Belirli bir nihai hedefi veya teslimatı olan bir projenin aksine, bir portföy, birçok projede kaynakların tahsisini, önceliklendirilmesini ve programlanmasını sürekli olarak optimize etmek için daha stratejik bir planlama komitesini temsil eder. Bu nedenle, proje portföyü, bir kuruluşun proje grubuna ve bunların seçilme ve yönetilme sürecine atıfta bulunan bir terimdir. Her şeyden önce, tüm bu faktörler ve daha fazlası, proje portföy yönetiminin bir proje portföyü olan herhangi bir kuruluşa hizmet edebilecek bir prosedür olduğunu açıkça ortaya koymaktadır. Proje portföyünün nasıl oluşturulacağını öğrenmek için bizi izlemeye devam edin.
Genel Bakış
Genel olarak, kuruluşların finansmanın destekleyebileceğinden çok daha fazla proje için fırsatı olacaktır, bu nedenle seçim süreci, bütçe kısıtlamalarına uyarken şirketin kar hedeflerini en üst düzeye çıkarmak için bir dizi proje seçmelidir. Yöneticiler birlikte, nakit akışı ve benzeri diğer gereksinimlerin karşılanmasını sağlarken portföyün genel riskini yönetmek isterler.
Bu nedenle, Proje portföyü, bir kuruluşun proje grubunu ve bunların seçilme ve yönetilme sürecini ifade eden bir terimdir. Ek olarak, proje portföyü, şirketin organizasyonel hedeflerini ilerletmek için projede yer alan farklı faaliyetlere uygun farklı proje veya programlardan oluşan stratejik olarak seçilmiş gruplardır.
Bir Proje Portföyü Neleri İçermelidir?
Proje portföyünüz, proje çalışmasına, yani belirtilen teslimatları ve tahmini başlangıç ve bitiş tarihleri olan benzersiz taahhütlere odaklanmalıdır. İşi kimin, ne ve ne zaman yaptığını veya yapacağını, projenin ne olduğunu ve işin hangi zaman diliminde akmasının beklendiğini belirleyin.
2 Ana Portföy Türü Nedir?
İki ana portfolyo değerlendirmesi türü vardır: "eğitimsel" veya "çalışma" portfolyoları ve "vitrin" portfolyoları. Ek olarak, vitrin portföyü genellikle bir öğrencinin en iyi başarılarını veya öğrenme kanıtlarını paylaşmak için kullanılır. Öğrencilere genellikle neyin yayınlanacağına karar verme seçeneği sunulur. Ayrıca, kişisel pazarlama, çevrimiçi markalaşma veya olumlu bir dijital ayak izi oluşturmaya yardımcı olurlar.
Yüksek öğretimde, bir öğrencinin özgeçmişini vurgulayan veya potansiyel işverenleri çekmek gibi belirli bir amaca uygun özgeçmişini öne çıkaran vitrin portföylerini sıklıkla görüyoruz. Ve, yaygın olarak gördüğümüz ikinci tür portföy olan çalışma portföyü, daha çok devam eden bir öğrenme kaydıdır. Amaç, öğrenme sürecini yakalamaktır. Ayrıca geliştirme portföyü, yansıma portföyü veya biçimlendirici portföy olarak da adlandırılır.
Proje Portföyü Nasıl Oluşturulur
Benzer hedef ve stratejilere sahip birkaç projeniz varsa, bunları portföyünüze yerleştirebilir, böylece birden fazla projeyle ilgili tüm bilgileri aynı anda gözlemleyebilirsiniz. Proje portföyü oluşturma adımlarına bir göz atalım.
1 numara. İşletmenin Yol Gösterici Hedeflerini Belirleyin
Portföy yönetimi hakkında düşünmeye başlamadan önce, kuruluşunuzun iş hedeflerini ve stratejik hedeflerini anlamanız gerekir. Buradaki fikir, proje portföyünüzün kuruluşunuzun stratejik planlamasıyla uyumlu olmasıdır, bu nedenle mali hedeflerinin ve müşteri değerinin kuruluşunuz için yeterince iyi olup olmadığını kontrol etmeniz gerekir.
2 numara. Talepleri ve Fikirleri Yakalayın ve İnceleyin
Proje fikirleri her an her yerden gelebilir. Bu fikirlerin izlenebilmesi ve değerlendirilebilmesi için düzenli bir alım sürecinin olması önemlidir. Bu, portföy yöneticisi tarafından tutulan bir elektronik tablo kadar basit olabilir veya şirketteki herkesin düşündükleri gibi fikirleri girebileceği çevrimiçi bir veritabanı olabilir.
