Maliyetleri azaltmak, üretkenliği artırmak, süreçleri otomatikleştirmek ve ekibin moralini yükseltmek mi istiyorsunuz? Pek çok firmanın bu tek boynuzlu at çözümünü aradığı ve çoğunun bunu işgücü yönetimini (WFM) benimseyerek bulduğu ortaya çıktı. İşgücü yönetimi, kaynakları tahsis etmek, verimliliği artırmak, iş yüklerini tahmin etmek ve programları yönetmek için bir dizi yaklaşım anlamına gelir. İşte bir işgücü yönetim sisteminin süreçleri hakkında bilmeniz gereken her şey.
İşgücü Yönetimi Nedir?
İşgücü yönetimi (WFM), firmalara zamanı yöneten, verimli bir iş gücü organize eden, çalışan güvenliğini koruyan ve verimli, uygun maliyetli bir iş gücü oluşturan süreçleri düzene koyma ve otomatikleştirme konusunda yardımcı olan bir sistemdir.
İşgücü Yönetimi Nasıl Çalışır?
En iyi WFM sistemi, gerekli iş miktarı ile bu işi halletmek için ihtiyaç duyulan insan sayısı arasındaki en iyi dengeyi sağlar. Etkili bir sistem oluşturmak zaman alır, bu nedenle anında memnuniyet beklemeyin. Bir WFM planı oluştururken, çoğu işletme aşağıdaki adımları atmalıdır:
- Stratejik yönerge: Liderlik hem kısa hem de uzun vadeli hedefler belirler, ardından bu hedeflere ulaşmak için işgücünün nasıl hizalanması gerektiğini belirler.
- Analiz: Kuruluşlar, veri toplayarak ve mevcut iş gücünü değerlendirerek süreçlerdeki çakışmaları ve boşlukları belirleyebilir.
- Çözümleri Tanımlayın: WFM ilkelerini uygulamak için kullanılabilecek çok sayıda araç ve yazılım vardır ve en iyileri nihayetinde hem mevcut işgücüne hem de gelecekteki hedeflere dayanacaktır.
- Prosedürleri Standartlaştırın: Uygun WFM çözümlerini uyguladıktan sonra, tüm iş gücü için standartlaştırılmış prosedürler geliştirin.
- Otomasyonu Kullanın: Otomasyonu mümkün olan her yere dahil etmek, zaman içinde maliyetleri düşürürken üretimi en üst düzeye çıkaran daha basitleştirilmiş bir WFM süreciyle sonuçlanır.
- İlerlemeyi İzleme: Hedefler değiştiğinde, WFM sistemleri de değişecektir, bu nedenle ilerlemeyi izlemeye, performansı değerlendirmeye ve gerektiğinde ayarlamalar yapmaya hazır olun.
İşgücü Yönetiminden En Çok Kim Yarar Sağlar?
Çoğu firma işgücü yönetimi çözümlerinden faydalanabilir, ancak bir şirket içinde bordroyu da yöneten insan kaynakları departmanları, operasyonel görevlerle ilgilenen orta düzey yönetim ve gerçek zamanlı izlemeye ihtiyaç duyan üst düzey yönetim liderleri en çok fayda sağlayabilir.
İşgücü Yönetimi Çözümünün Bileşenleri
Tipik bir WFM çözümü, zamanı ve emeği takip etmek, çalışanları programlamak ve devamsızlıkları yönetmek için araçlar içerecektir. İşgücü yönetim sistemleri, bu temel süreçlere ek olarak iş gücü sağlığı ve güvenliğini içerecek şekilde genişletilebilir.
1 numara. Zaman ve çaba
Bir zaman yönetimi sistemi, en pahalı ve değerli kaynağınız olan çalışanlarınız üzerinde size görünürlük ve kontrol sağlar. Ayrıca çalışma düzenlemelerine ve işçi sendikası sözleşmelerine uyumu da sağlar.
2 numara. Devamsızlık Yönetimi
Çalışan yokluğunu yönetmek ve küresel izin gereksinimlerine uymak için bir uygulama. Bir devamsızlık yönetimi programı, daha yüksek maliyetler ve riskin yanı sıra azalan üretim gibi devamsızlığın etkilerini sınırlamanıza olanak tanır.
