Bir matris yönetim organizasyonu, çalışanların birkaç yöneticiye rapor vermesine olanak tanır. Bazı işletmeler, operasyonlarını kolaylaştırmak için matris yönetimini kullanır. Bu tür bir organizasyon herkes için olmayabilir, ancak sizin ve çalıştığınız firma için en uygun olup olmadığını değerlendirmek için faydalarını ve uygulamalarını kavramak çok önemlidir. Bu yazıda, matris yönetim yapısını, avantajlarını ve dezavantajlarını ve ayrıca bunu iş yerinizde en iyi şekilde nasıl uygulayacağınızı keşfedeceğiz.
Matris Yönetimi nedir?
Matris yönetimi, işletmelerin çalışanların görevlerini dağıtmak ve çok sayıda amirine rapor vermelerini sağlamak için kullandıkları organizasyon yapısıdır. Proje yöneticisi ve işlevsel yönetici, matris yönetimindeki iki temel komuta zinciridir.
Çok sayıda matris yönetim tarzı olduğundan, bu tür bir yönetimin sizin ve firmanız için doğru olup olmadığını değerlendirmek için bunların neyi başarmaya çalıştıklarını kavramak çok önemlidir.
Matris Yönetim Türleri
Matris yönetim stilleri üç kategoriye ayrılabilir:
1 numara. Zayıf Matris
Proje yöneticisinin bu matris sistemlerde çok az yetkisi vardır. Bu, rapor edilmedikleri anlamına gelebilir. Güç, zayıf bir matriste işlevsel yöneticiye geçerken, proje yöneticileri daha çok proje koordinatörü rolü üstlenir.
2 numara. Dengeli Matris
Proje yöneticileri ve işlevsel yöneticiler, dengeli bir matriste eşit yetki ve güce sahiptir. Proje yöneticileri, bir proje için gerekli olan yetenekleri tanımlar ve işlevsel yöneticiler, personeli bu ihtiyaçları karşılayacak şekilde tahsis eder. Ekip üyeleri, her iki yöneticiyi de ilerlemeleri ve öncelikleri konusunda güncel tutar.
#3. Güçlü Matris
Proje yöneticileri, güçlü bir matriste en fazla yetkiye sahiptir ve ekip üyeleri onlara rapor verir. Bu, proje yöneticilerinin ayrıca kaynakları bölmeleri ve her ekip üyesine sorumluluklar vermesi gerektiği anlamına gelir. Güçlü bir matris genellikle bir proje üzerinde en fazla etkiye sahip olan bir uzmana sahiptir ve ekip üyelerinin iletişimlerini bu tek yönetime yönlendirmesine olanak tanır.
Matris Yönetim Yapısında Sorumluluklar ve Roller
Bir matris yönetim yapısının çeşitli işlevleri olsa da, en önemlileri aşağıdakilerdir.
1 numara. Matrix Çalışanları
Matris tabanlı bir organizasyonda bireysel olarak katkıda bulunanlar, matris çalışanları olarak anılır. Daha önce de belirtildiği gibi, matrix çalışanları ve onların becerileri, çeşitli departmanlar tarafından çeşitli projeleri yürütmek için kullanılır. Sonuç olarak, bölüm müdürlerinin yanı sıra işlevsel müdürlerine de rapor vermelidirler. Ayrıca, diğer girişimlerde kolayca devreye alınabilmeleri için becerilerini düzenli olarak geliştirmeleri ve mevcut işlevleriyle ilgili kalmaları gerekir.
2 numara. Fonksiyonel Yöneticiler
Fonksiyonel yöneticiler (proje yöneticileri için başka bir kelime) belirli bir fonksiyon veya projeden sorumludur. Projenin yaşam döngüsü boyunca teslimat yükümlülüklerini yerine getirmek için çeşitli türde kaynaklara ihtiyaç duyacaklar. Sonuç olarak, uygulayıcıları işe almak veya işten çıkarmak için ilgili kaynak yöneticileriyle periyodik olarak iletişim kurarlar. Kaynaklar işlevsel bir birime atandıktan sonra, günlük operasyonlarını denetlemek işlevsel yöneticinin görevidir. Söz konusu projede dağıtılırken, kaynakların işlevsel yöneticiye noktalı bir raporlama satırı vardır.
