Birçok işletme, hem üretkenlik düzeyini hem de kuruluş içindeki genel iletişimi etkileyebilecek dahili sorunlarla mücadele eder. Bir intranet, firmanın yapısına bağlı olarak bu tür sorunları çözebilir. Bir intranet sitesi kullanmanın önemi yeterince vurgulanamaz.
Peki, intranet nedir ve çalışanların üretkenliğini artırmak için onu nasıl kullanabilirsiniz? Bunun hakkında konuşalım!
Intranet nedir?
Bir kuruluş, intranet olarak bilinen ve çalışanların işle ilgili bilgileri ve bilgi işlem kaynaklarını birbirleriyle güvenli bir şekilde paylaşmasına olanak tanıyan kendi özel ağına sahip olabilir. Güvenli ve verimli bir şekilde çalışması için web sunucularına, içerik yönetim sistemlerine ve güvenlik duvarlarına güvenir. İntranetlerin güvenliği genellikle ağa erişim izni verilen çalışanların tüm kullanıcı adlarını içeren bir veri tabanının yardımıyla sağlanır.
İntranetler, basit dahili web sitelerinden birden fazla birbirine bağlı LAN ve WAN içeren karmaşık sistemlere kadar değişebilir. Ayrıca çalışan profilleri için sosyal intranet öğeleri, gönderi gönderme, beğenme, yorum yapma ve paylaşma gibi bir dizi özellik sunarlar. Ayrıca grup çalışmasını ve telekonferansları destekleyebilir ve önemli bilgilere, uygulamalara, formlara ve şirket kayıtlarına erişim sağlayabilirler.
Çalışanlar arasındaki iletişim, işletmelerde intranet kullanımı yoluyla teşvik edilir. Bu nedenle çalışanlar, hayati bilgilere ve ilgili bağlantılara, uygulamalara ve şirketin kayıtlarını içeren veritabanlarına hızla erişebilir.
Modern Intranet'in Özellikleri
Modern intranetler aşağıdaki gibi özellikleri içerir:
1 numara. Kişiselleştirilmiş İçerik
Modern intranetler, çalışanlar için kişiselleştirilmiş ana sayfalar ve zaman çizelgeleri sunarak ilgili şirket haberlerini ve duyurularını sunar. Ayrıca, statik iletişim, ilk katılım yolculukları ve wiki sayfaları oluşturmak için sayfa oluşturucu araçlarına sahiptir.
#2. İşbirliği
Modern intranetlerde sosyal ağ oluşturma, kullanıcı tarafından oluşturulan içerik ve bulut bilgi işlem vurgulanarak çalışanların katılımını, etkileşimini ve işbirliğini teşvik eder.
#3. Diğer Araçlarla Entegrasyon
Dosya paylaşım çözümleri veya yerleşik dosya depolama sistemleri ile entegrasyon. Sorunsuz bir dijital iş yeri deneyimi sağlamak için Microsoft 365, Yammer ve Teams gibi diğer uygulamalarla tümleşir.
# 4. Uzaktan erişim
Modern intranetler, bulut tabanlı seçenekler veya şirket içi kurulumlar sunarak siteye uzaktan erişim sağlar.
# 5. İçerik Yönetimi ve Doküman Paylaşımı
İntranet belgelerinin, elektronik tabloların ve slaytların doğrudan düzenlenmesine olanak tanır. Ayrıca, büyük miktarda veriyi yönetmek için verimli sistemlere sahiptir ve modern intranetlerde çok önemlidir.
#6. Yönetici Arayüzleri, İçerik Şablonları ve Analitikler
Sezgisel arayüzler, verimli intranet yönetimi ve içerik yönetimi yetenekleri ve sağlam analitik panoları, modern intranetlerin önemli özellikleridir.
#7. uyarlanabilirlik
Modern intranetler, işletmeyi en çok etkileyen değişiklikleri dahil etmeye odaklanarak kuruluşla birlikte gelişmek üzere tasarlanmıştır. Site analitiği ve kullanıcı geri bildirimi ilerlemeyi takip eder ve kullanıcı davranışını anlar.
İntranet Ne İçin Kullanılır?
