Bilgi Yönetimi: Süreçler, Türler, Örnekler ve Araçlar

Genel olarak, kuruluşlarda geliştirme çalışması, ortak amaçlar doğrultusunda çalışan çeşitli kişiler ve ekipler ağını kapsar. Bu hedefleri gerçekleştirmede en etkili olan grupların, hayati bilgileri sürekli olarak ilettikleri yerinde sistemleri vardır. Böylece en son araştırmalara hızlı erişim elde ederler ve öğrenilen dersleri daha iyi programlara entegre ederler. Ayrıca, bilgi yönetimi koordinasyonu artırabilir ve anlamlı öğrenmeyi, işbirliğini ve ayrıca uygulamayı geliştirebilir. Bu nedenle, bu makale bilgi yönetimi sürecini, çeşitli türleri ve ayrıca bu bilgi yönetiminin nasıl çalıştığına dair bazı örnekleri organize etmek için bir rehber olacaktır. Ayrıca, etkili bilgi yönetimi için kullanabileceğimiz bazı araçlara da bakacağız.

Bilgi Yönetimi Nedir?

Bilgi yönetimi (KM), bir organizasyon içinde bilgiyi bulma, organize etme, depolama ve paylaşma sürecidir. Bilgi bir organizasyon içinde kolayca mevcut olmadığında, bir firma için son derece maliyetli olabilir, çünkü onlar değerli zamanlarını görevleri yerine getirmek yerine ilgili bilgileri arayarak harcarlar.

Bir bilgi yönetim sistemi (KMS), bir kuruluşun havuzlanmış bilgisinden yararlanarak operasyonel verimliliğin artmasını sağlar. Bir bilgi tabanının kullanılması bu sistemlere yardımcı olur. Bilgiyi depolamak ve ona kolayca erişmek için merkezi bir konum sağladıkları için genellikle iyi bilgi yönetimi için çok önemlidirler.

Bir bilgi yönetimi stratejisi uygulayan şirketler, daha iyi iş sonuçları elde eder çünkü gelişmiş örgütsel öğrenme ve ekip üyeleri arasındaki işbirliği, firma genelinde daha hızlı karar alınmasını sağlar. Ayrıca, eğitim ve işe yerleştirme gibi diğer organizasyonel süreçleri düzene sokarak çalışan memnuniyetinin ve elde tutmanın artmasını sağlar. Farklı bilgi yönetimi türlerimiz var.

Bilgi Yönetimi Türleri

Tanıma göre üç tür bilgi yönetimi vardır: örtük, örtük ve açık bilgi. Bilginin kodlanması, bu tür bilgi yönetimini ayırt eden şeydir.

Örtük bilgi deneyim yoluyla edinilen ve içgüdüsel olarak kavranan bilgidir. Sonuç olarak, ifade edilmesi ve kodlanması zordur, bu bilgiyi diğer insanlara iletmeyi zorlaştırır. Dil, yüz tanıma ve liderlik yetenekleri örtük bilginin örnekleridir.

Bazı literatür eşit iken örtük bilgi Örtük bilgiyle, birçok akademisyen strateji bilgisi kavramının daha incelikli olduğunu belirterek bu türü ayırt eder. Örtük bilginin kodlanması zor olsa da örtük bilginin her zaman bu sorunu yoktur. Bunun yerine, örtük bilgi henüz belgelenmemiştir. Genellikle süreçler içinde bulunur ve genellikle buna “know-how” bilgisi olarak atıfta bulunurlar.

açık bilgi: Açık bilgi, kılavuzlar, raporlar ve yönergeler gibi çok sayıda belge türünde bulunur ve kuruluşların ekipler arasında hızla bilgi alışverişinde bulunmalarına olanak tanır. Bu tür bilgi muhtemelen en iyi bilinendir ve örnekler veritabanları, teknik incelemeler ve vaka çalışmaları gibi bilgi varlıklarını içerir. Bu tür bilgi, bir şirkette entelektüel sermayeyi korumak ve yeni personele başarılı bilgi aktarımı için hayati önem taşır.

Bilgi Yönetimi Araçları

Kuruluşlar, çeşitli araçlar kullanarak bilgi yönetiminin faydalarından yararlanabilir. Bilgi yönetimi sistemleri için araç örnekleri şunları içerir:

#1. Belge yönetim sistemleri

PDF'ler, resimler ve kelime işlem dosyaları gibi dijital belgeler için merkezi bir depolama sistemi görevi görürler. Bu sistemler, öğrenilen dersler gibi belgelerin kolayca alınmasına izin vererek personel süreçlerini iyileştirir.

#2. İçerik yönetim sistemleri (CMS)

Bunlar, web materyallerini yöneten ve son kullanıcıların içeriği güncellemesine ve yayınlamasına izin veren yazılımlardır. CMS'ler genellikle belge yönetim sistemleriyle karıştırılır, ancak CMS'ler ses ve video dahil olmak üzere diğer medya türlerini de destekleyebilir.

