Küçük işletmeler ve yeni başlayanlar, projelerinin birlikte iyi çalışmasını sağlamak için bir görev yönetim sistemine ihtiyaç duyar. Bununla birlikte, açık kaynaklı görev yönetim sistemi, maliyet ve işlevselliği dengelediği için işletmeler için uygun bir seçenek haline geliyor. Birçok işletme, kullanıcıların dikkatini çekecek ve çeşitli işletmelerden ekiplerin tüm iş süreçlerini organize etmelerine yardımcı olacak şekilde açık kaynaklı bir görev yönetim sisteminin nasıl düzgün bir şekilde oluşturulacağını düşünüyor. Örneğin, küçük işletme proje yöneticileri, görev takibini otomatikleştirmek ve ayrıca belirli görevlerin görselleştirilmesine yardımcı olmak için ücretsiz bir görev yönetim sistemi kullanabilir. Bu makalede, şirketiniz için en iyi ücretsiz açık kaynaklı görev yönetim sistemini öğreneceksiniz.
Görev Yönetim Sistemi Nedir?
Görev yönetimi, bir proje yöneticisinin tamamlanması gereken günlük görevleri belirlediği, izlediği ve tamamladığı süreçtir. Proje yönetiminde görev yönetimi, iş akışının nasıl verimli bir şekilde organize edildiğidir. Bununla birlikte, görev odaklı, ayrıntılı ve daha büyük bir proje takviminin parçasıdır. ProjectManager'ın yerleşik görev yönetimi, zaman takibi ve ekip işbirliği araçlarını kullanarak projelerinizi kolaylıkla yönetebilirsiniz.
Projeler gibi görevlerin de bir yaşam döngüsü vardır. Görev tamamlandığında başlar; sonra atanır, başlatılır, tamamlanır ve doğrulanır. Ayrıca durdurulabilir, duraklatılabilir veya başarısız olabilir. Bazı görevlerin başlaması veya tamamlanması diğerlerine bağlı olabilir. Görev takibi, proje yönetiminin onları izlemeyi içeren kritik bir yönüdür. Bu nedenle görev yönetimi, ayrıntılara, esnekliğe ve uygun proje yönetimi araçlarına titizlikle dikkat edilmesini gerektiren karmaşık bir disiplindir.
4 Görev Kategorisi Nedir?
Eisenhower Metodu, görevleri dört kategoriye ayırır: önemli/acil, önemli değil/acil, önemli değil/acil ve önemli değil/acil değil. Bunlar etkilidir, çünkü bir görevin hemen mi, daha sonra mı yoksa hiç mi tamamlanmayacağını hızlı bir şekilde belirlemenize izin verir.
En İyi Ücretsiz Görev Yönetim Sistemi
Araçlar, yazılım endüstrisinde giderek daha popüler hale geliyor ve artık herhangi bir projede önemli bir rol oynuyorlar. Her kategori için çeşitli araçlar mevcuttur. Bu araçlar, manuel çabayı azaltmaya ve zamandan tasarruf etmeye yardımcı olur. İşte En İyi Görev Yönetimi Araçlarından Bazıları.
#1. Görev Yönetim Yazılımı
Ücretsiz görev yönetimi yazılımı kullanmak, görevlerinizi yönetmenin en etkili yoludur. Hatırlatıcılar, yinelenen etkinlikler, zaman izleyiciler, otomatik bildirimler ve iş atamaları gibi ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri içerir. Görev yönetim sistemi, yalnızca ekip arkadaşlarınızla değil, diğer tüm paydaşlarla da işbirliği yapmayı kolaylaştırır. Şirketiniz için en uygun olanı bulmayı kolaylaştıran, çeşitli derecelerde karmaşıklık ve özelliklere sahip çevrimiçi olarak sunulan çok sayıda araç vardır.
#2. Yapılacaklar listesi
Yapılacaklar listeleri, en popüler görev yönetimi araçlarından biridir. İnsanlar görevlerini yönetmek için her gün görev listelerini kullanır. Ana avantajı, kullanımının çok basit olmasıdır; tek ihtiyacınız olan bir kalem ve kağıt. Bir şeyleri kontrol etmek, başka hiçbir şeyin olmadığı bir şekilde memnuniyet vericidir. Yapılacaklar listesi, basit listeleri ve görevleri yönetmek için kullanışlı olsa da, birkaç kişi ve bağımlılık içeren daha karmaşık iş öğeleri için yetersizdir.