İntranetlerin birden fazla kullanımı vardır, ancak üç temel kullanım şunları içerir:
- İletişim ve işbirliği: İntranetler, çalışanlar, yöneticiler ve üst düzey yöneticiler arasındaki iletişimi kolaylaştırarak kurum içinde haberlerin, güncellemelerin ve bilgilerin paylaşılmasını kolaylaştırır. Ayrıca belge paylaşımı, gerçek zamanlı düzenleme ve son teslim tarihi olan görev atamaları gibi işbirliği için araçlar sağlarlar.
- Belge ve içerik yönetimi: İntranetler, belgeleri yönetmeye ve kontrol etmeye, sürümleri izlemeye ve düzenleme geçmişini korumaya yardımcı olur. Ayrıca şirket belgeleri, videolar ve ses dosyaları için merkezi depolama sağlayarak çalışanların bilgiye erişmesini ve bilgi paylaşmasını kolaylaştırır.
- Bilgi alma: İntranetler, tüm şirket bilgileri için tek adres görevi görerek çalışanların ihtiyaç duyduklarını bulmalarını kolaylaştırır. Güçlü arama yetenekleri sağlarlar ve en önemli bilgileri ve bağlamı göstermek için bir filtre görevi görebilirler.
Bir intranet sitesinin kullanılabileceği diğer işlevler şunlardır:
- Bir intranet portalı, hem yukarıdan aşağıya hem de aşağıdan yukarıya iletişim yoluyla üretkenliği ve çalışan bağlılığını artırır.
- İntranet sitesi, çalışanların belirli organizasyonel rolleri tamamlamaları için görevleri kişiselleştirir.
- Bir intranet portalı, çalışanlara bilgi aramak, iş akışlarını yönetmek ve kuruluş genelinde iletişim kurmak için bir platform sağlar.
Kaç Tür İntranet Vardır?
İki ana intranet türü vardır; yerinde ve bulut tabanlı intranetler.
- Site İçi Ağlar: Bir ticari kuruluş, bu tür intranetleri tamamen yerinde barındırır. Tesis içi intranetler, sunucularını yönetmek, güncellemek ve yedeklemek için özel bir BT ekibi gerektirir. Genellikle bunları sürdürmek için yeterli kaynağa sahip büyük işletmeler için uygundur.
- Bulut Tabanlı İntranetler: Bu tür intranetler çevrimiçi olarak oluşturulur, korunur ve kullanıma sunulur. Sahada altyapı gerektirmezler ve anında çevrimiçi olarak kullanılabilirler. Bununla birlikte, bulut tabanlı intranetlerin bazı güvenlik sorunları vardır ve bu da bazı kuruluşların bunlar yerine tesis içi intranetleri seçmesine neden olur.
İşlevlerine ve kullanıcılara verilen erişimin kapsamına göre intranet türleri:
1 numara. Kuruluş çapında intranetler
Bu intranetler, arama motorları, kullanıcı profilleri, bloglar, mobil uygulamalar ve etkinlik planlama gibi özelliklerle dahili iletişim ve işbirliği için merkezi bir merkez sağlar. Genellikle yerel alan ağı (LAN) ve geniş alan ağı (WAN) teknolojileri kullanılarak kurulurlar.
2 numara. extranetler
Müşteriler, tedarikçiler ve diğer onaylı taraflar extranetlere erişebilirken normal intranetlere yalnızca kuruluş çalışanları erişebilir. Extranet'ler, kimlik doğrulama, yetkilendirme ve hesap oluşturma (AAA protokolü) hükümleriyle özel bir ağı internete genişletir.
#3. İşbirliği odaklı intranetler
Bu intranetler, gruplar halinde çalışmayı ve telekonferansı kolaylaştırmaya yardımcı olur. Genellikle proje yönetimi, satış ve müşteri ilişkileri yönetimi ve kurumsal dizinler için araçlar içerirler.
#4. Kültür Değiştirme Platformları
İntranetler aynı zamanda birçok çalışanın önemli konuları tartışabildiği, yönetim, üretkenlik ve diğer kurumsal yönlerde yeni fikirlere yol açabildiği kurumsal kültür değişimi platformları olarak da faydalıdır.
İntranet Sitesi Kullanmanın Artıları ve Eksileri
Bir intranet sitesi kullanmak birden fazla avantaj ve dezavantaj sunar. Bunlar:
İntranet Kullanmanın Artıları
- İntranetler daha iyi iletişim için bir fırsat verir.
