Як власник малого бізнесу, який працює над відстеженням запасів, ви знаєте, що несподівані сплески та затишшя клієнтського попиту, перешкоди в ланцюзі поставок і неправильна класифікація продуктів можуть зробити відстеження запасів величезною проблемою. Однак це неприємність, з якою вам не доведеться мати справу під час ведення свого бізнесу. Щоб успішно підтримувати та розширювати свій бізнес, ви повинні мати можливість плавно та постійно перевіряти свій інвентар, щоб знати, що продається, а що ні, і коли потрібно змінити замовлення. Тут ми розглянемо основи перевірки запасів і керування ними, включно з програмним забезпеченням, яке можна використовувати для свого бізнесу.
Що таке перевірка запасів у бізнесі?
Перевірка запасів — це практика забезпечення того, щоб усі речі на складі або в магазині були обліковані та в правильній кількості. Він допомагає організаціям вести облік продуктів, що зберігаються, оцінювати рівень запасів і мінімізувати втрати через крадіжку чи відходи. Перевірка запасів є необхідним кроком для ефективної роботи вашого бізнесу; зрештою, якщо ви не знаєте, що у вас є, ви не зможете дати клієнтам те, що їм потрібно. Перевірки запасів передбачають методичну оцінку наявних товарів, підтвердження точності рахунків-фактур і замовлень на купівлю та заповнення полиць у разі потреби. У двох словах, це секрет ефективного управління запасами!
Як зробити інвентаризацію підприємства
Конкретний спосіб перевірки запасів буде різним залежно від розміру вашого бізнесу, продуктів, які ви продаєте, вашого бюджету та низки інших міркувань. Однак ось деякі заходи високого рівня, які може вжити кожна компанія:
#1. Призначте відповідального за управління запасами.
Якщо ваша компанія управляє великою кількістю запасів із різними продуктами (особливо швидкопсувними речами), ви можете найняти менеджера з інвентаризації на повний робочий день. Якщо фізична інвентаризація є незначним компонентом вашої організації, відстеження запасів може бути делеговано менеджеру на додаток до інших його обов’язків.
#2. Виберіть систему управління запасами.
Залежно від кількості та складності вашого запасу, ви можете керувати ним за допомогою електронної таблиці (або, у деяких випадках, блокнота). Однак у більшості випадків програмне забезпечення для керування запасами заощадить час і гроші організацій, надаючи при цьому точніші дані відстеження запасів.
#3. Визначте, як часто вам потрібно буде проводити інвентаризацію.
Якщо ви використовуєте програмне забезпечення для керування запасами, ваша програма виконуватиме більшу частину щоденного та щотижневого моніторингу запасів і інформуватиме вас про події через інформаційні панелі. Менеджери інвентаризації можуть щодня та за потреби контролювати ці інформаційні панелі, щоб переконатися, що все в порядку, а також готувати звіти для надання іншим зацікавленим сторонам.
Якщо ви керуєте запасами вручну, вам слід перевіряти рівень запасів регулярно або принаймні щомісяця, щоб випереджати дефіцит, надлишок і термін придатності комерційних товарів. Вам також потрібно буде відстежувати надходження нових запасів і відправлення, щоб вручну оновлювати рівень запасів у вашій електронній таблиці.
#4. Встановіть обладнання для відстеження запасів.
Незалежно від того, використовуєте ви програмне забезпечення чи ні, пристрої відстеження запасів (сканери штрих-кодів, сканери QR-кодів, сканери RFID тощо) можуть допомогти вам позбутися від нудних зусиль із відстеження запасів.
Якщо у вас немає програмного забезпечення для керування запасами, ви все одно можете використовувати сканери штрих-кодів, щоб покращити відстеження запасів. Замість синхронізації з вашим програмним забезпеченням інвентаризації сканер штрих-кодів просто доставить рядок даних на комп’ютер або мобільний пристрій, до якого він підключений, фактично перетворюючи ваш сканер на пристрій введення. Цей метод не такий ефективний, як використання програмного забезпечення для керування запасами, яке виявляє відскановані дані та автоматично оновлює інформацію про запаси, але він значно ефективніший і точніший, ніж ручне введення рядків даних в електронну таблицю.
#5. Регулярно перевіряйте відстеження запасів.
На жаль, управління запасами – це не бізнес «встановив і забув». Дуже важливо регулярно (щомісяця або щокварталу) змінювати систему моніторингу запасів, щоб усунути неефективність, подвійно перевірити точність і визначити області для покращення.
