Proje planlama sürecine başladığınızda kendinize sormanız gereken ilk sorulardan biri “Ne yanlış gidebilir?”
Kötümser gelebilir, ancak pragmatik proje yöneticileri bu tür düşünmenin önleyici olduğunu anlıyor. Sorunlar kesinlikle ortaya çıkacak ve bir risk yönetimi stratejisi proje hazırlığı sırasında risklerin nasıl yönetileceğini bilmek için yerinde.
Ama bilinmeyenle nasıl baş edeceksiniz? Bu gönderide, projenizde onları tanımlayıp takip edebilmeniz için potansiyel risklere göz atmanın yollarından bahsedeceğiz. Bir proje risk yönetimi planının nasıl oluşturulacağını ve değerlendirmenin nasıl yapılacağını öğreneceksiniz.
Proje Risk Yönetimi (PRM) tam olarak nedir?
Proje risk yönetimi, proje yöneticilerinin bir proje üzerinde hem olumlu hem de olumsuz olarak etkisi olabilecek potansiyel riskleri yönetme sürecidir. Amaç bu tehlikelerin şiddetini azaltmaktır.
Risk nedir?
Risk, insanlar, teknoloji, kaynaklar veya süreçler (projeler dahil) üzerinde etkisi olabilecek herhangi bir beklenmedik olay olarak tanımlanır. Riskler, rutin sorunların aksine, aniden ve bazen tamamen beklenmedik bir şekilde ortaya çıkabilen durumlardır.
Proje yöneticileri, projenin karşılaşacağı risklerin ne zaman ve neden ortaya çıkacağını her zaman bilemezler. Belirgin derecede belirsizlik nedeniyle, proje risk yönetimi ciddi ve kapsamlı bir yaklaşım gerektirir.
Özetle, Proje Risk Yönetimi süreci, riskleri tespit etmek, analiz etmek ve ardından projenin yaşam döngüsü boyunca gelişebilecek tehlikelere yanıt vermektir.
Bu, gelecekte hedeflere ulaşılabilmesi için riskin etkilerini mümkün olduğunca sınırlamak için yapılır.
Proje Risk Yönetiminden kim sorumlu?
Proje Risk Yönetimi her proje için aynı olmakla birlikte çeşitli şekillerde olabilmektedir. Farklı proje türleri ve boyutları, risk yönetimine farklı bir yaklaşım gerektirmektedir.
Birçok büyük ölçekli proje, kapsamlı risk yönetimi ve problem çözme çözümlerine önemli miktarda zaman ve çaba harcar.
Küçük projeler için yüksek, orta ve düşük öncelikli risklerin basit bir öncelikli listesi yeterlidir.
Proje Risk Yönetimi Değerlendirmesi
Proje yönetiminde uygun bir risk değerlendirmesi, yalnızca olumsuz bir olayın meydana gelme olasılığını azaltmakla kalmayacak, aynı zamanda meydana geldiği ölçeği en aza indirmeye yardımcı olacaktır. Öngörülemeyen olumsuz bir sonuç, bir proje yöneticisinin en kötü kabusu; proje tedarikinden proje uygulamasına kadar milyonlarca şey ters gidebilir. Bu, proje risk yönetimi değerlendirmesi veya risk değerlendirmesinin devreye girdiği yerdir.
Risk Değerlendirmesi
Risk değerlendirmesi, öncelikle belirli tehlikelerin olasılıklarını ve boyutunu analiz etmekle ilgilenen bir risk yönetimi kavramıdır. Riskin önemini belirlemek için, yaklaşık risk önceden tanımlanmış risk kriterleri ile karşılaştırılır.
Çalışmanın kapsamı içinde veya dışında olan bileşenler arasındaki ilişkileri hesaba katar. Bu süreçten her zaman aktüerler veya risk değerlendiricileri sorumludur.
