Звичайні організаційні структури часто включають ієрархічну структуру з управлінням зверху вниз і кожним відділом, зосередженим на спеціалізованій темі. Хоча цей метод має переваги, він також може призвести до неочікуваної неефективності та відокремленого підходу до бізнесу.
Засіб? Всередині організації багатофункціональні команди. Хоча більшість відділів організовано відповідно до компетенції та цілей, багатофункціональні команди — це групи людей із різними поглядами та досвідом, які працюють разом для досягнення спільної мети. Зрозумійте, як працюють міжфункціональні команди та чому вони можуть стати відповіддю для будь-якої організації, яка намагається розвиватися гнучко та швидко.
Що таке міжфункціональні команди?
Міжфункціональні команди складаються з людей з багатьох функціональних сфер фірми, таких як маркетинг, продукт, продажі та успіх клієнтів. Це можуть бути робочі групи, у яких кожен член є частиною як своєї функціональної команди, так і міжфункціональної команди, або вони можуть бути основною структурою вашої організації.
Яка мета міжфункціональних команд?
Якщо ви коли-небудь зверталися до корпорації з простим запитанням, наприклад про авіакомпанію чи медичну клініку, і помічали, що вас перекидають з відділу до відділу, не ближче до свого рішення через двадцять хвилин, ніж під час першого дзвінка, ви стикалися як це працювати в силосі.
Це розчарування для клієнта та втрачена можливість для вашої фірми побудувати довгострокові відносини. Хоча організація виконує кілька різноманітних функцій, кожен із цих відділів існує, щоб обслуговувати клієнта, тому вони повинні працювати разом, щоб забезпечити цілісну та якісну взаємодію з клієнтами.
Стимулюючи хорошу комунікацію між командами, багатофункціональні команди допомагають компаніям ставити своїх клієнтів на перше місце.
Об’єднання людей з різними поглядами може покращити вирішення проблем і привести до більш обґрунтованих, довгострокових рішень. Замість того, щоб конкурувати за ресурси, багатофункціональні команди всередині організації працюють разом, щоб найкращим чином використовувати час, гроші та зусилля, щоб максимізувати задоволеність клієнтів, а також сприяти досягненню корпоративних цілей.
Переваги міжфункціональної команди
Міжфункціональні команди можуть побачити ширшу картину, руйнуючи «розриви» типової організаційної структури. Працюючи з людьми, які мають різні точки зору, знання та досвід, колективна команда може долати труднощі та ефективніше досягати цілей проекту. Вони також можуть передбачити блокпости на ранніх стадіях процесу, оскільки кожен відділ має вплив на весь процес, на відміну від проекту, що йде від відділу до відділу.
#1. Цілі організації просуваються міжфункціональними командами
Коли відділи функціонують виключно в рамках своєї спеціалізованої вертикалі, вони часто не сприймають загальну картину. Наприклад, відділ продажів може бути зацікавлений у залученні нових клієнтів, але вони можуть не помічати людські проблеми, пов’язані з перевантаженою робочою силою. Фінансова команда може бути настільки стурбована прибутком, що бояться брати на себе ризик запуску нової лінії продуктів. І команда маркетингу може бути настільки зосереджена на запуску нового бренду чи продукту, що не помічає питань розробки продукту.
Об’єднавши людей із, здавалося б, конкуруючими повсякденними цілями, ви можете забезпечити просування цілей організації протягом усього проекту.
#2. Команди з різноманітними функціями підвищують продуктивність
Замість того, щоб проект проходив через один відділ, перш ніж його передали наступному, багатофункціональні команди підвищують ефективність завершення проекту. Коли ви маєте справу з людьми з інших відділів, команда може вирішити можливі проблеми, перш ніж вони занадто відійдуть у процесі.
Наприклад, якщо відділ розробки продукту створює захоплюючий новий продукт лише для того, щоб виявити, що відділ продажів стурбований фактичним продажем продукту, час проекту буде витрачено даремно. Але якщо відділ продажів співпрацює з розробкою продукту в міжфункціональній команді, можливі проблеми можна вирішити раніше, зменшивши втрачений час і безповоротні витрати.
