Офіс-менеджер або бізнес-менеджер відповідає за безперебійну роботу офісу та всіх його зон щодня. До їхніх обов’язків входить розмова з керівниками відділів, передача важливої інформації або змін у політиці від вищого керівництва, а також заохочення людей працювати більше. У цій статті детально описано обов’язки офіс-менеджера, контрольний список, обов’язки керівника медичного та стоматологічного кабінетів, а також резюме обов’язків офіс-менеджера
Обов'язки офіс-менеджера
Офіс-менеджери можуть бути початковою точкою контакту як для внутрішніх, так і для зовнішніх сторін у вашому офісі, що може вплинути на різноманітні аспекти обслуговування клієнтів і комунікаційні аспекти їхніх службових обов’язків. Залежно від розміру групи обов’язки та відповідальність можуть включати:
#1. Управління персоналом
- Знайдіть і найміть нових кандидатів.
- підготувати документи для нових наймів і людей, які залишають роботу.
- проводити орієнтацію персоналу для нових працівників.
- знаходити та складати навчальні плани для співробітників.
- Мотивуйте, навчайте та направляйте персонал.
- делегувати та керувати робочими завданнями.
- моніторинг ефективності, що включає оцінки та коментарі.
- вирішення спорів і скарг.
- Вести облік відвідуваності працівників.
- вести особові справи працівників.
№2. Бухгалтерський облік
- контролювати та вести облік витрат.
- Готуйте звіти про витрати.
- тримати бюджет офісу.
- щомісячні фінансові звіти допомагають вам бути в курсі вашої системи відстеження.
- обробка отриманих рахунків і кредиторської заборгованості.
- Слідкуйте за простроченими рахунками.
- провести звірку рахунків.
- оперувати невеликою сумою готівки.
#3. Нарахування заробітної плати
- Подивіться і запишіть, скільки годин було відпрацьовано, включаючи понаднормові
- Слідкуйте за відпусткою та часом хвороби
- Адмініструвати пільги
- Розрахунок податкових декларацій
- Написання та доставка чеків із заробітної плати
#4. Секретарська
- Організуйте переговори та зустрічі
- Слідкуйте за датами та часом
- Керуйте організацією подорожей
- Підготувати та розіслати протокол зустрічі
- Налаштовуйтеся та готуйтеся до переговорів
- Підготувати та відправити кореспонденцію
- Зробіть спеціальні папери і покажіть їх людям
- Відповідайте, перевіряйте та маршрутизуйте вхідні дзвінки
Читайте також: Що таке управління офісом? Все, що вам потрібно знати
Перелік обов'язків офіс-менеджера
Офіс-менеджерам є чим зайнятися. Їхня робота дуже різноманітна, починаючи від збереження конфіденційної документації компанії до перевірки ефективності роботи співробітників і складання річних бюджетів. Давайте перейдемо безпосередньо до контрольних списків обов’язків офіс-менеджера. Ось вони:
#1. Запис контрольного списку утилізації
Утилізація записів є важливою частиною управління документами, тому що якщо це зробити неправильно, це може призвести до дорогих юридичних проблем або витоку великих даних. Незважаючи на те, що це може здатися простим процесом, компанії часто наражають себе на небезпеку, не дотримуючись суворих правил.
Тому для компаній будь-якого розміру, особливо для тих, які мають справу з тисячами записів, що містять конфіденційну інформацію, надзвичайно важливо реалізувати стратегію утилізації записів. Незалежно від того, чи є ваші записи на папері чи в цифровій формі, чи їх потрібно викинути, чи вони зберігаються в сховищі, цей план проведе вас через усі кроки, щоб переконатися, що ви позбудетеся від них законним і ефективним способом.
#2. Контрольний список перевірки безпеки в офісі
Офіс-менеджери мають великий обов’язок забезпечити безпеку своїх офісів. Не робити цього може бути дуже дорого, як у фінансовому плані, так і для іміджу компанії. Контрольний список обов’язків офіс-менеджера є важливим компонентом добре завершеної перевірки робочого місця, оскільки це єдиний спосіб переконатися, що зроблено все для запобігання нещасним випадкам, травмам і захворюванням.
#3. Контрольний список оцінки ризиків офісу
У рамках контролю за здоров’ям і безпекою вашої організації ви повинні регулярно оцінювати та контролювати ризики в кожній офісній зоні. Від поширених небезпек, таких як спіткнутися та падіння, до ергономіки та того, як працівники використовують офісне обладнання, у цьому контрольному списку є все, що вам потрібно для повної оцінки ризику всього робочого простору. Він багато в чому схожий на контрольний список перевірки безпеки, але він також має додаткові завдання для з’ясування того, наскільки обізнані співробітники, і перегляду оцінки ризику з колегами після того, як це буде зроблено.
#4. Контрольний список вирішення конфліктів Office
У 85% працівників є якісь конфлікти, а у 29% – постійно. Це тривожна цифра, яка змушує вас задуматися, чи достатньо керівників роблять для вирішення офісних проблем і запобігання їх погіршенню. Звичайно, більшість розбіжностей між двома людьми можна врегулювати без сторонньої допомоги, оскільки основна причина конфлікту на роботі – це просто погане спілкування.