Proje Risk Yönetimi Değerlendirmesinin Önemi
İyi yürütülen bir proje, proje başlamadan önce kapsamlı bir risk değerlendirmesi yapma kapasitesine bağlıdır. Bu, proje ekibi üyelerinin yalnızca ne bekleyeceklerini bilmelerini değil, aynı zamanda böyle öngörülemeyen bir olayın büyüklüğünü kavramalarını da sağlar.
Paydaşların daha iyi planlamalarına ve ardından riskleri kabul etmelerine, yer değiştirmelerine veya ortadan kaldırmalarına yardımcı olabilecek bir acil durum planı oluşturmalarına olanak tanır.
Bir güvenlik beyanı, bir risk değerlendirmesinin sonucudur. Güvenlik beyanı şunları garanti eder:
- Kuruluş etik olarak çalışır.
- Bir dava durumunda, tüm menfaat sahipleri yasal korumaya sahiptir.
- Kuruluşun doğabilecek her türlü masrafa karşı finansal olarak hazırlanmasını sağlar.
Proje Risk Yönetimi Değerlendirmesindeki Adımlar
#1. Tüm potansiyel tehlikeler, risk değerlendiricisi tarafından belirlenir.
Değerlendirici, tehlikeleri belirlemek için önceki benzer projelerden oluşan bir veri tabanına başvurabilir. Ardından, kişisel ilişkilere, ekip dinamiklerine özellikle dikkat ederek ve tüm eleştirileri göz ardı ederek ekip üyelerinin önceki olaylarla ilgili anılarını tazelemek için bir beyin fırtınası oturumu düzenlenir.
Değerlendirici, herkes bu başarı bileşenlerinin başarısız olmasına neden olabilecek endişeler üzerinde beyin fırtınası yaparken, projenin başarısı için çok önemli olan yönlere odaklanarak riskin temel nedenini keşfetmeye çalışacaktır. “Ne olabilir?” gibi sorular. ” “Nerede meydana gelecek? ” “Bu nasıl olabilir? ” ve “Nasıl olacak? ” pozu veriliyor.
Tehlikelerin fiziksel, yasal, stratejik veya finansal olup olmadığını bilmek de faydalı olacaktır.
#2. Risk sınıflandırması
Risk değerlendirici, risk değerlendirmesinin bu aşamasında olasılığa ve etkiye dayalı olarak tespit edilen tüm riskleri sınıflandırır.
Değerlendirici, riskin oluşma olasılığını değerlendirir ve bunu düşük, orta veya yüksek olarak sınıflandırır. Etki açısından, ne kadar yayılabileceğini ve kimlerin veya hangi yerlerin etkilenebileceğini düşünün. Bu aynı zamanda düşük, orta veya yüksek olarak da kategorize edilebilir.
#3. Risk değerlendirmesi
Aktüer veya değerlendirici (kimi seçtiğinize bağlı olarak), riski değerlendirirken daha yüksek öncelikli risklerin nasıl ele alınacağına karar verir. Bir sigortacı, risk kapsamı sunması için çağrılabilir.
Bazı durumlarda riski azaltmaya veya ortadan kaldırmaya yönelik önerilerde bulunulabilir; onu çevreleyen faaliyetler değiştirilebilir ve alt veya orta kategori risklerin daha yüksek kategori risklerine evrilip gelişmediklerini belirlemek için izlenecektir.
#4. Analizler ve Değerlendirmeler belgelenir ve proje ekibine uygun öneriler verilir.
Projeyi ve tüm varlıkları güvence altına almak için proje risk değerlendirmesinin bu aşamasında beklenmedik durumlar ortaya çıkar. Bu, birkaç yolla gerçekleştirilir:
- Risk almak
- Tehlikeyi devretmek (sigortacıya)
- Tehlikenin kabulü
- riski azaltmak
Risk Yönetim Planının Unsurları
Herhangi bir web tasarım ve geliştirme projesinde tehlikeler olacaktır, inşaat projesiveya ürün tasarımı. Bu basitçe proje yönetiminin özüdür. Ancak bu nedenle, bir proje risk yönetimi stratejisi oluşturarak önceden plan yapmak her zaman önemlidir. Bir proje risk yönetimi planı normalde aşağıda ayrıntıları verilen birkaç yönden oluşur.
