Організації все більше покладаються на інструменти внутрішньої бізнес-комунікації для підвищення ефективності та продуктивності, незалежно від того, де знаходяться працівники. Це допоможе оптимізувати управління ІТ, знайти зручні рішення та надихнути персонал. Тому комунікація є важливою для запуску та розвитку успішного бізнесу. Зовнішні та внутрішні комунікації включають широкий спектр інструментів ділового спілкування. Ці інструменти допомагають підвищити продуктивність вашого бізнесу, а також підвищити ефективність онлайн-платформ для співпраці та продуктивності. У цій статті обговорюватимуться деякі практичні інструменти онлайн-ділового спілкування, які допоможуть вам у бізнесі.
Які основні інструменти ділового спілкування?
Існує широкий спектр комунікаційних інструментів, які використовуються як для внутрішньої, так і для зовнішньої комунікації. Ці інструменти включають керування завданнями, обмін миттєвими повідомленнями, голосові інструменти, інструменти для відеоконференцій, інструменти для спільної роботи з документами, центр знань, пошту, електронну пошту та онлайн-платформи для спільної роботи та виконання роботи. Ми починаємо з деяких основних інструментів ділового спілкування
№ 1. Інструменти керування завданнями
Команди, які розосереджені або знаходяться поза межами підприємства, не можуть дозволити собі відвідувати робочі місця одна одної, щоб побачити, над чим працюють їхні колеги, або перевірити, що відбувається у встановлений термін.
Ось чому програмне забезпечення для керування завданнями є таким корисним. Навіть якщо ваша організація має найпотужніший стек технологій, досягти ваших цілей буде майже складно, якщо ваші обов’язки не виконуються належним чином.
Ви можете використовувати програму керування завданнями, щоб створювати календарі проекту, призначати роботу членам команди та встановлювати крайні терміни. Після запуску проекту інструмент відстежуватиме, як просуваються проекти та чи встигає ваша команда; Інструменти керування завданнями також ідеально підходять для підтримки ефективного ділового спілкування. Вони можуть обговорювати проекти, оскільки кожен коментар або частина вхідних даних зберігається в картках або потоках. Наприклад, така платформа, як Trello, використовує спеціалізовані списки, дошки та часові шкали для організації завдань. Якщо хтось із вашої команди скаржиться на завдання чи потребує коригування розкладу, йому достатньо лише @згадати вас, і ви отримаєте сповіщення.
#2. Миттєві повідомлення
Обмін миттєвими повідомленнями є обов’язковим інструментом для динамічних команд, яким потрібно взаємодіяти та працювати в режимі реального часу. Хоча електронна пошта призначена для досягнення цієї мети, ми всі знаємо про її недоліки: повідомлення читаються, лише якщо одержувач постійно стежить за своєю поштовою скринькою.
Коли справа доходить до електронних листів, існує схильність додавати довжину, коли часто потрібна проста відповідь. Це може перешкоджати швидкій відповіді.
Платформи миттєвого чату ідеально підходять для команд, які загрузли в зайвих ланцюжках електронної пошти або бажають співпрацювати в режимі реального часу без затримок у часі, які виникають у папках «Вхідні».
Slack — один із наших улюблених інструментів командного ділового спілкування. Це простий, зручний месенджер, який дозволяє спілкуватися з окремими особами чи групами в режимі реального часу.
Канали можна налаштувати для окремих команд, щоб ваша команда дизайнерів не дізналася про рахунки-фактури, за якими стежить фінансовий відділ, і вони також є чудовою сферою для підвищення ефективності. Замість того, щоб збирати свою команду для тривалих ранкових зустрічей, розгляньте ранкову функцію Slack, щоб отримати швидкий огляд того, що кожен робить цього дня
Однак якщо ви використовуєте Workvivo для своєї соціальної внутрішньої мережі, ви можете інтегрувати служби обміну миттєвими повідомленнями Slack у свою стрічку активності. Отже, навіть якщо ваші співробітники не використовують Slack, вони не пропустять жодних важливих повідомлень!
#3. Інструменти для голосових і відеоконференцій
Важливо включити в технологічну платформу інструменти для телефонних і відеоконференцій. Ваша команда може використовувати ці технології не тільки для проведення віртуальних зустрічей і обговорення проектів, але й для спілкування з клієнтами та пошуку нових можливостей для бізнесу.
Розпочати відеочат зі своєю командою так само просто, як запланувати час зустрічі, надати посилання та дочекатися, поки вони приєднаються, залежно від вашої послуги. Ви можете проводити зустрічі, обмінюватися презентаціями та спілкуватися з клієнтами будь-де за допомогою такого інструменту, як Zoom (який уже має понад 300 мільйонів користувачів!).