#3. Kanban Panoları
Kanban panoları, görevlerinizi organize etmenin eğlenceli bir yoludur. Bir Kanban panosunun birkaç çevrimiçi sürümü vardır, ancak bir beyaz tahta ve birkaç yapışkan not yeterli olacaktır. Görevlerin görsel temsili, birden fazla kişinin anında durum güncellemesi almasını kolaylaştırır. Çevrimiçi sürümler, iş gereksinimlerinize göre özel görev durumları ve görünümler gibi daha gelişmiş özellikler içerir.
#4. E-tablolar
E-tablolar, bulmaları ve kullanmaları kolay olduğu için görevleri takip etmek için de sıklıkla kullanılır. Yapılacaklar listesi gibi herhangi bir elektronik tablo yazılımı, iş öğelerinizi doldurmak ve izlemek için kullanılabilir. Elektronik tablo, verileri yönetmeyi ve paylaşmayı da kolaylaştırır. Dezavantajı, zaman ve ilerleme takibi, iş akışı otomasyonu ve kaynak yönetimi gibi gelişmiş görev yönetimi özelliklerinin mevcut olmamasıdır.
#5. Gantt Grafikleri
Daha yaygın olarak proje planlamasında kullanılan Gantt şemaları görev yönetimi için de kullanılabilir. Kanban panolarına benzer görsel temsil, herkesin bu aracı kullanarak işleri kolayca benimsemesini ve yönetmesini sağlar. Ayrıca, bağımlılık yönetimi ve kritik yol ve temeller gibi özellikler nedeniyle işi gerçek zamanlı olarak temsil etmenin doğru bir yoludur. Görev yönetimi yazılımının bir parçası olarak sunulan ücretsiz sürümlerin yanı sıra çeşitli çevrimiçi Gantt yazılımı türleri vardır.
Neden Ücretsiz Bir Görev Yönetim Sistemine İhtiyacımız Var?
İşte ücretsiz görev yönetimi uygulamasını iş sisteminize entegre etmeniz için en önemli beş neden.
#1. Daha İyi İşbirliği ve Koordinasyonu Teşvik Eder
Bir görev yönetimi aracının en önemli avantajlarından biri, ortak bir görevi tamamlamak için çalışan çeşitli departman içi ve departmanlar arası ekipler arasındaki işbirliğini geliştirmesidir. Proje ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, her ekip üyesinin belirli rolleri ve sorumlulukları vardır. Sürekli grup içi iletişimi sürdürmek, projenin başarılı bir şekilde yürütülmesi ve zamanında kullanıma sunulması için çok önemlidir.
Ayrıca, ücretsiz bir görev yönetim sistemi, herkesi güncel tutar ve işbirliğini geliştirir. Böylece ekip üyeleri, anında yardım almak için sorularını veya durum güncellemelerini uygun kişiyle kolayca paylaşabilir. Açık kaynaklı görev yönetim sistemi, herkesin en son gelişmelerden haberdar olmasını sağlarken ekibin dosya ve belgeleri paylaşmasına da olanak tanır.
#2. Planlama ve Yürütmeyi İyileştirir.
Zaman ve enerji israfından kaçınmak istiyorsanız, planlama şarttır. Proje geliştirme döngüsünün her aşaması için proje planlaması esastır. Yöneticiler, farklı ekip üyelerine yeteneklerine göre görevler atamak ve projeyi düzgün bir şekilde yürütmek için proje yönetimi yazılımını kullanabilir. Proje planlaması uzun zaman alır çünkü ekibin tüm önemli adımları özetlemesi gerekir. Açık kaynaklı görev yönetim sistemi, yönetimin görevlerin sırasını seçmesine olanak tanır.
#3. Kaynak Tahsis Edilmesinde Yardımlar
Yönetimin, görevlerin zorluğuna ve kaynakların yeteneklerine göre kaynakları tahsis etmesi zordur. İş süreçlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak için kaynakların verimli bir şekilde yönetilmesi gerekir.
Görev yönetimi aracı ayrıca işletmelerin malzemeleri, kaynakları ve araçları tanımlamasına yardımcı olur. Bir proje yaşam döngüsünün sorunsuz çalışması için gereklidir. iyi proje yönetim aracı ayrıca işletmelerin gereksiz kaynakları işe almaktan kaçınmasına yardımcı olabilir, bu da zaman içinde ek giderleri azaltır ve yatırım getirisini artırır.
#4. Ekip İş Akışını İyileştirir
Görev yönetimi aracı, herkesin bilgilendirilmesini kolaylaştırır. Araç aynı zamanda tüm ekip üyelerini bir araya getiren ve onları işbirliği yapmaya zorlayan bir platform işlevi görebilir. Proje yöneticisi, çeşitli ekip üyelerinin faaliyetlerini kolayca takip edebilir ve atanan görevlerin durumunu gerçek zamanlı olarak kontrol edebilir.
