Her toplantı için tutanak tutmak önemlidir. Sekreterseniz veya bir toplantı sırasında not tutma görevi verildiyse, tutanak tutarken ne yapıp ne yapmamanız gerektiğini anlamak önemlidir. Burada, toplantı tutanağı kavramını, tutanak yazarken dahil etmeniz gereken beş adımlık bir örnekle parçaladık.
Toplantı Tutanakları Nedir?
Toplantı tutanakları, bir toplantıda yapılan tartışmaların ve alınan kararların yazılı bir kaydıdır. Bunlar, yönetim kurulları, liderlik ekipleri ve yatırımcılar gibi bir şirket içindeki her türlü organizasyon için geçerlidir.
Resmi kayıt gerektiren her toplantı için toplantı tutanağı yazılmalıdır. Bu yazılı kayıt, daha sonra olanlara katılamayan ekip üyelerini bilgilendirmek veya yeniden ziyaret edilebilecek seçimleri ve eylem öğelerini takip etmek için kullanılabilir. Sonuç olarak, daha önceki toplantıların tutanakları gelecekteki organizasyonel kararlar için kullanılabilir.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, devlet kurumları, okullar, kamu kuruluşları ve sendikalar, genellikle toplantı tutanaklarını tutması gereken gruplar arasındadır.
Neden Toplantı Tutanağı Olarak Adlandırılırlar?
“Tutanak” teriminin zamanla hiçbir ilgisi yoktur ki bu toplantı tutanakları ile ilgili ilginç bir gerçektir. Aslında Latince "minutia" (önemsiz şeyler veya ayrıntılar anlamına gelir) ifadesinden türemiştir. Bazı kaynaklar, "toplantı tutanakları" ifadesinin ilk olarak 18. yüzyılda doğrudan Latince "küçük notlar" anlamına gelen "minuta scriptura"dan kaynaklandığını iddia ediyor.
Diğer bir deyişle toplantı tutanakları, bir toplantı sırasında yaşananların ayrıntılarıdır (veya kısa bir özetidir).
Toplantı Tutanakları Ne İşe Yarar?
Toplantı tutanakları, şirketin konuşmalarının, kararlarının ve uzun vadeli stratejisinin tarihi bir kaydı olarak hizmet eder. Katılımcılar, toplantı tutanaklarını gelecekte ne tür ilerlemelerin meydana geldiğini belirlemek için bir kayıt olarak kullanabilirler.
Toplantıya katılmayan ancak alınan kararlar ve bundan sonraki adımlar hakkında bilgi sahibi olması gereken kişiler ise tutanağa bakabilir.
Toplantı Tutanağı Türleri Nelerdir?
Toplantı tutanakları üçe ayrılır. Bunlar şu şekildedir: eylem, tartışma ve kelimesi kelimesine.
1 numara. İşlem Dakikaları
Eylem tutanakları en yaygın toplantı tutanaklarıdır. Yalnızca karar tutanakları olarak da bilinen bu tutanak biçimi, karar alma sürecinde gerçekleşen tartışmaları değil, yalnızca varılan sonuçları ve yapılacak eylemleri sağlar. Eylem tutanakları, bir toplantıda alınan kararların yönetici bir özetini sağlar. Yönetim kurulu, konsey veya duruşma toplantıları gibi toplantılar sıklıkla eylem tutanakları gerektirir.
Yalnızca dahili olarak iletildiği için gayri resmi bir üslubu vardır ve madde işaretleri olarak yazılabilir. Dakika tutan kişi sık sık toplantı tartışmalarına katılır. Bu tutanaklar basittir, hızlı bir şekilde kaydedilebilir ve doğrudur.
2 numara. Verbatim Dakikaları
Bu, tüm konuşmaların ve kararların kelimesi kelimesine bir kaydıdır. Bir toplantının kelimesi kelimesine tutanakları, söylenen her kelimenin bir kaydıdır. Genellikle uzundurlar ve belirli bir bilgi parçasına göz atmaları zordur. Duruşmalar ve Kongre dışında, bir toplantının birebir kaydına nadiren ihtiyaç duyulur.
Sözü geçen dakikalar sıklıkla oldukça uzundur. Not alan kişi için dakikaları kelimesi kelimesine yakalamak zordur ve diyaloğu bir mikrofonla kaydetmek, tutanakların düzeltilmesi için çok yararlı olabilir. Eylem ve tartışma tutanaklarının aksine Verbatim tutanakları, genel mutabakattan ziyade bireysel ifadelere odaklanır.
