İş analizi, işletmelerin bir işin doğasını tamamen kavramasını sağlar. İyileştirilmiş iş tanımlarının ve etkili eğitim ve gelişim programlarının formüle edilmesine yardımcı olur, daha güvenli bir çalışma ortamına ve daha etkili işgücü planlamasına katkıda bulunur ve performans yönetiminde kritik öneme sahiptir.
İş analizi, birkaç kritik İK sorumluluğuna değinir, bu nedenle doğru ve güvenilir veriler elde etmek için doğru şekilde yapılması gerekir. Bu yazıda, iş analizi hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alacağız. Haydi başlayalım!
İş Analizi Nedir?
İş analizi, bir işin belirli sorumluluklarını, ihtiyaçlarını ve doğasını belirlemeye ve tanımlamaya yönelik metodik bir süreçtir. İşi daha küçük parçalara ayırmayı, her birim hakkında veri toplamayı ve ardından görev için gereken becerileri ve yetenekleri belirlemek için verileri analiz etmeyi gerektirir.
İş analizinde temel prensip, işi yapan kişiden ziyade işi analiz etmenizdir. Bazı iş analizleri, çalışanlardan veri elde etmeye yönelik olsa da, nihai sonuç, insanların değil, işin bir tanımıdır.
Bir işin tüm önemli bilgilerini ve ayrıntılarını ortaya çıkarmak için bir iş analizi aşağıdaki faktörlere odaklanmalıdır.
- Görevler ve görevler: Belirtilen görev ve görevlerin gerçekleştirildiği tür, sıklık ve karmaşıklık.
- Çevre: Sıcaklıklar, kokular ve düşmanca insanlar çalışma ortamlarına örnektir.
- Araçlar ve ekipmanlar: İşi başarıyla tamamlamak için kullanılan araç ve gereçler.
- İlişkiler: Kişilerarası ve kişilerarası ilişkiler.
- Gereksinimler: İşi başarıyla tamamlamak için gereken bilgi, beceri ve yetenekler.
İş Analizi Veri Türleri
Üç tür iş analizi verisi vardır:
- İş aktiviteleri: Bir işi oluşturan belirli faaliyetler hakkında bilgi.
- Çalışan öznitelikleri: Çalışanların işlerini yürütmek için ihtiyaç duydukları nitelikler hakkında bilgi.
- Çalışma bağlamı: İşin iç ve dış ortamları hakkında bilgi.
İş Analizi Neden Önemlidir?
1 numara. İnsan Kaynakları Planlaması
Personel ihtiyaçlarının niteliksel bir parçası, iş gereksinimlerini beceriler, nitelikler ve diğer insan özellikleri açısından analiz eden iş analizidir. Bu, emeğin farklı mesleklere bölünmesini kolaylaştırır.
2 numara. Seçme, İşe Alım ve Yerleştirme
İş için iyi bir birey istihdam etmek için, işi yapacak kişinin özelliklerinin yanı sıra iş kriterlerini anlamak çok önemlidir. Bu bilgi, iş tanımından veya iş tanımından gelir ve yönetimin iş gerekliliklerini çalışanların tutumlarına, yeteneklerine ve ilgi alanlarına vb. mümkün olan en yakın şekilde uyarlamasına yardımcı olur.
#3. Geliştirme ve eğitim:
İş analizi, kabul edilebilir iş performansı standartları oluşturur. Öğrenme ve gelişim programlarının yönetimine yardımcı olur.
#4. İş Değerlendirmesi
İş analizi, iş değerlendirmesinin temelini oluşturur. Bir iş değerlendirmesinin amacı, işin göreli değerini belirlemektir ve bu da iş ücretine karar verilmesine yardımcı olur.
#5. Performans değerlendirmesi
İş analizinden elde edilen veriler, her iş için tanımlanmış bir performans standardı oluşturur. Çalışan performansı, iş performansı standardına göre objektif olarak ölçülebilir.
#6. Bir İş Tasarlamak
Endüstri mühendisleri, iş öğelerinin kapsamlı bir incelemesini yaparak işleri geliştirmek için iş analizi bilgilerini kullanabilirler.