#3. Çizgi yöneticileri
Matris organizasyon içinde, her kaynak doğrudan bir bölüm yöneticisine veya departman yöneticisine rapor verir. Bu yöneticiler, performans incelemeleri, ücret ayarlamaları, eğitim ve gelişim planları vb. görevlerden sorumludur. Doğrudan astlarının (DR'lerin) günlük eylemlerinden sorumlu değillerdir, ancak önemli kararlar almak için ilgili işlevsel yöneticilerden gelen performans geri bildirimlerini kullanırlar. Personel yöneticileri olarak da bilinirler ve bir yönetici ile bir acil durum görevlisi arasındaki raporlama hattı sık sık değişmez. Bir matris organizasyonda, bir çalışan aynı şekilde hem fonksiyonel yönetici hem de bölüm yöneticisi olarak görev yapabilir.
Matris Yönetim Yapısı Nasıl Uygulanır?
İş yerinizde bir matris yönetim yapısını doğru bir şekilde dağıtmak için aşağıdaki adımları göz önünde bulundurun:
1 numara. Çalışanların kime rapor vereceğini belirleyin.
Tüm personelin ve mevcut projelerin bir listesinin toplanması, şirkette bir matris yönetim sisteminin uygulanmasının ilk aşamasıdır. Belirli bir proje için hangi yeteneklerin gerekli olduğunu belirledikten sonra, bu projelere ayrı ayrı çalışanlar veya ekipler tahsis edin ve kime rapor vereceklerini belirleyin.
Bu, çalışanların üstlerini belirlemelerine ve daha verimli iletişimi teşvik etmelerine yardımcı olabilir. Bu aynı zamanda sizi ve personelinizi düzenli tutar ve operasyonların sorunsuz çalışmasını sağlar.
2 numara. Açık iletişimi sürdürün
Yöneticilerin, personeliyle görüşmeleri çok önemlidir. Onlar için yapabileceğiniz herhangi bir şey veya cevaplayabileceğiniz herhangi bir soru olup olmadığına bakın.
İyi bir iletişim sürdürmek ve aktif bir dinleyici olmak, personelinize önemsediğinizi ve güvenilir olduğunuzu gösterecektir. Özellikle sorunlar ortaya çıktığında onlarla sık sık iletişim kurun.
Bir çalışansanız, çeşitli yöneticilerinizle açık bir iletişim hattı sürdürün. Onları herhangi bir sorundan ve projenizin durumundan haberdar etmek çok önemlidir. Ekip üyelerinizin düşüncelerini takdir etmek de çok önemlidir.
Onlarla aynı fikirde olmasanız bile, dikkatli bir dinleyici olun ve söyleyeceklerini kabul edin. Yönetiminizle ve ekip üyelerinizle iyi ilişkiler, projenin daha hızlı ilerlemesine yardımcı olabilir.
#3. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını not edin.
Her projenin başarısına ve sorunlarına yakından dikkat edin. Bu, herkesin başarılı bir şekilde iletişim kurup kurmadığını, ekip üyelerinin belirli bir yeteneği yeni bir şekilde kullanıp kullanamayacağını veya projenin daha az yönetimden fayda sağlayıp sağlamayacağını içerebilir.
İleride benzer durumları önleyebilmek için neyin işe yaramadığını not edin. Benzer şekilde, takımı neyin başarılı kıldığını hatırlayın ve bu bilgiyi bir sonraki projeye uygulayın.
Matris Yönetim Yapısının Faydaları
Matris yönetim yapısı hiyerarşik yapıdan daha karmaşık olmasına rağmen sayısız avantajı vardır. Matris tasarımı, net proje hedefleri, etkili kaynak kullanımı, serbest akışlı bilgi ve proje yöneticileri için eğitim gibi birçok avantaja sahiptir.
1 numara. Proje hedeflerini belirtin
Matris organizasyon tasarımı, proje hedeflerini netleştirmeye yardımcı olabilir. Ekibiniz ilerlemelerini hem proje yöneticisine hem de departman başkanına bildirdiğinde, proje hedefleri belirlemek çok önemlidir. Proje yöneticisi, üst yönetimin diğer üyeleri tarafından desteklendiğini hissettiğinde, proje organizasyonu bir öncelik haline gelir.