#3. intranetler

Bunlar, tamamen bir kuruluş içinde çalışan ve iç paydaşlar arasında etkinleştirme, araçlar ve süreçlerin paylaşılmasına izin veren özel ağlardır. Çalıştırmaları zaman alıcı ve pahalı olabilseler de, iç dizinler ve arama gibi işbirliğine yardımcı olan çeşitli grup yazılımı işlevleri sağlarlar.

#4. Wiki'ler

Kullanım kolaylığı nedeniyle popüler bir bilgi yönetimi aracı olabilir. Bilgileri yayınlamayı ve değiştirmeyi kolaylaştırırlar, ancak bu kolaylık, çalışanlar yanlış veya eski bilgilerle güncelleyebileceğinden dezenformasyon konusunda endişelere yol açabilir.

#5. Veri depoları

Bunlar, veri analizini, veri madenciliğini, yapay zekayı (AI) ve makine öğrenimini kolaylaştırmak için çeşitli kaynaklardan gelen verileri tek, merkezi, tutarlı bir veri deposunda birleştirir. Veriler, işletmelerin içgörüler elde edebilmesi için bu havuzlardan alınır ve personelin veriye dayalı kararlar vermesini sağlar.

Bilgi Yönetimi için Örnekler ve En İyi Uygulamalar

Bilgi yönetimi, firmanın taleplerine bağlı olarak farklılık gösterecektir. Aşağıdakiler, en yaygın bilgi yönetimi örnekleri türlerinden bazılarıdır:

#1. Özel ders ve eğitim, uygulama toplulukları, Soru-Cevap ve uzmanlık yeri

Bu yönetim örneklerinin tümü, bilginin doğrudan bilgi taşıyıcısından transferini içerir.

Bu, yüz yüze eğitim, şirket çapında eğitim seminerleri, internet sohbetleri ve grup tartışmaları veya bunların ve diğer yaklaşımların bir kombinasyonu yoluyla gerçekleştirilebilir.

Uzmanlık yerleştirmenin bir bilgi yönetim sisteminin başarılı bir parçası olması için, yeterlilik belgelerine izin veren aranabilir bir matris oluşturulmalıdır.

Artıları:

1. Sorular anında cevap alabilir.
2. Malzeme net değilse, açıklamalar yapılabilir.
3. Beyin fırtınası oturumları, grubun uzmanlığı ve bilgisinin birleşik gücü kullanılarak kolaylaştırılabilir.
4. Yüz yüze öğrenmenin daha net hatırlanması daha olasıdır.

Eksileri:

1. Bilgi sahibinin yapmaya çalıştığı görevlerden zaman alıcı ve dikkat dağıtıcı olabilir.
2. Bir uzmanlık konumlama sistemi oluşturmak ve sürdürmek zaman alıcı olabilir.
3. Belgelemek ve ileride kullanmak üzere kaydetmek zor olabilir.
4. Bilgi sahibi şirketten ayrılırsa bilgiyi kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

#2. Belgeler, talimatlar, yönergeler, SSS'ler ve öğreticiler

Bu yazılı değiş tokuşlar, bilgiyi korumak ve paylaşmak için mükemmeldir. Dolayısıyla, bu metin tabanlı bilgi yönetimi örneği, konuları depolamak, kategorize etmek ve gezinmek için bir sistemin kullanılmasını gerektirir. Bu nedenle, birçok durumda meta veriler önemli ölçüde yardımcı olabilir.

Artıları:

1. Kolayca arşivlenebilir ve saklanabilir
2. İnternette bilgi paylaşmak çok basit.
3. Çok sayıda kişinin uzmanlığını tek bir pakette toplamak kolaydır.
4. Çözümler düzgün bir şekilde düzenlendiğinde, hızlı bir şekilde ulaşılabilir.

Eksileri:

1. Oluşturmak daha fazla zaman alır
2. Bilgi iyi bir yapıya sahip değilse, bulunması zor olacaktır.
3. Bilgi güncel tutulmalıdır.

#3. Forumlar, intranetler ve işbirliği ortamları

Bu çevrimiçi araçlar, tartışmayı teşvik eder ve çeşitli bilgi sahiplerini bir araya getirir. Konular, alt forumlar ve gruplar konuya, deneyim düzeyine veya herhangi bir sayıda başka kritere göre sınıflandırılabilir.

Artıları:

1. İşbirliği inovasyonu körükler.
2. Dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar birçok uzman tek bir noktada bir araya getirilebilir.
3. Uzak çalışanlarla iletişimi kolaylaştırmak, ekip çalışmasını ve bilgi paylaşımını teşvik eder.

