Купівля товарів і послуг для бізнесу у постачальника за межами компанії називається закупівлями для бізнесу. Процес закупівель передбачає визначення місця розташування речей, узгодження умов продажу, купівлю товарів, їх ретельну перевірку та ведення ретельного обліку кожного кроку. Ви можете підтримувати безперебійну роботу компанії, в якій працюєте, дізнавшись більше про закупівлі для бізнесу. У цьому дописі ви дізнаєтесь, що таке закупівля в бізнес-циклі, типи закупівель, ланцюг поставок і чим вони відрізняються від закупівель.
Що таке закупівлі в бізнесі
Дія фірми, яка купує предмет або послугу для внутрішнього використання, відома як бізнес-закупівля. Щоб виконувати свою рутину, підприємства часто купують товари та послуги. Порівняно з великими організаціями, менші фірми часто здійснюють значно менші закупівлі товарів і послуг. Сировина, матеріали для технічного обслуговування, споживчі товари, оброблені матеріали, офісне обладнання, дизайн сайту, маркетингові послуги та підбір персоналу – це лише деякі приклади товарів і послуг, які може придбати бізнес.
Як працюють закупівлі
Управління закупівлями та процесами закупівель може споживати значний відсоток ресурсів компанії. Як правило, бюджети закупівель надають менеджерам певну суму, яку вони можуть використати для придбання необхідних їм продуктів або послуг. Через те, що здатність придбати певні товари чи послуги може вплинути на прибутковість операцій, процес закупівель часто є важливою складовою стратегії компанії. Процеси закупівлі товарів і послуг часто регулюються корпоративними стандартами, які часто централізовані засобами бухгалтерського контролю з відділу кредиторської заборгованості (AP). Підготовка та обробка запиту, а також остаточне отримання та затвердження платежу входять у процес закупівлі.
Це може охоплювати широкий спектр діяльності, включаючи дослідження та вибір постачальників, встановлення стандартів, переговори щодо ціни та контроль запасів. Як наслідок, для успішних закупівель багатьом великим фірмам може знадобитися допомога кількох різних корпоративних відділів. Процес закупівлі складається з кількох етапів, зокрема:
- Вибір необхідних товарів і послуг
- Заповніть форму запиту на купівлю та попросіть кількох постачальників надати оцінку.
- Опрацюйте угоду та ціну з постачальником, а потім завершіть замовлення на закупівлю.
- Отримайте доставку, потім здійсніть оплату.
Облік закупівель
Оскільки закупівлі охоплюють закупівлю товарів та/або послуг для отримання доходів організації, витрати на закупівлі зазвичай включаються у фінансову звітність фірми. Як наслідок, деякі підприємства можуть найняти головного спеціаліста із закупівель (CPO) для нагляду за цими ініціативами. Тому CPO:
- Контролює вимоги до закупівель
- Співпрацює з кредиторською заборгованістю, щоб гарантувати ефективні платежі та інтеграцію стандартів закупівель
- Бере участь у групах, які приймають рішення щодо закупівлі, коли є декілька конкурентних пропозицій
Існують різні способи розділити та перевірити обробку закупівель. Отже, компанії та галузі по-різному керують придбанням прямих і непрямих витрат. Крім того, компанії, які продають товари, на відміну від компаній, які надають послуги, також керуватимуть витратами по-різному.
Цикл закупівель
У циклі закупівлі є кілька етапів, які вимагають ретельної підготовки та виконання. Стратегія закупівель компанії значною мірою визначається кожним кроком. Шість етапів циклу закупівель такі:
#1. Цикл планування закупівель
На цьому етапі проблему визнають і проводять попередній аналіз, щоб підтвердити специфіку проблеми. Приклади включають тип необхідного продукту та найкращий підхід до проблеми.
#2. Визначення вимог Цикл закупівель
Наступним кроком після планування є визначення вимог. Технічне завдання - це документ, у якому перераховані всі передумови для вирішення проблем. Це важливий етап, оскільки специфікації показують, наскільки потенційні постачальники розуміють проблему.
#3. Цикл закупівлі постачальників
У цей час компанія зв’яжеться з постачальником і повідомить усі деталі закупівлі, такі як терміни та умови, терміни доставки та специфікації товару чи послуги. Постачальники перевірятимуть, досліджуватимуть і подадуть пропозиції у відповідь на пропозиції компанії.
#4. Цикл закупівель оцінки та відбору
Підприємство вибере найкращу пропозицію з-поміж поданих постачальниками після їх оцінки. Рішення приймається відповідно до того, наскільки чітко рішення викладено в пропозиції.
#5. Цикл закупівель при укладенні контракту
Обраний постачальник отримує договір. Якщо компанія хоче отримати більше деталей щодо певної частини плану, буде проведено подальше обговорення.