#3. Tartışma Tutanakları
Fıkra tutanakları olarak da bilinen tartışma tutanakları, gerekli sonuçlara ve eylemlere yol açan görüşmelerden elde edilen anlaşmaların kayıtlarıdır. Çoğu durumda, tartışma tutanakları tavsiye edilir. Tutanak tutan kişi, kişisel açıklamaları kaydetmekten kaçınarak grup tarafından ortaya atılan önemli fikirleri vurgulamalıdır. Tartışma tutanakları, karar verme sürecinde ortaya çıkan tartışmaları içermesi bakımından eylem tutanaklarına benzer.
Tartışma tutanağı, komite toplantılarını, personel toplantılarını ve benzerlerini yürütmek için ideal bir seçenektir. Sonuç olarak, tutanaklar paragraflar şeklinde olacak, düzgün bir şekilde bölümlere ayrılacak ve tartışmaların sırasına göre düzenlenecektir.
Eylemler ve tartışmalar bir kurul tarafından gerçekleştirileceğinden ve bu nedenle tutanaklarda kurul veya komite olarak belirtileceğinden, bu tür tutanaklarda kişilere nadiren isimleriyle hitap edilir. Sekreter tutanakları tutacaktır, çünkü büyük olasılıkla konuşmaya katılmayacaktır ve bu nedenle tutanakları uygun şekilde kaydetmekte özgür olacaktır.
Tutanağın türü ne olursa olsun tüm tutanakların kısa ve öz olması, bunun için de notların doğru sıra ve üslupla doğru yazılması gerekir. Daha önce belirtildiği gibi, toplantıdan önce bazı ön hazırlıklar yaparak not almayı mümkün olduğunca basit hale getirin.
Tutanaklar aynı zamanda toplantıya katılamayanların neler olduğunu anlamalarına yardımcı olmalı ve aynı tartışmaları açıklığa kavuşturmak için başka bir toplantıya gerek kalmamasını sağlamalıdır.
Toplantı Tutanakları Neden Önemli?
Toplantı tutanakları, bir şirketin belirli seçimleri neden ve nasıl yaptığına dair kanıt sağlar. Bu, alınan kararlar veya yapılan tartışmalar hakkındaki soruları yanıtlarken yararlı olabilir.
Toplantı tutanaklarının önemi şu şekilde ayrılabilir:
- Bir grubun kararlarının ve eylemlerinin bir kaydıdır.
- Görevlerin kime atandığını hatırlatma görevi görürler.
- Dakikalar, son teslim tarihlerinin kanıtı olarak işlev görür.
- Seçimler yapılırken orada olmayan kişiler için faydalıdırlar.
Toplantı tutanakları, konuşmaların ve kararların resmi bir kaydı olarak hizmet etmenin yanı sıra şirketiniz için yasal koruma sağlayabilir. Durum tespiti sıklıkla şirket tutanaklarında belgelenir. Bu, daha sonra kuruluşun etik ve adil uygulamalarını kanıtlamak için yönetilebilir ve belgelenebilir.
Toplantı Tutanağını Yazmaya Dahil Etmeniz Gereken Beş Adım Nelerdir?
Toplantı tutanaklarını yazmak beş adımı içerir:
1 numara. Ön planlama
İyi planlanmış bir toplantı, etkili toplantı tutanaklarına katkıda bulunur. Gündemin ve toplantının doğru bir şekilde düşünüldüğünden emin olmak için Başkan ve Sekreter veya tutanak tutan işbirliği yaparsa, tutanakları kaydetmek çok daha kolaydır. Örneğin, toplantı yapısına ve kullanılan araçlara bağlı olarak tutanak tutan kişi, tutanak taslağı kadar gündem işlevi gören bir belge formatı oluşturmak için Başkan ile işbirliği yapabilir.
Ön planlamada yer alan adımlar şunları içerir:
Toplantı gündeminin belirtilmesi
En azından, toplantı gündeminin bir kopyasını edinin ve not almak, toplantı tutanağı formatınızı düzenlemek ve toplantı tutanaklarındaki sıra ve numaralandırma ile toplantı tutanaklarındakilerle eşleşen tutanakları oluşturmak için bir referans veya çerçeve olarak kullanın. Gündem.
Ayrıca gündem ve/veya toplantı duyuruları, toplantı tutanaklarında yer alması gereken tüm toplantıya katılanların isimleri, misafirler veya konuşmacılar dahil olmak üzere gündemle birlikte gönderilen veya toplantıda dağıtılan belgeler - nüshaları (dijital ortamda) gibi bilgileri sağlar. bildirilerin basılı kopyası), ileride başvurmak ve toplantıya katılamayanlarla (ve toplantı tarafından belirlenen diğer kişilerle) paylaşmak üzere toplantı tutanaklarıyla birlikte saklanmalıdır.