3 numara. En İyi Projeleri Seçin
Fikirler yakalandıktan sonra, portföy yöneticileri ilerleyecek projeleri değerlendirmek ve seçmek için standart bir süreçten geçmelidir. Bu, aşağıdakiler gibi şirket hedefleriyle uyumlu olmalarını sağlamaktan daha fazlasını gerektirir:
- Para dahil mi?
- Tahmini süresi?
- Bu projenin getirisi nedir? (Faiz?)
- Kaynaklar mevcut mu?
- Bu projeyle ilgili tehlikeler nelerdir?
Aynı anda birden fazla projede kararlar alındığından, bu daha da karmaşık hale gelebilir. Ancak, proje portföy yönetimi sürecini basitleştirmenin ve herhangi bir düzenlemeyi ortadan kaldırmanın yaygın bir yolu, ortak bir sıralama faktörü olan yatırım getirisi (ROI) gibi her projenin ölçüldüğü ve puanlandığı basit bir kriter listesi oluşturmaktır. .
#4. Portföy Fizibilitesini Doğrulayın ve Projeleri Başlatın
Hangi projelerle ilerleyeceğiniz konusunda bir sonuca varıldıktan sonra, portföyü bir bütün olarak doğrulamak önemlidir. Bu, seçilen proje karışımının çok büyük, riskli, pahalı veya birbirine bağlı olmadığından emin olmayı içerir. Ayrıca, portföy düzgün bir şekilde dengelenmeli ve iş hedefleriyle uyumlu olmalıdır. Portföy onaylandıktan sonra, proje yöneticileri atanabilir ve projeler başlatılabilir.
# 5. Portföyü Yönetin ve İzleyin
Projeler zamanla değişir ve büyür ve potansiyel projeler listesine yeni fikirler eklenebilir. Bu nedenle, hem devam eden portföy uygulamasını hem de alım sürecini sürekli olarak yönetmek önemlidir. Portföyün yönetimi ve izlenmesi aşağıdakileri içerebilir:
- Projelerin performansını izlemek için proje yöneticileriyle birlikte çalışmak
- Projeler arasındaki çatışmaları belirleme ve çözme
- Projeleri askıya almak, projeleri iptal etmek ve yeni projeler eklemek dahil olmak üzere portföyde gerektiği gibi değişiklikler yapmak
- Projelerin hala iş hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak
Proje Portföy Yönetim Yazılımı
Eşzamanlı projeleri denetlemek için uygun yazılım olmadan bir portföyü yönetmenin göz korkutucu bir iş olduğu fazlasıyla açıktır. Verilerin geleneksel yazılımlarla saklanması ve analiz edilmesi de proje tutarsızlıklarına ve maliyet aşımlarına neden olabilir. Bu nedenle, Proje portföy yönetimi yazılımı, işletmelere çok sayıda programı ve projeyi bir portföyde düzenleme ve projeler genelinde kritik verileri toplama yeteneği sunar.
Bu nedenle, proje portföy yönetimi yazılımı, mevcut projelerin yanı sıra teklif edilen, satılan veya ileri bir tarihte başlayacak projelerin performans ve kaynak taleplerini göstermek amacıyla kapsayıcı projeleri, programları veya ürünleri yönetmek için tasarlanmıştır.
En İyi Proje Portföy Yönetimi Yazılımı Örneği
Aşağıda, çalışma şeklinizi yükseltebilecek şu anda mevcut olan en iyi proje portföy yönetimi yazılımı ve araçları bulunmaktadır.
#1. Pazartesi.com
monday.com, her büyüklükteki ekibin işlerini daha etkin bir şekilde planlamasına, önceliklendirmesine, yönetmesine ve yürütmesine yardımcı olan ödüllü bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Yazılım, pazarlama, satış, operasyonlar, BT, İK ve daha fazlası gibi çok çeşitli kullanım durumları için çözümler sunar.
2 numara. Kissflow Projesi
Kissflow Project, şık tasarımı ve istem dışı arayüzü nedeniyle proje portföy yönetimi dünyasında büyüyen bir isimdir. Basit ama oldukça verimli bir çalışma alanıyla Kissflow Project, kullanıcıların birden fazla kanaldaki süreçleri kapsamlı bir şekilde entegre etmesine ve tek bir platformda veri toplamayı otomatikleştirmesine olanak tanır.