Ось кілька моментів, які слід враховувати під час проведення аудиту відстеження запасів:
- Фізично підрахуйте свій інвентар (електронні сканери тут можуть бути дуже корисними). Переконайтеся, що загальні показники відповідають даним у вашій електронній таблиці або системі керування запасами. Щоб усунути розбіжності, викликані застарілою інформацією, зробіть це, коли запаси заморожено (наприклад, у неробочий час або у вихідні).
- Підрахунок циклу слід проводити регулярно. Підрахунок циклу можна порівняти з повним підрахунком інвентарю, за винятком того, що він виконується для підмножини вашого інвентарю, щоб мінімізувати збої. Більшість фірм проводять підрахунок циклів цілеспрямовано, вибираючи, наприклад, підрозділи з високою вартістю або високою плинністю.
- Зіставте інвентарні номери з фінансовими даними. Якщо ваша статистика запасів не збігається з вашою фінансовою звітністю, наприклад, щодо доходів від проданих речей, вам слід придивитися до неї більше.
Що таке управління запасами?
Процес упорядкування, зберігання, використання та продажу запасів компанії називається управлінням запасами. Це включає в себе управління сировиною, компонентами та готовою продукцією, а також складування та переробку таких товарів. Існують різні форми управління запасами, кожна з яких має переваги та недоліки залежно від вимог бізнесу.
Переваги управління запасами
Одним із найважливіших активів компанії є її запаси. Вхідні ресурси та кінцеві продукти компанії є серцевиною її діяльності в роздрібній торгівлі, виробництві, громадському харчуванні та інших галузях, що потребують інтенсивних запасів. Відсутність запасів, коли і де це необхідно, може бути катастрофічним.
У той же час запаси можна вважати пасивом (хоча і не в бухгалтерському розумінні). Величезні запаси вразливі до псування, крадіжки, пошкодження або зміни попиту. Інвентар повинен бути застрахований, і якщо він не буде проданий вчасно, він може бути проданий без збитків або просто знищений.
З цих причин управління запасами має вирішальне значення для компаній будь-якого розміру. Знання того, коли поповнювати запаси, скільки купувати чи виготовляти, скільки платити, коли продавати та за якою ціною, може стати складним питанням. Малі підприємства часто зберігають записи інвентаризації вручну та використовують формули електронних таблиць (Excel) для визначення точок повторного замовлення та сум. Більші компанії використовуватимуть програмне забезпечення для планування ресурсів підприємства (ERP). Найкращі організації широко використовують спеціально розроблене програмне забезпечення як послуга (SaaS).
Методи управління запасами
Корпорація використовуватиме різні стратегії управління запасами залежно від типу бізнесу чи продукту, що вивчається. Виробництво «точно вчасно» (JIT), планування потреби в матеріалах (MRP), економічна кількість замовлення (EOQ) і щоденні продажі запасів (DSI) — це деякі з цих стратегій управління. Є й інші, але це чотири найпоширеніші підходи до аналізу запасів.
#1. Управління JIT (Just-in-Time).
У 1960-1970-х роках цей підхід до виробництва був розроблений у Японії. Найбільший внесок у його зростання зробила Toyota Motor (TM). Підтримуючи лише запаси, необхідні для виробництва та продажу продукції, корпорації можуть заощадити значні суми грошей і зменшити відходи. Цей метод дозволяє заощадити гроші на зберіганні та страхуванні, а також витрати на утилізацію або звалище надлишкових запасів.
Управління запасами JIT може бути небезпечним. Якщо попит неочікувано зросте, виробник може виявитися не в змозі придбати запаси, необхідні для задоволення цього попиту, що завдасть шкоди його репутації споживачів і підштовхне бізнес до конкурентів. Навіть невеликі затримки можуть бути неприємними; якщо важливий внесок не буде отримано «точно вчасно», може виникнути вузьке місце.
#2. MRP (планування потреб у матеріалах).
Цей метод управління запасами залежить від прогнозу продажів, що означає, що виробники повинні вести точні записи про продажі, щоб точно передбачити потреби в запасах і вчасно повідомляти про ці потреби постачальникам матеріалів. Виробник лиж, наприклад, може використовувати систему інвентаризації MRP, щоб переконатися, що такі матеріали, як пластик, скловолокно, дерево та алюміній, є на складі на основі очікуваних замовлень. Нездатність виробника виконувати замовлення виникає через нездатність ефективно оцінити доходи та спланувати придбання запасів.
