Як правило, сторожами в офісі служать адміністратори або рецепція. Вони надають послуги відповіді на дзвінки, послуги переадресації викликів, послуги планування зустрічей, обслуговування клієнтів і картографічні вказівки. Кожного, хто входить до будівлі, зустрічає адміністратор стійки реєстрації. Адміністратору на стійці реєстрації зазвичай потрібен принаймні диплом про середню освіту, базові навички офісу та досвід роботи з комп’ютером.
Читайте далі, щоб дізнатися більше про працівників стійки реєстрації, їхні посадові інструкції, обов’язки та кваліфікацію.
Стійка реєстрації
У великому бізнесі чи офісі секретар стійки реєстрації є першим контактним пунктом. До типових обов’язків і завдань адміністратора на стійці реєстрації належать реєстрація та реєстрація гостей, отримання та сортування пошти, планування зустрічей і управління офісною діяльністю. Крім того, вони відповідають за роботу комутатора, приймають дзвінки та передають повідомлення офісному персоналу. Крім того, можливі завдання для працівників стійки реєстрації включають оновлення календарів зустрічей, перевірку талонів на паркування, а також діловодство.
Єдиною формальною освітою, необхідною для роботи адміністратором на стійці реєстрації, зазвичай є диплом середньої школи або GED. Однак роботодавці віддають перевагу кандидатам, які працювали портьє, офіс-адміністратором або представником служби підтримки клієнтів. Microsoft Office Suite і програмне забезпечення для призначення зустрічей можуть дати кандидатам перевагу перед іншими кандидатами в процесі найму. Початківці адміністратори повинні також володіти багатозадачністю, плануванням часу та спілкуванням.
Які обов’язки та завдання на стійці реєстрації?
В обов’язки ресепшн входять різноманітні адміністративні обов’язки. Залежно від виду бізнесу та галузі, в якій ви працюєте, ваші обов’язки секретаря будуть змінюватися. Щоб ваша робота адміністратором була цікавою, ви матимете низку обов’язків. Крім того, ви будете першим, кого побачать працівники, коли прийдуть на роботу. Це дає вам змогу пізнати своїх колег, що може бути цінним для деяких роботодавців. Як правило, ваші зобов’язання та обов’язки будуть такими:
- Привітні клієнти
- Прийом дзвінків та їх переадресація
- Прийом повідомлень
- Виготовлення копій
- Робота з електронними листами
- Організація зустрічей
- Прийом платежів
- Сканування документів
- Введення даних клієнта або клієнта
- Замовляйте подарунки для колег
- Плануйте скромні зустрічі та заходи для офісу.
Обов'язки рецепції
#1. Тепло вітають клієнтів
Зустріч гостей є одним із основних обов'язків на стійці реєстрації. Відвідувачі вашого магазину чи офісу можуть спілкуватися лише з адміністратором. Незважаючи на те, що це посада початкового рівня, портьє, який досягає успіху в ній, повинен бути сильним адміністратором, а також чудовим комунікатором, здатним ладнати з людьми різного походження та професій.
Коли приходять відвідувачі, працівник стійки реєстрації повинен люб’язно зустріти їх, час від часу знімаючи з них пальто, пропонуючи прохолодні напої та відповідаючи на прості запити про компанію, наприклад, про години її роботи. Співробітники стійки реєстрації повинні бути достатньо обізнаними, щоб дати короткий опис товарів і послуг, які надає ваша компанія.
#2. Прийом і відповідь на дзвінки
Прийом вхідних дзвінків, а також особиста зустріч відвідувачів відповідає на стійці реєстрації. Залежно від розміру вашого бізнесу, ваш секретар має бути знайомий з вашою телефонною системою, щоб виконати це завдання. Реєстратор перевіряє дзвінки за запитом, спрямовує дзвінки відповідній стороні, приймає та передає повідомлення, якщо це необхідно.
#3. Надсилання вхідної пошти
У деяких компаніях портьє може спостерігати за розподілом як вхідної, так і вихідної пошти. Адміністратор сортує пошту, яка надходить, видаляючи небажану пошту та відокремлюючи елементи з найвищим пріоритетом. Пошта розсилається відповідно до корпоративної політики.
Адміністратор стійки реєстрації може доставити кожну пошту вручну призначеному одержувачу або пакунки можна покласти у відповідний поштовий отвір у відділенні. У міру надходження посилок портьє додатково розписується про нічну або першочергову доставку.
#4. Підготовка вихідної пошти
Адміністратор стійки реєстрації готує пошту за день, щоб її забрали поштове відділення або нічна служба доставки. Співробітник ресепшн зв'язується з кур'єрською службою і дає їм усі необхідні інструкції, якщо людині чи компанії терміново потрібні документи.
