Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM), her boyuttan ve sektörden kuruluşa yapılandırılmamış içeriği düzenleme, yönetme ve dağıtma konusunda yardımcı olan önemli bir iş teknolojisidir. Bu teknoloji çoğu şirkette gerçekten değerlidir. Bu kılavuzda, ECM'nin neyle ilgili olduğunu örneklerle ve şirketiniz için en iyi yazılımı nasıl seçeceğinizi öğreneceğiz.
ECM nedir?
Bir Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) çözümü, işletmelerin içeriği ve bilgileri yaşam döngüleri boyunca güvenli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur. Word belgeleri, PDF'ler, e-postalar ve taranmış fotoğraflar gibi yapılandırılmamış verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve yetkili kullanıcılara dağıtılmasını sağlar.
Bir ECM sistemi kurmak için motive edici faktör, ticari tedarik zincirlerinden sözleşme yönetimine ve İK süreçlerinden devlet idaresine kadar işi daha verimli bir şekilde yürütmektir. Kuruluşlar, kağıt belgelere olan güveni ortadan kaldırarak ve yapılandırılmamış bilgileri iş ihtiyaçlarına göre kategorize ederek işleri basitleştirebilir ve kolaylaştırabilir. farklı bir izin yönetimi platformu CMP birkaç benzerlikle.
ECM Uygulamaları ve Örnekleri
1 numara. dijitalleştirme
Dijitalleştirme, kağıt belgeler ve fotoğraf baskıları gibi analog bilgilerin dijital formata dönüştürülmesi işlemidir. Masrafları azaltmak, süreçleri kolaylaştırmak ve zamandan tasarruf etmek isteyen birçok firma, kağıt tabanlı ofisleri kağıtsız dijital ofislere dönüştürmek için kurumsal içerik yönetimi (ECM) sistemlerini kullanır.
Tarayıcılar, dijitalleştirme süreci boyunca kağıt belgelerden dijital görüntüler alır ve ECM sistemi bunları tutarlı yapılar halinde düzenleyerek bilgileri ayıklar ve belge adlarına, çıkarılan bilgilere ve ek meta verilere göre materyali sınıflandırır.
Dijitalleşme, dijital süreçler geliştirmek isteyen her firmaya fayda sağlar, ancak belirli bir uygulama örneğine bakalım.
Dijitalleştirme Örneği
Birkaç yüz çalışanı olan bir üretim firmasını düşünün. Tüm insan kaynakları (İK) belgeleri, yeni işe alınanların iş tanımları ve özgeçmişlerinden başlayarak ve performans değerlendirmeleri, finans ve tıbbi ayrıntılar ve işten ayrılma veya emeklilik formları ile ilerleyerek kağıt dosyalarda tutulur. Bu bilgiyi kağıt üzerinde tutmak çeşitli zorluklar sunar:
- Yetersiz güvenlik (dosya dolabı anahtarına sahip olan herkes buna erişebilir)
- Erişim, özellikle gerçek kağıtlar tesis dışında tutulduğunda yavaştır.
- Paylaşmak ve güncellemek zaman alıyor
- Yangın ve sel bir yapıyı tamamen yok edebilir.
- Yanlış dosyalama yaygındır - Gartner'a göre, yanlış dosyalanmış belgelerin %25'i asla bulunamaz.
- Sıfır işbirliği — herhangi bir anda fiziksel kağıt belge üzerinde yalnızca bir kişi çalışabilir.
Bu endişeler, kağıt İK belgelerinin sayısallaştırılması ve ECM aracılığıyla otomatikleştirilmiş verimliliklerin uygulanmasıyla giderilir. Dijitalleştirme süreci iki aşamaya ayrılır:
Hızlı ve kolay erişim için ECM sisteminde depolamak üzere kritik verileri doğrudan sayfadan çıkarmak için optik karakter tanıma (OCR), akıllı karakter tanıma (ICR) ve form araçları aracılığıyla her mevcut belgeyi tarar ve çalıştırır.
Kağıttan değil, dijital olarak oluşturulmuş özgeçmişlerden, formlardan ve sistemlerden taze malzemelerin sürekli olarak eklenmesine olanak tanıyan kolay süreçlerin ve kullanıcı arayüzlerinin geliştirilmesi.