#3. EOQ (Економічна кількість замовлення)
Ця модель використовується в управлінні запасами, щоб обчислити, скільки одиниць компанія повинна додати до своїх запасів з кожним пакетним замовленням, щоб знизити загальні витрати на запаси, припускаючи стабільний споживчий попит. У моделі витрати на запаси включають витрати на утримання та встановлення.
Модель EOQ має на меті забезпечити замовлення відповідної кількості запасів на партію, щоб компанії не доводилося надто часто розміщувати замовлення та не мати надлишку запасів. Передбачається, що існує компроміс між витратами на утримання запасів і витратами на створення запасів, і що загальні витрати на запаси зменшуються, коли зменшуються як витрати на встановлення, так і витрати на утримання.
4. Дні продажу запасів (DSI)
Цей фінансовий коефіцієнт показує середню кількість днів, які потрібні компанії, щоб перетворити свої запаси, включаючи незавершену продукцію, у продажі. DSI також відомий як середній вік запасів, дні незавершених запасів (DIO), дні в запасах (DII), дні продажів в запасах або дні інвентаризації.
Статистика відображає, скільки днів витримає поточний запас запасів компанії, вказуючи на ліквідність запасів. Нижчий DSI, як правило, бажаний, оскільки він передбачає менший час для розчищення запасів, хоча середній DSI залежить від галузі.
Програмне забезпечення для управління запасами, доступне для малого бізнесу
#1. Інвентар Зохо
Zoho Inventory пропонує багато функцій. Для початку Zoho надає досить повний безкоштовний план, який дозволяє клієнтам приймати відкладені замовлення на товари, яких немає в наявності, налаштовувати доставку та обробляти мультивалютні транзакції. Це дозволяє невеликим компаніям підтримувати свій інвентар упорядкованим, не турбуючись про свої обмежені витрати.
Однак, якщо ви вирішите збільшити свій план, ви отримаєте додаткові функції. Ви можете керувати кількома складами, підтримувати серійні номери та партії та підключати різні магазини Shopify до свого облікового запису. Ви також отримаєте ефективну інтеграцію сторонніх розробників, як-от з Amazon і його службою Fulfilled By Amazon (FBA).
Однак вважається, що Zoho найкраще підходить для малих і середніх організацій. Незважаючи на те, що його плани включають низку обмежень щодо замовлень, у тому числі нещодавно запущений план Elite (за $239 на місяць, рахунок виставляється щорічно), який дозволяє необмежені замовлення, це інші функції, які дозволяють Zoho обслуговувати малий і середній бізнес. Немає обмежень щодо замовлень, транспортних етикеток або відстеження за планом elite. Це чудовий план для середніх підприємств, які займаються доставкою та електронною комерцією з п’ятьма магазинами Shopify і 15 складами.
Якщо ви керуєте малим бізнесом і вам не потрібно виконувати сотні замовлень на місяць, Zoho Inventory стане чудовим рішенням. Ви також можете продовжити використання Zoho, коли будете готові розвиватися.
#2. Inflow Inventory
InFlow Inventory — чудова система управління запасами для малих підприємств із обмеженим бюджетом. Програмне забезпечення неймовірно просте у використанні, багато функцій відстеження запасів автоматизовано. У нього навіть є чудовий мобільний додаток для сканування штрих-кодів і інформування ваших агентів з продажу та менеджера з інвентаризації про рівень запасів.
Хоча він спрощує керування запасами, InFlow обмежує кількість замовлень, які ви можете обробляти щомісяця, перш ніж отримати додаткову оплату. Найдорожчий план, наприклад, включає 10,000 XNUMX замовлень на продаж щомісяця.
№3. Ордоро
Коли ви жонглюєте різними каналами продажів, важко застосувати відповідні стратегії управління запасами. На щастя, Ordoro спрощує багатоканальний продаж. Ви можете створити головні товари у своїй системі інвентаризації за допомогою Ordoro, дозволяючи оновлювати описи, фотографії, брендування тощо в усіх (або частині) каналів продажів у вільний час.
