Kuruluşlar, çalışanların nerede olduğundan bağımsız olarak verimliliği ve üretkenliği artırmak için dahili iş iletişimi araçlarına giderek daha fazla güveniyor. Bu, BT yönetimini kolaylaştırmaya, kullanıcı dostu çözümler bulmaya ve personele ilham vermeye yardımcı olacaktır. Bu nedenle, başarılı bir işi başlatmak ve büyütmek için iletişim şarttır. Dış ve iç iletişim, çok çeşitli iş iletişimi araçlarını içerir. Bu araçlar, iş üretkenliğinizi ve çevrimiçi işbirliği ve üretkenlik platformlarınızı geliştirmeye yardımcı olur. Bu makale, işinizde size yardımcı olacak bazı pratik çevrimiçi iş iletişimi araçlarını tartışacaktır.
İş İletişiminin Temel Araçları Nelerdir?
Hem iç hem de dış iletişim için kullanılan çok çeşitli iletişim araçları vardır. Bu araçlar arasında görev yönetimi, Anlık mesajlaşma, ses, video konferans araçları, Belge işbirliği araçları, Bilgi merkezi, posta, e-posta ve birlikte çalışmak ve iş yapmak için çevrimiçi platformlar bulunur. Bazı temel iş iletişimi araçlarıyla başlıyoruz
#1. Görev Yönetimi Araçları
Dağınık veya tesis dışında olan ekiplerin, iş arkadaşlarının ne üzerinde çalıştığını görmek veya teslim tarihini kontrol etmek için birbirlerinin iş yerlerini ziyaret etme lüksleri yoktur.
Görev yönetimi yazılımının çok yardımcı olmasının nedeni budur. Kuruluşunuz en güçlü teknoloji yığınına sahip olsa bile, görevleriniz doğru bir şekilde yerine getirilmezse hedeflerinize ulaşmak neredeyse zor olacaktır.
Proje takvimleri oluşturmak, ekip üyelerine iş atamak ve son tarihler belirlemek için bir görev yönetimi uygulaması kullanabilirsiniz. Bir proje başlatıldıktan sonra araç, projelerin nasıl ilerlediğini ve ekibinizin zamanında kalıp kalmadığını takip edecek; görev yönetimi araçları, etkili iş iletişimini sürdürmek için de idealdir. Her yorum veya girdi parçası kartlarda veya ileti dizilerinde saklandığından, proje tartışmalarını yönetebilirler. Örneğin Trello gibi bir platform, görevleri düzenli tutmak için özel listeler, panolar ve zaman çizelgeleri kullanır. Ekibinizden birinin bir görevle ilgili şikayeti varsa veya bir programı ayarlaması gerekiyorsa, tek yapmaları gereken sizden @bahsetmek ve size bilgi verilecektir.
2 numara. Anlık mesajlaşma
Anlık mesajlaşma, gerçek zamanlı olarak etkileşime girmesi ve çalışması gereken hızlı tempolu ekipler için sahip olunması gereken bir araçtır. E-postanın amacı bunu gerçekleştirmek olsa da hepimiz onun kusurlarının farkındayız: mesajlar yalnızca alıcı posta kutusunu sürekli olarak izliyorsa okunur.
E-postalar söz konusu olduğunda, tek gereken basit bir yanıt olduğunda, uzunluk ekleme eğilimi vardır. Bu, hızlı yanıtları caydırabilir.
Anında sohbet platformları, gereksiz e-posta dizilerine saplanan veya gelen kutularının getirdiği zaman gecikmesi olmadan gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmak isteyen ekipler için mükemmeldir.
Slack, favori takım iş iletişim araçlarımızdan biridir. Kişilerle veya gruplarla gerçek zamanlı olarak bağlantı kurmanıza izin veren basit, kullanıcı dostu bir anlık mesajlaşma programıdır.
Tasarım ekibinizin finans departmanının takip ettiği faturaları duymaması için ayrı ekipler için kanallar kurulabilir ve aynı zamanda verimliliği artırmak için mükemmel bir alandır. Ekibinizi uzun sabah toplantıları için bir araya getirmek yerine, herkesin o gün ne yaptığına dair hızlı bir genel bakış elde etmek için Slack'in sabah stand-up işlevini düşünün.
