Одним із найпопулярніших способів текстового спілкування, як в офісі, так і поза ним, є електронна пошта. Ввічливе, чітке, стисле та дієве повідомлення доставляється одержувачу добре написаного професійного електронного листа. Може знадобитися певне зусилля, щоб навчитися писати електронні листи, які відповідають усім цим стандартам. У цій статті ми дізнаємося, як написати професійну електронну адресу для роботи, хто такий професійний письменник і що таке професійне спілкування електронною поштою.
Як написати професійний електронний лист
Електронний лист, написаний у професійній ситуації, наприклад між колегами, менеджером і працівником, студентом і їхнім професором або кандидатом на роботу та менеджером з найму, називається професійним електронним листом. Професійні електронні листи мають чітке, корисне повідомлення.
Професійний електронний лист можна написати різними способами. Це може бути лист подяки, заява про звільнення до вашої компанії або супровідний лист, надісланий разом із резюме для прийому на роботу. Якою б не була причина вашого електронного листа, ви повинні написати його професійно, щоб підвищити свої шанси на успіх.
8 порад щодо створення професійної електронної пошти
Якою б не була тема вашого електронного листа, його можна розділити на однакові основні частини. Можливо, вам не завжди потрібно використовувати всі ці компоненти, але ви завжди повинні ретельно продумувати кожен із них.
#1. Переконайтеся, що рядок теми містить тему.
Тема вашого електронного листа – це перше, що бачить ваш отримувач, коли відкриває його у своїй папці "Вхідні". Рядок теми маркетингового електронного листа може визначити, чи одержувач відкриває його чи видаляє. Ваша тема має бути короткою, переконливою та доречною.
У темі вашого електронного листа будьте якомога точнішими. Таким чином одержувач знатиме, чого очікувати від вашої електронної пошти. Одержувач оцінить стислий рядок теми, який полегшить читання та відповідь на ваш електронний лист; тут немає потреби проявляти фантазію чи наживку.
#2. Правильно звертайтеся до адресата
Найкращий спосіб звернутися до одержувача ділової електронної пошти – «Шановний», його ім’я чи прізвище та відповідне почесне ім’я. Якщо ви не впевнені, використовуйте або їхнє ім’я, або їхні ім’я та прізвище як почесні.
Замість «Привіт» або «Привіт» ви можете почати електронний лист з імені одержувача. Зазвичай це стосується лише людей, з якими у вас уже є стосунки, наприклад колеги чи керівника.
#3. Залишайтеся зосередженими
Ділова електронна адреса має стосуватися лише однієї теми. Це може бути запит, вимога, відповідь або пояснення. Тіло електронного листа має бути зосереджено на цій темі, якою б вона не була. Будьте короткими в електронному листі, але не пропускайте важливі деталі. Скорочення для цього: «тільки стільки, скільки це потрібно».
#4. Не забудьте розписатися.
Додайте відповідну підписку та свій підпис після створення кінцевого рядка електронного листа, який має містити заклик до дії чи активне завдання. Усі деталі, які можуть знадобитися одержувачу, щоб зв’язатися з вами належним чином, наприклад ваша посада, номер телефону та розширення, а також адреса електронної пошти, мають бути включені до професійного підпису. Хоча ми усвідомлюємо, що хтось може просто натиснути відповідь, щоб відповісти, надання вашої адреси електронної пошти запобігає будь-якій двозначності щодо того, як з вами зв’язатися.
№5. Коректування
Перед надсиланням перевірте свою електронну пошту на наявність помилок. Швидко перевірте його, щоб переконатися, що немає опечаток, орфографічних чи граматичних помилок. Помилки електронної пошти можуть зіпсувати все ваше повідомлення та створити непрофесійний вигляд.
#6. Уникайте використання невимушеного тону.
Зазвичай це означає уникати використання емодзі.
Під час написання електронного листа слід використовувати професійний тон. Тримайтеся подалі від будь-якої мови, яка звучить достатньо невимушено для текстових повідомлень, включаючи сленг і просторіччя. Подібним чином уникайте використання шаблонних фраз на кшталт «просто обведіть назад», коли робите подальші дії.