Dijitalleştirme, bir işletmedeki kağıt miktarını önemli ölçüde azaltabilir, verimliliği artırabilir, uzaktan erişim sağlayabilir ve dijital dönüşüm stratejisini hızlandırabilir.
2 numara. Doküman yönetimi
İş dokümanı yönetim sistemlerini, kuruluşların yalnızca içeriği depolamanın ötesine geçerek içeriği verimli bir şekilde arama ve düzenlemeye geçmesini sağlayan araçlar olarak düşünün. Dijitalleştirme çalışmaları üzerine inşa edilen doküman yönetim sistemi, dijitalleşmeden daha kapsamlı depolama yetenekleri sağlamakta ve ayrıca doküman sürüm kontrolü, güvenlik ve erişim yönetimi, denetim izleri gibi özelliklerle içeriği organize etmekte, izlemekte ve geri almaktadır.
Örnek E-posta
Belge yönetim aracının gerçek dünyadan bir örneği olarak bir proje teklifi üreten ve üzerinde işbirliği yapan bir ekip düşünün. Doküman yönetimi, birkaç kullanıcının aynı anda teklifi güncellemesine izin vermekle kalmaz, aynı zamanda değişikliklerin birbirinin üzerine yazmamasını sağlayarak her zaman tek bir doğruluk kaynağı sağlar.
Sürüm kontrolü, ekibin teklifin mevcut yinelemesinin nasıl göründüğünü görmesini sağlarken aynı zamanda bir hata veya yeniden düşünme durumunda önceki sürümlere geri dönmelerine olanak tanır. Ek olarak, bir ECM belge yönetimi sistemi, uyumluluğu doğrulamak ve hem kuruluşu hem de kullanıcıları korumak için belgedeki tüm kullanıcı etkinliklerinin kapsamlı bir denetim kaydını sağlar.
#3. Uyumluluk ve yönetişim
Devlet ve endüstri yasalarına uyulmaması, sağlık, finansal hizmetler ve enerji gibi düzenlenmiş alanlarda önemli mali cezalara, şirketin iflas etmesine, itibarının zedelenmesine ve bazı durumlarda hapis cezalarına neden olabilir.
ECM çözümleri, kuruluşların yönetişim ve uyumluluk yasalarını karşılamalarına yardımcı olmak için kayıt yönetimi (RM), saklama yönetimi, imha, eKeşif ve denetim izleri gibi özellikleri içerir.
Örnek E-posta
Örneğin sağlık sektöründe, HIPAA Saklama Gereklilikleri, belgelerin hazırlandıkları tarihten itibaren en az altı yıl süreyle saklanması gerektiğini belirtir.
Bir yönetici, otomatik olarak imha edilene kadar belgeyi güvende tutmak için oluşturma düzeyinde bir belgede tutma süresini ayarlamak için güvenli bir içerik yönetim sistemi kullanabilir, bu da daha az denetim ve veritabanı yığınının yanı sıra daha düşük ceza riski sağlar.
Daha gelişmiş bir örnek, avukatların e-postalar, evraklar, hesap raporları ve sohbet mesajları gibi bir dava davasıyla ilgili dijital verileri ve kayıtları sunmaya zorlanabileceği hukuk işinde görülür. e-Keşif, elektronik materyali tanımlama, toplama, koruma ve yayma sürecini ifade eder. E-Keşif süreci sırasında hukuk ekipleri, ilgili bilgilerin işlenmesini veya imha edilmesini durduran yasal bir muhafaza oluşturur.
#4. Durum Yönetimi
Belge dijitalleştirme ve yönetimi belgelere odaklanırken, bir kurumsal vaka yönetim sistemi biraz daha karmaşık bir öğeye, yani vakaya odaklanır. Bir vaka, bir hasta, bir mahkeme davası veya bir planlama teklifi gibi tek bir varlık hakkındaki bağlantılı belgeler ve bilgilerden oluşan bir koleksiyondur. Vaka yönetimi, vakayı tek bir toplanmış öğe olarak ele alır ve bu vakadaki tüm faaliyetlerin ve iş akışlarının yapılabileceği tek bir kullanıcı arabirimi sağlar.