- Bilgi paylaşımını kolaylaştırır.
- Bir işletme içinde işbirliği daha kolay hale gelir.
- Kayıtları yönetme ve kolaylaştırma
- İsteklerin daha hızlı takip edilmesini sağlar
- Yeni şirket web sitesi konseptlerini test etmek için bir yer.
- Çalışanlara odaklanan, katılımı ve etkileşimi teşvik eden daha iyi bir kurum kültürü sağlar.
- Düşük uygulama ve işletme maliyetleri nedeniyle iyi bir yatırım getirisi sağlar.
İntranet Kullanmanın Eksileri
Bir intranet portalı kurarken aşağıdakiler gibi bazı sorunlar da ortaya çıkabilir:
- Güvenlik riskleri: Tüm önemli veriler ve bilgiler tek bir yerde toplandığından, intranet güvenliği önemli bir husustur.
- Bilgi bombardımanı: Platformda aşırı miktarda bilgiyi yönetmek ve depolamak zor olabilir.
- Zaman yönetimi ve maliyetler: Bir intranet sisteminin uygulanması ve sürdürülmesi zaman alıcı olabilir ve yinelenen maliyetlerle sonuçlanabilir.
- Bilgi bulmadaki zorluklar: Bazı intranet sistemlerinin zayıf arama motorları vardır ve bu da çalışanların ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını zorlaştırır.
- İçeriği güncellemede zorluk: İntranetlerdeki bilgilerin güncellenmesi zor olabilir, bu da kaynakları ve bilgileri yanlış ve güncelliğini yitirme riskiyle karşı karşıya bırakır
- Karmaşık ve maliyetli uygulama: İntranetlerin uygulanması, özellikle özel intranetler için karmaşık ve pahalı olabilir.
- Uzaktan çalışma: Mobil cihazlar ve uzaktan yardım mevcut olmadığında, uzaktan çalışanlar intranette bilgi almakta zorlanabilirler.
En İyi İntranet Uygulamaları
İntranet portalınızın etkili olmasını sağlamak için aşağıdakiler de dahil olmak üzere izlenecek birkaç en iyi uygulama vardır:
- Çalışanları intranet'i düzenli olarak kullanmaya teşvik etmek için tercih edilen iletişim yöntemi haline getirin.
- Kullanıcı deneyimi (UX) göz önünde bulundurularak tasarlanmış sezgisel, kullanımı kolay çözümler arayın.
- Anketler, nabız yoklamaları ve yorum gönderme yoluyla çalışan geri bildirimi toplamak için intranetinizi kullanın. Çalışanlardan gelen geri bildirimleri uygulamak, deneyimlerini iyileştirebilir ve başkalarını fikirlerini paylaşmaya teşvik edebilir.
- Modern ve günümüzün iş gücünün ihtiyaçları düşünülerek tasarlanmış bir intranet platformu seçin. Geleneksel intranet çözümleri genellikle güncel değildir ve her çalışana ulaşamaz, bu da çalışan katılımını etkiler.
- İşbirliğini ve iletişimi geliştirmek için, konumdan bağımsız olarak tüm çalışanların erişebileceği bir intranet uygulayın.
- Daha fazla çalışan uzaktan çalıştığı ve şirket bilgilerine mobil cihazlarından eriştiği için intranetinizin mobil uyumlu olduğundan emin olun.
- Çalışan katılımını ve işbirliğini teşvik etmek için sohbet ve mesajlaşma gibi sosyal özellikleri uygulamayı düşünün.
- Çalışanların intranet'i etkin bir şekilde kullanmasını sağlamak için eğitim ve destek sağlayın.
- Çalışanlar için ilgili ve yararlı kalmasını sağlamak için intranetinizi düzenli olarak güncelleyin ve bakımını yapın.
- Kuruluşunuzun gereksinimleriyle büyüyebilen, ölçeklenebilir bir intranet çözümü seçin.
İntranet ve Extranet Nedir?
Extranet, şirket dışındaki kişilerin belirli materyalleri ve programları kullanmasına izin veren bir intranet türüdür. İntranetin bazı bölümleri müşteriler, tedarikçiler ve iş ortakları gibi üçüncü şahıslara açıktır. Müşteriler veya iş ortakları gibi yetkili üçüncü taraf kullanıcılar tarafından erişilebilen ve kuruluşlar arasında güvenli bilgi alışverişine izin veren özel bir ağ olması nedeniyle intranetten farklıdır.