Коли нарада починається, ви можете співпрацювати максимум з 25 людьми, показуючи свій екран і посилаючи файли. І якщо хтось не може бути присутнім на зустрічі, ви можете записати її та надіслати їй, коли закінчите!
Складно відслідковувати всі ваші програми, якщо ви використовуєте багато з них. На щастя, ви можете використовувати програму запуску програм у такому продукті, як Workvivo, щоб підключатися та використовувати програми безпосередньо з інформаційної панелі. Інтеграція Zoom із Workvivo дає змогу вашій команді запускати відеоконференції безпосередньо зі своєї соціальної внутрішньої мережі, заощаджуючи час на перемикання між програмами.
#4. Інструменти спільної роботи над документами
Подумайте, як виглядало б робоче місце без інструментів для спільної роботи над документами — як команда могла б об’єднати зусилля та співпрацювати над проектом без них? Існує безліч рішень для спільної роботи над документами; найкраще те, що багато з них безкоштовні. Google Workspace – це інструмент для командної роботи, який дозволяє командам працювати над документами, електронними таблицями, слайд-шоу та формами. Поділіться посиланням з колегою, зауважте, пропонуйте та редагуйте проекти в реальному часі.
#5. Центр знань
Навчання ваших співробітників якомога більшій кількості аспектів вашої організації є чудовим способом заохотити їх і покращити розуміння вашого продукту.
Витрачати час на їх навчання – складна частина. Проведення зустрічей і поширення великої кількості інформації не є ідеальною стратегією, щоб спонукати їх дізнатися більше про вашу організацію та дозволити їм самостійно вирішувати проблеми
Центр знань, іноді відомий як «база», — це бібліотека, де компанії можуть зберігати політики, навчальні посібники, вікі та інші ресурси. Ви також можете робити оголошення про компанію, оновлювати заяви про місію та розробляти цілі компанії.
Однак засоби зв’язку дозволяють створити організовану базу знань і легко оновлювати документи за потреби.
#6. Пошта
Навіть із сучасними засобами зв’язку звичайна пошта залишається потужним комерційним інструментом. Це додає індивідуальний підхід і часто використовується для доставки захищених документів, контрактів і придбаних товарів клієнтам. Обліковий запис usps.com або Stamps.com (у Сполучених Штатах) дозволяє друкувати поштові відправлення з вашого комп’ютера та є простим способом обробки пошти з дому чи роботи. Є кілька перевізників, доступних для міжнародної доставки пошти. Дізнайтеся, які перевізники є найнадійнішими у вашому регіоні. Ви можете порівняти ціни, дати доставки та параметри відстеження, щоб знайти найкращу пропозицію.
#7. Електронна пошта
Навіть якщо у вас зараз є особиста адреса електронної пошти, корпоративна адреса допоможе вам спілкуватися з клієнтами, постачальниками та внутрішніми колегами. Дуже важливо щодня перевіряти електронну пошту. Залежно від типу вашого облікового запису ви можете отримати доступ до різних служб електронної пошти. Наприклад, ви можете відстежувати електронні листи для певних облікових записів, щоб гарантувати, що отримувач їх прочитає. За допомогою різних типів облікових записів ви також можете затримувати надсилання вихідних електронних листів, фільтрувати отримані електронні листи та налаштовувати автоматичні відповіді.
Gmail, Outlook і Yahoo є платформами для розміщення електронної пошти. Є й інші. Ці платформи нададуть вам вашу корпоративну електронну адресу за додаткову плату. Наприклад, ви можете заплатити ціну хостингу [захищено електронною поштою] на одній із поштових платформ.
#8. Google Voice та інші служби Інтернет-дзвінків
Інтернет-дзвінки – це спосіб здійснення телефонних дзвінків через Інтернет. Існує багато служб інтернет-дзвінків. Google Voice є найпопулярнішим і доступним варіантом. Google Voice містить голосову пошту, SMS і текстові повідомлення, а також місцевий номер телефону. Користувачі можуть надсилати безкоштовні текстові повідомлення, змінювати голосову пошту, читати розшифровку голосової пошти тощо. Користувачі можуть здійснювати або приймати телефонні дзвінки чи текстові повідомлення зі свого комп’ютера чи смартфона.
Служба голосової пошти Google тепер безкоштовна для всіх користувачів Gmail. Інші постачальники послуг інтернет-дзвінків включають Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably і OnSIP. Кожен пропонує послугу на основі щомісячної плати з різними функціями, можливостями, перевагами та недоліками.
Який інструмент ділового спілкування є найуспішнішим?