#3. Akıllı sayfa
Smartsheet bir çevrimiçi proje yönetimi ve işbirliği yazılımıdır. Otomatik uyarılar, ekip üyeleri arasında anlık güncelleme ve paylaşım, kaynak yönetimi, bir hiyerarşide düzenlenen iç içe görevler, bir Gantt şeması görünümü, dışa aktarılabilir ve otomatikleştirilmiş raporlar ve entegrasyon içerir.
#4. Oracle Primavera
Oracle'ın Primavera'sı, inşaat ve diğer varlık yoğun sektörler için tasarlanmış bir yazılım paketidir. Alıcıların seçebileceği çeşitli proje planlama, yönetim ve uygulama bileşenleri içerir.
#5. Mikro Odaklanma
Bu, iş stratejisini kurumsal yatırımlarla uyumlu hale getirmek için verileri iş akışlarıyla bütünleştiren bulut tabanlı bir hibrit yazılımdır. Portföy yönetimi modülü, kullanıcıların farklı ne olursa olsun senaryoları üzerinde kafa yormasına ve ideal bir teklif ve proje karışımı oluşturmasına olanak tanır.
Proje Portföy Yönetimi Yazılımını Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler
Portföy yönetimi yazılımı çözümü seçerken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç temel alan vardır.
1.. Maliyet
Tıpkı her şirketin genel bütçesine uyan bir şey bulması gerektiği gibi. Maliyeti değerlendirirken, verimli bir sisteme sahip olmak için gerekli olabilecek aylık maliyetlerin yanı sıra üçüncü taraf maliyetlerine (diğer yazılımlarla entegrasyonlar gibi) bakın. Bununla birlikte, günlük iş akışlarınıza ayak uydurabilecek bir sisteme yatırım yaptığınızdan da emin olmak istersiniz.
#2. Yeterlik
Çalışanlarınızın görev yönetiminde verimli kalmasına yardımcı olan bir sistem seçin. Görev oluşturma ve bunları bir proje zaman çizelgesi aracılığıyla izleme yeteneği, çok sayıda hareketli parça içeren karmaşık projeleri anlamlandırmanıza yardımcı olur. Bu tür hizmetlerde doğru yönetim özelliklerine sahip olmak çok önemlidir.
# 3. Esneklik
Birçok şirket operasyonunda işler hızla değişir. Proje portföy yönetimi yazılımınız, iş akışlarını, görevleri ve diğer seçenekleri özelleştirmek için size pek çok seçenek sunmalıdır. Bu şekilde, sistemleri uyması için değiştirmeniz gereken bir şey yerine, şirketinizin projeleri organize etmek için ihtiyaç duyduğu şeye dönüşen bir çözüme sahip olursunuz.
#4. Yazılım entegrasyonları
Bu, esneklik söz konusu olduğunda sisteminizdeki birçok boşluğu doldurabilir. Önde gelen birçok sağlayıcı, verileri müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemlerinden bulut depolama sistemlerine ve ötesine kadar diğer iş uygulamaları türleriyle bağlama yeteneği sunar. Bu entegrasyonlar, bu diğer platformlardan gelen bilgileri otomatik olarak bağlayarak ve bu verileri proje yönetimi çözümünüze getirerek sizin açınızdan birçok sıkıcı işi otomatikleştirebilir.
# 5. Tüm paydaşlara şeffaflık
Taraflar, tüm proje listesini, her birinin nerede olduğunu görebilmeli ve listede hangilerinin öncelikli olduğunu gözden geçirebilmelidir. Bununla birlikte, sağlam bir dizi izin seçeneğine sahip olmak, proje güvenliğini korumanıza yardımcı olabilir. Ekibinizdeki bazı çalışanların görev öğeleri için tam düzenleme erişimine ihtiyacı olabilir, ancak hassas bilgilerle uğraştığınız ve ilgisiz tarafları projeden engellemek istediğiniz senaryolar olabilir. Ayrıca, kullanıcılar için görüntüleme-düzenleme erişimini, projeye dahil olmalarına bağlı olarak değiştirebilmelisiniz.
Proje Portföy Yönetimi
Proje portföy yönetimi, kuruluşlar tarafından stratejileri ve hedefleriyle uyumlu projeleri belirlemek, önceliklendirmek, koordine etmek ve izlemek için kullanılan resmi bir tekniktir. Bu yaklaşım, her projenin risk-ödül oranını, mevcut fonları, bir projenin süre olasılığını ve beklenen sonuçları inceler.