#7. Слідкуйте за своєю мовою
Майте на увазі, що будь-хто може переслати вашу електронну пошту комусь іншому. Подібно до того, як будь-хто може роздрукувати, зробити знімок екрана або завантажити вашу електронну пошту. Якщо ви не хочете мати письмовий запис розмови, не повідомляйте про це в електронному листі, оскільки електронні листи є письмовими записами розмов.
#8. Будьте конкретними у своїх інструкціях
Ніколи не припускайте, що одержувач знає місцезнаходження певного файлу або посилання, які ви використали, щоб підтвердити свої аргументи в недавньому есе. Переконайтеся, що ваш одержувач розуміє все, що ви говорите, і запропонуйте посилання, де це необхідно, щоб вони могли швидко знайти це.
Як написати професійну електронну пошту для роботи
Більше 7 секунд (приблизно стільки ж потрібно, щоб зав’язати взуття) сканування вашого повідомлення.
Для успіху важливо бути самобутнім. Бути професіоналом – це той самий підхід, який ви повинні використовувати в усіх подальших електронних листах для заявок на роботу; це не означає спроби бути розумним чи епатажним.
Що потрібно для написання професійної електронної пошти для роботи?
Давайте спочатку визначимо робочу електронну адресу. Це засіб для їх представлення, а не супровідний лист чи резюме.
Рекрутер навіть не потрудиться вивчити ваше резюме або відкрити ваш лист-заявку, якщо ви не витрачаєте на це багато часу або якщо воно неправильне. Не дозволяйте цьому бути вами, оскільки якщо вони мають справу з 250 відповідями, вони активно шукають виправдання для відхилення заявок.
Хоча кожен рекрутер має унікальну процедуру подання заявки, ви завжди повинні включати кілька дуже типових компонентів, таких як:
#1. Супровідний лист
Ваш супровідний лист є формальним компонентом процесу подання заявки, де ви представляєте себе, описуєте свою кваліфікацію, пояснюєте, чому ви подаєте заявку на посаду, і обговорюєте цінність, яку ви можете принести компанії.
Ми не будемо проводити вас через процес написання супровідного листа. Але почніть із доступних неймовірних онлайн-ресурсів.
Ваш супровідний лист можна прикріпити як файл Word або PDF. Використовуйте файл, який можна завантажити, роздрукувати та надати спільний доступ; не використовуйте хмарні служби, такі як Google Docs.
#2. CV (резюме)
Ваше резюме – це можливість продемонструвати свої досягнення, розповісти про свою професійну кар’єру та надати короткий огляд ваших навичок. Знову ж таки, ми не будемо вдаватися в деталі того, як написати привабливе резюме, але ми пропонуємо прийняти просту, зрозумілу структуру.
Створіть документ, який можна завантажити, роздрукувати та надати спільний доступ, а не намагатися використовувати фантастичні типи файлів.
#3. Зразки робіт (за бажанням)
Показуйте, а не розповідайте, як радять професіонали. Ви можете виділити свої здібності та попередні досягнення в електронному листі заявки. У своєму електронному листі ви можете посилатися на свій веб-сайт або облікові записи в соціальних мережах, прикріпити портфоліо або включити зображення чи відео.
Ось деякі поради від нас: наведіть приклади та опишіть ефект. Кого хвилює, чи красивий дизайн вашого плаката? Але якщо той же плакат збільшив продажі на 50%, то ситуація інша.
Друга порада — використовувати обмежену кількість прикладів — три — чудова кількість. Дуже багато людей здаються безнадійними.
По-третє, поширюйте лише оригінальний вміст. Чітко поясніть свою роль у будь-якій команді чи організації, з якою ви працювали. Ніколи не видавайте чуже творіння за своє.
Професійна електронна адреса
Найосновнішим аспектом вашої інтернет-ідентичності є ваша електронна адреса. Це дає змогу надсилати та отримувати електронні листи з ким завгодно, налаштовувати облікові записи на різних веб-сайтах або в мобільних додатках, підписуватися на інформаційні бюлетені електронною поштою з цікавих джерел, приймати важливі сповіщення, подавати заявки на роботу тощо.