Однак, якщо в основі лежить серйозна проблема і конфлікт явно шкодить моральному духу та продуктивності інших співробітників, залишати антагоністів вирішувати це — не найкраща стратегія. Бути нейтральним посередником, який часто слухає, може покращити ситуацію та запобігти ескалації конфлікту. Цей контрольний перелік обов’язків офіс-менеджера проведе вас через кожен етап процесу вирішення конфлікту, забезпечуючи спокійну атмосферу в офісі та щоб кожен міг повернутися до роботи в хорошому настрої.
#5. Контрольний список припинення трудових відносин
Позбутися працівника — це серйозний процес, який може призвести до жахливих наслідків, якщо його виконати неправильно. Є багато речей, які потрібно зробити, перш ніж ви зможете їх відпустити, як-от заборонити їм доступ до власності компанії, надіслати їм листа про їхні переваги та провести співбесіду при виході. Незалежно від того, чи працівник звільняється сам, чи його звільняють, цей контрольний список допоможе вам переконатися, що процес виконується ввічливо, законно та ефективно.
Читайте також: Директор з продажу: опис роботи, зарплата та як ним стати
Обов'язки завідувача медичним кабінетом
Менеджер медичного офісу, також званий менеджером медичної практики, відповідає за адміністративну роботу медичного кабінету, і його основні обов’язки полягають у веденні карт пацієнтів, платіжній відомості, рахунках і бюджеті офісу, а також наймі та навчанні канцелярського персоналу . До обов'язків завідуючого медичним кабінетом входять:
- Управління фінансами медичної практики або установи
- Виконання повсякденних справ
- Спостереження за розпорядком пацієнтів і персоналу
- Слідкує за процесом реєстрації пацієнтів
- Зберігання в порядку та актуальності медичної та кадрової інформації
- Поліпшення обслуговування клієнтів і забезпечення задоволеності пацієнтів
- Планування, впровадження та моніторинг офісних політик і процесів
- Забезпечення дотримання федеральних, державних і місцевих правил, у тому числі правил OSHA та HIPAA
- Планування зустрічей для клінічного, неклінічного та адміністративного персоналу
- Проведення співбесід та найм людей в медичний кабінет
- Навчання медичних працівників та рецензування їх роботи
Обов'язки завідувача стоматологічного кабінету
Обов’язки менеджера стоматологічного кабінету включають нагляд і підтримку всіх адміністративних завдань у стоматологічному кабінеті. Вони відповідають за керування такими речами, як збори персоналу, плани, офісні бюджети та місячна заробітна плата. Також називається адміністратор кабінету стоматолога або офіс-менеджер. В обов'язки завідувача стоматологічного кабінету входять:
- Переконайтеся, що офіс працює добре, створюючи та керуючи всіма внутрішніми процесами та практиками
- Ведення фінансового контролю стоматологічної клініки, кадрового розкладу, головної книги, системи розрахунків.
- Надання прямих вказівок як окремим особам, так і командам, щоб переконатися, що всі офісні працівники надають якісне обслуговування клієнтів.
- Координація повсякденного впровадження офісних практик, які покращують продуктивність і ефективність.
- Своєчасне та кваліфіковане реагування на клінічні та операційні проблеми.
- Розробка та виконання успішного бюджету офісу
- Наймання, контроль та навчання нових офісних працівників
Читайте також: ФІНАНСОВИЙ МЕНЕДЖЕР: значення, обов'язки, зарплата, ролі та персональний менеджер
Резюме обов'язків офіс-менеджера
Бути офіс-менеджером вимагає від вас носити кілька головних уборів, і, швидше за все, ви проводили співбесіди або робили вибір щодо найму самостійно. Це означає, що ви вже знаєте, скільки часу та роздумів витрачається на те, щоб переконатися, що хтось підходить для компанії. Тепер, коли ви по інший бік столу для співбесіди, скористайтеся цими вказівками та прикладами, щоб створити резюме офіс-менеджера, яке допоможе вам найняти.
#1. Напишіть переконливий профіль із узагальненням ваших кваліфікацій
Менеджери з найму зазвичай отримують багато заявок, тому вам потрібно швидко виділитися. Персональне резюме допоможе вам зробити це. Ця частина вашого резюме знаходиться вгорі, де ви вказуєте свій досвід і навички. Шукайте ключові слова чи навички, які менеджер з найму називає обов’язковими, наприклад добре володіти Microsoft Office або добре розуміти закони HIPAA. Це також гарне місце, щоб поговорити про свій досвід лідерства, про те, як ви вирішуєте конфлікти та як добре ви організовуєте справи.