#5. Адміністративні та канцелярські завдання
Співробітник стійки реєстрації також може виконувати кілька канцелярських обов’язків, наприклад складати листи, створювати фінансові таблиці та проводити презентації. У малих або середніх компаніях працівник стійки реєстрації може також відповідати за планування зустрічей старших членів команди та організацію ділових поїздок. Замовлення канцелярського приладдя, оформлення документів, виготовлення копій, надсилання та отримання факсів – це інші завдання, які може знадобитися виконувати працівник стійки реєстрації. Особа, яка сидить попереду, час від часу виконує священнослужителі.
Навички рецепції
- Адміністративний досвід
- Двомовні навички
- Навички спілкування
- Комп'ютерна грамотність
- Комп'ютерні навички
- Обслуговування клієнтів
- Введення даних
- Досвід роботи в стоматологічному кабінеті
- Огляд документації
- системи ЕМВ
- Організаційні здібності
- Хороші навички вирішення проблем
- Увага до деталей
- Навички управління часом
- Microsoft Офіс
- Google Docs
- Програмне забезпечення для календаря
Як стати на стійці реєстрації
Навіть якщо у вас майже немає попереднього досвіду в цій галузі, ви все одно можете знайти роботу портьє, виконавши такі дії:
#1. Отримайте диплом про середню освіту
Багато роботодавців не наймуть портьє без диплома про середню освіту. Ваш досвід у середній школі може підготувати вас до роботи в приймальні різними способами, включаючи підвищення вашої здатності керувати своїм часом, бути організованим і співпрацювати з іншими. Якщо у вас є диплом про середню освіту, потенційні роботодавці можуть вважати вас здібними, відповідальними та організованими якостями, які можуть зробити вас більш кваліфікованими для посади адміністратора.
#2. Розвивайте свої міжособистісні здібності
Кожен день, працюючи портьє, вам доведеться спілкуватися з широким колом людей. Ресепшн з сильн навички міжособистісного спілкування часто наймають роботодавці. Ви будете більш кваліфіковані для посади адміністратора, якщо у вас є гарні навички спілкування, тому що ви будете здаватися роботодавцям харизматичним, професіоналом і добре розмовляючим.
#3. Складіть надійне резюме
Ваше резюме є одним із найкращих способів продемонструвати роботодавцям свою кваліфікацію, майстерність, почесті та досягнення. Крім того, якісно складені, організовані та професійно оформлені резюме з більшою ймовірністю передадуть роботодавцям думку про те, що у вас сильна трудова етика.
#4. Покращуйте свої організаційні здібності
Обслуговування офісу та вестибюлю часто є обов’язком портьє. Розвиток організаційних навичок необхідний для організації зустрічей, прийому повідомлень і сортування пошти. Підкреслюючи свої організаційні здібності, такі як увага до деталей і планування, ви можете здаватися більш кваліфікованими під час співбесіди та показати менеджеру з найму, що у вас є необхідні навички адміністратора, незважаючи на невеликий досвід роботи або без нього.
#5. Докладіть зусиль, щоб представити себе професійно
Однією з ключових кваліфікацій для багатьох посад секретарів є здатність вести себе професійно під час взаємодії з іншими у фронт-офісі. Крім того, багато роботодавців шукають кандидатів із сильними комунікаційними навичками, які можуть створити сприятливий і доступний імідж бренду компанії. Оскільки навички міжособистісного спілкування є надзвичайно важливими для такого роду роботи, менеджер з найму може точніше оцінити ваш потенціал успіху як портьє, якщо ви зможете продемонструвати ці якості під час співбесіди.
#6. Відпрацюйте навички розмови по телефону
Оскільки розмова по телефону часто є одним із головних обов’язків портьє, відточуючи свій телефонний голос, ви можете звучати чіткіше, професійніше та харизматичніше. Попросіть поради про те, як покращити свої навички розмови по телефону та застосувати свою практику у спілкуванні з близькими чи друзями.
Посадова інструкція на рецепції
Нам потрібна комунікабельна стійка реєстрації, щоб виконувати всі адміністративні та службові обов’язки за стійкою біля головного входу. Оскільки ви є «обличчям» компанії, вас побачать усі клієнти. Саме ви будете визначати, як вони почуваються.
Ідеальний кандидат буде надзвичайно проникливим і дисциплінованим, а також матиме приємну та невимушену особистість. Ви повинні вміти розглядати скарги та надавати правдиву інформацію. Необхідний клієнтоорієнтований підхід. Мета полягає в тому, щоб відвідувачі та гості відчували себе бажаними та цінними, перебуваючи на нашій території.