#1. Potansiyel Tehlikeleri Tanıyın
Risk tanımlaması hem projede hem de proje genelinde gerçekleşir. Birçok tehlike “bilinen riskler” olarak kabul edilirken, diğerleri ekstra araştırma gerektirebilir.
Riskleri tespit etmek için proje türünüze göre uyarlanmış bir risk tanımlama kontrol listesi oluşturun. Bu, tüm paydaşlar ve endüstri uzmanlarıyla görüşülerek gerçekleştirilebilir. Birçok tehlike teknik veya organizasyonel olarak sınıflandırılabilir ve daha sonra teknoloji, arayüzler, performans, lojistik, bütçe vb. gibi belirli alt kategorilerle tanımlanabilir. Risk oluştur Depo tanımlama işlemi sırasında keşfedilen tüm bilinen tehlikeler için merkezi bir konuma sahip olmak için görüştüğünüz herkesle paylaşabilirsiniz.
#2. Etkiyi olasılık ile karşılaştıran bir grafik oluşturun.
Bu yönetim aşamasında, riskin gerçekleşme olasılığına karşı projeniz üzerindeki etkisi gibi riskin niteliksel ve niceliksel etkisini gözden geçirecek ve bunu bir matris veya elektronik tablo halinde ortaya koyacaksınız.
Başlamak için, tehlike olasılığı için düşükten yükseğe değişen bir olasılık puanı sağlayacaksınız. Ardından, risk etkinizi düşükten orta seviyeye kadar sıralayacak ve her birine bir puan vereceksiniz. Bu size, riskin projenin başarısı üzerinde ne kadar olası bir etkisi olduğuna ve müdahalenin ne kadar acil olması gerektiğine dair bir gösterge sağlayacaktır.
Matrisin tüm ekip üyeleri ve paydaşlar için daha kolay anlaşılmasını sağlamak için, etki düzeyi puanınızı risk olasılığı puanınızla çarparak genel bir risk puanı sağlayın.
#3. Bir Risk Müdahale Planı Oluşturun
Risk yanıtınızı planlamak normalde üç temel kavramdan oluşur: riskinizi ortadan kaldırmak ve hem riskin proje üzerindeki etkisini hem de risk oluşumunu en aza indirmek. Bunu yapmak genellikle zaman veya para açısından bir maliyet getirir. Sonuç olarak, risk yönetim planınızı geliştirmeden önce zamanınızı, paranızı ve kapsamınızı düzgün bir şekilde ortaya koymalısınız.
#4. Bir Sahip'e risk atayın.
Ayrıca her riske bir risk sahibi atamalısınız. Proje yöneticisi normalde varsayılan olsa da, spesifik olmalısınız. Matrisinizi oluştururken, her riskin sahibini dahil edin, böylece risk meydana gelirse tepkinin uygulanmasından kimin sorumlu olacağı konusunda kimsenin net olmaması ve sahiplerin derhal harekete geçmesini sağlayın.
Spesifik yanıtı not edin ve uygulamadan önce tüm paydaşlar tarafından yetkilendirilmesini sağlayın. Bu şekilde, problemin bir kaydına ve proje bittiğinde tekrar gözden geçireceğiniz çözüme sahip olacaksınız.
#5. Tetikleyicilerinizi Tanıyın
Bu, projenizi halihazırda etkileyen bir riskle veya risk olmadan gerçekleşebilir ve özellikle proje ilerlemesini gözden geçirme yöntemi olarak proje kilometre taşları sırasında yaygındır. Varsa, mevcut tehlikeleri yeniden sınıflandırmayı düşünün.