Ancak Workvivo'yu sosyal intranetiniz için kullanıyorsanız, Slack'in anlık mesajlaşma servislerini aktivite akışınıza entegre edebilirsiniz. Böylece personeliniz Slack kullanmıyor olsa bile önemli iletişimleri kaçırmaz!
#3. Sesli ve Görüntülü Konferans Araçları
Teknoloji platformunuza telefon ve video konferans araçlarını dahil etmek çok önemlidir. Ekibiniz bu teknolojileri yalnızca sanal toplantılar yapmak ve projeleri tartışmak için kullanmakla kalmaz, aynı zamanda müşterilerle iletişim kurabilir ve yeni iş fırsatları bulabilir.
Ekibinizle görüntülü sohbet başlatmak, hizmetinize bağlı olarak bir toplantı saati ayarlamak, bir bağlantı sağlamak ve katılmalarını beklemek kadar basittir. Zoom gibi (zaten 300 milyondan fazla kullanıcısı olan!) bir araçla her yerden toplantılar düzenleyebilir, sunumlar paylaşabilir ve müşterilerle iletişim kurabilirsiniz.
Toplantı başladığında, ekranınızı paylaşarak ve dosyaları bağlayarak maksimum 25 kişiyle işbirliği yapabilirsiniz. Ve birisi toplantıya katılamayacaksa, toplantıyı kaydedebilir ve işiniz bittiğinde ona gönderebilirsiniz!
Birçoğunu kullanıyorsanız, tüm uygulamalarınızı takip etmek zordur. Neyse ki Workvivo gibi bir üründe Uygulama Başlatıcı'yı kullanarak doğrudan kontrol panelinden uygulamalara bağlanıp bunları kullanabilirsiniz. Workvivo ile Zoom entegrasyonu, ekibinizin doğrudan sosyal intranetlerinden video konferanslar başlatmasını sağlayarak, uygulamalar arasında geçiş yaparken zamandan tasarruf etmelerini sağlar.
#4. Belge İşbirliği Araçları
Belge işbirliği aracı olmadan bir iş yerinin nasıl görüneceğini düşünün; bir ekip onlar olmadan nasıl güçlerini birleştirebilir ve bir projede işbirliği yapabilir? Aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda belge işbirliği çözümü vardır; en iyi yanı, çoğunun ücretsiz olmasıdır. Google Workspace, ekiplerin belgeler, e-tablolar, slayt gösterileri ve formlar üzerinde çalışmasını sağlayan bir ekip çalışması aracıdır. Bir iş arkadaşınızla bağlantı paylaşın, projeleri gerçek zamanlı olarak yorumlayın, önerin ve düzenleyin.
# 5. Bilgi Merkezi
Çalışanlarınızı kuruluşunuzun mümkün olduğu kadar çok yönüyle ilgili olarak eğitmek, onları teşvik etmenin ve ürününüzle ilgili anlayışlarını artırmanın mükemmel bir yoludur.
Onları eğitmek için zaman ayırmak zor kısımdır. Toplantılar düzenlemek ve büyük miktarda bilgi yaymak, onları kuruluşunuz hakkında daha fazla bilgi edinmeye teşvik etmek ve sorunları kendi başlarına çözmelerini sağlamak için ideal bir strateji değildir.
Bazen "temel" olarak da bilinen bir bilgi merkezi, işletmelerin ilkeleri, eğitim kılavuzlarını, wiki'leri ve diğer kaynakları saklayabildiği bir kitaplıktır. Ayrıca şirket duyuruları yapabilir, misyon beyanlarını güncelleyebilir ve şirket hedefleri geliştirebilirsiniz.
Ancak iletişim araçları, düzenli bir bilgi tabanı oluşturmanıza ve gerektiğinde belgeleri kolayca güncellemenize olanak tanır.