#3. İşgücünün Sağlığı ve Güvenliği
Bu program, işletmelerin çevre sağlığı ve güvenliği sorunlarını basit ve etkili bir şekilde yönetmelerini sağlar. Raporlama, önemli bilgileri kaydetme ve olayların temel nedenlerini belirleme dahil olmak üzere tüm süreci basitleştirip otomatikleştirerek şirketinizin genel güvenliğini artırır.
İşgücü Yönetimi Çözümlerinin Karşılaştığı Zorluklar Nelerdir?
Her şirket farklıdır ve kendi engelleriyle karşı karşıyadır. İş gücü yönetimi çözümünüz bu sorunları çözmelidir. Aşağıdakiler, en yaygın iş gücü yönetimi (WFM) zorluklarından bazılarıdır:
1 numara. Zaman takibi
Bir kuruluştaki hemen hemen her çalışan, zaman izlemeden etkilenir. Ana İK sistemlerinden akan verilerin gecikmesi veya bütünlüğünün olmaması, tüketicilerin mevcut uzmanlık zamanları ve çalışma sistemleriyle ilgili en önemli sorunlarından biridir. Geleneksel olarak, zaman takibi zor, yavaş ve hataya açıktı, bu da fazladan bordro maliyetlerine ve idari yüke neden oluyordu. Daha da kötüsü, hatalı maaş çeklerinin çalışanların morali üzerinde olumsuz bir etkisi vardır. Hiçbir işletme, çalışanlarına yanlış ödeme yaptığı veya yasalara uymadığı için mahkemeye çıkmak veya haberlerde yer almak istemez.
2 numara. Temsil edilen işçiler
Genel olarak, temsil edilen işçiler, temsil edilmeyen işçilere göre önemli ölçüde daha yüksek kazanç elde eder ve daha fazla faydaya sahiptir. Kıdem, görev süresi, uygunluk, sosyal haklar, devamsızlık ve ödeme haklarını yöneten gereksinimlerin karmaşıklığı nedeniyle, bazı işletmeler bu düzenlemelere uymayı zor bulabilir. Eksiksiz bir iş gücü yönetimi çözümü olmadan, sözleşme kurallarını yönetmek zorlaşabilir.
3 numara. Devamsızlık Yönetim Sistemi
Güvenilir bir devamsızlık yönetim sisteminin olmaması, daha fazla maliyete, riske ve daha düşük üretime yol açabilir. Şirketler, dünya çapında devamsızlık politikalarını yönetmekten kaynaklanan farklı ve karmaşık gereksinimleri yönetmelidir. Farklı ülkeler ve bölgeler için gerekli olan çeşitli yasalar ve kullanıcı arayüzleri, devamsızlık yönetimi sistemleri için sıklıkla zorluklar yaratır.
Birçok işletme, sağlık ve güvenlik olayları hakkında zamanında bildirim almayı zor bulmaktadır. Çalışanlar ramak kalaları veya riskli durumları işverenlerine bildirmeleri gerekip gerekmediğinden emin değiller. Birçok firma, raporlamayı teşvik eden ve çalışanların önceki veya öngörülebilir olaylar hakkında rapor vermesinin önündeki engelleri kaldıran basit, kullanıcı dostu araçlardan yoksundur. Kuruluşlar nihayetinde sağlık ve güvenlik kurallarından sorumlu tutulur, bu nedenle çağdaş, etkili sağlık ve güvenlik yönetimi süreçlerini uygulamak onların yararınadır.
İşgücü Yönetiminin İlk On Faydası
1 numara. Otomatik katılım izleme
Katılım takibi, veri doğruluğunu artıran ve bordro hatalarını azaltan iş gücü yönetimi yazılımı tarafından otomatikleştirilir. Kapsamlı bir iş gücü yönetimi çözümü ile şirketler, çalışılan saatleri ve devamsızlıkları gerçek zamanlı olarak doğru bir şekilde raporlamak için kolay ve sezgisel bir yolla çeşitli işçi türleri sağlayabilir.
