками, вам слід запропонувати варіанти розділеної оплати в термінах і умовах рахунку-фактури. Ваш грошовий потік є найціннішим активом у вашій компанії. Вимагання повної оплати дорогих послуг або речей може відштовхнути клієнтів.
#2. Готівка до відправлення (CBS) і готівка до доставки (CBD)
Доставка продуктів може бути ризикованою справою, особливо якщо ви доставляєте їх на великі відстані. Ваші продукти можуть бути пошкоджені або втрачені під час транспортування. Якщо ви не вживете запобіжних заходів і клієнт не заплатить, ваша компанія може зазнати чистих збитків.
#3. Акредитив (LOC)
Клієнти цінують компанії, які надають їм кредит. Це особливо поширене в секторі «бізнес-бізнес», де ви можете повторювати покупки від тих самих клієнтів кожні кілька тижнів/місяців. Але як ви можете запропонувати цю привілей клієнтам, з якими ви ніколи раніше не працювали та не маєте професійного досвіду?
#4. Рухомий депозит (RD)
RD є ще одним поширеним способом оплати в секторі B2B. Якщо у вас є будь-які сумніви щодо надійності клієнта, ви можете відстежувати його платежі, попросивши його надати квитанцію про внесення депозиту, яка діє як попередньо оплачена безпечна картка, яку вони можуть використовувати для здійснення покупок у вас.
#5. 50% авансу
Деякі клієнти можуть бути стурбовані запитом 50% передоплати, але це значно згладжує довгострокові проекти. Ви можете покрити супутні витрати, не витрачаючи гроші з власної кишені, якщо отримаєте частину загальної вартості наперед.
#6. NET 30 і NET 60
Як для клієнтів, так і для нових компаній бачити «Net 30» або «Net 60» у шаблоні рахунка-фактури може викликати здивування. Насправді це означає, що ваші клієнти мають до 30 або 60 днів після отримання рахунку-фактури для здійснення платежу. Щоб уникнути плутанини та можливої затримки платежів, замініть ці терміни на «30 днів» і «60 днів» у своїх рахунках-фактурах. Проте ми рекомендуємо вказати конкретну дату виконання.
№7. Знижки
Якщо ви хочете, щоб ваші клієнти платили вам швидше, вам варто розглянути можливість впровадження системи знижок. Наприклад, ви можете надати клієнтам знижку 1%, якщо вони повністю платять протягом 7 днів після дати отримання, або знижку 2%, якщо вони платять наступного дня. Це заощадить їм трохи грошей, а вам трохи сивого волосся.
Як використовувати умови оплати
Ви можете контролювати, як і коли ваші клієнти платять вам, використовуючи умови оплати. Ці умови визначають очікувані платежі з самого початку, запобігаючи плутанині пізніше.
Нижче наведено кілька вказівок щодо того, як скористатися умовами оплати.
- Вимагайте передоплату. У деяких випадках ви можете вимагати передоплату. Для постачальників послуг, які хочуть гарантувати оплату до початку роботи, це може бути хорошим варіантом.
- Зробіть запит на депозит. Подумайте над тим, щоб запросити депозит, якщо потреба в передоплаті є неможливою. Для великих проектів, наприклад, запит на депозит у розмірі 50% є хорошим варіантом.
- Створіть щомісячні фіксатори. Ви можете налаштувати щомісячну плату для клієнтів, з якими ви працюєте на регулярній основі. Ви погоджуєтеся на встановлену суму щомісячного платежу.
- Встановіть умови рахунку-фактури. Вам потрібно визначитися з умовами виставлення рахунків-фактур, якщо ви працюєте на клієнтів постійно. Ви можете, наприклад, встановити умови рахунка-фактури, які повинні бути оплачені після отримання, або ви можете вибрати умови оплати Net 90. Все залежить від того, що краще для вас і вашого клієнта.
Як налаштувати ефективні умови оплати
Якщо у вас виникли труднощі з тим, щоб ваші клієнти вчасно оплачували свої рахунки, можливо, вам знадобиться запровадити ефективніші умови оплати. Ось сім пропозицій щодо покращення умов оплати ваших клієнтів.
#1. Використовуйте бухгалтерську програму.
Для початку використання бухгалтерського програмного забезпечення може допомогти вам спростити процес виставлення рахунків і фінанси. За допомогою правильного бухгалтерського програмного забезпечення ви можете надсилати рахунки-фактури швидше та з меншою кількістю помилок.
#2. Чітко вкажіть умови оплати.
Перш ніж почати працювати з новим клієнтом, переконайтеся, що він розуміє та погоджується з вашими умовами оплати. Усно поясніть клієнту умови та додайте письмове пояснення до договору, який ви надсилаєте. Це допоможе усунути будь-яку плутанину щодо того, скільки клієнти винні вам і коли потрібно сплатити.
#3. Будь ввічливим.
Хочете простий трюк, щоб змусити клієнтів платити вам швидше? Будьте ввічливими, виставляючи рахунки своїм клієнтам, і включайте слова «будь ласка» та «дякую» десь у рахунку.
#4. Надайте кілька варіантів оплати.
Ви коли-небудь намагалися зробити покупку в магазині й виявили, що магазин приймає лише готівку? Подумайте, що ви відчули, коли усвідомили це – чи були ви роздратовані та розчаровані через незручності?
#5. Встановіть коротші терміни оплати.