Обов'язки:
- Вітайте відвідувачів і ставтеся до них з великою ввічливістю.
- Переконайтеся, що стійка реєстрації організована, доглянута та повністю укомплектована всіма необхідними речами, такими як ручки, форми та папір.
- Миттєво реагуємо на всі дзвінки та запитання клієнтів.
- Переводити дзвінки у відповідний відділ і записувати повідомлення.
- Прийміть кожен лист і посилку, а потім доставте її у відповідний відділ.
- Відстежуйте, впорядковуйте та пересилайте електронні листи.
- Необхідно замовляти та керувати офісним обладнанням і приладдям.
- Оновлюйте документи та файли.
- Слідкуйте за бюджетом офісу.
Вимоги:
- Атестат середньої освіти або інша подібна кваліфікація.
- 2 роки або більше на аналогічній посаді з документально підтвердженим досвідом.
- Відмінне знання стандартних процедур бухгалтерського обліку та офісного менеджменту.
- Відмінні комунікативні навички
- Дуже добре вміє виконувати багато завдань і організовувати.
- Добре знайомство з програмами MS Office
Чи важкий портьє на стійці реєстрації?
Адміністратори на стійці реєстрації повинні бути комунікабельними, добре організованими та здатними виконувати багато завдань одночасно. Їм потрібні комунікативні здібності. Хороший портьє приділяє пильну увагу деталям і вправно справляється з кількома проектами одночасно. Не всі повинні працювати на рецепції. Якщо у вас є необхідні навички, виконати цю роботу початкового рівня вам не складе труднощів. Ви повинні бути дуже терплячими, ввічливими та вміти направляти відвідувачів і пошту до відповідного офісу. Іноді вам може здатися монотонним, що ніхто не дзвонить і не заходить до кімнати; в інших випадках ваш стіл може бути накритий стосами паперів, і люди можуть чекати, щоб поговорити з вами.
Які обов'язки секретаря?
Залежно від бізнесу представник служби реєстрації може виконувати різні обов’язки. Усю вхідну та вихідну кореспонденцію та пакунки повинні отримувати та доставляти вони. Вони також відповідають за відповідь на дзвінки, організацію зустрічей, координацію офісної діяльності та зустріч відвідувачів.
Що робить хорошого представника рецепції?
Оскільки вони щодня мають справу з клієнтами, колегами та продавцями, представники стійки реєстрації мають бути чудовими комунікаторами. Крім того, вони мають сильні міжособистісні здібності, які дозволяють їм працювати разом і конструктивно пропонувати та приймати критику. Вони досягнуть успіху на цій посаді, якщо володіють такими навичками, як доброзичливість і симпатичність.
Скільки годин працює стійка реєстрації?
Більшість співробітників стійки реєстрації доступні в будні з 8:5 до 7:3. Як правило, зміна портьє триває вісім годин. Рецепція зазвичай використовується в три зміни: ранкова зміна, яка триває приблизно з 3:11 до 11:7; денна зміна, яка починається о XNUMX і закінчується о XNUMX; і нічна зміна, також відома як нічна зміна аудиту, яка починається о XNUMX:XNUMX і закінчується о XNUMX вечора.
Чого не повинен робити портьє?
- Підвищити голос на клієнтів
- Щоразу, коли хтось заходить до кімнати, не дивіться вгору та не вітайтеся.
- Не змушуйте людей довго чекати в кріслах
- Надавайте телефону більше значення, ніж людині, яка стоїть перед ними
- Переведення абонентів на утримання на невизначений термін
- Хамство по телефону
- Втрата конфіденційності
Висновок
Ваш диплом про середню освіту або GED буде необхідним для роботи на стійці реєстрації; диплом коледжу не завжди може знадобитися. Багато роботодавців можуть віддати перевагу, якщо у вас є досвід роботи представником служби підтримки клієнтів, портьє чи іншою адміністративною посадою. Крім того, роботодавці можуть мати особливу кваліфікацію для цієї посади з точки зору навичок. Ви можете збільшити свої шанси отримати роботу, отримавши сертифікат у певній галузі, щоб навчитися цим навичкам.
Статті по темі
- Ресепшн: визначення, опис посади та зарплата
- ПРОФЕСІЙНІ СЛУЖБИ АВТОРІВ: найкращі варіанти у 2023 році
- АНАЛІТИК СЛУЖБИ ОБСЛУГОВУВАННЯ: визначення, обов'язки, зарплата, питання для співбесіди та резюме
- ЩО ТАКЕ РЕКЦІЙНИЙ: обов’язки, зарплата, навички та важливість
посилання