#3. Багатофункціональні команди можуть підвищити креативність
Відділи часто втрачають загальну картину, надто зосереджуючись на вдосконаленні своїх конкретних навичок і досягненні конкретних цілей. Відокремлені відділи можуть загрузнути. Однак міжфункціональні команди можуть підвищити інноваційність як процесів, так і продуктів, об’єднавши різні точки зору та знання. Оскільки вони можуть розглядати перспективи різних функцій, вони можуть знаходити комплексні рішення для задоволення потреб організації.
Недоліки міжфункціональної команди
Міжфункціональні команди мають кілька недоліків. Деякі експерти, наприклад, попереджають, що вони можуть перешкоджати професійному просуванню окремих учасників, оскільки вони зосереджені на досягненні цілей проекту. Щоб уникнути цього, деякі фірми вводять обмежені умови для членів групи, при цьому особи з інших відділів чергуються в команду та виходять з неї, щоб уникнути застою.
Інший ризик полягає в тому, що міжфункціональні команди можуть безцільно плавати, якщо проект занадто широкий або погано визначений. Члени команди можуть бути незадоволені, якщо організація не впроваджує відповідні схеми винагороди. Ці потенційні недоліки, однак, можна пом’якшити за допомогою відповідного планування, наприклад впровадження гнучкої структури управління проектами.
Як сформувати ефективну міжфункціональну команду
#1. Забезпечте різноманітність команди
Різноманітність є важливою для міжфункціональних команд, але вона не обмежується компетентністю. Чим різноманітніша група, тим ефективнішою та продуктивнішою вона буде досягати своїх цілей. Це включає вік, статус, досвід, точку зору, стать, расу та перебування в організації.
#2. Включно з інфлюенсерами
Дуже важливо, щоб у команду входили люди з кількох відділів, які впливають не лише на власні відділи, а й на організацію в цілому. У певний момент багатофункціональна команда потребуватиме підтримки з боку організації та її різних відділів, тому дуже важливо включити людей, які зможуть успішно донести до інших в організації те, як і чому працює команда.
#3. Встановіть конкретні цілі для міжфункціональної команди
Як було сказано раніше, якщо проект занадто широкий або без чітких цілей, команда може мати проблеми. Але, якщо ви визначите чіткі цілі із зазначеними кінцевими термінами або етапами, ви можете підвищити ймовірність того, що команда досягне цілей проекту. Використання програмного забезпечення для управління проектами також може допомогти команді залишатися на шляху та повідомляти про прогрес.
#4. Заохочуйте ієрархії та зміцнюйте авторитет команди
Щоб команда була продуктивною та ефективною, членів команди потрібно цінувати всередині організації. Дуже важливо встановити їхню владу над проектом і наголошувати на їхніх цілях протягом усієї роботи.
Подібним чином організаційне керівництво має перешкоджати ієрархічному підходу всередині групи. Незважаючи на те, що різноманітність є важливим аспектом міжфункціональної команди, ті, хто має менший досвід, повинні відчувати себе комфортно ділитися своїми поглядами.
#5. Сприяти конструктивному вирішенню конфліктів.
Конфлікти можуть виникнути за будь-яких обставин, але міжфункціональні команди можуть бути більш схильні до них через різноманіття думок, досвіду та знань. Організовуючи тренінги з вирішення конфліктів для всіх членів команди та забезпечуючи їм можливість взаємодіяти на особистому рівні, лідерство може допомогти зменшити шкідливий вплив розбіжностей. Цього можна досягти шляхом зближення членів команди на роботі, за допомогою вправ з формування команди та заохочення продуктивного спілкування.
Хто має бути у вашій міжфункціональній команді?
Після того, як ви дізнаєтесь про цілі вашої команди, ви можете вирішити, хто має бути у складі. Ось кілька критеріїв, над якими слід подумати:
- Які типи знань вам потрібні? Хто у вашій організації має можливість це надати?
- Члени команди повинні мати особисті якості, які зроблять їх цінними учасниками на додаток до їхніх конкретних навичок. Чи мають вони попередній досвід міжфункціональної співпраці? Чи можуть вони працювати вільно та приймати рекомендації чи рішення?
- Не забувайте про більш практичні аспекти політики. Хто є зацікавленими сторонами, якщо ваша команда зосереджена на запуску проекту чи прийнятті рішення? Ваша команда має включати представників кожної групи зацікавлених сторін.
Вибір лідера
Вашій міжфункціональній команді не потрібен лідер, але вона працюватиме набагато краще, якщо він буде. Отже, ким має бути ця людина?