İntranet, bir kuruluşun çalışanların iletişimini, işbirliğini ve bilgi paylaşımını kolaylaştıran özel, güvenli ağıdır. İntranetler genellikle kuruluşun çalışanları ile sınırlıdır.
İntranet ve Extranet Arasındaki İki Fark?
Bir extranet ile bir intranet arasındaki iki büyük fark, kullanıcı sayısı ile erişilebilirlik ve güvenliktir.
1 numara. Kullanıcı Sayısı ve Erişilebilirlik
- İntranetlere yalnızca belirli bir grup veya kuruluş tarafından, genellikle şirket çalışanları tarafından erişilebilir, bu da onları daha küçük bir kullanıcı grubunun kullanımına sunar.
- Kuruluş içindeki üyeler ve tedarikçiler, iş ortakları ve müşteriler gibi dış paydaşlar da dahil olmak üzere birçok kullanıcı bir extranete erişir.
# 2. Güvenlik
- Kısıtlı arayüzleri ve sınırlı erişilebilirlikleri nedeniyle intranetler genellikle daha güvenlidir. Sisteme erişmek için ağa güvenlik sağlayan, tanımlanmış bir güvenlik duvarı tarafından güvence altına alınırlar.
- Extranet ağları kuruluş ile dış üyeler arasında paylaşıldığı için hassas veriler istenmeyen erişim tehlikesi altındadır. Bir güvenlik duvarı, güvenli erişim için harici kullanıcıları şirket kullanıcılarından ayırarak interneti extranetten yalıtır.
İntranet Portalı Nedir?
Bir intranet portalı, kurumsal bilgilere veya üçüncü taraf uygulamalarına erişim için bir başlangıç noktasıdır. Sonuç olarak, kullanıcılara kişiselleştirilmiş bakış açıları sunarak işletmelerin verileri, yazılımları ve diğer bilgileri daha verimli bir şekilde yönetmesini sağlar. İntranet yazılımlarının yardımıyla işletmeler, yalnızca çalışanlarının bir parola ile erişebileceği özel bir ağ kurabilirler.
VPN Bir İntranet Türü mü?
VPN bir tür intranet değildir. İntranet, internetten izole edilmiş ve yalnızca bir kuruluş içinde erişilebilen özel bir ağdır. Öte yandan, VPN, İnternet gibi bir genel ağ üzerinden iki bilgisayar arasında şifreli iletişim oluşturarak onu güvenli ve özel hale getiren “Sanal Özel Ağ” anlamına gelir.
Google bir İntranet mi?
Hayır, Google bir intranet değildir. İntranetler, kuruluşların çalışanları arasında bilgi ve kaynak paylaşmak için kullandıkları özel ağlardır. Google, bulut tabanlı üretkenlik ve ortak çalışma araçlarından oluşan bir koleksiyon olan Google Workspace dahil olmak üzere bir dizi ürün sunan bir şirkettir. Ancak üçüncü taraf intranet çözümleri, bazen "Google intraneti" olarak adlandırılan şeyi oluşturmak için Google Workspace ile entegre olabilir.
Bir şirket veya kuruluş için bir intranet geliştirmek üzere Google Sites'ı kullanabilirsiniz. Google Sites, Google Formlar, Google Takvim ve Google Haritalar gibi tüm Google Drive araçlarınızı kolayca bulunabilecekleri tek bir yere koymanıza olanak tanıyan hepsi bir arada bir intranet seçeneğidir.
İntranet Sitesi Nedir?
İntranet sitesi, çalışanların şirket içi haberlere, güncellemelere ve belgelere erişmesini sağlayan özel bir portaldır. Firma için bir liderlik iletişim kanalı, bir konuşma ve işbirliği alanı ve bir bilgi tabanı işlevi görebilir.
- İŞBİRLİĞİ BECERİLERİ: Tanım, Örnekler ve Nasıl İyileştirilir
- KÜÇÜK İŞ İLETİŞİM ARAÇLARI: Kullanılacak En İyi ve En Etkili Araçlar
- İŞBİRLİĞİ NEDİR: Tanım, Örnekler, Yazılım ve Önem
Referanslar