#2. Додайте розділ про професійний досвід, орієнтований на досягнення
Під час написання частини вашого резюме про професійний досвід ви хочете точно описати свої попередні обов’язки та відповідальність, але вам також потрібно пам’ятати, кого ви пишете для менеджера з найму. Під час написання вакансій намагайтеся включати модні слова з опису роботи, наприклад, як ви використовували певне програмне забезпечення або як ви розглядали скарги клієнтів. Щоб надати керівникам наймання краще розуміння вашого досвіду, включаючи цифри, коли це можливо, наприклад, кількість клієнтів на робочому місці.
#3. Включіть відповідну освіту та сертифікати
Шукаючи роботу офіс-менеджера, важливо вказати будь-яку освіту чи сертифікати, які роблять вас хорошим кандидатом. Деякі роботи вимагатимуть принаймні ступеня бакалавра, тоді як інші можуть більше дбати про те, як довго ви працюєте в цій галузі. Бути сертифікованим офіс-менеджером є великою перевагою, але інші сертифікати програмного забезпечення, а також сертифікати SEO та CRM можуть продемонструвати, що у вас є додаткові таланти, які допоможуть вам досягти успіху після працевлаштування.
#4. Перелічіть відповідні ключові навички та вміння
Частина вашого резюме під назвою «Ключові навички та вміння» повинна містити простий список пунктів, які показують, що ви можете привнести в роботу. Ви можете додати до цього списку як технічні, так і соціальні навички, які іноді називають «м’якими навичками». Якщо ви можете, було б гарною ідеєю швидко прочитати опис роботи та додати до цього списку ключові слова та обов’язкові речі. Спробуйте включити ці часто затребувані навички, якщо ви не впевнені, що писати.
Яка найважливіша роль офіс-менеджера?
Офіс-менеджер займає одну з найважливіших ролей у компанії. Він або вона виконує загальні адміністративні завдання, створює процеси, які підвищують ефективність, керує та мотивує працівників, а також стежить за тим, щоб команди спілкувалися між собою.
Що таке професійне резюме для офіс-менеджера?
Організований офіс-менеджер із чудовими навичками виконувати офісні функції та керувати адміністративним персоналом відповідно до потреб керівників. Орієнтований на ефективність і цілеспрямований, з глибоким розумінням потреб у переговорах щодо контрактів, бюджетів, нарахування заробітної плати та офісних замовлень.
Яка різниця між офіс-менеджером і операційним менеджером?
Очікується, що операційні менеджери будуть дивитися на загальну картину, щодня працюючи над покращенням усіх елементів бізнесу для досягнення цілей компанії. Водночас офіс-менеджери – це люди, які починають працювати, визначаючи тон офісу та гарантуючи, що члени команди залучені та задоволені своєю роботою.
Які приклади управління офісом?
Це може включати широкий спектр завдань, таких як забезпечення сучасності офісу, догляд за офісним обладнанням, створення дружньої атмосфери, управління бюджетом офісу, зустріч відвідувачів і нових співробітників, організація діяльності в офісі. і виїзні заходи для офісного персоналу та планування.
Як ще називають офіс-менеджера?
Офіс-менеджер, який також може бути відомий як адміністратор офісу або просто адміністратор, є особою в організації, яка виконує функції зв’язку між командою управління та персоналом. Офіс-менеджери відповідають за широкий спектр дій, деякі з яких включають відстеження поставок, організацію робочих місць і допомогу керівникам, коли це необхідно.
Що робить хорошого менеджера?
Компетентний менеджер — це той, хто може подати хороший приклад для своєї команди та розуміє, як використовувати власні навички, щоб допомогти команді досягти її цілей. Найефективніші менеджери знаходять час, щоб пізнати своїх співробітників і шукати методи їх підтримки, щоб вони могли працювати якнайкраще. Важливо постійно підтримувати чіткий зв’язок із вашим персоналом щодо їхніх цілей, очікувань і відгуків.
Що є найскладнішим у роботі офіс-менеджера?
Позбавлення від працівників.
Ймовірно, це завжди буде найважчою частиною роботи менеджера, і ви ніколи не повинні до цього звикати. Немає легкого способу обійти це, і це не стає легшим, незалежно від того, скільки ви це робите.
посилання
Статті по темі
- ЯК СТАТИ АСИСТЕНТОМ СТОМАТОЛОГА: вимоги, зарплата, вакансії та кроки, щоб стати ним у 2023 році
- СТРАХУВАННЯ СТОМАТОЛОГІЧНОЇ СТРАХОВКИ ДЛЯ САМОПАЙНЯТОСТІ: чи варто воно того?
- НАЙКРАЩІ ПЛАНИ СТРАХУВАННЯ СТОМАТОЛОГІЇ: найкращі плани для окремих осіб і людей похилого віку
- УПРАВЛІННЯ КОНФЛІКТАМИ: найкращі стратегії вирішення конфліктів на робочому місці
- НАЙКРАЩЕ СТРАХУВАННЯ ЗУБІВ ДЛЯ ЛЮДЕЙ ПОХИЛОГО ВІКУ, ЩО ОТРИМУЮТЬ МЕДИЦИНСЬКЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ У 2023 РОЦІ
.
