Büyüyen bir şirkette finans yöneticisi olarak, harcamalarınızı takip etme konusunda kendinizi zorlu bir durumda bulabilirsiniz. Gider raporu, çalışanların kuruluş adına yaptığı harcamaların dökümü ve kategorize edilmesi için gerekli olduğunu düşündüğüm hayati bir belgedir. İşletme harcamalarını takip etmek, geri ödeme istemek ve vergiyle ilgili süreçleri kolaylaştırmak için değerli bir araçtır. Gider raporlarının önemini ve bunların nasıl oluşturulacağını anlamak, bir işletmede verimli mali yönetim için çok önemlidir. Eminim gider raporları, örnekleri, formatı ve göz atabileceğiniz gider raporu şablonu hakkında daha fazla bilgi edinmek istersiniz. Bu, işletmenizi ve proje harcamalarınızı takip etmenize ve vergi zamanı için organize olmanıza yardımcı olabilir.
Kilit noktaları
Gider raporu, çalışanların kuruluş adına yaptığı harcamaların dökümü ve kategorize edilmesi için hayati bir belgedir. İşletme harcamalarını takip etmek, geri ödeme istemek ve vergiyle ilgili süreçleri kolaylaştırmak için değerli bir araçtır.
Gider raporu şablonu, çalışanların harcamalarını net ve tutarlı bir şekilde organize etmesine ve sunmasına yardımcı olan önceden tasarlanmış bir formattır. Genellikle tarih, gider açıklaması, kategori, tutar ve ek notlar için bölümler içerir.
Gider raporuna örnek olarak seyahat, konaklama, yemek ve diğer ilgili masraflar dahil olmak üzere bir iş gezisi sırasında yapılan tüm masrafların ayrıntılarını veren bir belge verilebilir. Rapor genellikle tarihleri, maliyetlerin açıklamalarını, tutarları ve doğrulama için makbuzları içerir.
Gider raporu formatı tarih, tür, açıklama ve tutar gibi ayrıntıları düzenler. Ayrıca çalışan bilgileri, raporlama dönemi, toplam giderler ve onay imzaları için bölümler içerir. Yer tutucular belirli gereksinimlere uyacak şekilde ayarlanabilir.
Gider raporları işletme harcamalarının izlenmesine yardımcı olur ve genellikle aylık, üç aylık veya yıllık olarak oluşturulur. Aylık ve üç aylık gider raporları firmanın o dönem içindeki tüm satın almalarının takip edilebilmesi açısından önemlidir.
Gider Raporu Nedir?
Gider raporu, bir çalışanın kendi parasıyla ödediği bir şirket harcamasının geri ödenmesini talep etmesidir. Bu harcamalar bir kağıt veya resmi belge raporuna yazılır. Ofis malzemeleri, yemekler veya kilometre gibi Kategorilere göre düzenlenirler. Bu çalışanların maliyetleriyle birlikte birden fazla kuruluşun listelenmesi için maddeler halinde belirtilmesi gerekir. Bu, kolay onay için denetim sürecinde yapılan harcamaların listelenmesinden daha fazla ayrıntı verilmesine yardımcı olur. Genellikle, her ayrıntılı satın alma işlemi için karşılık gelen makbuzlarla birlikte bir harcama raporu da sunulur.
Gider Raporu Şablonu
Gider raporu şablonu harcamaları takip etmenin kolay bir yoludur. Ancak kuruluşunuzun giderleri arttıkça, zamandan tasarruf sağlayan gider takip yazılımına geçmek isteyeceksiniz.
Ücretsiz bir Excel gider hesabı şablonu Microsoft Office'ten edinilebilir.
Excel'e yönelik bu kilometre günlüğü, kilometrenizi takip etmenize ve geri ödemenize yardımcı olabilir.
Seyahat harcamalarınız bu basit yazdırılabilir gider hesabı şablonu kullanılarak takip edilir ve toplanır.
Kullanımı kolay bir Word ve PDF gider hesabı şablonu
Gider raporu, seyahat, konaklama, yemek ve diğer ilgili masraflar da dahil olmak üzere bir iş gezisi sırasında yapılan tüm masrafların ayrıntılarını içeren bir belgedir. Rapor genellikle tarihleri, harcamaların açıklamalarını, tutarları ve doğrulama için makbuzları içerir.
Gider raporu
Çalışan Adı: Johnson Departman: Satış Raporlama Dönemi: Ocak 2024
Tarih
Gider Türü
Açıklama
Ücret
01/05/24
Seyir mesafesi
New York'a gidiş-dönüş uçuş
$350.00
01/06/24
Konaklamalar
Müşteri toplantısı için otelde konaklama
$200.00
01/10/24
Yemekler
Müşterilerle akşam yemeği
$75.00
01/15/24
Transfer
Havaalanına taksi ücreti
$30.00
01/20/24
Gereçler
Sunum için ofis malzemeleri
$50.00
01/25/24
Diğer
Park ücretleri
$20.00
Toplam Giderler: 725.00$
Onay:
Yukarıdaki harcamaların doğru olduğunu ve şirket işleri sırasında yapıldığını onaylıyorum.