#6. Цикл закупівель адміністрування контракту
Після укладення контракту з постачальником вкрай важливо керувати ним, щоб вирішити будь-які потенційні юридичні проблеми. Метою є перевірка дотримання постачальником усіх умов договору. На цьому етапі контролюється все: від доставки вчасно до вартості результатів.
Види закупівель
Прямі, непрямі та послуги – це три різні категорії. Використання замовлення або контракту для отримання продуктів або послуг безпосередньо від постачальника називається прямими закупівлями. Купівля продуктів або послуг у джерела опосередковано передбачає використання посередника, наприклад агента чи дистриб’ютора. Процес придбання послуг у постачальника послуг відомий як закупівля послуг. Розглянемо наступні типи закупівель, наведені нижче:
#1. Непрямі закупівлі
Процес придбання товарів і послуг, які безпосередньо не пов’язані з основною діяльністю організації, називається непрямими закупівлями. Такі предмети, як канцелярське приладдя, послуги прибиральника та ІТ-обладнання, є видами непрямих закупівель.
Це часто передбачає інший набір процедур і стандартів для вибору постачальників, і це контролюється командою поза командою прямих закупівель. Непрямі закупівлі спрямовані на підвищення ефективності та скорочення витрат без шкоди для якості.
#2. Прямі закупівлі
Процес закупівлі товарів і послуг безпосередньо у постачальників, які є учасниками ланцюжка постачання вашої компанії, називають закупівлями першого рівня або прямими закупівлями. Іншими словами, прямі закупівлі стосуються практики закупівлі товарів або послуг безпосередньо у постачальника або виробника, як правило, без використання посередника. Прямі види закупівель мають різноманітні переваги, включаючи нижчу ціну та більший контроль якості. Типи прямих закупівель також можуть мати певні недоліки, як-от тривалі терміни виконання та менша гнучкість.
#3. Закупівля послуг
Процес отримання послуг від третьої сторони відомий як закупівля послуг. Основна відмінність між покупкою продуктів і послуг полягає в тому, що за допомогою послуг ви купуєте певну мету або результат на відміну від матеріального товару. Перш ніж купувати послуги, важливо визначитися, що саме вам потрібно від постачальника. Ви можете почати створювати критерії для оцінки можливих постачальників послуг, коли чітко усвідомите свої вимоги.
Що таке закупівлі в ланцюзі поставок
Успішна служба закупівель сприяє підвищенню прибутковості компанії. Закупівлі є критично важливим компонентом управління ланцюгом поставок. Це включає пошук, торг, купівлю та відстеження поставок на додаток до закупівлі товарів і послуг. Оскільки в останні роки технологічні вдосконалення підштовхнули нас до швидкого темпу життя, значення закупівель в управлінні ланцюгом поставок зросло. Навіть якщо ми пройшли довгий шлях від днів, коли були фізичні записи кожної покупки, все одно важливо ретельно вибирати продукти та послуги, необхідні для ділових операцій.
Ключові показники ефективності закупівель:
Організація повинна регулярно дотримуватися ряду KIP, щоб підвищити ефективність процесу закупівель, контролювати прогрес і узгодити команду з бізнес-цілями. Ці KPI включають наступне:
- Час циклу для замовлення на купівлю
- Термін виконання, відсоток дефектів і доступність поставок постачальників
- Кількість продавців
- Точність виконання
- ROI процесу закупівель
Етапи процесу закупівлі:
- Ідентифікація. Першим кроком є ідентифікація, під час якої група із закупівель визначає початкову потребу організації в конкретних продуктах і предметах. Для нових або раніше замовлених товарів може знадобитися поповнення.
- Подання запиту: Команда із закупівель повинна надіслати компанії офіційний запит із детальною інформацією про товар, кількість і ціну для будь-якої великої закупівлі продукції. Після схвалення фінансової групи група із закупівель може продовжити план закупівлі.
- Оцінка постачальника: команда повинна вирішити, які речі потрібно придбати, перш ніж визначити постачальників, у яких робити покупки.
- Переговори: команда із закупівель веде переговори з продавцем, щоб знизити ціну до найкращої вартості або переглянути переговори про продаж після отримання цінової пропозиції.
- Замовлення на купівлю: після узгодження кількості та ціни створюється замовлення на купівлю з усіма специфіками замовлення, які зазначені для виконання постачальником.
- Перевірка поставленої продукції: команда із закупівель повинна перевірити кількість поставленої продукції та будь-які пошкоджені товари після їх доставки.
- Формування рахунків-фактур і ведення обліку: після доставки товарів створюється рахунок-фактура, який оплачує фінансовий персонал організації.