Beklentileri Tanımlamak
Tutanak tutan veya Sekreter olarak yeni bir göreve başladığınızda, komite veya Yönetim Kurulu Başkanına toplantı sırasındaki rolünüzden beklentilerinin yanı sıra toplantıda beklediği ayrıntı düzeyini sorduğunuzdan emin olun. dakikalar. Örneğin, Kurulunuz veya komiteniz maddeler/konular üzerinde önergelerle veya oylamalarla ilgileniyorsa, önergelerde bulunan, önergelerde yardımcı olan vb. kişilerin adlarını vermeniz gerekip gerekmediğini belirleyin. Bu tür prosedürlerle ilgilenecekseniz, siz (ve Başkanınız) Robert'ın Düzen Kurallarına başvurmalısınız.
2 numara. Toplantılar sırasında not almak
Not almaya başlamadan önce, toplantı sırasında belgelemeniz gereken bilgi türünü anlamak çok önemlidir. Daha önce belirtildiği gibi, kuruluşunuzun uymanız gereken zorunlu materyalleri ve belirli bir ana formatı olabilir, ancak toplantı tutanakları genellikle aşağıdakileri içerir:
- Toplantının tarihi ve saati
- Konferansa katılanların ve katılamayanların isimleri
- Önceki toplantı tutanaklarının veya düzeltmelerin/değişikliklerin kabulü
- Gündemdeki her maddeye ilişkin kararlar
- Yeni iş kalemleri elden geçirilmelidir
- Bir sonraki toplantının tarihi ve saati
İyi Notları Nasıl Alırsınız?
Daha iyi not almanıza yardımcı olacak bazı ipuçları:
- Bir taslak oluşturun – Daha önce belirtildiği gibi, gündeme dayalı bir taslak (veya şablon) olması, ilerledikçe her bir öğenin altına yorumları, kararları vb. basitçe karalamanıza olanak tanır. El yazısı notlar için taslağınızdaki her öğenin altına boşluk bırakmayı düşünün, ardından bunları yazdırın ve elle not alıyorsanız tutanak toplamak için bunu kullanın.
- Katılımcıları odaya girerken kontrol edin – toplantı katılımcılarını tanıyorsanız, geldiklerinde onları kontrol edebilirsiniz; değilse, toplantının başında insanların kendilerini tanıtmasını sağlayın veya kendilerinin kontrol edebileceği bir katılım listesi dağıtın.
- Doğruluğu sağlamak için, taslağınızdaki eylem öğeleriyle ilgili yargıları veya notları, gerçekleştikleri anda kaydedin.
- Gerekirse, açıklama isteyin. Örneğin, grup bir çözüme veya bariz bir sonuca varmadan yoluna devam ederse, kararın ve/veya ilgili gelecekteki adımların açıklığa kavuşturulmasını isteyin. Diyaloğu kelimesi kelimesine bitirmeye çalışırsanız devam edemezsiniz, bu nedenle yalnızca seçimleri, ödevleri, eylem adımlarını vb. basitçe (ve net bir şekilde) yazın (veya yazın).
- Kaydedin – kelimenin tam anlamıyla, not almaya yetişememekten endişe ediyorsanız, toplantıyı kaydetmeyi düşünün (örn. akıllı telefonunuzda, iPad'inizde, kayıt cihazınızda vb.), ancak katılımcıların not aldıklarını bildiklerinden emin olun. kaydediliyor. Toplantının kelimesi kelimesine bir dökümünü oluşturmak için kaseti kullanmamanız gerekse de, açıklamaya ihtiyacınız varsa yararlı olabilir.
3 numara. Tutanak yazma veya deşifre etme
Toplantı bittiğinde notlarınızı derleyin ve tutanakları oluşturun. İşte yararlı olabilecek bazı işaretçiler:
- Toplantıdan sonra tutanakları olabildiğince çabuk, her şey aklınızdayken yazmaya çalışın.
- Taslağınızı inceleyin ve gerekli değişiklikleri veya açıklamaları yapın. Tüm kararların, eylemlerin ve hareketlerin tam olarak belgelendiğinden emin olmak için kontrol edin.
- Yeterli bilgiyi eklediğinizden emin olun.
- Yapılan her işlemin kısa bir açıklamasının yanı sıra kararın gerekçesinin Yönetim Kurulu tutanaklarında belirtilmesini öneriyoruz.
- Bir önerge kabul edilmeden önce çok fazla tartışma olduysa, onun lehindeki ve aleyhindeki ana argümanları yazın.
- Tutanakların okunması kolay olacak şekilde kısalık ve netlik için düzenleyin.
Toplantı tutanakları biçimi söz konusu olduğunda akılda tutulması gereken birkaç nokta şunlardır:
- Objektifliği koruyun.
- Baştan sona aynı zamanı kullanın.
- Hareketleri ve saniyeleri kaydetmek dışında isimlerden kaçının.
