ZAMAN YÖNETİMİ: Etkili Zaman Yönetimine İlişkin Beceriler ve İpuçları

İçindekiler gizlemek

Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman Yönetimi Neden Önemli?
Etkili Zaman Yönetiminin Faydaları
İşyeri Zaman Yönetimini Geliştirmek İçin İpuçları
Kötü Zaman Yönetiminin Sonuçları
Sonuç
1. İlgili Makaleler
2. Referanslar

"Zaman yönetimi" terimini günlük hayatımızda çok duyuyoruz, ancak çok az insan bunun ne anlama geldiğini veya zamanını nasıl doğru yöneteceğini anlıyor.
Her gün en az altı ila dokuz saat uyuyarak ve birkaç saat daha yemek hazırlayarak ve yemek yiyerek geçiriyoruz. Üç ila dört saatlik işe gidip gelme süresi, trafik gecikmeleri ve diğer küçük sürprizleri ekleyin. İşimizi bitirmek, ders çalışmak, bir hobiyi yönetmek, kendimize bakmak, sosyalleşmek ve ailemizle vakit geçirmek için günde sadece 10 ila 12 saatimiz var, genellikle daha az. Etkinlikler ve özel etkinlikler tamamen farklı bir konudur.
Kısa sürede yoğun bir programı gereksiz yere bunalmadan halletmek istiyorsak, etkili zaman yönetimi becerileri geliştirmeliyiz. Bu yazıda, zaman yönetiminin ne olduğunu ve gününüzü en iyi şekilde değerlendirmek için onu nasıl kullanacağınızı öğreneceksiniz.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, üretkenliği, etkinliği ve başarıyı artırmak için belirli faaliyetlere, görevlere veya projelere ne kadar zaman ayıracağınızı planlama ve yönetme sürecidir. İnsanların günlerini en iyi şekilde değerlendirmelerini ve sahip oldukları sınırlı zamanda hedeflerine ulaşmalarını sağlayan çok önemli bir yetenektir.

Zaman yönetimi, sadece bir güne çok sayıda aktiviteyi sığdırmak veya zamanınızın her dakikasını en iyi şekilde değerlendirmekle ilgili değildir. Ayrıca, programınızda aşırı katı veya katı olmak veya daha fazlasını başarmak için sağlığınızdan ve esenliğinizden ödün vermekle ilgili değildir.
Zaman yönetiminin herkese uyan tek bir yanıtı yoktur. Bir kişi için işe yarayan bir başkası için işe yaramayabilir, bu nedenle bireysel gereksinimlerinizi ve koşullarınızı karşılayan bir zaman yönetimi tekniği oluşturmak çok önemlidir.

Ek olarak, kesintilerin ve beklenmeyen olayların meydana gelebileceğini ve bu değişikliklerle başa çıkmak için esnek ve uyarlanabilir olmanız gerektiğini unutmayın.
"Zamanı yönetemezsek başka hiçbir şeyi kontrol edemeyiz." – Peter F. Drucker
Zaman yönetimi düşüncesinin babası Peter Drucker'ın bu sözü, hayatın her alanında başarı için temel bir yetenek olarak zaman yönetiminin öneminin altını çiziyor. Zamanımızı verimli bir şekilde yönetemezsek, hedeflerimize ulaşmamız ve işimiz, ilişkilerimiz ve sağlığımız gibi hayatımızın diğer temel unsurlarını yönetmemiz zor olacaktır.

Zaman Yönetimi Neden Önemli?

İyi zaman yönetimi, çeşitli nedenlerle kritik öneme sahiptir.
İyi bir zaman yönetimi, zamanınızı nasıl harcayacağınız, hangi görevlere öncelik vereceğiniz ve ne zaman bitireceğiniz konusunda daha iyi kararlar vermenize yardımcı olabilir.

Zamanı verimli bir şekilde yönetme yeteneği, daha kısa sürede daha fazlasını başarmanıza izin vererek üretkenliği artırmanıza da yardımcı olabilir. Zamanınızı iyi yöneterek ve erteleme, teslim tarihlerini kaçırma ve son dakika telaşlarından kaçınarak stresinizi azaltabilirsiniz. Bir TimeWatch anketine göre,[2] yanıt verenlerin %91'i daha iyi zaman yönetiminin işyerindeki stresi azaltacağını ve üretkenliği artıracağını düşünürken, %86'sı göreve odaklanmayı iyileştireceğini düşündü.