Ekibinizin bir uygulama geliştirme projesi üzerinde çalıştığını varsayalım. Matris bir yapıya sahip olduğunuz için BT geliştiricileri size proje yöneticisi ve BT departmanının yöneticisi olarak rapor verir. Projenin amacı, pazarlamacılar için mobil anahtar kelime arama yazılımı geliştirmektir. Uygulama, BT departmanı başkanı ve proje yöneticisi BT geliştiricilerine net bir proje hedefi ilettiğinde daha hızlı üretilir.
2 numara. Verimli kaynak kullanımı
Ekipler birçok departmandan profesyonelleri içerdiğinden, matris yapı kaynakların en verimli şekilde kullanılmasını sağlar. Bu, bir işi gerçekleştirmek için gereken sürenin yanı sıra genel giderleri de azaltır. Her ekibin yalnızca bir yöneticiye rapor verdiği hiyerarşik bir yapıda ekip başına daha az yönetici vardır. Çeşitli uzmanlıklara sahip personelleri olmadığı için, bu ekiplerin tek bir proje teslimini tamamlaması daha uzun sürebilir.
Senaryo: Anahtar kelime araştırma uygulamasını geliştiren ekip, BT, finans ve pazarlama departmanlarından uzmanları içerebilir. Bu ekip üyeleri, departman başkanlarına ve proje yöneticilerine başarılı bir şekilde rapor verdiğinde, ekip üretkenliğini artırır, zamandan tasarruf sağlar ve projeyi daha hızlı tamamlar.
Şirketler, birleşik bir uzman grubu olmadan yeni bir ürün veya hizmet geliştirildiğinde ekipleri yeniden düzenlemek ve belki de yeni ekip üyelerini işe almak zorunda kalacağından, matris ekibi para tasarrufu sağlar.
#3. Serbest Bilgi Akışı
Bir matris yapısında çalışmak, her ekip birçok lidere rapor verdiğinden, bilgilerin ekipler arasında serbestçe akmasına olanak tanır. Hiyerarşik bir yapıda ekip üyeleri bilgi aktarmayı hatırlamalıdır, ancak matris bilgi akışı gerektirir. Bilgileri birkaç lidere raporlamak zaman alıcı görünebilir, ancak doğru proje yönetim sistemi uygulandığında, ekip üyelerinin çok az iş yapması veya hiç çalışmaması gerekir.
Senaryo: Anahtar kelime araştırma uygulamasının geliştirme ekibi basitçe proje yöneticisine rapor verirse, bir hata düzeltme ekiyle ilgili bilgiler kaybolabilir. Bununla birlikte, matris sürecinin bir parçası olduğunda, bilgileri BT departmanı başkanına iletmek basittir.
#4. proje yönetimi eğitimi
Matris organizasyonun farklı yapısı, proje yöneticilerine büyük bir yetki sağlar. Proje yöneticileri, ekiplerine proje yaşam döngüsü boyunca rehberlik etmekten sorumludur. Bu yapı, proje yöneticilerini test eder ve onları diğer alanlarda işlevler arası yöneticiler olmaya hazırlar.
Senaryo: Ekibiniz bu proje üzerinde çalışırken birkaç hata düzeltmesi ve proje takviminde bir gecikme ile karşılaşıyor. Tüm endişeleri başarılı bir şekilde çözmek için BT departmanı başkanıyla işbirliği yapmak, proje yöneticisi olarak sizin yükümlülüğünüzdür. Sonuç olarak, BT'ye yönelik kişisel bir tutkunun yanı sıra gelecekteki potansiyel bir profesyonel fırsatı keşfedersiniz.
# 5. Takım Tutma
Uzmanlar birlikte konumlandırıldığından, ürün ekibi matris organizasyonda güçlü kalır. Bu ekip üyeleri, fonksiyonel bölüm başkanları altında çalıştıktan sonra proje yöneticilerine atanır. Uzmanlarla çalışmak genellikle keyiflidir ve proje performansını artırabilir.
Senaryo: Anahtar kelime araştırma uygulaması projesi sırasında proje ekibi, telefon kullanıcıları için bir uygulama geliştirmenin inceliklerini anlayan çok sayıda BT, pazarlama ve finans uzmanından oluşur. Bu uzman grubu büyük olasılıkla gelecekte çok sayıda projede işbirliği yapmaya devam edecek.