Çalışan imzası: ________________________ Tarih: _______________
Bu örnekte, bir satış çalışanı olan Johnson, Ocak 2024'e ait gider raporunu doldurmuştur. Seyahat, konaklama, yemek, ulaşım, malzeme ve çeşitli giderler dahil olmak üzere iş faaliyetleri sırasında oluşan çeşitli giderleri listelemiştir. Toplam giderler 725.00$'dır. Johnson, raporun doğruluğunu onaylamak için imza attı ve geri ödeme için yöneticisinin de onayı gerekiyor.
Gider Raporu Formatı
Gider Raporu Formatı
Harcama raporunun temel formatı aşağıda verilmiştir:
Gider raporu
Çalışan bilgileri:
Ad: [Çalışan Adı]
Departman: [Departman Adı]
Çalışan Kimliği: [Çalışan Kimliği]
Raporlama Dönemi: [Başlangıç Tarihi] ila [Bitiş Tarihi]
Gider Detayları:
Tarih
Gider Türü
Açıklama
Ücret
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 1]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 2]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 3]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 4]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 5]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 6]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 7]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 8]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 9]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
[AA/GG/YY]
[Gider Türü 10]
[Gider Açıklaması]
$ XX.XX
Toplam Giderler: $[Toplam Tutar]
Makbuz Eklendi: [Evet/Hayır]
Onay:
Yukarıda listelenen harcamaların doğru olduğunu ve şirket işleri sırasında yapıldığını onaylıyorum.
Çalışan imzası: ________________________ Tarih: _______________
Bu format, tarih, tür, açıklama ve tutar dahil olmak üzere gider ayrıntılarının net bir şekilde düzenlenmesine olanak tanır. Ayrıca çalışan bilgileri, raporlama dönemi, toplam giderler ve onay imzaları için bölümler içerir. Özel gereksinimlerinize uyacak şekilde yer tutucuları gerektiği gibi ayarlayın.
Harcama Raporu Nasıl Oluşturulur
QuickBooks Online, Xero veya FreshBooks gibi küçük işletme muhasebe yazılımlarını kullanıyorsanız, bu ve benzeri sistemlerde gider hesabı oluşturamayacağınızı veya dolduramayacağınızı muhtemelen biliyorsunuzdur. Bunun yerine, çoğu küçük işletme muhasebe yazılım paketi, harcamaları izlemek ve gider hesapları oluşturmak için tasarlanmış üçüncü taraf gider hesabı uygulamalarıyla birlikte çalışmaktadır. Ayrıca bir Microsoft Excel şablonunu veya ücretsiz çevrimiçi şablonları da kullanabilirsiniz.
İşletmenize, kullandığınız muhasebe yazılımına ve sürecin ne kadar otomatik olmasını istediğinize bağlı olarak gider hesabı hazırlamanın veya doldurmanın çeşitli yolları vardır. Kullandığınız araçlar ne olursa olsun, en önemli şey bir tane yaratmanızdır.
Şirket politikaları ve işin doğası, gider hesaplarının sunulmasına uygunluğu belirler. Çoğunlukla yalnızca yöneticilerle sınırlıdır; ancak belirli senaryolarda, onaylanmış iş ihtiyaçları için para harcamaya ve geri ödeme almaya yetkili kişiler de rapor sunabilir. Bazen herkesin rapor sunabileceğine dair bir hüküm bulunur ancak bu, bir yöneticinin onayını gerektirir.
Giderin belirli bir müşteriye veya projeye bağlanması.
Vergiler ve diğer ilgili masraflar dahil olmak üzere ödeme tutarının tamamı.
Bazı durumlarda çalışanlara iş masraflarını karşılamaları için belirli bir miktar peşin verilmektedir. Bu durumlarda harcama raporları, avans karşılığında yapılan harcamaları takip eder. Finans Bölümü geri ödenen tutarı yine de iş gideri olarak kaydedecektir ancak geri ödeme yapılmayacaktır. Bunun yerine, finans ekibi toplam maliyeti çalışanın avansından düşecekti.
Fatura ile Gider Raporu Arasındaki Fark Nedir?
Ticari ilişkilerin genel şemasında fatura, bir işletmenin saygın müşterilerine gönderdiği, onları aldıkları değerli hizmet veya malların faturasını ödemeye kibarca teşvik eden bir mesajdır. Tersine, bir harcama raporu, bir çalışanın üst kademelerine yaptığı mütevazı bir rica gibidir; şirketi temsil ederken yapılan masrafları üstlendikten sonra nazikçe geri ödeme talep eder. Faturalar müşterilerden para istemeye odaklanırken, harcama raporları işverenden parayı geri istemeye odaklanıyor, mali tabloların dengede kalmasını ve herkesin hakkını almasını sağlıyor.