Ayrıca, verimli zaman yönetimi, hedefleriniz üzerinde düzenli olarak çalışmak için yeterli zaman ayırarak hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur. Net öncelikler belirlemek ve en kritik görevlere odaklanmak, hedeflerinize doğru ilerlemenizi ve zamanında gerçekleştirmenizi sağlayacaktır.

Zaman yönetiminin bir diğer önemli özelliği de daha iyi bir iş-yaşam dengesi kurmanıza yardımcı olmasıdır. Öncelikleri belirlemek ve zamanınızı doğru yönetmek, kişisel ve profesyonel yükümlülüklerinizi dengelemenize ve daha iyi bir iş-yaşam dengesi oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
Sonuç olarak, zaman yönetimi becerilerini öğrenmek, etkinliğinizi artırmanıza, yaşam kalitenizi yükseltmenize ve hayatınızın her alanında daha fazla başarı elde etmenize yardımcı olabilir.

Etkili Zaman Yönetiminin Faydaları

Etkili zaman yönetimi çok önemlidir. Etkili zaman yönetimi, artan verimlilik ve üretime, daha az strese ve daha büyük yaşam başarısına yol açar. İşte mükemmel zaman yönetiminin bazı faydaları:

1 numara. Stres azaltma

Bir görev programı oluşturmak ve buna bağlı kalmak kaygıyı azaltmaya yardımcı olur. Görevleri "yapılacaklar" listenizden geçerken gözle görülür bir ilerleme kaydettiğinizi görebilirsiniz. Bu, işleri yapıp yapmadığınız konusunda strese girmenizi önler.

2 numara. Daha fazla zaman

İyi bir zaman yönetimi sayesinde normal faaliyetlerinize odaklanmak için daha fazla zamanınız olur. Zamanlarını verimli bir şekilde yönetebilen kişiler, hobilere veya diğer kişisel eğlencelere daha fazla zaman ayırmaktan hoşlanırlar.

3 numara. Ek olanaklar

Zaman yönetimi, daha fazla fırsat ve küçük faaliyetler için daha az zaman harcanmasıyla sonuçlanır. İşverenler, güçlü zaman yönetimi becerilerine sahip adaylara değer verir. Herhangi bir işletme, işi önceliklendirme ve programlama kapasitesinden büyük ölçüde faydalanacaktır.

#4. Hedeflere ulaşma kapasitesi

Güçlü zaman yönetimi uygulayan insanlar, amaç ve hedeflere daha kısa sürede ulaşmak için daha donanımlıdır.

İşyeri Zaman Yönetimini Geliştirmek İçin İpuçları

Zaman yönetimi, çıktıyı artırmak için kişinin zamanını bilinçli olarak kullanması ve kontrol etmesidir. Kısacası, daha az zamanda daha fazlasını yapın. İşte işyerinde etkili zaman yönetimi için ipuçları:

1 numara. Zamanınızı nasıl harcadığınızı anlayın.

Verimliliğiniz belirli bir dönemdeki üretimle ölçülüyorsa, kaçırılan zaman kaybedilen paraya eşit olabilir. Tıpkı bir bütçe yapmak gibi, sizi hedeflerinize ulaşmaktan alıkoyan herhangi bir alanı veya alışkanlığı belirlemek için zamanınızı gerçekte neye harcadığınızı izlemeniz gerekir.
Bir zaman kontrolü ile başlayın. RescueTime gibi zaman izleme araçları, oluşturduğunuz kategorilere göre, bir günde kaç saat üretken olduğunuzu ve sosyal ağ veya alışveriş gibi işle ilgili olmayan etkinliklere ne kadar zaman harcadığınızı size söyleyebilir.

2 numara. Günlük bir program sürdürün

"XYZ'yi tamamlamak için sekiz saatim var"ın ötesine geçin. Çeşitli işler için zaman dilimleriyle günlük bir program belirleyin. Başarının anahtarı tutarlılıktır.
Gerçekçi zaman çizelgeleri yapın. İnsanlar, tipik olarak aşırı iyimser teslimat tahminlerine yol açan "planlama yanılgısı" olarak bilinen bir eğilim olan görevleri tamamlama yeteneklerini abartırlar. İşler arasında zaman arabellekleri oluşturun, böylece bir görev ayrılan süreyi aşsa bile genel program bozulmadan kalır.

#3. Tüm dikkatinizi verin.

Mesai saatlerinde işle ilgili olmayan web sitelerine girmekten (veya yapmamanız gereken şeyleri yapmaktan) kaçının. "Sonrası için" olarak işaretlenmiş tüm tarayıcı sekmelerini kapatın. Planlanmış bir mola zamanı gelene kadar telefonunuzu kapatın veya güvenli bir yere koyun. Yine öz disiplin bu durumda en büyük dostunuzdur.