Matris Organizasyon Yapısının Dezavantajları
Hiyerarşik raporlama yapısı gibi matris organizasyonun da sakıncaları vardır. Dezavantajların çoğu, bu yapının karmaşıklığından kaynaklanmaktadır. Girift tasarımlar işe yaradıklarında faydalı olabildikleri gibi, anlaşmazlıklara da yol açarak işleri daha da karmaşık hale getirebilirler.
1 numara. Karmaşık raporlama stili
Matris organizasyonun karmaşıklığı olumsuz olabilir çünkü ekipler kime ve ne zaman rapor vereceklerini belirlemekte zorluk yaşayabilir. Matrisin amacı ekiplere yardım etmek olsa da, projeleri karmaşıklaştırma ve tüm süreci karıştırma potansiyeline sahiptir.
Çözüm: Bir raporlama hatasından kaçınmanın en iyi yöntemi, matrisin her üyesinin kime ve nasıl rapor vereceğini anlamasını sağlamaktır. Matris yapısı, ekipler arası işbirliğini destekleyen sezgisel proje yönetimi yazılımı kullanılarak basitleştirilebilir.
2 numara. Yavaş Tepki Süresi
Matrisin karmaşıklığı, gecikmeli yanıt sürelerine neden olarak proje gecikmelerine neden olabilir. Bilginin birkaç kişiye rapor edilmesi gerekliliği, yavaş reaksiyon sürelerine neden olur. Daha fazla kişinin katılması olumlu bir şeydir, ancak daha fazla kişiye bilgi iletmek zaman alır.
Çözüm: Bir proje yönetim sistemi kullanmak, matris yapısının zayıf yanıt süreleri sorununu çözecektir. Tek bir hakikat kaynağı olarak Asana, tekrarlanan çabaları azaltabilir ve ekipler ile liderler arasındaki görünürlüğü artırabilir.
#3. Çelişkili Fikirler
Proje yöneticisi ve departman başkanı aynı sayfada olmadığında, çelişkili rehberlik oluşur. Matris yapısı, ekip çalışmasını teşvik etmeyi amaçlasa da, dahil olan kişiliklere bağlı olarak, tam tersi bir etkiye sahip olabilir.
Çelişkili rehberlikten kaçınmak için, yöneticilerin birbirleriyle doğrudan bağlantı kurmasına izin veren bir mekanizma uygulayın. Proje hedeflerinde aynı çizgide olan ve aynı sayfada kalan yöneticiler, ekip üyelerinin kendilerini ortada kalmış hissetmelerini engelleyebilir.
#4. Potansiyel çatışma
Bir matris ile hiyerarşik bir yapı arasındaki en büyük fark, bir matris yapısındaki ekip üyelerinin iki yöneticiye rapor vermesidir. Bu, matris organizasyonunu karmaşıklaştırır ve ekip üyelerine daha fazla sorumluluk yükler. İki yöneticiye sahip olmak, ekip üyelerine daha fazla geri bildirim ve yardım sağlayabilir, ancak aynı zamanda çatışmaya da neden olabilir.
Çözüm: Olası çatışmalardan kaçınmak için departman başkanı ve proje yöneticisinin iletişim kurması çok önemlidir. Yöneticiler arasında bir çatışma olduğunda, aralarında seçim yapmak ekibin sorumluluğunda olmamalıdır. Yöneticiler, en baştan net proje hedefleri belirleyerek ve şahsen veya sanal platformlar aracılığıyla başarılı bir sonuç oluşturmak için birlikte çalışarak çatışmadan kaçınabilirler.
# 5. Öncelikleri Yönetme
Süpervizörler işbirliği yapmazsa, ekip üyelerinin bir matris yapısında öncelikleri dengelemesi zor olabilir. Departman başkanı görevlerinin en önemli olduğuna inanıyorsa ve proje yöneticisi de aynı fikirdeyse, ekip hangi yöneticinin tavsiyesine öncelik vereceğine karar vermekte zorlanabilir.