Eksileri:

1. Kaotik ve gürültülü bir ortam olabilir.
2. Bilgi, tartışmalara dahil edildiğinden aktif olarak değerlendirilmez.
3. İlgili yanıtlar için birkaç mesajı ve ileti dizisini gözden geçirmek zaman alır.
4. Mesajlar ve konular arşivlenemez.

#4. Öğrenme ve geliştirme ortamları

Öğrenmeye değer verdikleri bir iş yeri yaratmak, çalışanları eğitimlerine devam etmeye motive edecektir. Ayrıca, onları bilgi yönetimi sistemlerinizi kullanmaya teşvik etmek, firmanızda liderlik sorumluluklarını üstlenmeye hazır, yetkin bireylerle sonuçlanacaktır.

Bunun gerçekleşmesi için çalışanların yapılandırılmış ve erişilebilir öğrenme ve geliştirme teknolojisini kullanabilmesi gerekir.

Artıları:

1. Personeli kendi hızlarında büyüyebilmeleri için motive eder.
2. Ayrıca, eğitim yolları haritalanabilir.
3. Son olarak, yapı sayesinde konular daha kolay bulunabilir.

Eksileri:

1. İnşası ve bakımı çok zaman ve çaba gerektirir.
2. İçerik geliştirilmeli ve ayrıca düzenli olarak sürdürülmelidir.

#5. Durum çalışmaları

Belirli disiplinlere yönelik bu derinlemesine araştırmalar, bir konu için kapsamlı kılavuzlar sağlar.

Alınan eylemleri, bu faaliyetlerin sonuçlarını ve ayrıca alınan dersleri incelemek, öğrenilen derslerin tamamen belgelenmesine ve arşivlenmesine izin vererek inanılmaz derecede faydalı olabilir.

Artıları:

1. Eksiksiz belgelemeye ve ayrıca öğrenilen derslerin arşivlenmesine izin verir.
2. Ayrıca, kolayca paylaşılabilir
3. Zor bilgilerin iletilmesinde de etkilidir.

Eksileri:

1. Bir şeyler yapmak çok zaman ve yetenek ister.
2. Bilgiyi geniş bir şekilde uygulamak çok spesifik olabilir.

#6. Web seminerleri

Bu çevrimiçi dersler, fikirleri ekipler, şubeler veya tüm firma arasında yayma konusunda oldukça faydalı olabilir.

Artıları:

1. Kaydedilebilir ve yeniden kullanılabilir
2. Katılmak isteyen tüm çalışanlar için basittir.

Eksileri:

1. Planlamak, yazmak ve teslim etmek için zaman ve çaba harcayın.
2. Organize etmek gereklidir.

Bilgi Yönetimi Süreci

Bir şirket, bilgi yönetimini organize etmek için bu dört adımlı bilgi yönetimi süreçlerini kullanabilir. Bunlar; keşif, elde etme, işleme ve paylaşma/faydalardır.

#1. keşif

Bilgi organizasyon içinde nasıl keşfedilecek?

Her şirkette sayısız bilgi kaynağı vardır.

Sürecin bu adımı, bilginin kaynaklarını, kritik bilginin nerede saklandığını, bu bilgiden ne kazanılabileceğini ve süreç boyunca bilginin kaybolup kaybolmayacağını belirler.

Kuruluşun bilgi akışının sağlam bir şekilde anlaşılması, keşif sürecine yardımcı olur.

#2. Elde etmek

Mevcut ve yeni bilgi nasıl depolanacak?

Her şirket, dikkatle saklanması ve yapılandırılması gereken büyük miktarda bilgi içerir. Burada bilgi daha kolay elde edilir ve haritalanmış ve ardından kategorize edilmiş bir sistem oluşturularak organizasyon yapısı artırılır.

Bu, belge taramayı, meta veri kullanımını ve indekslemeyi içerebilir.

#3. İşlem

Bu bilgi en iyi nasıl sentezlenebilir ve bütünleştirilebilir?

Bu aşama, önceki iki süreçte elde edilen bilgilerin kapsamlı bir incelemesini gerektirir. Bu nedenle, organizasyon, organizasyonun yapısına en iyi nasıl dahil edilebileceğini belirlemek için bilgiyi organize etmeli ve analiz etmelidir.

Bu, bir organizasyonun bilgi paylaşımı kültürünü teşvik etmesi ve teşvik etmesi ve aynı zamanda çalışanları yenilikçi olmaları için geliştirmesi gereken aşamadır.

#4. Fayda ve paylaşım

Şirket içindeki çalışanlar bu bilgiye en iyi şekilde nasıl erişebilir?

Bilgi yönetiminin amacı, çalışanların firma içindeki bilgiye erişimini kolaylaştırmaktır. İlk aşama, işlevsel bir sistem oluşturmaktır, ancak bireylerin bu sistemi nasıl kullanacaklarını anlamaları gerekir. Ayrıca, eğitim programlarının uygulanması bilgi yönetim sistemlerinin anlaşılmasına yardımcı olabilir.