Закупівля проти закупівлі
Здається, слова закупівля та закупівля означають одне й те саме простою англійською мовою. Однак у діловому середовищі вони далеко не такі. Хоча обидва вони мають певні паралелі, один більше пов’язаний із транзакційними завданнями, а інший – із стратегічним процесом пошуку продукту. У дискусіях про закупівлю проти закупівлі плутанина не є незвичайною. Насправді ця відмінність не має великого значення для менших фірм. Однак нерозуміння різниці між цими двома може зашкодити вашій компанії під час її розширення. Тут ми розглянемо цю відмінність більш детально.
Що таке закупівлі в бізнесі? Закупівля проти закупівлі
Процедура, яка використовується щоразу, коли ваша компанія чи організація купує товари чи послуги для досягнення своїх цілей, називається закупівлею. Якщо це зроблено за рахунок коштів компанії, виплата зарплати персоналу, оренда нових офісних приміщень або навіть придбання нової мікрохвильової печі для офісної комори – усе це вважається покупками.
Що таке закупівлі в бізнесі? Закупівля проти закупівлі
Пошук, ведення переговорів і вибір товарів і послуг, які зазвичай мають більшу важливість для організації, більш технічною мовою називаються закупівлями. Більш обдуманим методом придбання товарів і послуг в компанії є закупівлі.
Ключові відмінності між закупівлями та закупівлями
Працюючи в схожих умовах, закупівлі та закупівлі – це не одне й те саме. Щоб мати успішну систему, важливо мати повне розуміння того, як вони відрізняються. Нижче наведено деякі ключові відмінності між закупівлею та (проти) закупівлею:
#1. Цілі
Закупівлі зосереджені на ціні вашого замовлення, тоді як закупівлі зосереджені на створеній вартості та загальній вартості володіння.
#2. Ціноутворення та вартість
Бізнес-закупівлі більше зосереджені на довгостроковій цінності, яку закуплені продукти або послуги приносять компанії. З іншого боку, закупівля зосереджена на ціні або вартості бажаних матеріалів.
#3. Партнерство з постачальником
Налагодження зв’язків із постачальниками зазвичай не є головним пріоритетом у управлінні закупівлями, оскільки воно працює лише з поточною базою постачальників. З іншого боку, одним із головних обов’язків управління закупівлями є розвиток довгострокових партнерських відносин із стратегічно обраними постачальниками.
#4. Транзакційний VS Реляційний фокус
Ще одна відмінність між процедурами закупівлі та закупівель полягає в тому, що процеси закупівель є реляційними, тоді як процеси закупівель є трансакційними.
#5. Підхід: проактивний проти реактивного
Процеси, обґрунтування та цілі обох вказують на те, що закупівлі використовують проактивний підхід, тоді як закупівлі є більш реактивними. Оскільки вони включають вищий рівень планування та стратегії до, під час і після закупівлі необхідних ресурсів, процеси закупівель є проактивними.
#6. Оцінка та пом'якшення ризиків
Як суто трансакційна діяльність, купівля не дозволяє оцінити та зменшити ризик. Взаємодіючи з продавцями або постачальниками, організація може зіткнутися з низкою небезпек у ланцюзі поставок. Операційний ризик, фінансовий ризик, ризики з безпекою даних тощо.
#7. Послідовність операцій
Потік процесу закупівлі є значно складнішим, ніж процес закупівлі. Це передбачає все, включаючи визначення вимог, пошук джерел, закриття контракту та ведення записів. Замовлення, прискорення та оплата — це три етапи, які складають більшу частину процесу покупки.
Які 5 основних речей у закупівлях?
У кожному з них є частинка секрету успішних закупівель:
- Потік ланцюжка закупівель
- Управління ризиками постачальника
- Розвиток потенціалу для прогнозної аналітики
- Централізована база даних постачальників
- Включення в систему колективних інновацій компанії.
Які 4 основні ролі закупівель?
Пошук джерел, ведення переговорів, управління контрактами та управління відносинами з постачальниками є чотирма основними функціями закупівель.
Яка мета закупівлі?
Різноманітність дій входить до ключової бізнес-функції закупівель, яка допомагає організації придбати товари та послуги. Метою закупівель є пошук постачальників за конкурентоспроможними цінами, які забезпечують найбільшу цінність.
схожі повідомлення
- УПРАВЛІННЯ ЗАКУПІВЛЯМИ: значення, переваги, стратегії та кроки
- ЗАКУПІВЛЯ ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ: найкращі безкоштовні програми та компанії у 2023 році
- Як консультанти із закупівель допомагають підприємствам заощаджувати гроші та підвищувати вартість
- Управління закупівлями проекту: детальний посібник із процесів закупівель
посилання