Ordoro також має інструменти керування постачальниками, які спрощують дропшипінг. Ви можете, наприклад, призначити постачальників для певних продуктів у своєму каталозі. Тоді, якщо клієнт хоче певні речі, Ordoro може автоматично направити замовлення належному постачальнику, усуваючи посередника (вас), підвищуючи ефективність ланцюжка поставок і гарантуючи, що ваші споживачі отримають свої товари якомога швидше.
Ordoro також дозволяє застосовувати нетипові стратегії управління запасами. Наприклад, ви можете цілеспрямовано перепродавати свої товари або обмежити кількість товарів на складі, видимих вашим клієнтам, що створює відчуття дефіциту та заохочує ваших потенційних покупців завершити покупку. Нарешті, це дозволяє отримати більший прибуток і уникнути збереження дорогих надлишкових товарів.
#4. Cin7
Більшість рішень для планування ресурсів підприємства (ERP) включають модулі для кожної частини вашої організації (наприклад, бухгалтерського обліку, точки продажу, інвентаризації та доставки), і ви платите за кожен модуль, який додаєте до свого плану. Ці витрати накопичуються, що робить ERP-системи непомірно дорогими для всіх компаній, крім найбільших.
Cin7 руйнує шаблон, додаючи вбудовані модулі як частину вашого плану. Cin7 включає в себе функції електронної комерції B2B, функції виробництва та навіть платіжний сайт на додаток до повністю інтегрованої системи POS. Це на додаток до функцій сканування штрих-кодів, відстеження запасів і виконання замовлень, які ви очікуєте від системи управління запасами.
Cin7 також надає розширене прогнозування попиту та багатоканальні можливості, включаючи п’ятихвилинну міжканальну синхронізацію. Це гарантує, що у вас є динамічна система інвентаризації, яка завжди актуальна, дозволяючи досягти належного управління запасами без зусиль.
#5. Додати
Upserve пропонує динамічне рішення для інвентаризації для задоволення конкретних потреб ресторанів. Програмне забезпечення, зокрема, більше зосереджується на відстеженні терміну придатності та унікальних вимогах до ланцюга постачання (наприклад, транспортування охолоджених продуктів), ніж інші програмні рішення для контролю запасів.
Так, Upserve коштує дорого, але він пропонує все, що вам може знадобитися в одній підписці. Ви можете здійснювати онлайн-замовлення, послуги POS та організацію праці з багатьох місць. Upserve навіть надає інформацію та інструменти, які допоможуть вам ефективніше керувати своїм бізнесом.
Крім того, Upserve пропонує можливості, спеціально розроблені для закладів харчування. Ви можете, наприклад, використовувати програмне забезпечення для інвентаризації Upserve, щоб створювати рецепти для продуктів, які ви продаєте, пристосовуючи до кожного рецепту точні інгредієнти та необхідні кількості. Коли ви продаєте цю страву, Upserve може автоматично вираховувати кількість використаних продуктів із рівня вашого запасу. Ви також можете використовувати цю можливість для визначення цін на меню та виявлення харчових відходів.
Що таке запаси 80/20?
Згідно з правилом 80/20, 80% результатів приносить 20% зусиль, споживачів або іншої одиниці виміру. У застосуванні до товарних запасів правило говорить, що 80% доходів компанії надходять від 20% її товарів.
Як часто перевіряється інвентар?
Залежно від розміру складу та вимог організації, періодичні підрахунки можуть проводитися кожні два місяці або кожні три тижні. Це забезпечить більше обізнаності, ніж річні чи сезонні можливості, але також потребуватиме більше часу та зусиль. Працівники повинні переконатися, що інвентаризація проводиться послідовно між підрахунками.
Які три основні методи інвентаризації?
Методології оцінки запасів включають FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) і WAC (середньозважена вартість).
У Висновку
Контроль запасів є критично важливим компонентом бізнес-операцій. Управління запасами залежить від типу бізнесу та типу проданих товарів. Можливо, не існує ідеального типу управління запасами, оскільки кожен має переваги та недоліки. Однак використання найбільш підходящої форми методу управління запасами може мати велике значення.
Статті по темі
- ЩО ТАКЕ ПЛАН РАХУНКІВ: визначення, типи, приклади та посібник
- КОМПАНІЇ З УПРАВЛІННЯ ЗАПАСАМИ: найкращі постачальники послуг і програмне забезпечення 2023 року
- КОРПОРАТИВНА ПРОГРАМА: усе, що вам потрібно знати про EAS
- УПРАВЛІННЯ ЗАПАСАМИ: що це таке, види та переваги
посилання