#7. Sağlık ve güvenlik
Yönetim, tehlikeli koşulları ortadan kaldırmak için işçi güvenliğini sağlamak ve çeşitli tehlikelerin riskini azaltmak için düzeltici önlemler alabilir.
# 8. Promosyonlar
İş analizinin çoğunluğu etkili politikalara dayanmaktadır. Terfi ve transferlere yönelik etkin politikalar geliştirilebilir.
# 9. İstihdam Danışmanlığı
İş analizine dayanan iş tanımı, adayların gerekli beceri ve yeteneklere sahip oldukları işi belirlemelerine yardımcı olur.
# 10. İşyeri İlişkileri
İş analizi, çalışanlardan istenen performans kalitesinin bir sonucu olarak gelişebilecek anlaşmazlıkları çözmenin temelidir.
İş Analizi Yapmaya Nasıl Başlarsınız?
1 numara. Bir iş hakkında bilgi edinin.
Mevcut personel gözlemlenmeli ve görüşülmelidir. Personeli yükümlülüklerini yerine getirmeye teşvik edin ve bunları açıklarken mümkün olduğunca açık olun. Kullanım kılavuzunu veya mevcut durumunuzu açıklayan literatürü okuyun. Çalışanlarınızın söylediklerine ve yaptıklarına karşı mevcut iş tanımınızı inceleyin. Sonuçları departmana veya bireysel pozisyona göre takip edin. İş için gereken her görev ve uzmanlık için ayrı bir hesap oluşturun.
2 numara. Her görevin ve yeteneğin önemini belirleyin.
Her görevi tamamlamak için hangi yeteneklerin gerekli olduğunu belirledikten sonra, her görevin ve becerinin zorluk derecesini sıralayabilirsiniz. Her bölgenin en önemli yeteneklerini belirleyin. Hangi yeteneklerin giriş seviyesinde olduğunu ve hangilerinin daha fazla deneyim gerektirdiğini not alın. İşin önemli bir parçası olduğunu düşündüğünüz için bu iş hakkında farklı düşünceleriniz olabilir.
3 numara. Endüstri standartlarını araştırın.
İş analizinizde, mevcut çalışanlarınızla bağlantıda olduğunuzdan emin olmak için durum verilerini arayın. Bulgularınızı doğrulamak için devlet yayınlarından ve şirket gruplarından alınan bilgileri kullanın. İşinizi yürütmek için tamamlamanız gereken görevleri açıklığa kavuşturabilecek, konuyla ilgili uzman yardımı alın. Ağınızı ve verilerinizi diğer şirketlerle karşılaştırın.
#4. Görev tanımları ve standartları gözden geçirilmelidir.
İşi yürütmek için gereken en önemli nitelikleri belirleyip ortaya çıkardıktan sonra her iş ve beceri için bir liste yapın. Mevcut bir iş tanımını değiştirmek veya analizinize dayalı olarak yeni bir iş tanımı oluşturmak için bunu kullanın. Kendi iş gözlemlerinizin yanı sıra personelinizden gelen geri bildirimleri içeren her pozisyon için bir dizi kriter oluşturun. Karşılamış olabileceğiniz veya karşılayamayacağınız, ancak araştırmanızdan derlenen profesyonel yönergelere dayanan beklentilerinizi dahil edin.
# 5. Verilere dayalı değişiklikler yapın.
Tüm organizasyonu inceleyin. Analize dayalı olarak doğru görevin doğru göreve atanıp atanmadığını belirleyin. Bir departmandaki bir işin başka bir takıma daha uygun olduğunu keşfederseniz, görevleri başka bir işe aktarın. Ayrıca bazı departmanların diğerlerinden daha fazla iş hacmini ele aldığını da keşfedebilirsiniz. Her bir işin yeteneklerine dayalı olarak iş sorumluluklarını devretmeye yönelik stratejileri belirlemek için iş analizi verilerini kullanabilirsiniz.
İş Analizi ile İş Tanımı Arasındaki Fark Nedir?
İş analizi, belirli bir işle ilgili bilgi edinme süreci olarak tanımlanabilir. Bu veriler, üretken çalışma için bilgi, beceri ve kapasiteleri içerir. İş tanımları ve iş tanımlarının hazırlanmasında faydalıdır.