Скорочення терміну оплати є одним із найефективніших способів змусити ваших клієнтів платити раніше. Це може здатися очевидним, але якщо ви дасте своїм клієнтам тривалий період часу для оплати, вони, як правило, приймуть це.
#6. Будьте адаптивними.
Очевидно, ви хочете, щоб ваші клієнти платили вам вчасно, але ви також повинні розуміти, що іноді ви працюєте з іншою компанією, і ця компанія може самостійно мати справу з проблемами грошових потоків. Деякі підприємства просто не можуть прийняти умови оплати Net 14 або навіть Net 30 і будуть вдячні за більш гнучкі умови.
#7. Надаю знижку за оперативну оплату.
Розгляньте можливість надання знижки на достроковий платіж своїм клієнтам. Ваші стандартні умови, наприклад, можуть бути чистими 30, але клієнти отримують знижку 2%, якщо вони сплатять рахунок-фактуру протягом семи днів.
Як ви пишете умови оплати?
Напишіть умови оплати так:
#1. Напишіть вступ
Виділіть назву вашої послуги чи продукту у верхній частині документа про положення та умови. Це можна порівняти з першим кроком у навчанні написанню ділового договору. У верхній частині ваших умов і положень і над деталями контракту, включаючи всі афілійовані особи, торгові назви, дочірні компанії та материнські компанії.
#2. Опишіть умови.
Напишіть умови простою мовою. Прості положення та умови ваших пропозицій і веб-сайту мають відповідати всім юридичним питанням, гарантуючи, що ви не несете відповідальності.
#3. Створіть заяву, у якій подякуйте клієнтам за їхній бізнес.
Включіть заяву про підтвердження служби підтримки клієнтів у свої положення та умови, щоб переконатися в їх дійсності. Наприклад, нижчепідписаний погоджується з умовами, викладеними тут.
#4. Вкажіть законного власника
Включіть інформацію про завдання та дії, за які ви не відповідаєте, щоб обмежити свою відповідальність. Складіть список заборонених дій, щоб кінцевий користувач знав про них.
#5. Встановіть приватну політику
Іншим компонентом ваших чітких умов є ваша політика конфіденційності. У цьому розділі вказано, як ви збираєтеся обробляти конфіденційну інформацію клієнтів. Включіть інформацію про те, як відмовитися від продажу чи поширення вашої інформації.
#6. Додайте підписи обох сторін і дату
У кінці положень та умов має бути вказано дату та місце для підписів обох сторін.
Важливість умов оплати
Здатність прогнозувати грошові потоки, братися за нові проекти та інвестувати в нові можливості стане легшою завдяки чітко визначеним умовам оплати.
Згідно з дослідженням Банку США, якщо ви надто нестрого ставитеся до умов оплати або не зв’язуєтеся з клієнтами, які мають заборгованість, грошовий потік вашого бізнесу може постраждати.
Які стандартні умови оплати?
Нетто 10, нетто 15, нетто 30, нетто 60 і нетто 90 є поширеними формами (також записуються як чисті 10 днів тощо). Наприклад, стандартні терміни оплати в 30 днів можуть бути визначені як 30 чистих днів або 30 днів чистих, що вказує на те, що оплата за сумою рахунка-фактури підлягає оплаті через 30 днів після доставки товарів або послуг.
Як ви визначаєте умови оплати для клієнтів?
Вибираючи умови оплати, майте на увазі наступне:
- Дослідіть кредитну історію кожного клієнта (якщо можете, витягніть кредитний звіт компанії).
- Налаштуйте умови оплати на основі суми рахунку.
- Включіть чіткі умови та комісії в усі контракти та рахунки-фактури, щоб уникнути будь-яких непорозумінь щодо того, коли вам слід очікувати платежу.
Які найкращі умови оплати?
Основні умови оплати та виставлення рахунків:
- Оплата в момент надання послуги.
- Оплата після отримання.
- Потрібен депозит.
- Повторювані.
- Необхідно внести депозит у розмірі 50%.
- Накладений платіж (COD)
- Факторинг рахунків-фактур.
Який найбезпечніший термін оплати?
Акредитиви
Якщо обидві сторони бажають, це може бути одним із найбезпечніших способів оплати для обох сторін.
Які умови щомісячної оплати?
Умови оплати визначають, як, коли та як ваші клієнти чи клієнти платять вашій компанії. Як правило, оплата рахунків залежить від умов оплати. Вони являють собою угоду, яка встановлює ваші очікувані платежі, включно з тим, коли клієнт повинен платити вам, і штрафи за прострочення платежів.
Висновок
Важливим кроком у бізнес-обліку є налаштування процесу виставлення рахунків із конкретними умовами оплати. Умови оплати встановлюють очікування ваших клієнтів і визначають пріоритетність платежів, що сприяє більш професійним і продуктивним відносинам з клієнтами.
Статті по темі
- УМОВИ ОПЛАТИ NET 30: значення, приклади та причини, чому їх варто чи ні використовувати
- БУХГАЛТЕРСЬКИЙ РАХУНОК-ФАКТУРА: визначення, як його записати та безкоштовне програмне забезпечення
- Що таке початковий внесок і як його розрахувати?
- ЯК СТВОРИТИ РАХУНОК-ФАКТУРУ: найкращий посібник зі створення стандартного рахунка-фактури
- Фінансування за рахунками: визначення, типи, плюси та мінуси
посилання