Görevi tamamlamanın ne kadar süreceğini belirlemek de mümkündür. Yönetici, ortak çalışma için çeşitli üyeleri bir araya getirebildiğinden, görev yönetimi uygulaması özellikle daha büyük projeler için kullanışlıdır. Sonuç olarak şirket, güçlü bir ekip iş akışının avantajlarından faydalanabilir ve tüm hedeflerine zamanında ulaşabilir.
#5. Sürekli Görev İzleme
Uzun vadeli başarı ve zamanında teslimat elde etmek için işletmeler her aşamada proje performansını izlemelidir. Görev yönetimi aracı, bu hedefe mümkün olduğunca sorunsuz bir şekilde ulaşmak için her bir görevi takip eder. Bu araç sayesinde, şirket yönetimi de her ekip üyesi için performans verilerini elde edebilir ve projenin her aşamasını sürekli olarak izleyebilir. Şirketin tüm projeleri etkin bir şekilde optimize etmesine yardımcı olur.
Görev Yönetimi Becerileri Nelerdir?
Görev yönetimi yetenekleri, zamanınızla daha verimli ve verimli çalışmanıza olanak tanır. Bunlar yumuşak becerilerdir—çeşitli mesleklerde ve profesyonel durumlarda faydalı olan kişilerarası özelliklerdir. Zaman yönetimi, herhangi bir alanda herhangi bir çalışan için esastır. Gerekli olmayan görevlere daha az, önemli olanlara daha fazla zaman ayırmalarını sağlar.
Görev Yönetimi Becerilerine Örnekler
İşte görev yönetimiyle ilgili becerilere ilişkin bazı örnekler:
#1. Etkili Zamanlama
Görev planlama, görev yönetiminin önemli bir bileşenidir. Onları daha etkili bir şekilde organize etmenizi sağlar. İyi planlanmış bir program, profesyonel zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmenizi sağlar ve bu da dikkatinizin dağılmasını engelleyebilir. Günlük, haftalık ve aylık bir program sürdürmek, her görevin başında kalmanıza ve süresini tahmin etmenize veya en önemlilerine öncelik vermenize olanak tanır.
#2. Etkili Önceliklendirme
Bazı görevleriniz diğerlerinden daha acil olabilir, ancak bu mesleğinize bağlı olarak değişecektir. Önemlerini doğru bir şekilde değerlendirme ve önceliklerine göre yürütme yeteneği, işinizin hem niceliğini hem de kalitesini iyileştirebilir. Önceliklendirme, verimli çizelgelemenin önemli bir parçasıdır çünkü daha fazla enerji harcarken ve sizin için en önemli olan görevlere odaklanırken daha fazla iş yapmanızı sağlar.
#3. İş Yükü Yönetimi
Görevlerinize mümkün olduğu kadar çok zaman ayırmak kısa vadede yüksek verimlilikle sonuçlansa da uzun vadede bitkinliğe ve tükenmişliğe yol açması da muhtemeldir. Görev yönetiminin önemli bir yönü, iş yükü kapasitenizi değerlendirmek ve planlarınızı buna göre ayarlamaktır. Daha uzun süreler boyunca yüksek düzeyde performans göstermenizi sağlayarak sizi işverenler için daha çekici bir aday haline getirir.
#4. Detaylara dikkat
Her görevin özelliklerini analiz etmek ve önemlerini belirlemek, ayrıntılara oldukça gelişmiş bir dikkat gerektirir. Bu yetenek, her bir görevi tamamlamak için gereken süreyi değerlendirmenize yardımcı olabilir ve bu da zamanlamanızı iyileştirebilir. Görevlerinizi öncelik sırasına koymanıza ve planlamanıza yardımcı olmanın yanı sıra, ayrıntılara çok dikkat etmek, bunları başarıyla tamamlama olasılığınızı artırır.
#5. Verimli Delegasyon
İşinize bağlı olarak, bazı sorumluluklarınızı devredebilirsiniz. Bu, hem sizin hem de kuruluşunuzun verimliliğini artırabilir. Yönetimde çalışıyorsanız ve kendinizinkinin yanı sıra başkalarının görevlerini de denetlerseniz, delegasyon özellikle önemli bir görev yönetimi becerisidir.