Електронна пошта, мабуть, найпопулярніший інструмент ділового спілкування, відкриває багато шляхів спілкування. Співробітники можуть використовувати програму для обміну важливою інформацією, тоді як менеджери та керівники можуть взаємодіяти зі звітами або керівництвом вищого рівня. Оскільки електронна пошта має таку велику аудиторію, компанії можуть використовувати її, щоб підтримувати зв’язок із клієнтами, надавати й отримувати відгуки, залучати нових клієнтів і навіть створювати канал для зв’язків із клієнтами чи керівниками в будь-який час доби. Електронна пошта також дозволяє користувачам надсилати та отримувати дані як вкладення до повідомлень, що дозволяє технологічним компаніям надавати життєво важливі виправлення та оновлення в режимі реального часу.
Які існують 7 типів ділового спілкування?
Більшість підприємств використовують один із чотирьох типів ділового спілкування: внутрішній (висхідний і низхідний), зовнішній або горизонтальний/латеральний. Розглянемо докладніше численні види ділового спілкування.
#1. Внутрішнє ділове спілкування
Внутрішнє ділове спілкування стосується взаємодії між членами організації. Він включає як офіційні, так і неофіційні форми спілкування. Внутрішня комунікація відбувається, коли кілька відділів надсилають інформацію персоналу організації. Ефективна внутрішня комунікація має вирішальне значення для підвищення продуктивності та задоволеності. В основному існує два типи внутрішньокорпоративного спілкування:
- Внутрішнє висхідне спілкування: Наприклад, припустімо, що відділ кадрів організації створив звіт на певну тему, який потім доставляється менеджеру з персоналу. Це приклад висхідного внутрішнього ділового спілкування.
- Внутрішній низхідний зв'язок: Коли генеральний директор компанії встановлює нові інструкції та розповсюджує їх усім співробітникам. Ось як відбувається внутрішня низхідна бізнес-комунікація всередині організації.
#3. Горизонтальне/латеральне ділове спілкування
Горизонтальне або латеральне ділове спілкування стосується спілкування, яке відбувається на горизонтальному рівні, тобто між колегами в організації чи корпорації. В основному це здійснюється за допомогою письмового чи усного спілкування. Це ділове спілкування відбувається, коли обмінюються повідомленнями між одним відділом, між відділами або між особами з порівнянним рівнем знань.
Інформація, яка передається за допомогою цього методу, доступна лише особам того ж рангу. Спілкування на рівних рівнях ієрархії має важливе значення для досягнення функціонального успіху та співпраці. Наприклад, керівник маркетингу компанії зв’язується з керівником виробництва тієї ж компанії, щоб обговорити новітні маркетингові тенденції, вимоги до продукції та бажання споживачів. Повідомлення буде належним чином поширено завдяки ефективній комунікації між керівниками відділів.
#4. Зовнішнє ділове спілкування
Зовнішнє ділове спілкування відбувається, коли інформація про ділову фірму надсилається іншій діловій організації або органам влади з іншої організації за межами ділового середовища. Організації часто спілкуються з іншими організаціями, щоб розширити свій комерційний потенціал. На відміну від інших типів ділового спілкування, зовнішнє ділове спілкування в основному здійснюється за допомогою письмових або усних засобів.
Зовнішнє ділове спілкування поділяється на два види: офіційне і неформальне. Листи, звіти, презентації, меморандуми та інше офіційне зовнішнє ділове спілкування є прикладами зовнішнього ділового спілкування. Тим не менш, неформальне зовнішнє ділове спілкування може приймати різні форми і, як правило, знаходиться поза контролем організації.
Наприклад, компанія може використовувати різні форми реклами, радіоканали, рекламу в соціальних мережах тощо, щоб поширити інформацію про чудові ціни та пропозиції, доступні на їхній веб-платформі. Це яскравий приклад так званого «зовнішнього спілкування».
Висновок
Важливо пам’ятати, що не всі інструменти внутрішнього ділового спілкування однакові; конкретні програми кращі в певних контекстах, тоді як інші найкраще використовувати окремо. Ми рекомендуємо вам ретельно проаналізувати варіанти використання цих інструментів бізнес-комунікації та розглянути, які функції є найважливішими для взаємодії на робочому місці та зустрічей. Встановіть вимоги до інструменту та обговоріть свої можливості зі своєю командою.
Статті по темі
- Короткострокові позики для вашого бізнесу: гарна ідея?
- Бренди розчинної кави: найкращі бренди з низьким вмістом кислоти та без кофеїну (+ огляди)
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ЗАВДАННЯМИ: 24 найкращі інструменти керування завданнями для команд [2023]
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЗАВДАННЯМИ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 2023 році
- ТРЕНЕР З СПІЛКУВАННЯ: Ефективне спілкування
посилання