Proje portföy yöneticileri, önerilen ve mevcut projelerle ilgili her veri parçasını organize ederek ve birleştirerek, yeni projelere yatırım yapmak isteyen şirketler için tahmin ve iş analizi sağlar. Temelde, proje portföy yönetimiyle, ekibinizin günlük yapılacak işleri ile şirketinizin organizasyonel stratejisi arasında bağlantı kurmak için projeler ve girişimler arasında görünürlük elde edersiniz.
Bu nedenle, Proje portföy yönetimi, bir projeyi üstlenirken ortaya çıkan verimsizlikleri azaltmayı ve mevcut bilgi veya sistem eksikliğinden kaynaklanabilecek potansiyel riskleri ortadan kaldırmayı amaçlar. Kuruluşun, kaynaklarını maksimum düzeyde kullanırken projeleri karşılamak için proje çalışmasını uyumlu hale getirmesine yardımcı olur. Ayrıca, organizasyonun tüm proje yöneticilerinin ilgili projeleri yürütürken organizasyonel hedeflere katkıda bulunabilmeleri için organizasyonel proje portföy yönetimi bilincine sahip olmaları gerekmektedir.
Proje Portföy Yönetiminin Faydaları
Şirketler, proje portföy yönetiminin faydalarından yararlanarak, en iyi sonuçları elde etmek için projelerinin tüm parçalarını planlayabilir. Kulağa kolay gelse de, işe yarayan bir proje portföy yönetimi stratejisini başarılı bir şekilde oluşturmak için önemli ölçüde çaba, zaman ve kaynak gerekir. Aşağıda faydaları
1 numara. Proje Hedeflerini İş Stratejisiyle Uyumlu Hale Getirir
Herhangi bir şirketin nihai misyonu, hem kısa hem de uzun vadeli hedeflere ulaşmaktır ve başlatılan her proje, o şirketi hedeflerine yaklaştırmaktadır. Proje yöneticileri, tüm projelerin şirketin strateji ve hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamalıdır. Bu nedenle, projeler şirketin hedefleriyle uyumlu olmadığında, bu durum kaynakların ve iş gücü çabalarının boşa harcanmasına ve proje aşırı yüklemesinin zarar verici olasılığına neden olabilir.
2 numara. Doğru Proje Performans Verileri
Proje Portföy Yönetimi, proje yöneticilerinin üst düzey portföy verileri ile zemin seviyesinde proje göstergelerini birbirine bağlamasını sağlayan izleme ve kontrol yetenekleriyle tanımlanır. Bu, portföyün beklendiği gibi performans gösterip göstermediğini belirlemeye yardımcı olur. Performans yönergeleri ve tolerans seviyeleri oluşturarak, portföyü olumsuz etkileyebilecek potansiyel eğilimleri belirlemek daha kolay hale gelir.
3 numara. Karar Vermeyi Kolaylaştırır
Paydaşlar, önceliklerine odaklanan ve sınırlı kaynaklar için mücadele eden farklı proje ekipleriyle ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkları yönetmekte zorlanabilirler. Karar vermede standart bir yaklaşım kullanarak, rakip proje ekiplerinden gelen talebi öznel olarak değerlendirirler. Ayrıca, yönetim ekipleri sürekli olarak önemli kararlar alırlar ve ilk denemede mümkün olduğu kadar çok karar almaları gerekir.
#4. Projeleri Önceliklendirmeye Yardımcı Olur
İyi proje portföy yöneticileri, sınırlı kaynaklarını en değerli projelerine odaklarlar. Müşteri istekleri, düzenleyici gereksinimler veya strateji talepleri ortaya çıktığında ekipler, kurumsal hedeflere ulaşılmasına yardımcı olan uygulanabilir projeler üzerinde çalışmak için proje portföy yönetimini kullanır.
# 5. Proje Yönetimine Yönetişim ve Gözetim Oluşturur
Proje portföy yönetimi, bir kuruluşun tüm projeleri için doğal bir yönetişim modeli oluşturur. Proje yönetimi tek bir projeye bakarken, tüm projelere bütünsel bir bakış sağlar. Proje yöneticileri bir acil durum planı oluşturabilir, veriye dayalı teknikler kullanabilir ve şirketi doğru yola yönlendirebilir.
Proje Portföylerinden Ne Tür Sektörler ve Şirketler Yarar Sağlar?