2 numara. Artan iş gücü verimliliği
İş gücü yönetim sistemi, manuel süreçleri en aza indirir ve çok çeşitli zaman ve katılım standartlarını daha iyi yönetmenize olanak tanır. Genel iş gücü üretkenliği, çalışılan saatlere, çalışan uygunluğuna ve güvenlik olaylarına ilişkin artan görünürlükle artar ve yöneticiler, personel ihtiyaçlarının karşılanmasını ve işler değişirse derhal yanıt vermesini garanti edebilir.
#3. Daha güvenli bir iş yeri
Bir işgücü yönetim sistemi, çevre sağlığı ve güvenliği olaylarını daha etkin bir şekilde yönetmenize yardımcı olurken aynı zamanda bir işgücü güvenliği ve uyum kültürünü teşvik etmenize yardımcı olabilir. Kuruluşlar, olayların raporlanmasından temel bilgilerin toplanmasına kadar sağlık ve güvenlik protokollerini düzene sokarak ve otomatikleştirerek bilgilerin doğruluğunu garanti edebilir ve çalışanları sağlık ve güvenlik sorunlarını bildirmeye teşvik edebilir.
#4. Tasarruf
İş gücünüzün verimliliği arttıkça, daha verimli süreçler sonucunda işgücü yönetimi harcamaları düşebilir, bu da idari işlere daha az zaman harcanması anlamına gelir. Çalışan kullanılabilirliği ve bütçelenen saatlere ilişkin artan görünürlük, çalışılan süre ve devamsızlıkların doğruluğunu ve gerçekliğini iyileştirerek fazla mesai veya işçilik fazlalıkları gibi şeyler nedeniyle personel maliyetlerini düşürür.
# 5. Çalışan Bağlılığı
İşgücü yönetimi araçları, bireylerin işyerinde daha üretken hissetmelerine ve daha fazla zamanlama esnekliği yoluyla daha iyi bir iş-yaşam dengesine ulaşmalarına yardımcı olarak çalışanların katılımını artırabilir. Kuruluşlar ayrıca çalışanlarına söz hakkı verebilir ve çalışan duygularını anında toplayarak ve planlama gibi iş gücü yönetimi faaliyetlerini etkilemek için çalışan girdilerinden ve tercihlerinden yararlanarak çalışanların yetkilendirilmesini teşvik edebilir.
#6. Esnek zamanlama
Pek çok firma, üretkenliği artırmak ve giderleri en aza indirmek için işgücü yeteneklerini iş talepleriyle uyumlu hale getirerek, personel planlamasıyla mücadele ediyor. İşgücü yönetimi çözümleri, yöneticilerin işgücünü beklenen (öngörülen) taleple uyumlu hale getiren programlar oluşturmasına ve aynı zamanda çalışanların kendi kendine hizmet araçlarını kullanarak takvimlerini yönetmesine olanak tanıyan araçları içerir.
# 7. Güvenlik
Bazı iş gücü yönetimi çözümleri, çalışanların giriş ve çıkışlarını izlemek için biyometrik veri toplama ekipmanı (örneğin, parmak izi tarayıcılar) kullanır; Ayrıca, bir web saatine konum tabanlı erişim, çalışanların yalnızca çalışacakları konumdan giriş yapmalarını sağlamaya yardımcı olur. Güvenli iş gücü yönetim sistemlerinde ayrıca, iş gücü yönetimi verilerindeki şüpheli etkinlikleri ve anormallikleri kontrol ederek hataların veya hileli bordro işlemlerinin önlenmesine yardımcı olan dahili makine öğrenimi bulunur.
# 8. İş Bilgileri
Organizasyon ve departman verileri tek bir iş gücü yönetim sisteminde merkezileştirildiğinde, şirketler gelecekte daha iyi iş kararları alabilir. Kuruluşlar, işgücü yönetimi araçları sayesinde genel şirket performansını gerçek zamanlı bilgilerle değerlendirebilir.
# 9. Her yerden erişim
İşgücü yönetimi çözümleri, firmaların verimliliği artırmak için çalışanlarla bulundukları yerde buluşmasını sağlar. Her zaman erişim, çalışanların mobil cihazlarından hızlı ve zahmetsizce giriş ve çıkış yapmasına, vardiyaları değiştirmesine, izin talebinde bulunmasına ve ödeme koçanları ve W2'ler gibi bilgilere erişmesine olanak tanır.