Вам потрібна корпоративна адреса електронної пошти, якщо ви шукаєте роботу, ведете бізнес або розширюєте свою мережу.
Надійна професійна електронна адреса справляє позитивне враження, не виділяючись як мозоль на оці в резюме чи візитній картці. Незважаючи на те, що законодавчо не заборонено використовувати адресу електронної пошти вашої середньої школи, це майже напевно спрацює проти вас і зробить вас непривабливим для рекрутерів і менеджерів з найму.
Поради щодо створення професійної електронної адреси
Хоча створити професійну адресу електронної пошти неважко, слід пам’ятати про кілька факторів:
- Будьте короткими – уникайте використання довгої електронної адреси для ділового листування. Використовуйте більш запам’ятовувану, коротшу версію, якщо ваше ім’я довге, як у моєму випадку.
- Зробіть її доступною для вимови. Вам може знадобитися прочитати комусь свою електронну адресу особисто або по телефону, тому вам слід попрацювати над тим, щоб її було якомога легше вимовити. Моє прізвище неможливо зрозуміти, тому я скоротив його до «DRK» в одному зі своїх облікових записів електронної пошти.
- Уникайте використання наголосів або діакритичних знаків у своїй електронній адресі, навіть якщо ваше повне ім’я написане з ними в інших місцях.
Професійний формат електронної адреси
Звичайно, [захищено електронною поштою] є найбільш традиційним і рекомендованим форматом для корпоративної електронної адреси. Однак є кілька додаткових способів отримати корпоративну електронну адресу, зокрема:
- [захищено електронною поштою]
- [захищено електронною поштою]
- [захищено електронною поштою]
- [захищено електронною поштою]
- [захищено електронною поштою]
- [захищено електронною поштою]
Хоча крапка тепер використовується частіше, для розділення імен можна використати підкреслення. Якщо цього вимагає нагода, ви можете використовувати цифрові символи у своїй професійній електронній адресі, хоча зазвичай їх краще уникати. На деяких веб-сайтах також рекомендується вказувати в електронній адресі своє місто, кар’єру чи навички. Це не те, що ми підтримуємо, і зазвичай не рекомендується. З часом ваш набір навичок розвиватиметься, і ваша професійна кар’єра може привести вас до різних місць, тому такі електронні адреси, як [захищено електронною поштою] та [захищено електронною поштою] швидко стане непривабливим.
Професійний автор електронної пошти
Людина, яка спеціалізується на написанні відшліфованих та успішних електронних листів для різних цілей, відома як професійний автор електронних листів. Вони вміють змінювати свої повідомлення відповідно до певної аудиторії та цілей і мають чудові навички письма.
Професійний автор електронної пошти вміє професійно організовувати електронні листи та усвідомлює цінність короткого та чіткого спілкування. Вони розуміють, як успішно донести свою точку зору за допомогою правильної граматики, пунктуації та тону.
Професійні автори електронних листів під час їх створення враховують мету електронного листа, цільову аудиторію та очікуваний результат. З різних причин, таких як заявки на роботу, запити компанії, спілкування з клієнтами, продажі та маркетинг, обслуговування клієнтів тощо, вони можуть писати електронні листи.
Вони прагнуть створювати електронні листи, які є переконливими, цікавими та високоякісними. Крім того, вони можуть відповідати за редагування та перевірку електронних листів, щоб переконатися, що вони безпомилкові та точно відображають запланований вміст.
Загалом, професійний автор електронної пошти допомагає людям і компаніям ефективно спілкуватися електронною поштою, зміцнювати їхній професійний імідж і підвищувати ймовірність того, що вони досягнуть своїх цілей.
Професійне спілкування електронною поштою
Акт написання та надсилання електронних листів у поважній, стислій та придатній формі для офіційного чи ділового контексту відомий як професійне спілкування електронною поштою. Щоб правильно передати своє повідомлення та підтримувати професіоналізм, це передбачає використання точної граматики, пунктуації та професійної мови.
Нижче наведено деякі основні атрибути професійного спілкування електронною поштою:
#1. Лаконічно і чітко
Надсилайте стислі, добре сфокусовані електронні листи. Під час спілкування уникайте двозначності та сторонніх деталей, використовуючи просту, недвозначну мову.