Ekip üyeleri, gözetmenler arasındaki yanlış iletişim nedeniyle görevlere öncelik vermekte güçlük çektiklerinde, ekibin görevlerini tartışmak ve önce ne yapılması gerektiğine karar vermek yöneticilere düşer. Matris yapısının bir sonucu olarak gelişebilecek zorlukların çoğu, iyi bir ekip katılımı, iletişim ve netlik ile çözülebilir.
Etkili bir Matrix Lideri Olmak İçin Gerekli Beceriler
Bir proje yöneticisi veya bölüm yöneticisi, ekibi başarıya yönlendirir. Sonuç olarak, ekibin sorunsuz çalışmasını sağlamak için yumuşak beceriler geliştirmeleri gerekir.
Aşağıdakiler en dikkate değer olanlardan bazılarıdır:
1 numara. Tartışmalı karar
Farklı departmanlardan personel bir proje üzerinde işbirliği yaptığında, masaya birden çok bakış açısı getirir ve bu da sıklıkla anlaşmazlıklara ve tutarsızlıklara yol açar. Bu farklılıkları çözmek ve ekip uyumunu sürdürmek için her yöneticinin pratik çatışma çözme becerilerine sahip olması gerekir.
#2. İletişim ve İşbirliği
Bir proje veya fonksiyonel yönetici, şeffaflığı korurken rolleri ve görevleri tüm ekip üyelerine iletmekten sorumludur. Sonuç olarak, güçlü iletişim yeteneklerine sahip olmaları gerekir. Ayrıca, bir matris yapısı, departmanlar arasında bilgi, dosya vb.'nin sorunsuz alışverişini gerektirir ve bu da işbirliğini yöneticiler için temel bir beceri seti haline getirir.
#3. Geliştirilmiş analitik yetenekler
Bir matris organizasyondaki bir proje yöneticisi ve bir kaynak yöneticisi, bir projeyi etkileyebilecek çeşitli zorluklarla karşılaşabilir. Düzensiz iş yükü dağılımı, işten ayrılma, azalan üretkenlik, ücrete tabi kayıplar, program/bütçe aşımları vb. bunlardan bazılarıdır. Yöneticiler, eğitimli yargılarda bulunmak, en uygun projeyi ve kaynak planını oluşturmak ve bu tür sorunlarla başa çıkmak için analitik becerilerini geliştirmelidir.
#4. etkili durum
Herkesi aynı sayfada buluşturmak, büyük resmi görmek ve herkesi ortak bir hedefe doğru çabalamaya teşvik etmek için iyi bir ikna yeteneği gereklidir.
Başkalarını da aynı şeyi yapmaya teşvik etmek için, etkili bir yönetici örnek teşkil etmeli ve iyi etik göstermelidir.
#5. Problem çözme becerisi
Sorun çözme zihniyeti, zorlukların üstesinden gelmek ve onları daha hızlı ve verimli bir şekilde çözmek için çok önemlidir. Sonuç olarak, her fonksiyonel ve bölüm yöneticisi, problem çözme stratejisinin yanı sıra olumlu bir zihniyete sahip olmalıdır.
Sonuç
Matris organizasyon, işyerinde verimlilik ve organizasyon açısından etkili olduğu kanıtlanmış hiyerarşik bir organizasyon modelidir. Ancak organizasyonu proje bazında düzenlemek başarının sırrı değildir. Karşılık gelen yönetim stratejisi de eşit derecede önemlidir. Uzun vadede bu tür organizasyon yapılarının gerçek faydalarını elde etmek için, yöneticilerin nasıl iletişim kuracaklarını, duygularını yöneteceklerini ve şirketin çıkarları doğrultusunda gelecekteki kararları nasıl alacaklarını anlamalarını sağlamak çok önemlidir. Çevik proje yönetiminin yanı sıra çeşitlilik yönetimi ve tutumlu inovasyon gibi diğer girişimler bu nedenle şiddetle tavsiye edilir.
- KARAR MATRİSİ: Anlamı, Kullanımı ve Kılavuz
- BCG MATRİSİ: Tanım, Uygulama ve Önem
- Ansoff Matrix Açıklaması: Pratik Örnekler, Teori ve Strateji
- İŞ ANALİSTİ NASIL OLUNUR: Deneyimsiz İş Analisti Nasıl Olunur(2023 Rehberi)
- Proje Kalite Yönetimi Planlama Rehberi (Araçlar ve Yazılım)
Referanslar