Керівник міжфункціональної команди повинен мати можливість керувати розмовами, делегувати та притягувати до відповідальності інших членів команди. Вони повинні вміти це робити, навіть якщо певні члени команди стоять вище в ієрархії компанії. Іншими словами, чи можуть вони переконати людей робити щось, навіть якщо вони не мають на це офіційного дозволу? Чи можуть вони впливати на інших і переконувати їх?
Створення основних правил для багатофункціональної команди
Після того, як лідер встановлено, одна з перших речей, яку він повинен зробити, це попрацювати з рештою команди, щоб створити основні правила того, як все буде робитися. Знову ж таки, це надзвичайно корисно, коли команда починає роботу, але ніколи не пізно застосувати це в існуючій команді.
По-перше, кожен повинен чітко розуміти, чого від нього очікують. Кожен учасник повинен зробити свій внесок, щоб ніхто не відчував себе переобтяженим.
Вашій команді потрібне чітке уявлення про те, як від кожного очікується поведінка, на додаток до чітких очікувань щодо внесків. Члени команди повинні відчувати себе комфортно, висловлюючись, навіть якщо вони не згодні. Міжфункціональні команди об’єднують різних людей разом для створення кращих відповідей. Але ви не можете досягти цього, поки не зможете успішно обговорити свої розбіжності.
Нарешті, кожен у вашій команді повинен розуміти, як будуть прийматися рішення. У кожного на все своя думка? Коли керівник групи може діяти сам?
Вибір правильних інструментів спілкування є ще одним важливим кроком у формуванні успішної міжфункціональної команди. Ви не будете бачитися щодня, тому використовуватимете ці інструменти часто.
Крім того, якщо у вас є люди в міжрегіональних місцях, ваші інструменти спілкування будуть ключовим засобом співпраці. Думайте тут нестандартно. Замість того, щоб надсилати багато електронних листів, можливо, спільний блог буде корисним для вашої команди.
Крім ваших маршрутів зв’язку можуть знадобитися інші інструменти та ресурси. Розгляньте такі запити:
- Чи кожен член команди має необхідне обладнання та програмне забезпечення для спільної роботи?
- Вам потрібен фізичний чи віртуальний простір для зберігання робочих інструментів і матеріалів? Чи всі члени команди можуть використовувати цей простір?
- Де відбуватимуться особисті зустрічі вашої команди?
Зустрічі міжфункціональних команд.
Незалежно від того, чи створюєте ви нову міжфункціональну команду, чи вдосконалюєте існуючу, ми сподіваємося, що ця публікація дала вам нове відчуття ясності та імпульсу. Ось кілька речей, які ви можете зробити, щоб зберегти це:
- Регулярно стежте за розвитком своєї команди. Саме тоді стане в нагоді мати чітко визначені цілі. Чи досягаєте ви своїх цілей? Спробуйте скористатися монітором стану команди, щоб зрозуміти суть проблеми. Для початку скористайтеся шаблонами Confluence.
- Зберігайте свою адаптивність. Що слід зробити інакше, якщо ви не досягаєте віх? Можливо, вам також доведеться скоригувати свої плани у відповідь на інші зміни. Наприклад, генеральний директор може змінити ваш крайній термін або несподіване звільнення може вплинути на деяких членів вашої команди.
- Пам’ятайте, що ви не зобов’язані робити це самостійно. Confluence має ресурси, які допоможуть вам вирішити проблеми міжфункціональних команд, від постановки цілей до зустрічей і прийняття рішень.
Висновок
Дві голови завжди краще однієї. Подібним чином міжфункціональні команди щоразу перевершують традиційні ієрархічні бізнес-структури. Ми сподіваємося, що інформація в цій публікації надихне на нові ідеї та збереже шанси на успіх на вашу користь.
- АГЕНТИ ЗМІН: Як визначити агентів змін у будь-якій організації
- ЯК СТАТИ БІЗНЕС-АНАЛІТИКОМ: Як стати бізнес-аналітиком без досвіду (посібник 2023)
- Стратегія стимулювання продажів: простий посібник зі створення ефективної стратегії
- СТВОРЕННЯ УСПІШНИХ ГІБРИДНИХ КОМАНД: Як створити успішні гібридні команди
- Віртуальні команди: типи, переваги, проблеми та управління
посилання