#4. Öncelikleri belirleyin

Yapılacaklar listeleri üretkenliğinizi koruyabilir. Yine de, dikkatli olmazsanız, o kadar büyüyebilirler ve nereden başlayacağınızı bilemezsiniz. Eisenhower Matrisi, önem ve aciliyete göre neye öncelik vereceğinizi seçmenize yardımcı olabilecek bir tekniktir. Bu seçim matrisi ile listenizi aşağıdakilere ayırabilirsiniz:

Aşağıdakileri hemen yapın: Belirlenmiş teslim tarihleri olan veya çok uzun süredir ertelediğiniz kritik işler artık vadesini geçmiştir.
Önceden planlamak: Belirlenmiş zaman çerçevesi olmayan kritik projeler
Temsilci: Başkası tarafından yapılabilecek faaliyetler delege edilmelidir.
Sil: Amaçlarınız veya göreviniz için hayati önem taşımadıkları için kaldırılabilen görevler.

# 5. En zor görevle başlayın.

Bir telefon görüşmesi, bir iş arkadaşından gelen bir iyilik ya da o kirli bulaşık yığını herkesin dikkatini dağıtabilir. Sen farkına bile varmadan gün geçti. "O kurbağayı yemenin" zamanı geldi.
Liderlik gurusu Brian Tracy tarafından geliştirilen Eat That Frog üretkenlik stratejisi, dikkat dağıtıcı şeyleri erteleyen veya görmezden gelmekte güçlük çeken kişiler için etkilidir. En büyük, en zor ve en önemli görevle, daha sonraya ertelemeye en yatkın olduğunuz görevle başlamanızı önerir. "O kurbağayı yedikten" sonra başka şeylere geçebilirsiniz.

#6. Gruplar halinde karşılaştırılabilir işlemler yapın

Toplu işleme olarak da bilinen toplu işleme, karşılaştırılabilir işleri aynı anda tamamlanabilecek şekilde gruplandırma işlemidir. Hedefe veya amaca göre sıralayın.
Örnek olarak:

Salı ve Perşembe günleri müşteri toplantıları için ayrılmıştır.
E-postaları yalnızca sabah 10 ile 11 arasında yanıtlayın
Sabah ilk iş olarak raporlar oluşturun ve dağıtın.

#7. Uygun zaman kısıtlamaları oluşturun

Parkinson yasasına göre “iş, onu bitirmek için verilen süreyi kaplayacak şekilde genişler.”
Üç saatten fazla sürmemesi gereken iki işi yapmak için tam bir gününüz varsa, büyük olasılıkla tüm günü bu iki iş için harcarsınız. Kendinize kısa bir süre tanırsanız, neredeyse kesin olarak erken teslim tarihini yakalarsınız.

#8. hayır demeyi öğren

Bir günde çok fazla enerjimiz var ve saat geçtikçe azalıyor. Sınırlarınızı bilin ve vasat bir çabadan kaçınmak için hayır demeye istekli olun. Kendi avantaj ve dezavantajlarınızı anlayın. Güçlü olduğunuz şeylere odaklanın ve mümkünse başkalarının daha iyi ve daha hızlı başarabileceklerini devredin.

# 9. Çoklu görevden uzak durun

Çoklu görev konusundaki kanıtlar açıktır: üretkenliği azaltır ve hatta ölümcül olabilir. Amerikan Psikoloji Derneği, zihinsel hokkabazlığı üretkenliği azaltan “değiştirme maliyetleri” olarak tanımlar. Her geçiş için görev değiştirme yalnızca birkaç saniye sürse de, sık sık aynı anda birden çok görev yapıyorsanız bu süre artar. Hata yapma şansınız da artar.

# 10. Organizasyonu sürdürmek

Aşağıdakilerden herhangi biri aklınıza geldiyse, organizasyonel bir makyaj yapmanız gerekebilir:

Yönettiğin bir toplantıya geç kalıyorsun.
Patronunuzun bir sunum için ihtiyaç duyduğu bir raporu yazdırmayı unuttunuz.
BT'ye kullanıcı adınızı veya şifrenizi birden çok kez sormak zorunda kaldınız.