Örnek E-posta
Örneğin, bir sigorta şirketinin müşterisi veya konusu, bir araç kazasına karışabilir ve tazminat davası açabilir. Bir sigorta vaka yöneticisi, müşterinin uygun tıbbi bakımı ve geri ödemeyi almasını garanti etmek için evrak işleri, polis kayıtları, kaza görüntüleri, tıbbi raporlar, imzalı beyanlar, onarım teklifleri ve diğer ilgili verileri içeren bir vaka oluşturur.
En etkili çözümleri ve hizmetleri sunmak için vaka çalışanı, gerektiğinde vaka birimindeki tüm bilgileri tek bir ekranda görebilmelidir; bu noktada ECM'nin vaka yönetimi özelliği devreye girer.
Kredi oluşturma ve işleme, sigorta poliçesi ve talep yönetimi, çalışan dosya yönetimi, tıbbi kayıt yönetimi ve yeni müşteri hesabı açma ve işe alma, tüm işletmelerde vaka yönetiminin yaygın örnekleridir. Vaka yönetimi sistemleri, konu başına çok sayıda belgeye dayanan ve beraberinde bir iş süreci bulunan herhangi bir faaliyet grubuna yardımcı olabilir.
# 5. Bilgi Yönetimi
Bir kuruluş içinde bilgi, deneyim ve bilgileri geliştirme, edinme, yapılandırma, koruma ve dağıtma süreci bilgi yönetimi olarak bilinir. Verimliliği ve karar verme yeteneklerini artırırken aynı zamanda katılım aşamasından itibaren iyi bilgilendirilmiş, işbirliğine dayalı bir iş gücü geliştirerek firmalara rekabet avantajı sağlar.
Bir kuruluş içinde, bilgi yönetimi yazılımı genellikle kurumsal arama, birleştirme ve fikir oluşturma gibi yetenek ve faydaların bir kombinasyonunu sağlar:
kurumsal içerik arama
Modern iş dünyasının hızı kritiktir. Bilgi aramak için harcanan zaman, çalışanların önündeki en önemli engellerden biridir. Çalışanlar, aradıkları bilgileri ve ilgili bilgileri bulmak için dosyanın meta veriler olarak bilinen çok sayıda özelliğini hızlı ve basit bir şekilde arayabilirler. Kullanıcıların belgelere tür, tarih, konu, vaka, yazar ve diğer kriterlere göre çapraz referans vermelerini sağlayan bu gelişmiş arama işlevi, içerik samanlığındaki bilgi iğnesini hızlı bir şekilde keşfetmelerini sağlar - bu bilgi yönetiminin önemli bir avantajıdır.
içerik federasyonu
Bir bilgi yönetim sisteminin kuruluşa en iyi şekilde hizmet verebilmesi için, kullanıcıların tüm sistemlerden içeriğe başvurabilmesi gerekir. Ancak bu, zor bir girişimdir çünkü çoğu kuruluş, çevrelerinde çok sayıda, bağlantısı kesilmiş, modası geçmiş bilgi silolarına sahiptir. İçerik federasyonu, temel iş sistemlerini birbirine bağlayarak bu sanal engelleri ortadan kaldırır ve kullanıcıların temeldeki içeriğin nerede olduğuna bakmaksızın ilgili bilgileri hızlı bir şekilde aramasına, almasına ve yaymasına olanak tanır.
Fikir
İnovasyon sürecinde fikir, yeni ve kullanılabilir bilgilerin üretilmesinde en önemli faktör olabilir. Her şirket çok sayıda bilgi içerir, ancak çok büyük miktarda veri depolayan veritabanları tüketiciler için bunaltıcı olabilir. Basit bir konu araması, işletme içinden ve dışından son derece alakalı bilgiler ve fikirler üreterek daha yaratıcı kararlar alınmasına ve yeni çözümlere yol açabilir.
Bilgi yönetimi örneği
Bir müşteri desteği yardım masası, bir ECM bilgi yönetimi uygulaması örneğidir. Bir müşteri iletişime geçtiğinde veya bir bilet gönderdiğinde, özellikle firmaların %75'i daha fazla müşteriyi elde tutmanın veya ömür boyu değerin gelir artışına yol açtığını gösterebildiğinden, destek ekibinin sorunu olabildiğince hızlı çözmesi gerekir.