#6. Gelişmiş Eleştirel Düşünme Yetenekleri
Hangi görevlere öncelik verileceğini ve bunları tamamlamanın ne kadar süreceğini seçmek her zaman kolay bir karar değildir. Bununla birlikte, eleştirel düşünerek ve her karar için mantıklı argümanlar tanımlayarak karar verme kalitenizi artırabilirsiniz. Bu, görevlerinizi daha iyi yönetmenize yardımcı olabilir. Patronunuz programınızı sorgularsa, eleştirel düşünme onu haklı çıkarmanıza yardımcı olabilir.
Görev Yönetimini Nasıl İyileştirebilirim?
Görev yönetimi becerilerinizi geliştirmek için şu adımları izlemeyi düşünün:
#1. En Yüksek Verimlilik Dönemlerinizi Belirleyin.
Çoğu insanın en üretken oldukları günün veya haftanın belirli saatleri vardır. Yoğun saatlerinizin ne zaman olduğunu bilmek, en zor işlerinizi o zamanlarda planlamanıza olanak tanır. Bu, bu görevleri daha hızlı ve verimli bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olabilir ve en yüksek üretkenlik düzeyinizde olmadığınızda daha az önemli görevleri tamamlamanız için size daha fazla zaman tanır.
#2. Takviminizde Ana Görevleri Zamanlayın.
Belirli bir görev için takviminizde belirli bir süre ayırma işlemi, zaman engelleme olarak bilinir. Bu, programınızı daha iyi organize etmenize ve verimliliğinizi artırmanıza olanak tanır. Bu muhtemelen zaman yönetiminizi iyileştirecek olsa da, acil bir durumda çeşitli görevleri yeniden planlayabilecek kadar esnek olmalısınız.
#3. Bireysel Görevlerin İlerlemesini İzleme
Her ana görevin ilerlemesini, bunun için zaman ayırmanın yanı sıra takip edebilirsiniz. Bir görevi tamamlamak için yapılması gereken ne kadar iş kaldığını bilmek sizi motive edebilir ve onu tamamlamak için gereken süreyi tahmin etmenize olanak tanır. Ayrıca, görevin hangi bölümlerinin olması gerekenden daha uzun sürdüğünü gösterir ve bu, gelecekte verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir.
Jira bir Görev Yönetim Aracı mı?
Evet, Jira Core ve Confluence görevleri çevrimiçi olarak atamanıza, yürütmenize ve izlemenize olanak tanır.
Sonuç
Açık kaynaklı bir görev yönetimi aracı, modern işletmeler için iş akışı optimizasyonundan artan üretkenliğe kadar çok sayıda fayda sağlayarak zaman içinde artan yatırım getirisi sağlar. Tek yapmanız gereken, çalışanlarınızın kolayca kabul edip kullanacağı güvenilir ve geleceğe hazır bir görev yönetimi uygulaması seçmek.
Görev Yönetim Sistemi SSS'leri
Görev yönetiminin 4 unsuru nedir?
Yap, Ertele (Geciktir), Temsil Et ve Sil dört D'dir (Bırak). Bu kategorilerden birine bir görev veya proje yerleştirmek, sınırlı zamanınızı daha iyi yönetmenize ve sizin için en önemli olan şeye odaklanmanıza olanak tanır.
İşyerindeki tüm görevleri nasıl takip ediyorsunuz?
İş yerinde görevler nasıl takip edilir
- Kontrol listelerinizi Timely'de oluşturun.
- Programınıza görevler ekleyin.
- Süre takibini görevlere sürükleyip bırakın.
- Tüm görevlerin durumunu takip edin.
Birden çok proje için görevleri nasıl takip edebilirim?
İşte birden fazla projeyi yönetmek ve izlemek için yedi strateji.
- Önceden planlamak.
- Elinizdeki her aracı kullanın.
- Görevlerinizi düzenleyin.
- Planınızı düzenli olarak gözden geçirin.
- Ne zaman yetki vereceğinizi anlayın.
- Konsantrasyonunuzu koruyun.
İlgili Makaleler
- GÖREV YÖNETİM ARAÇLARI: Ekipler için En İyi 24 Görev Yönetimi Aracı [2022]
- İŞ YÖNETİM ARAÇLARI: anlamı, örnekleri ve ücretsiz en iyi iş yönetimi araçları
- Proje Yönetim Araçları Excel Ücretsiz: Bilmeniz Gereken Her Şey, Türler ve Kullanılacak Ücretsiz Araçlar
- İŞ DÖNGÜSÜ Nedir? - Tanım, İç ve Dış Nedenler
- İş Görev Otomasyonunu Doğru Yapmak İçin 6 İpucu
Referanslar