İş tanımı, işle ilgili işlevleri, sorumlulukları, görevleri, yetkileri ve görevlileri belirten bir belgedir.
Layman'ın sözleriyle, iş analizi, belirli bir işin derinlemesine değerlendirilmesi ve değerlendirilmesi anlamına gelir. Sonuç olarak, iş tanımı belirli bir işi tanımlayan bir ifadedir.
İş Analizinin Bölümleri Nelerdir?
1 numara. İş pozisyonu
İş pozisyonu ve organizasyonda bu rolü üstlenen çalışan, iş pozisyonu olarak adlandırılır. Kuruluşun ücretlendirme sistemi, iş statüsü etrafında inşa edilmiştir. Yüksek ücretli meslekler ve iş sahipleri, düşük ücretli istihdamdan daha iyi getiri sağlar.
#2. İş tanımı
Örneğin, benzersiz bir dizi görev ve yükümlülük içerdiğinden, her durum diğerlerinden farklıdır. Deneyim, yeterlilik ve bilgi. Bu faaliyetler, yükümlülükler, işlevler ve sorumluluklar iş tanımında derinlemesine açıklanmıştır.
#3. İş Değeri
İş değeri, bir kuruluştaki işin değerinin hesaplanmasıdır. Başka bir deyişle, iş değeri, işin organizasyonun nihai hedefine ne kadar katkıda bulunduğunun bir tahminidir.
İş Analizi Yürütmek için Hangi Yöntemler Mevcuttur?
# 1. Röportajlar
Uygun bir iş tanımı oluşturmanın bir yöntemi, bir çalışandan işiyle ilgili ayrıntıları istemektir. İşverenler, belirli sorumlulukların yanı sıra belirli bir pozisyonda çalışanlar tarafından gerçekleştirilen işlevlerin bir dökümünü de soracaktır.
2 numara. gözlemler
Bir işveren ayrıca, tamamladıkları faaliyetleri ve bu görevler için gerekli olan yetenekleri not ederek, işlerini yaparken çalışanları gözlemlemeyi tercih edebilir. Gözlemler, fiziksel görevleri ve ürün sonuçlarını içeren süreçler için iyi performans gösterir.
#3. anketler
Anketler, bir görevin ne sıklıkla gerçekleştirildiğini veya bir beceri setinin ne sıklıkla kullanıldığını belirlemek için kullanılır. Bu anketler, çalışanların işle ilgili soruları yanıtlamak için bir ölçek kullandığı oldukça düzenli formlar olabilir. Anketler, personele açık uçlu sorular sormak için daha rahat bir şekilde de kullanılabilir.
#4. Çalışma Günlükleri
İşverenler, belirli bir süre için günlük emeğin yazılı bir hesabını isteyebilir. Bu, bir çalışanın olağan iş aktivitelerinin yanı sıra her görev için gereken sürelerin ayrıntılı bir tanımını sağlamasına olanak tanır.
İş Analizi Ne Zaman Yapılmalıdır?
İşe alım sürecinin ilk aşaması olarak iş analizi yapılmalıdır. Bir analiz yazmak ihtiyaçlarınızı ve beklentilerinizi netleştirir. Ayrıca bir iş tanımı oluşturmak için gerekli bilgileri toplar.
İş Analizinin Dezavantajları Nelerdir?
1 numara. O zaman alır
İş gözden geçirme sürecinin en önemli dezavantajı uzun olmasıdır. Bu, özellikle istihdam düzenli olarak değiştiğinde önemli bir dezavantajdır. Bu, kişisel önyargıyı vurgular: eğer süpervizör veya analist aynı şirket için çalışıyorsa, süreç onların kişisel tercihlerini ve hoşlanmadıklarını içerebilir. Bu, güvenilir ve doğru verilerin toplanmasının önünde önemli bir engeldir.
2 numara. Aşırı insan çabası
Süreç önemli miktarda insan emeği gerektirmektedir. Her iş benzersiz bilgi gerektirdiğinden ve sabit bir kalıp olmadığından, her iş için özel veriler toplanmalıdır. Siparişle ilgili verileri toplamak ve kaydetmek için süreç bağımsız olarak yürütülmelidir.