Böylece, sistemi kullandıktan sonra, kuruluş gelişmiş üretkenlik, daha iyi karar verme ve ayrıca daha yenilikçi bir kadro kazanır.

Çalışanları bir Bilgi Yönetim sistemine katkıda bulunmaya nasıl teşvik edersiniz?

Çalışanları bir Bilgi Yönetim sistemine katkıda bulunmaya teşvik etmek, katkıda bulunanları tanıyarak ve ödüllendirerek, katkıda bulunma sürecini kolay ve erişilebilir hale getirerek ve bunu günlük iş rutinlerinin bir parçası haline getirerek yapılabilir.

Bir Bilgi Yönetimi sistemindeki bilgilerin güncel kalmasını nasıl sağlarsınız?

Bir Bilgi Yönetimi sistemindeki bilgilerin güncel kalmasını sağlamak, bilgileri düzenli olarak gözden geçirip güncellemek ve çalışanları geri bildirim sağlamaya ve güncellemeler yapmaya teşvik ederek yapılabilir.

Bilgi Yönetiminde kültürün rolü nedir?

Kültür, bilgilerin bir kuruluş içinde nasıl paylaşıldığını ve kullanıldığını etkileyerek Bilgi Yönetiminde kritik bir rol oynar.

Merkezi olmayan karar verme ihtiyacı ile bilgiyi merkezileştirme ihtiyacı arasında nasıl denge kurarsınız?

Merkezi olmayan karar alma ihtiyacı ile bilgiyi merkezileştirme ihtiyacının dengelenmesi, hem merkezi bilgi depolamaya hem de merkezi olmayan erişime izin veren esnek bir Bilgi Yönetimi sistemi uygulanarak yapılabilir.

Bir Bilgi Yönetim sistemini sürdürmenin bazı zorlukları nelerdir?

Bir Bilgi Yönetimi sistemini sürdürmenin bazı zorlukları, bilgilerin doğruluğunu sağlamayı, kullanıcıların benimsemesini teşvik etmeyi ve yeni teknolojilerle güncel kalmayı içerir.

Bir kuruluşta sürekli öğrenme kültürünü nasıl geliştirirsiniz?

Bir kuruluşta sürekli öğrenme kültürünün teşvik edilmesi, çalışan eğitimi ve gelişimi için fırsatlar sağlayarak, çalışanları bilgiyi paylaşmaya teşvik ederek ve sürekli öğrenmeye katılan bireyleri tanıyarak ve ödüllendirerek yapılabilir.

Sonuç

Bir bilgi yönetim sistemini devreye almanın en zor zorluklarından biri, insanları onu kabul etmeye ikna etmektir. Bu nedenle, yeni bir sistemin uygulanmasının çok fazla zaman harcayacağından veya bilgilerini paylaşmanın getirdikleri değeri azaltacağından ve işlerini tehlikeye atacağından endişe duyabilirler. Veya operasyonlarına başka bir yeni araç veya süreci dahil etmekte tereddüt edebilirler.

Sonuç olarak, yalnızca bilgiyi kuruluş içinde depolamak ve paylaşmak için değil, aynı zamanda iş arkadaşlarını da aynı şeyi yapmaya teşvik etmek için bir stratejiye sahip olmak çok önemlidir. Başarılı olmak için bilgi paylaşımına değer veren bir iş yeri kültürünü geliştirmeyi hedeflemelisiniz. Ayrıca kullanımı kolay ve çalışanlarınızın mevcut iş akışlarıyla bütünleşen bir bilgi yönetim sistemi sürecine sahip olmanın da zararı olmaz.

Ayrıca, bir bilgi yönetimi aracının amacı yalnızca olumlu iş sonuçları yaratmak olmamalıdır. Ayrıca personeliniz üzerinde iyi bir etkisi olmalıdır. Personeliniz faydaları kavradığında, bir bilgi yönetimi sürecini etkili bir şekilde uygulama şansınız önemli ölçüde artar.

Bilgi Yönetimi SSS'leri

İlgili Makaleler

1. Sanal Asistan Hizmetleri: 20'de İlk 2021'nin Listesi
2. İsteğe Bağlı Yatırım Yönetimi: Genel Bakış, Avantajlar ve Risk
3. Para Yönetimi: Profesyonel Olmak İçin En İyi 10+ Kolay İpuçları
4. PAZARLAMA BİLGİ SİSTEMİ: Ayrıntılı Bir Kılavuz
5. PAZARLAMA BİLGİ SİSTEMİ: Ayrıntılı Bir Kılavuz
6. İnsan Yönetimi: Yöneticiler için En İyi Beceriler(+Kitap Seçimleri).