- Kişisel gözlemlerden kaçınılmalıdır; tutanaklar sadece gerçekleri içermelidir.
- Onlara başvurmanız gerekiyorsa diğer belgeleri özetlemeye çalışmayın. Bunun yerine, konumlarını belirtmeniz veya ek olarak eklemeniz yeterlidir.
#4. Toplantı Tutanaklarını Paylaşma veya Dağıtma
Toplantı tutanaklarınızı dağıtmadan önce, Başkan'ın tutanakları gözden geçirdiğinden, güncellediğinden ve/veya dağıtım için onayladığından emin olun. Bu gerçekleşmedikçe ve gerçekleşene kadar, bunlar bir toplantının resmi kaydı değildir. Kurulunuza bağlı olarak, bir sonraki toplantının başlamasından önce tutanaklar da resmi olarak yetkilendirilebilir.
Paylaşım veya dağıtım yöntemi, sizin ve şirketinizin kullandığı teknolojiler tarafından belirlenecektir. Dakikalar ve diğer evrak işleri çok fazla kağıt oluşturabileceğinden, kağıtsız bir paylaşım yaklaşımı kullanmak idealdir. Örneğin, çevrimiçi paylaşımı desteklemeyen bir kelime işlemci programı (Microsoft Word gibi) kullanıyorsanız, belgenin bir PDF'sini oluşturmak ve ekleri veya toplantı belgeleriyle birlikte e-postayla göndermek isteyebilirsiniz. Hepiniz Google Dokümanlar'ı toplantı davetleri, ajandalar ve diğer doküman paylaşımları için kullanıyorsanız, bittikten sonra dokümanı söz konusu grupla "paylaşabilirsiniz". Komite veya Yönetim Kurulu üyeleri, belgeleri çevrimiçi olarak görüntüleyebilir ve bu süreçte birkaç ağaç kurtarabilir!
Bulut paylaşımı
Kuruluşunuz bulut tabanlı bir üyelik yönetim sistemi kullanıyorsa, tutanakları web sayfası olarak yayınlayabilir ve ihtiyaçlarınıza göre komite veya Yönetim Kurulu üyelerine erişimi kısıtlayabilirsiniz. Üyelere özel web sayfalarını kullanarak Yönetim Kurulunuz ve komiteleriniz için güvenli bir çevrimiçi İntranet oluşturabilirsiniz.
# 5. Toplantı Tutanaklarının Dosyalanması/Saklanması
Çoğu komite ve Kurul, bir sonraki toplantının başında tutanakları inceler ve ya onaylar ya da değiştirir. Herhangi bir önemli değişiklik yaptıktan sonra, tutanakların ileride başvurmak üzere arşivlenmesi gerekecektir. Bazı firmalar bunları çevrimiçi (ör. Google dokümanlarında veya SkyDrive'da) tutabilir ve ayrıca bunları harici bir sabit diskte yedekleyebilir. Ayrıca kağıt kopyaları da yazdırmanız ve saklamanız veya bunları dosyalama için bir personele veya Başkana göndermeniz gerekebilir.
Toplantı Tutanakları Örneği
İşte bir toplantı tutanağının nasıl göründüğüne dair bir örnek:
Toplantı Tutanağı Şablonu Var mı?
Elbette, toplantı tutanakları için şablonlar var. Işte bir tane:
Toplantı Tutanağında Neler Olmamalıdır?
Toplantı tutanakları kişisel görüşleri veya yargılayıcı açıklamaları içermemelidir. Her ifade mümkün olduğunca objektif olmalıdır. Söylenen her şeyi not almaktan kaçının. Tutanaklar kısa olmalı ve toplantının ana konularını özetlemelidir.
Sonuç olarak,
Toplantı tutanakları kritik öneme sahiptir - sonuçta bir toplantının temel bilgilerini yakalarlar. Ancak tutanak tutmak ve hazırlamak külfetli bir angarya olmak zorunda değil. Bu yazıda anlattıklarımızla, toplantı tutanaklarını yazmak artık sizin için çok da zor olmamalı.
İlgili Makaleler
- FOCUS GROUP: Bir Odak Grup Tartışmasının Nasıl Yürütüleceğine İlişkin Tanım ve Ayrıntılı Kılavuz
- GOOGLE REKLAMLARI İŞİNİZİ GELİŞTİRMENİZE NASIL YARDIMCI OLABİLİR?
- İŞ PLANI ANAHTARI: 6 Kolay Adımda Bir İş Planı Anahattı Geliştirme [Ücretsiz İndirme]
- ZOOM ÖZELLİKLERİ: Anlamı, Fiyatlandırması ve Nasıl Kullanılacağı
- İLETİŞİM KOÇU: Etkili İletişim
Referanslar