Destek uzmanı, müşterinin dosyasını bulmak ve önceki çağrıların notlarını incelemek için bir bilgi yönetimi sistemi kullanabilir. Sistem daha sonra kılavuzlar, ürün videoları, en son kurumsal haberler veya politika güncellemeleri gibi mevcut sorunla ilgili bilgileri ve sorunu hızlı ve verimli bir şekilde çözmelerine yardımcı olacak diğer ilgili bilgileri sağlayabilir.
Ayrıca Oku: İÇERİK YÖNETİMİ: Tanım, Stratejiler ve Araçlar
Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) Yazılımı Nedir?
Kurumsal içerik yönetimi (ECM) yazılımı, büyük bir kuruluşun malzemelerinin akıllıca depolanmasına, düzenlenmesine ve geri alınmasına olanak sağlayan bir platformdur. 2020 Pazarlar ve Pazarlar analizine göre, ECM yazılımının hem alıcıları hem de satıcıları için seçenekler genişliyor ve sektörün 67 yılına kadar 2025 milyar ABD dolarına veya daha fazlasına ulaşacağı tahmin ediliyor, bu da beş yılda neredeyse %50'lik bir artışı temsil ediyor. Bu, COVID-19'un kapanması daha fazla işletmeyi uzaktan çalışmaya yönlendirdiğinde ve çevrimiçi bir ECM'ye olan talebi daha da artırdığında daha da artabilir.
Bir ECM Yazılımının Önemli Özellikleri
Bir ECM yazılımına karar vermeden önce, temel özellikleri içerdiğinden emin olun. İşte firmaların bir ürüne karar vermeden önce düşünmesi gereken özelliklerin bir listesi.
1 numara. Güçlü belge ve varlık yönetimi
Özelleştirilmiş klasörlere ve erişim doğrulamaya sahip güçlü ve akıllı bir belge ve varlık yönetim sistemi, bir ECM'nin sağlaması gereken temel özelliklerden biridir. Bu, makaleler, pazarlama PDF'leri, personel eğitim belgeleri ve materyalleri, satış sunumları, teklifler, şablonlar vb. gibi dahili veya harici (müşteri) iletişime yönelik her türlü içerik ve varlığı kapsar.
2 numara. Güvenli İşbirliği
İşbirliği, ECM'niz için çok önemli bir seçenek olmalıdır; özellikle COVID-19'un kapanması sırasında dünyanın dört bir yanında evden çalışan çalışanlar söz konusu olduğunda, ECM'de işbirliği yeteneklerine olan talep oldukça fazladır. İşbirliği yetenekleri, farklı departmanlardan çok sayıda kullanıcının aynı belge üzerinde aynı anda çalışmasına olanak tanır. Ayrıca, yöneticilerin içerik oluşturma ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izlemelerine olanak tanır. Ancak, artan erişilebilirlik, daha fazla güvenlik ve kullanıcı doğrulaması gerektirir. Kapsamlı kullanıcı erişim düzeyi doğrulaması olan bir ECM'deki belgeleri yalnızca yetkili kullanıcılar görüntüleyebilir, değiştirebilir veya silebilir.
3 numara. Kayıt tutma
İş içerik yönetimi yazılımınız, şirketin ve departmanın tüm dahili kayıtları dahil olmak üzere merkezi bir belge yönetim merkezi olarak hizmet verecektir. Satış raporları, muhasebe ve müşteri verileri (CRM bağlantısı teşvik edilir), bütçe ve harcama vb. dahildir.
#4. gelişmiş arama
Tüm kuruluşunuzun bilgilerinin tek bir platformda merkezileştirilmesiyle, ekibinizin arama kriterlerine bağlı olarak doğru belgelere anında erişebilmesini garanti etmek için ECM'nin gelişmiş ve hızlı bir arama yeteneğine sahip olması hayati önem taşır. Bu alanlar, bölümlere ve dahili sınıflandırmalara, başlıklara, içerik terimlerine, tarihlere vb. göre makale aramayı içerir. Hızlı ve doğru arama sonuçları sağlamayan ECM'ler dikkate alınmamalıdır.
# 5. Geri alma ve değişiklik geçmişi takibi
Birkaç kişinin kuruluş dosyalarına erişmesi ve bunları düzenlemesi nedeniyle, ECM'nizin düzenleme geçmişini gerçek zamanlı olarak izlemesi ve depolaması, yani kimin ne zaman değişiklik yaptığı çok önemlidir. Yanlış bir düzenleme yapılırsa, ECM'nin bir belgeyi önceki bir sürüme geri alma seçeneği olmalıdır.