# 10. Daha az hata
İşgücü yönetim sistemleri, otomatikleştirilmiş zaman ve devamlılık yetenekleriyle insan hatalarını azaltır. Otomasyon, self servis zaman raporlama araçlarından kaynaklanan veri girişi hatalarını ortadan kaldırarak doğruluğu sağlar. Örneğin akıllı bir sistem, bir çalışanın zamanının nasıl hesaplanması gerektiğini etkileyebilecek geriye dönük değişiklikleri dinleyebilir ve ardından bir çalışanın zamanını otomatik olarak yeniden hesaplayabilir ve robotik süreç otomasyonu yoluyla düzeltmeleri bordroya iletebilir. Akıllı uyum bildirimleri, bir çalışanın zamanının uygun şekilde belgelenmesini ve iş planlarına bağlı kalmasını garanti etmeye de yardımcı olabilir.
Bir İşgücü Yönetimi Çözümü Hangi İşlevleri Gerçekleştirir?
1 numara. İşgücü Verimliliği İyileştirme
İş gücü yönetim sistemi, manuel süreçleri en aza indirir ve çok çeşitli zaman ve katılım standartlarını daha iyi yönetmenize olanak tanır. Genel iş gücü üretkenliği, çalışılan saatlere, çalışan uygunluğuna ve güvenlik olaylarına ilişkin artan görünürlükle artar ve yöneticiler, personel ihtiyaçlarının karşılanmasını ve işler değişirse derhal yanıt vermesini garanti edebilir.
2 numara. Maliyetleri ve riskleri en aza indirin.
İş gücünüzün verimliliği arttıkça, daha verimli süreçler sonucunda İK yönetimi maliyetleri düşmeye başlar, bu da idari faaliyetlere daha az zaman harcanması anlamına gelir. Çalışan mevcudiyeti ve tahsis edilen saatlere ilişkin daha fazla şeffaflık, harcanan zamanın ve devamsızlıkların doğruluğunu ve gerçekliğini iyileştirerek personel maliyetlerini düşürür.
3 numara. Doğru ve zamanında veri sağlayın.
Kapsamlı bir iş gücü yönetimi çözümü ile her türden çalışanın çalışılan saatleri ve devamsızlıkları doğru bir şekilde raporlaması için basit ve sezgisel bir yol sağlayabilirsiniz. Kapsamlı bir zaman yönetimi araçları yelpazesi, doğrulamaları otomatikleştirmenize ve çalışanları uyumluluk sorunları konusunda bilgilendirmenize olanak tanır.
#4. İş yerinizi çalışmak için daha güvenli bir yer haline getirin.
Bir işgücü yönetim sistemi, çevre sağlığı ve güvenliği olaylarını daha etkin bir şekilde yönetmenize yardımcı olurken aynı zamanda bir işgücü güvenliği ve uyum kültürünü teşvik etmenize yardımcı olabilir. Kazaları bildirmekten temel bilgileri kaydetmeye kadar tüm süreci kolaylaştırıp otomatikleştirerek bilgilerin doğru olmasını sağlar ve çalışanları sağlık ve güvenlik sorunlarını bildirmeye motive eder.
En İyi İşgücü Yönetimi Çözümü: Dikkate Alınması Gerekenler
Kuruluşlar, işgücü yönetimi çözümlerinin başarılı bir şekilde benimsenmesi için aşağıdaki en iyi uygulamaları uygulayabilmelidir:
1 numara. Çalışanlar için işleri basitleştirin.
Tüm çalışan cihazlarında self servis zaman girişi ve yönetimi sunun. Çalışanların zaman çizelgelerini veya diğer self-servis kullanıcı süreçlerini kullanarak kendi zaman ve katılım verilerini göndermelerine izin vererek hataları en aza indirin ve İK personelini serbest bırakın. Çalışanlar, basit, mobil uyumlu zaman girişi veya süre ve devamsızlık girişi için dijital bir asistan ile çalıştıkları süreyi hızlı ve kolay bir şekilde kaydedebilir.