Gider Raporları Ne Sıklıkta Yapılır?
Gider raporları işletme harcamalarının izlenmesine yardımcı olur ve genellikle oluşturulur aylık, üç aylık veya yıllık. Aylık ve üç aylık harcama raporları, firmanın o dönem içindeki tüm satın almalarının takip edilebilmesi açısından önemlidir.
Gider Raporunun Önemi
Kredi bilgileri: pressfoto
Harcama raporlarının faydaları şunlardır:
#1. Harcama Takibi
Gider raporları, işletmelerin harcamalarını doğru bir şekilde izlemesine ve takip etmesine olanak tanır. Şirketler, çalışanların seyahat, malzeme veya işle ilgili diğer amaçlarla yaptığı tüm harcamaları belgeleyerek harcama kalıpları hakkında bilgi edinebilir ve maliyetlerin optimize edilebileceği veya azaltılabileceği alanları belirleyebilir.
#2. Bütçe kontrolü
Gider raporları işletmelerin bütçeleri üzerinde kontrol sahibi olmalarına yardımcı olur. Şirketler giderleri kaydederek ve kategorilere ayırarak fiili harcamaları bütçelenen tutarlarla karşılaştırabilir, böylece tutarsızlıkları tespit edebilir ve finansal hedeflerin karşılanmasını sağlamak için düzeltici önlemler alabilirler.
#3. Geri ödeme
Gider raporları, çalışanların ceplerinden ödedikleri işle ilgili harcamaların geri ödenmesinin temelini oluşturur. Çalışanlar ayrıntılı harcama raporları göndererek ödemelerinin doğru ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayarak moral ve motivasyonlarını artırabiliyorlar.
#4. Uyumluluk ve Denetim
Gider raporları, şirket politikalarına ve düzenleyici gerekliliklere uygunluğun sağlanması açısından çok önemlidir. İşletmeler, harcamaları eksiksiz ve doğru bir şekilde belgeleyerek finansal faaliyetlerinde şeffaflık ve hesap verebilirlik gösterebilirler. Ayrıca harcama raporları, denetimler sırasında harcamaların meşruiyetini doğrulamak ve mevzuata uygunluğu sağlamak için kullanılabilecek bir belge takibi sağlar.
#5. Vergi Amaçları
Kredi bilgileri: rawpixel
Gider raporları vergiyle ilgili amaçlar açısından değerlidir. İşletmeler belirli giderleri vergiden düşebilirler. vergiye tabi gelirvergi yükümlülüklerini azaltıyor. Şirketler ayrıntılı ve doğru harcama raporlarını muhafaza ederek vergi kesintilerini destekleyebilir ve vergi makamlarından denetim veya ceza alma riskini en aza indirebilir.
Harcama Raporlarının Süreci Nedir?
Küçük şirketiniz için gider hesabı nasıl hazırlanır
Bir politika oluşturun.
Bir gider izleme şablonu oluşturun.
Makbuzları ayrı bir yerde saklayın.
Harcamalarınızı iki kez doğrulayın.
Harcamalarınızı ve makbuzlarınızı özetleyin.
Raporları hızla onaylayın ve geri ödemeleri yönetin.
Şirketinizde Harcama Raporlaması için En İyi 5 Uygulama.
Günlük Gider Raporu nedir?
Çalışanlar günlük gider hesap formunu kullanarak gün sonunda harcamalarını takip edebilirler. İster küçük bir ekibi ister büyük bir ofisi yönetiyor olun, web sitenizdeki Günlük gider hesabı Formu zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır.
Harcama Raporuna Ne Diyorsunuz?
Gider raporu, bir firmanın işletilmesiyle ilgili maliyetlerin ayrıntılarını verir. Küçük bir işletme, gaz veya yiyecek gibi işle ilgili masrafların karşılanması için bir çalışan gider hesabı talep edebilir.
İşletme alanında uzun yıllara dayanan deneyime sahip sertifikalı bir işletme yöneticisi olarak, pratik ve anlayışlı iş ve teknoloji içerikleri oluşturma becerilerimi geliştirdim. Uzmanlığım, pazar analizlerinden girişimcilik stratejilerine kadar karmaşık iş kavramlarını ve verilerini erişilebilir ve ilgi çekici açıklamalara dönüştürüyor. Aynı zamanda ilgi çekici anlatılar ve ilgi çekici makaleler hazırlama konusunda tutkulu bir SEO yazarıyım. Veri analizinde uzman, içgörü elde etmek ve içerik stratejisini geliştirmek için analitik becerilerden yararlanıyor.