3 numara. Yetersiz Beceriler
Analistin iş analizi sürecinin amacından habersiz olması ve bunu gerçekleştirmek için gerekli becerilere sahip olmaması, kurumsal kaynakların israf edilmesi anlamına gelir. Güvenilir veri toplamak için eğitilmiş olmanız gerekir.
#4. Yetersiz zihinsel yetenekler
Son olarak, zeka, duygusal özellikler, bilgi, yeterlilik, zihinsel ve dayanıklılık gibi zihinsel yetenekler, doğrudan görülemeyen veya değerlendirilemeyen soyut şeylerdir. İnsanlar çeşitli durumlarda farklı davranırlar. Sonuç olarak, zihinsel yetenekler için genel ölçütler oluşturulamaz.
İş Analizini Kimler Yapar?
İş analizini işverenin İnsan Kaynakları departmanı veya sertifikalı bir İş Analisti/Danışmanı üstlenebilir.
İş Analizi Örnekleri
Tam bir iş analizinin pratikte nasıl görünebileceğine dair iki örneğe bakalım.
1 numara. Satış İş Analizi Örneği
| İş ismi | Satış Temsilcis |
| Sınıflandırma | Tam zamanlı çalışan |
| bölüm | Satış |
| Lokasyon | Mill Creek, Washington |
| Ödeme notu | Seviye I |
| İş gereksinimleri | |
| pozisyonun özeti | Mevcut müşterilerin ihtiyaç duydukları ürün ve hizmetlere sahip olmalarını sağlar. Yeni pazarları ve müşteri adaylarını belirler ve takip eder ve potansiyel müşterileri yönlendirir. Potansiyel müşterilerle iletişim kurmayı, takip etmeyi, ürün ve hizmetleri sunmayı ve satışları kapatmayı içeren bir satış sürecini takip eder. Haftalık, aylık ve üç aylık satış raporları ve projeksiyonları oluşturur. Yıllık satış hedeflerini karşılar. |
| İş görevleri | – Müşteri adayları oluşturun – Müşteri listeleri oluşturun – Potansiyel müşterilerle iletişime geçin ve onlarla pazarlık yapın – Potansiyel müşterileri ve mevcut müşterileri takip edin – Satışları kapatın – Müşteri kayıtlarını tutun – Satış raporları oluşturun ve sunun |
| Becerileri | – Masaüstü ofis programları yeterliliği – CRM'de uzmanlık – İyi müşteri hizmetleri ve kişilerarası beceriler – İyi iletişim becerileri |
| Raporlama yapısı | – Doğrudan ulusal satış müdürüne rapor verir– Kimse bu pozisyona rapor vermez– Yıllık satış toplantısına katılmak zorundadır |
| Çalışan gereksinimleri | |
| Eğitim | – İşletme, finans, pazarlama, ekonomi veya ilgili bir alanda lisans derecesi – En az beş yıllık satış deneyimi |
| Becerileri | – Değişen müşteri ihtiyaç ve beklentilerine uyum sağlar – Pazar değişikliklerine uyum sağlar – Haftada yüzlerce soğuk aramayı güvenle yapabilir – Hızlı tempolu bir ortamda rahatça çalışabilme |
| çevre | – Yüksek hacimli ofis ortamı – Günün büyük bölümünde masa başında oturmak – Müşterilerle buluşmak için seyahat etmek |
| Sertifikalar ve lisanslar | – Washington eyaleti sürücü belgesi– Ulusal Satış Uzmanları Birliği Sertifikalı Profesyonel Satış Personeli– Amerikan İç Satış Profesyonelleri Birliği Sertifikalı İç Satış Uzmanı |
| Başarı faktörleri | |
| Satışları artırın | – Yönlendirmeye dayalı satışları yılda %10 artırın – Pazar kanalı penetrasyonunu ilk yılda %12 artırın |
| Satış departmanını büyütmek | – En az bir yeni kıdemsiz satış ortağı eğitin |
2 numara. Giriş seviyesi iş analizi örneği
| İş ismi | Asistan Editör |
| Sınıflandırma | Tam zamanlı çalışan |
| bölüm | kitap üretimi |
| Lokasyon | Malibu, California |