#6. Posta
Günümüzün iletişim seçenekleriyle bile, sıradan posta güçlü bir ticari araç olmaya devam ediyor. Kişisel bir dokunuş katar ve korunan belgeleri, sözleşmeleri ve satın alınan ürünleri müşterilere teslim etmek için sıklıkla kullanılır. Bir usps.com veya Stamps.com hesabı (Amerika Birleşik Devletleri'nde), bilgisayarınızdan posta ücreti yazdırmanıza olanak tanır ve evinizden veya iş yerinizden gelen postaları yönetmenin basit bir yoludur. Uluslararası posta göndermek için kullanılabilen birkaç taşıyıcı vardır. İş bölgenizde hangi operatörlerin en güvenilir olduğunu öğrenin. En iyi teklifi bulmak için fiyatları, teslimat tarihlerini ve takip seçeneklerini karşılaştırabilirsiniz.
#7. E-posta
Halihazırda kişisel bir e-posta adresiniz olsa bile, bir iş e-posta adresine sahip olmak, müşteriler, satıcılar ve dahili iş arkadaşlarınızla iletişim kurmanıza yardımcı olacaktır. E-postayı günlük olarak kontrol etmek çok önemlidir. Sahip olduğunuz hesabın türüne bağlı olarak, çeşitli e-posta hizmetlerine erişebilirsiniz. Örneğin, alıcının onları okuduğunu garanti etmek için belirli hesaplar için e-postaları takip edebilirsiniz. Farklı hesap türleri ile giden e-postaların gönderilmesini geciktirebilir, alınan e-postaları filtreleyebilir ve otomatik yanıtlar ayarlayabilirsiniz.
Gmail, Outlook ve Yahoo e-posta barındırma platformlarıdır. Başkaları da var. Bu platformlar size ek bir ücret karşılığında iş e-posta adresinizi verecektir. Örneğin, barındırma ücretini ödeyebilirsiniz. [e-posta korumalı] e-posta platformlarından birinde.
8 numara. Google Voice ve Diğer İnternet Arama Hizmetleri
İnternet araması, internet üzerinden telefon görüşmesi yapma yöntemidir. Çok sayıda internet arama servisi vardır. Google Voice, en popüler ve erişilebilir seçenektir. Google Voice, yerel bir telefon numarasının yanı sıra sesli mesaj, SMS ve mesajlaşmayı içerir. Kullanıcılar tamamlayıcı metin mesajları gönderebilir, sesli mesajlarını değiştirebilir, sesli mesajlarının metin dökümünü okuyabilir ve daha fazlasını yapabilir. Kullanıcılar, bilgisayarlarından veya akıllı telefonlarından telefon görüşmeleri veya metinler yapabilir veya alabilir.
Google'ın sesli mesaj hizmeti artık tüm Gmail kullanıcıları için ücretsizdir. Diğer internet arama hizmeti sağlayıcıları arasında Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably ve OnSIP bulunur. Her biri, değişen özelliklere, yeteneklere, güçlü yönlere ve eksikliklere sahip aylık ücrete dayalı bir hizmet sunar.
En Başarılı İş İletişimi Aracı Hangisidir?
Muhtemelen en popüler iş iletişimi aracı olan e-posta, birçok iletişim yolu açar. Çalışanlar, hayati bilgileri paylaşmak için uygulamayı kullanabilirken, yöneticiler ve üst düzey yöneticiler raporlarla veya üst düzey yönetimle etkileşim kurabilir. E-postanın çok geniş bir hedef kitlesi olduğundan, işletmeler onu müşterilerle iletişimde kalmak, geri bildirim sağlamak ve almak, yeni müşteriler istemek ve hatta müşterilerin günün herhangi bir saatinde irtibat görevlileri veya yöneticilerle iletişim kurması için bir kanal oluşturmak için kullanabilir. E-posta, kullanıcıların mesajlara ek olarak veri gönderip almalarına da olanak tanıyarak teknoloji şirketlerinin gerçek zamanlı olarak önemli yamalar ve güncellemeler sağlamasına olanak tanır.
7 İş İletişimi Türü Nelerdir?
Çoğu işletme dört tür iş iletişiminden birini kullanır: dahili (yukarı ve aşağı), harici veya yatay/yanal. Pek çok iş iletişimi türüne daha yakından bakalım.