#6. Artıklığın otomatik tespiti
Bir ECM'nin en önemli uygulamalarından biri, belgelerin yalnızca en yeni ve benzersiz kopyalarını saklama yeteneğidir. Bu, gereksiz dosyaları otomatik olarak algılayarak ve silinmek üzere sunarak gerçekleştirilir. Bu, çalışanlarınızın bir dosyanın yalnızca en son sürümünü görmesini ve çeşitli sürümlerle karıştırılmamasını garanti eder.
#7. Mevcut uygulamalarla entegrasyon
Merkezi bir işletim ortamı oluşturmak istiyorsanız, kurumsal içerik yönetiminin entegrasyonu çok önemlidir. ECM yazılımınız, mevcut departman/göre özgü sistemlerinizle API entegrasyonunu desteklemelidir. Bu entegrasyonu kullanarak, yetkili erişime hazır, kurumsal içerik ve kayıtların en gelişmiş ve eksiksiz deposuna sahip olduğunuzdan emin olabilirsiniz. Örneğin web siteniz, satıcı yönetim portalınız ve insan kaynakları bilgi sistemlerinizin (HRIS) tümü ECM yazılımına beslenebilir.
#8. uyma
En başından itibaren, akıllı bir kurumsal içerik yönetim sistemi tüm temel bölgesel ve sektöre özgü düzenlemelere uyacaktır. Örneğin, GDPR uyumlu içerik kullanımdan kaldırma ve alma işlemleri, her öğe için kullanıcı izni kayıtlarını koruyacaktır. Ayrıca, gelişmiş özelleştirmeler, şirkete özel arşiv uygulamalarını karşılamasını sağlayacaktır.
# 9. Hibrit barındırma ayarı
İçeriğinizi ve ECM süreçlerinizi genel bulutta, özel bir sunucuda (uzak) veya şirket içinde barındırma seçeneğine sahipsiniz. Ve en uygun kombinasyonu seçme özgürlüğüne sahip olmak harika. Hibrit barındırma, sektörünüzün gereksinimleriyle uyumlu bir ortam seçmenize olanak tanır. Örneğin, büyük bir dağıtılmış personele sahip bir iletişim merkezi, dünya çapında basit erişim için bulut öncelikli bir altyapı talep edebilirken, bir banka güvenlik nedenleriyle tüm içeriği şirket içinde depolamayı seçebilir.
# 10. Analitik gelişmişlik
Analitik ve standart ECM'nin entegrasyonu, Bilgi ve Görüntü Yönetimi Derneği'nin ECM yazılımının büyümesinde bir sonraki adım olarak bahsettiği akıllı bilgi yönetimi (IIM) ile sonuçlanır. Bu özellik, veri işleme yetenekleri sağlayarak içerik yönetimini genişletir. Artık kurumsal içerik yönetimi (ECM) yazılımı ve temel özellikleri hakkında bilinmesi gereken her şeyi öğrendiğinize göre, şimdi piyasadaki en iyi seçeneklere bir göz atalım.
Sonuç olarak,
Bir Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) çözümü, işletmelerin içeriği ve bilgileri yaşam döngüleri boyunca güvenli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur. Kurumsal içerik yönetimi sistemlerinin çok sayıda potansiyel uygulaması vardır ve iş ve teknoloji ile birlikte genişlemeye devam edeceklerdir. Kuruluşunuz ister dijitalleştirme, otomasyon, iş operasyonlarını optimize etme, uyumluluk, belge koruma ve/veya imha etme, isterse daha tutarlı bir kültür oluşturma ile ilgileniyor olsun, bir ECM sistemi önemli bir rekabet avantajı sağlayabilir.
İlgili Makaleler
- Borç Sermaye Piyasaları (DCM): Ayrıntılı Rehber!
- UYUM YÖNETİM SİSTEMİ: Tanımı ve Önemi
- İK UYUMLULUĞU: Nedir, Yazılım, Eğitim ve Önemi
- Sermaye Piyasası (GİP): Örnekli Ayrıntılı Kılavuz
Referanslar