| Ödeme notu | Seviye III |
| İş gereksinimleri | |
| pozisyonun özeti | Yazıların geliştirilmesi ve teslim edilmesinde Baş Editöre ve yayıncıya yardımcı olur. Yazıları inceler ve düzeltir. Hikayeleri kavramsallaştırır ve sunar. Baş Editörü destekler ve üretim ve satış gibi diğer departmanlarla koordinasyon sağlar. Basın bültenleri yazar ve yeni kitaplar pazarlar. Yeni yazarlar bulur. |
| İş görevleri | – Baş Editörü desteklemek için editoryal görevleri yerine getirin– Yeni yazarlar bulun ve onlarla iletişim kurun– Belgeleri gözden geçirin ve üzerinde değişiklikler yapın– İmzalara, okumalara ve kitap lansmanlarına katılın |
| Becerileri | – Masaüstü yayıncılık yazılımı yeterliliği – İyi zaman yönetimi – Çoklu görev yeteneği – İyi kişilerarası beceriler – İyi iletişim becerileri |
| Raporlama yapısı | – Baş Editöre ve yayıncıya rapor verir– Editör Yardımcısına kimse rapor vermez |
| Çalışan gereksinimleri | |
| Eğitim | – İngilizce, edebiyat, gazetecilik veya ilgili bir alanda lisans derecesi |
| Becerileri | – Hızlı okuma ve hataları ve akışı belirleme yeteneği – Güçlü yazma ve okuma becerileri – Aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışabilme – Son teslim tarihlerinde başarılı olma |
| çevre | – Yüksek tempolu ofis ortamı – Çoğu zaman masa başında oturmak – Zamanın %50'sinde etkinlik rezervasyonu yapmak için seyahat etmek |
| Sertifikalar ve lisanslar | – California eyaleti sürücü belgesi– American Copy Editors Society'nin bir üyesi |
| Başarı faktörleri | |
| Verimliliği artır | – Projeleri tamamlama süresini %15 azaltın – Düzenlemeyi geliştirmek için yenilikçi programlar belirleyin |
| İş geliştirme | – Her yıl en az on yeni iyi yazar bulun – Stajyerleri eğitin |
İş analizinizin sonucunun yukarıdaki örnek iş analiziyle aynı olması gerekmez. Kuruluşunuz ve konumunuzla daha alakalı hale getirmek için değişiklikler yapın.
Sonuç
İş analizi, İnsan Kaynakları Yönetiminde ayrı bir rolü olan akıllı ve denenmiş ve doğrulanmış bir tekniktir. Gerçekten de, iyi yürütülen bir iş analizinin iş sonuçları üzerinde etkisi olacaktır. Odaklanmış eğitim ve etkili performans yönetimi sayesinde, İK uzmanları bu verileri daha iyi işe alım kararları vermek ve iş başında daha yüksek performans sağlamak için kullanabilir.
Bununla birlikte, başarılı olmak için, tartışılan süreç aşamalarında açıklandığı gibi, işin tüm temel bileşenlerini kapsayan sistematik bir yaklaşım benimsemelisiniz.
İş analizi de zaman alıcı bir tekniktir. Tam bir iş analizi yapmak, anketleri doldurmayı veya onlarca insanla görüşmeyi gerektirecektir ki bu pahalı bir uygulama olacaktır. Eksiksiz bir iş analizinin zahmete değip değmeyeceğini sürekli olarak düşünmelisiniz. Ayrıca işin sürekli değişen doğasını da göz önünde bulundurmalısınız – her ne kadar bu en başta iş analizi yapmak için bir sebep olsa da.
İlgili Makaleler
- GÖREV YÖNETİMİ: Nedir, Yazılım, Beceriler ve En İyi Uygulamalar
- GÖREV YÖNETİM ARAÇLARI: Ekipler için En İyi 24 Görev Yönetimi Aracı [2023]
- GÖREV YÖNETİM SİSTEMİ: 2023'de En İyi Ücretsiz ve Ücretli Seçenekler
- PAZAR ANALİZİ: Nedir ve Nasıl Yapılacağına Dair Eksiksiz Kılavuz
- ZAMAN YÖNETİMİ: Etkili Zaman Yönetimine İlişkin Beceriler ve İpuçları
Referanslar