1 numara. Şirket İçi İletişim
İç iş iletişimi, bir kuruluşun üyeleri arasındaki etkileşimi ifade eder. Hem resmi hem de gayri resmi iletişim yöntemlerini içerir. İç iletişim, birkaç departman kuruluşun personeline bilgi gönderdiğinde gerçekleşir. Etkili iç iletişim, üretkenliği ve memnuniyeti artırmak için kritik öneme sahiptir. Öncelikle iki tür iç kurumsal iletişim vardır:
- Dahili Yukarı İletişim: Örneğin, bir kuruluşun İK ekibinin belirli bir konu hakkında bir rapor oluşturduğunu ve daha sonra İK yöneticisine ilettiğini varsayalım. Bu, yukarı doğru şirket içi iletişimin bir örneğidir.
- Dahili Aşağıya Doğru İletişim: Bir şirketin CEO'su yeni talimatlar oluşturduğunda ve bunları tüm çalışanlara dağıttığında. Bir kuruluş içinde aşağı doğru dahili iş iletişimi bu şekilde gerçekleşir.
#3. Yatay/Yatay İş İletişimi
Yatay veya yanal iş iletişimi, yatay düzeyde, yani bir organizasyon veya şirketteki iş arkadaşları arasında gerçekleşen iletişimi ifade eder. Esas olarak yazılı veya sözlü iletişim yoluyla yapılır. Bu iş iletişimi, tek bir departman arasında, departmanlar arasında veya karşılaştırılabilir uzmanlık seviyelerine sahip kişiler arasında mesajlar değiş tokuş edildiğinde gerçekleşir.
Bu yöntemle iletilen bilgiler yalnızca aynı seviyedekiler tarafından kullanılabilir. İşlevsel başarıya ve işbirliğine ulaşmak için eşit hiyerarşi seviyelerinde iletişim şarttır. Örneğin, bir şirketin pazarlama müdürü, en yeni pazarlama trendlerini, ürün taleplerini ve tüketici isteklerini tartışmak için aynı şirketin üretim müdürüyle iletişime geçer. Mesaj, departman yöneticileri arasında etkili iletişim yoluyla uygun şekilde dağıtılacaktır.
#4. Harici İş İletişimi
Harici iş iletişimi, bir ticari firma hakkındaki bilgiler, iş ortamı dışındaki başka bir ticari kuruluşa veya başka bir kuruluştan yetkililere gönderildiğinde gerçekleşir. Kuruluşlar, ticari potansiyellerini genişletmek için sık sık diğer kuruluşlarla iletişim kurar. Diğer iş iletişimi türlerinden farklı olarak, dış iş iletişimi esas olarak yazılı veya sesli yollarla yapılır.
Dış iş iletişimi iki türe ayrılır: resmi ve gayri resmi. Mektuplar, raporlar, sunumlar, notlar ve diğer resmi dış iş iletişimi, dış iş iletişiminin örnekleridir. Yine de gayri resmi dış iş iletişimi birçok şekilde olabilir ve genellikle bir kuruluşun kontrolü dışındadır.
Örneğin, bir şirket, web platformlarında sahip oldukları harika fiyatlar ve teklifler hakkında bilgi yaymak için çeşitli reklam, radyo kanalları, sosyal medya reklamları vb. Bu, "dış iletişim" olarak bilinen şeyin en iyi örneğidir.
Sonuç
Tüm dahili iş iletişim araçlarının eşit yaratılmadığını hatırlamak çok önemlidir; belirli programlar belirli bağlamlarda öne çıkarken, diğerleri en iyi şekilde tek başına kullanılır. Bu iş iletişimi araçlarını kullanım durumunuzu kapsamlı bir şekilde analiz etmenizi ve iş yeri etkileşimleri ve toplantılar için hangi özelliklerin en önemli olduğunu düşünmenizi öneririz. Araç için bir gereksinim belirleyin ve olasılıklarınızı ekibinizle tartışın.
İlgili Makaleler
- İşletmeniz İçin Kısa Vadeli Krediler: İyi Bir Fikir mi?
- Hazır Kahve Markaları: En İyi Düşük Asitli ve Kafeinsiz Markalar(+İncelemeler)
- GÖREV YÖNETİM ARAÇLARI: Ekipler için En İyi 24 Görev Yönetimi Aracı [2023]
- GÖREV YÖNETİM SİSTEMİ: 2023'de En İyi Ücretsiz ve Ücretli Seçenekler
- İLETİŞİM KOÇU: Etkili İletişim
Referanslar