İyi haber şu ki, organize olmak ustalaşılabilecek bir yetenek. Temel bilgilerle başlayın.
Temiz bir iş istasyonu tutun. National Geographic'e göre, psikologlar ve sinirbilimciler dağınıklığın sonuçlarını biliş, zihinsel sağlık ve davranışla ilişkilendirdiler. Görsel dağınıklık, gerginlik ve endişe düzeylerini yükselterek savaş ya da kaç tepkisi verebilir. Karar verme sürecini iyileştirmek için, geri dönüştürülebilen veya parçalanabilen tüm kağıtları atın. Gereksiz öğeleri kaldırın ve günlük araçları kolayca erişebileceğiniz bir yere koyun.

# 11. Bilgisayar dosyalarınızı ve paylaşılan sürücülerinizi düzenleyin.

Dijital varlıkların organizasyonunda dosya adlandırmanın önemi göz ardı edilemez. Sizin ve iş arkadaşlarınızın öğeleri hızlı ve kolay bir şekilde bulmanızı sağlayan bir sistem oluşturun.

# 12. Bir takvimden yararlanın.

Programınızı "kişisel", "profesyonel" ve "bağlılık" gibi yaşam kategorilerine göre düzenleyin. Renk kodlaması, kategoriler arasında veya acil olan ve olmayan öğeler arasında kolayca ayrım yapmanıza yardımcı olabilir.

# 13. Faydalanmak zaman yönetimi araçları

Bu üretkenliği kullanın ve otomasyon araçları üretkenliği artırmak için:

Gevşeklik ekip iletişimlerini merkezileştirmek ve bunları kanala göre düzenlemek için. Artık proje detayları için sayısız e-posta dizisini taramanıza gerek kalmayacak.
Dropbox veya OneDrive dosya depolama, paylaşım ve yedekleme için. Nitelikli ekip üyeleri, bulut tabanlı dosyalara 24/7 erişebilir.
Günlük, haftalık ve aylık programları takip etmek için şunu kullanın: Google Takvim ve Microsoft Takvim. İlgili kanallarda otomatik uyarılar ve hatırlatıcılar almak için onları Slack'e bağlayın.
Tasarımlar ve diyagramlar için şunu kullanın: Canva veya Lucidchart. En deneyimsiz tasarımcılara bile profesyonel görünümlü şablonlar oluşturmada yardımcı olurlar.

Kötü Zaman Yönetiminin Sonuçları

Kötü zaman yönetiminin yansımalarını da düşünün.

1 numara. etkisiz iş akışı

Düşük verimlilik, ileriyi planlayamamaktan ve hedeflere ulaşamamaktan kaynaklanır. Örneğin, gerçekleştirilecek birden fazla önemli faaliyet varsa, ilgili görevleri aynı anda veya sırayla tamamlamak etkili bir plan olacaktır. Yine de, önceden plan yapmazsanız, görevinizde ileri geri zıplama veya geri adım atma ihtiyacı duyabilirsiniz. Bu, azalan verimlilik ve çıktıya eşittir.

2 numara. Vakit kaybı

Yetersiz zaman yönetimi zaman kaybına neden olur. Örneğin, bir ödev üzerinde çalışırken sosyal medyada arkadaşlarla sohbet etmek dikkat dağıtmak ve zaman kaybıdır.

#3. Kontrol hatası

Bir sonraki görevin ne olduğunu bilmediğinizde hayatınızın kontrolünü kaybedersiniz. Bu, artan stres ve endişeye yol açabilir.

#4. Düşük iş kalitesi

Kötü zaman yönetimi genellikle daha düşük kaliteli çıktılara neden olur. Örneğin, işleri son dakikada yapmak için acele etmek genellikle kaliteyi düşürür.

# 5. Kötü bir itibar

Müşterileriniz veya işvereniniz, işleri zamanında bitirmeniz konusunda size güvenemezse, beklentileri ve sizinle ilgili algıları zarar görür. Bir müşteri, bir görevi zamanında tamamlama konusunda size güvenemezse, büyük olasılıkla işini başka bir yere götürecektir.

Sonuç

Zaman yönetimi, üretkenliği artırmak ve hedeflere ulaşmak için öğrenilebilecek çok önemli bir beceridir.
Yukarıda açıklanan zaman yönetimi becerilerini geliştirirseniz, zamanınızı daha verimli harcayabilecek, sorumluluklarınızı önceliklendirebilecek ve nihayetinde daha kısa sürede daha fazlasını başarabileceksiniz. Son olarak, stresi en aza indirebilir, iş-yaşam dengenizi geliştirebilir ve daha ödüllendirici bir varoluş yaşayabilirsiniz.