Belirli tetikleyiciler karşılanmasa bile, proje ilerledikçe bir yedekleme planının geliştirilmesi tavsiye edilir - belki de projede belirli bir noktaya ulaşıldığında belirli bir risk için kriterler artık mevcut olmayacaktır.
#6. Yedekleme Planı Oluşturun
Risk etkinizi ve olasılık matrisinizi sürekli değişen bir belge olarak düşünün. Risk sınıflandırmanız projeniz sırasında herhangi bir zamanda değişebilir, bu nedenle sürecinizin bir parçası olarak bir acil durum planı geliştirmelisiniz.
Proje kilometre taşları boyunca yeni riskleri keşfetmek ve bu riskler için herhangi bir koşulun karşılanıp karşılanmadığını görmek için mevcut riskleri yeniden değerlendirmek, acil durum planlaması örnekleridir. Herhangi bir risk yeniden sınıflandırması, yedekleme planınızda küçük bir ayarlama gerektirir.
#7. Risk Eşiğinizi Belirleyin
Risk eşiğinizi ölçmek, hangi risklerin çok yüksek olduğunu belirlemeyi ve projeye devam etmenin zaman, para veya kapsam açısından buna değip değmediğini belirlemek için paydaşlarınızla tartışmayı gerektirir.
Puanı "çok yüksek" veya birkaç "yüksek" puandan fazla olan risklerinizi göz önünde bulundurun ve projenin kendisinin başarısız olma riski altında olup olmadığını değerlendirmek için liderlik ekibiniz ve paydaşlarınızla bağlantı kurun. Ek danışma gerektiren riskler, risk eşiğini geçmiştir.
Proje Risk Yönetim Planınızı Güncel Tutmak için En İyi Uygulamalar
Proje risk yönetimi planları yalnızca birkaç şekilde başarısız olur: aşamalı olarak para eksikliği nedeniyle, modelleme hataları yoluyla veya risklerinizi açıkça göz ardı ederek.
Risk yönetimi planınız, proje süresince baştan sona gelişir. Sonuç olarak, en iyi uygulamalar risk yönetim planının izleme aşamasına odaklanmaktır. Risklerinizi ve ilgili puanlarını değerlendirmeye ve yeniden değerlendirmeye devam edin ve her proje dönüm noktasındaki riskleri ele alın.
Proje Risk Yönetimi SSS'leri
Proje yönetiminde pozitif riskler nelerdir?
Pozitif risk, bir projeye veya kuruluşa fayda sağlama potansiyeline sahip herhangi bir koşul, olay, olay veya durumdur.
Yüksek riskli proje nedir?
Yüksek riskli projeler, görünürlüğü yüksek olan, hem işin içinde hem de dışında geniş bir etkiye sahip olan ve proje ekibinin gerçekleştirme yeteneği için büyük zorlukları temsil eden projelerdir.
Proje yönetiminde olumlu ve olumsuz riskler nelerdir?
Genel olarak pozitif risk, her zaman açık olmanız ve hatta teşvik etmeniz gereken bir şeydir, çünkü projeniz için değerli yansımaları vardır. Negatif risk ise bunun tersidir ve bu tür bir risk için en kötü durum senaryosu proje başarısızlığıdır.
- İş Etki Analizi BIA: Ayrıntılı Süreç Adımları ve Örnekler
- STRATEJİK RİSK AZALTMA: Nasıl Doğru Yapılır?
- Proje Kapsam Yönetimi: Tanım ve Kapsam Yönetim Planı Örnekleri
- Proje Kapsam Bildirimi: Örneklerle Kapsam Bildirimi Oluşturma Rehberi
- Risk Azaltma: Örnekler ve Risk Azaltma için nasıl plan yapılır
- Finansal risk: Tanım, Türler, Yönetim, Genel Bakış, Analiz (+ ücretsiz pdfs)
- PİYASA RİSKLERİ: En İyi Uygulamalar ve Örneklerle Kolay Kılavuz