#2. Правильне форматування
Зберігайте професійний тон електронної пошти під час спілкування, використовуючи чітку тему, початок, основні абзаци та закриття. Зробіть свою електронну пошту логічною та легкою для читання, використовуючи за потреби абзаци або маркери.
#3. Стриманий і ввічливий голос
Тон вашої електронної пошти завжди повинен бути ввічливим і шанобливим. Щоб висловити професіоналізм і повагу, використовуйте офіційні привітання та привітання, наприклад «Шановний пане/пані». або «Привіт [Ім’я одержувача]», а також ввічливі слова.
#4. Відповідний словниковий запас і мова
Використовуйте прийнятну для бізнесу термінологію, яка є професійною. Утримайтеся від використання жаргону, сленгу чи надто невимушеної мови. Пам’ятайте про культурні відмінності та адаптуйте своє формулювання до потреб одержувача.
#5. Професійний електронний підпис і адреса
Використовуйте офіційну електронну адресу, яка містить ваше ім’я або його близький варіант. Завершіть електронний лист професійним підписом, який містить ваше повне ім’я, посаду (якщо є), контактну інформацію та будь-які відповідні посилання чи додаткову інформацію.
#6. Швидка та адекватна реакція
Відповідайте на кожен електронний лист якнайшвидше, підтверджуючи отримання та вирішуючи будь-які запитання чи проблеми, як тільки вони виникають. Зберігайте своє спілкування професійним і уникайте непотрібних затримок.
Майте на увазі, що ваш професіоналізм, увага до деталей і повага до інших людей відображаються у вашому професійному електронному листуванні. Дотримуючись цих правил, ви можете створювати ефективні та професійні взаємодії електронною поштою в різних бізнес-сценаріях.
Що таке п’ять правил етикету електронної пошти?
- Відповідно, адресуйте свого одержувача. Переконайтеся, що ім’я одержувача та пов’язана з ним назва написані правильно двічі, тричі.
- Використовуйте відповідні початкові та заключні репліки.
- Вставте правильний формат.
- Уникайте використання ВСІХ ВЕЛИКИХ БУКВ.
- Консолідуйте великі файли.
Яке хороше початкове речення для електронного листа?
Доброго дня, [Ім’я одержувача], я сподіваюся, що ви добре і читаєте мою електронну пошту. Сподіваюся, ваш день поки що пройшов добре, [Ім’я одержувача] Доброго [ранок/день/вечір]. Щоб представити мене як [ваша посада] в [назва вашої компанії], мене звати [ваше ім’я]. Я пишу вам через [тема електронного листа].
Які чотири основні частини професійної електронної пошти?
- Рядок теми, мабуть, найважливіша частина електронного листа, визначає, чи буде воно прочитано чи видалено.
- Привітання
- Середній відділ
- Висновок
Підсумки
Написати виграшний електронний лист може бути складно, але якщо ви скористаєтеся порадами в цій статті як посібником, ви досягнете успіху. Навіть незважаючи на те, що не на всі листи ми отримаємо відповідь, звернення до ваших потенційних клієнтів підвищить рентабельність інвестицій.
Щоб виділятися в папці «Вхідні» одержувачів, не забудьте ще раз перевірити кожен компонент ваших ділових електронних листів, робити їх короткими та додавати деякі особисті штрихи. Перш ніж надсилати електронні листи, перевірте їх, а потім зачекайте три-п’ять днів, перш ніж надсилати будь-які подальші повідомлення.
Статті по темі
- КУШІВНІ ВІДПИСИ ЕЛЕКТРОННИХ ПОЗИЦІЙ: 27+ смішних розписів електронних листів, які варто спробувати
- Електронний лист із супровідним листом: зразок, формати та спосіб написання
- Як відкликати електронний лист у Outlook (детальний посібник)
- ПОВІДОМЛЕННЯ МЕНЕДЖЕРУ з найму: приклади та посібник із надсилання електронного листа менеджеру з найму
- ЕЛЕКТРОННА ПОШТА НЕ НА РАБОТЕ: найкращі способи написати повідомлення про відсутність на роботі та приклади
посилання