Sağlam bir izin yönetimi çözümü, firmanızda devamsızlığı yöneten kurallar ve prosedürler üzerinde tam kontrol sahibi olmanızı sağlar. Dönem şartlarını, uygunluğu, tahakkuku, hak tanımlarını ve ödeme gereksinimlerini yapılandırarak hızlı bir şekilde devamsızlık planları oluşturun. Devamsızlık türlerini tanımlamak için devamsızlık doğrulamalarını, aktarma kurallarını, idari faaliyetleri ve görüntüleme görünümlerini yapılandırın.
2 numara. Yöneticiler ve İK personeli için işleri kolaylaştırın.
İşletmenin ve iş gücünün taleplerini karşılamak için modern, esnek zaman ve iş gücü ve devamsızlık yönetimi çözümleri tasarlanarak yöneticilerin beklenmeyen devamsızlıkların etkisini azaltmasına ve zamanı istisnalarla yönetmesine olanak tanır. Uyumluluk uyarıları olası sorunların oluşmasını engeller. Daha hızlı bildirim için bunları kısa mesaj olarak gönderebilirsiniz. Yöneticiler, BT'ye danışmadan esnek bir kural motoru ve şablonları kullanarak her çalışan için zaman çizelgeleri oluşturabilir.
#3. İş çalışanı verilerini bağlamayı basitleştirin.
Bir zaman ve işgücü sisteminin kendi başına birçok avantajı olmasına rağmen, programlama, bordro, defteri kebir, proje yönetimi ve temel İK sistemleri ile bağlantılı olduğunda avantajlar fırlar. Ayrıca, zaman ve devamı bordro ile bütünleştiren firmalar, bordro işleme hatalarında ve zaman takip hatalarında azalma bulurlar. Bordro ve zaman yönetimi sistemleriyle güçlü bağlantı sunun.
Güçlü bir izin yönetimi çözümü, bordro, zaman ve iş gücü ile temel HCM sistemlerinden alınan verilere dayanarak izin ve ücret hesaplamalarındaki değişiklikler arasında köprü kurar. Çalışanlar, self servis kullanarak veya doğrudan zaman çizelgelerinden izin planlayabilirler. Nihai etki her iki durumda da aynıdır: zaman ve izin yönetimine ilişkin kapsamlı içgörü.
İşgücü Yönetiminin Geleceği Nasıl Olacak?
Değişen pazarlar, daha katı bir düzenleyici ortam ve daha çeşitli ve dağıtılmış bir işgücü, işgücü yönetimini daha karmaşık ve daha önemli hale getirdi. Entegre iş gücü yönetim sistemleri olmadan, firmaların kârlılıkları zarar görür çünkü değişimin nerede gerekli olduğunu belirlemek ve İK çabalarını iş hedefleriyle eşleştirmek için gereken stratejik içgörülere erişimleri olmaz.
Etkili iş gücü yönetimi, bir zamanlar zor olan bir göreve doğruluk, basitlik ve içgörü sağlamak için tümü bordro ve diğer önemli İK süreçleri ve finansal verilerle tamamen bağlantılı olan zaman ve işgücü yönetimi, devamsızlık yönetimi ve sağlık ve güvenlik yönetimini içerir. Sonuç, kurumsal başarıya katkıda bulunmaya istekli, bağlı, üretken ve bağlantılı bir iş gücüdür.
Sonuç
WFM, firmaların operasyonlarını düzgün bir şekilde yürütmeleri için başarılı planlama, tahmin ve bütçeleme için bir çerçeve geliştirmeye yardımcı olduğu için hayati önem taşır. Kuruluşlar, otomasyon ve diğer araçları kullanarak verimliliği artırırken stratejik hedefleri planlayabilir ve gerçekleştirebilir. Sektörünüz için en iyi WFM sistemini bulmak ve uygulamak, zirvede performans gösteren mutlu, duyarlı bir işgücü ile sonuçlanacaktır.
İlgili Makaleler
- İŞ GÜCÜ YÖNETİM ARAÇLARI: En İyi İş Gücü Yönetim Araçları
- İŞ GÜCÜ YÖNETİM YAZILIMI: Nasıl Çalışır [+En İyi 10 Seçim]
- İşgücü Yönetim Sistemi: Türleri, Özellikleri ve Faydaları
- İZİN POLİTİKASI: Bilmeniz Gereken Her Şey
- İŞÇİ YÖNETİM SİSTEMİ: Nasıl Çalışır?
Referanslar