PM Solutions tarafından yapılan araştırmaya göre, şirketlerin %71'inde bir proje portföy yönetim sistemi var. Büyümesi, proje portföy yönetimi çözümlerini benimseyen artan sayıda şirkette açıkça görülmektedir. Şirketiniz birden fazla projeyi yönetiyorsa, proje portföy yönetimi belirli bir sektöre yönelik değildir, ekibiniz bundan faydalanacaktır. örneğin:
- IT
- Pazarlama
- İnşaat
- Finansal hizmetler
- proje yönetim ekibi
Proje Portföy Yöneticisi
Proje Portföyü yöneticisi, tüm projelerinizi gruplandıran ve organize eden, benzerlikler ve çelişkiler bulan, kaynakları iç içe geçiren ve sürümler ile teslim tarihleri için uygun zaman çizelgeleri bulan kişidir. Ayrıca, proje portföy yöneticisi, tüm projeleri yönetmek için standartlar ve prosedürler geliştirir, kurar ve sürdürür ve her proje sonucunun, son tarihler, maliyetler ve performansla ilgili olarak müşterilerin ve paydaşların beklentilerini karşılamasını sağlamak için geri bildirim toplar.
Ek olarak, görevleri, proje portföy yöneticisinin projeleri organizasyonun stratejik hedeflerine göre hizalamasına yardımcı olmak için çeşitli portföy yönetim araçları, finansal algoritmalar, kriterler, standartlar ve modellerle çalışarak yapılır. Proje portföy yöneticisi için gerekli beceri ve gereksinimler aşağıdadır,
Beceriler ve Gereksinimler:
- Kararlılık
- analitik yeteneği
- Rekabetçi ruhu
- Duygusal zeka
- Yakın İletişim
- Yaratıcılık ve çeviklik
- Yönetim becerileri
- İlgili ürün ve prosedürler hakkında bilgi
- Proje yönetiminde yılların deneyimi
- Yönetimde uygulamalı yüksek lisans derecesi
- belgeleme
Proje Portföy Yöneticisinin Rolü Nedir?
Proje portföy yöneticisi, tüm proje ve programları stratejik bir bakış açısıyla değerlendirir. Kuruluş için ne kadar önemli olduklarına bağlı olarak projeleri önceliklendirme ve buna göre kaynak tahsis etme yetkisine sahiptirler. Rol aşağıdaki sorumlulukları içerir
- Proje ve programlardan oluşan bir boru hattı oluşturmak;
- Boru hattını kurumsal hedeflere göre hizalama;
- Proje portföyü risklerini, ilerlemesini ve sorunlarını yönetme;
- Portföyün sürekli izlenmesi ve raporlanması;
- Planlanan projeler ve programlar için beklenen yatırım getirisini kurumsal liderliğe iletmek.
- Proje yönetişiminin etkin bir şekilde uygulanması ve her düzeyde paydaşların aktif katılımı
- Proaktif sorun ve risk yönetimi
- Anahtar proje aktivitelerinin, iş ve proje kaynak gereksinimlerinin ve kritik yolun tanımlanması dahil olmak üzere proje planlarının tanımı
- Kararlaştırılan hedeflere göre proje programının proaktif takibi
- Proje kapsamının yönetilmesini, proje hedeflerine ulaşılmasını ve Uygun bir ayrıntı seviyesinin uygulanmasını sağlayan öncü proje
- Dahili projelerin yürütülmesini teşvik edin
Nihai düşünceler
İşte aldın. Bir şirket büyüdükçe ve daha fazla proje üstlendikçe portföy yönetiminin giderek daha kritik hale geldiğini bilmelisiniz. Proje portföy yönetimi, tüm potansiyel ve devam eden projelerin büyük bir resmini sunar. Bu da yöneticilerin ve müdürlerin işleri hakkında daha bilinçli kararlar almalarını sağlar. Özünde, Proje portföy yönetimi yöneticilerin zamanı, becerileri, kaynakları ve bütçeleri etkin bir şekilde yönetmesine yardımcı olmuştur. Ayrıca, özellikle yöneticilerin aynı anda birden fazla görev yapmak zorunda olduğu durumlarda birçok görevi yerine getirmeyi çok daha kolay hale getirdi.
Referanslar
- PORTFÖY YÖNETİM YAZILIMI: 202'de En İyi Yatırım Yazılımı3
- PORTFÖY NASIL OLUŞTURULUR: 30 Dakika veya Daha Kısa Sürede Portföy Oluşturmak İçin Hızlı ve Kolay Adımlar
- PORTFÖY YÖNETİMİ: Tanım ve Bilmeniz Gereken Her Şey
- PROJE YÖNETİMİNE NASIL GİRİLİR: Tanım, Kılavuz ve Gereksinim
- Portföy Yönetim Sistemleri: Tanım ve Süreç Rehberi
- PROJE PORTFÖY YÖNETİMİ: Anlamı, En İyi Yazılım, Süreçler ve Faydalar
