İş yerinde üretken olmak için görevlerinizi tamamlamanın etkili yollarını kullanmalısınız. Bu prosedürü iş akışlarının bir parçası olarak kaç kişinin veya departmanın kullandığına bağlı olarak, verimsiz bir süreç tüm organizasyonu etkileyebilir. Verimsiz süreçlerin belirtilerini bilmek, iş yerinizde bunları tespit etmenize ve işleri daha iyi yapmanın yollarıyla değiştirmenize yardımcı olabilir. Bu makale, verimsiz süreçlerin etkilerini açıklıyor, ardından iş yerinde nasıl tanımlanacağını paylaşıyor ve iyileştirmeye yönelik öneriler sunuyor.
İş Yerinde Verimsiz Süreçler Nasıl Belirlenir?
İşletmeler, çalışanlar ve müşteriler, olabildiğince iyi çalışmayan operasyonlardan farklı şekillerde zarar görebilir. Üretim sonunda yavaşlayacak ve bu da morali, gelirleri ve müşteri memnuniyetini azaltabilir. İş süreçleriniz iyi çalışmadığında, yeni fikirler geliştirme ve alanınızda yükselme şansınız da azalır. İşinizden en iyi şekilde yararlanmak ve bunu yaparken en çok eğlenmek istiyorsanız, verimsizlikler mümkün olan en kısa sürede düzeltilmelidir.
İş Yerinde Verimsiz Süreçleri Belirlemenin 12 Yolu
Her biriyle nasıl başa çıkılacağına dair tavsiyelerle birlikte işteki verimsiz süreçleri belirlemenin bazı yolları:
1 numara. Tekrarlanan Yanlış Anlamalar
Yanlış anlaşılmalar sizi ve ekibinizi her gün rahatsız ettiğinde, işin sistem ve prosedürleriyle ilgili daha ciddi bir sorun olabilir. Bireyler kişilerarası iletişimlerinin sorumluluğunu üstlenmeleri gerekse de, modası geçmiş yöntemlere veya zayıf iletişim uygulamalarına güveniyorlarsa, iş arkadaşları ve müşterilerle etkili bir şekilde bağlantı kurmak zor olabilir. İnsanlar genellikle mesajları kaçırdıkları, geç cevap verdikleri veya başkalarının söylediklerini yanlış anladıkları için yanlış iletişim kurarlar.
Çözüm
Kuruluşunuzun iletişim teknolojilerini modernize etmek, bu sorunları çözmenin bir yoludur. Herkesin birbiriyle anında konuşabilmesi ve mesajlarını ekiplere, departmanlara ve kanallara göre organize edebilmesi için ofisinizde bir mesajlaşma programı kurun.
2 numara. Bilgi Bulmada Sorun Yaşıyor
Zayıf bilgi yönetimi, etkisiz prosedürlere sahip firmaların yaygın bir işaretidir. Bilgi yönetimi, dokümantasyon ve veri dağıtımı, modern işletmelerde verimlilik için çok önemlidir. İnsanlar, görevlerini verimli bir şekilde yürütebilmeleri için gerekli olan şirket hakkında bilgileri bulmakta sorun yaşadıklarında projeler ertelenebilir.
Çözüm
Her zaman kullanılabilir olan tek bir paylaşılan veritabanı oluşturarak kullanılamayan bilgilerle mücadele edebilirsiniz. İş süreçlerinin toplam verimliliği, verileri yönetmek için bir BT departmanı kurarak veya tüm ekip kayıtlarını tek bir konuma aktararak önemli ölçüde iyileştirilebilir.
#3. Eski Teknoloji
Eski donanım ve yazılımların kullanılması da süreçleri etkisiz hale getirebilir. Hepsi eski olmasa da, kullanılan ekipman sorunları için yeni pazar gelişmelerine ve endüstri standartlarına bakmak önemlidir. Bu, özellikle çağdaş yazılım kullanan veya ekipmanınızı güncelleyen şirketlerle işbirliği yapmayı zorlaştıran eski sistemleriniz varsa geçerlidir.
Çözüm
En son teknolojiye erişiminiz olduğundan emin olmak için düzenli olarak güncel yazılım ve sürücü sürümlerini arayın. Ek olarak, kullanılacak ekipman için yeni pazar atılımlarını ve endüstri standartlarını incelemek çok önemlidir.
#4. çok ciro
Yüksek personel devir oranları, işyerindeki yaygın verimsizliklerden kaynaklanabilir. Yeni süreçler oluşturmak ve değişimi kendileri uygulamak yerine, bir şirketin etkisiz kural ve prosedürleri olduğunu gören çalışanlar, işten ayrılmaya ve başka bir iş aramaya karar verebilirler. Uzun süreli çalışanlar sonunda verimsizliklerden rahatsız olabilir ve yeni işe alınanlar verimsiz bir işyerini hemen fark edebilir.
Çözüm
Etkin olmayan prosedürlerin neden olduğu aşırı ciroyu çözmek için görmek istedikleri iyileştirmeler hakkında çalışanlarla iletişim kurun. Yeni işe alınanlara, pozisyonlarındaki hangi prosedürlerin önceki işverenlerinkinden farklı olduğunu sorun ve işlerini kolaylaştırmak için hangi otomasyon ve teknolojiyi kullanmak istediklerini tartışın.
# 5. Uzun İşe Alma Prosedürleri
Ayrıca, süreçleriniz verimsizse çalışanları işe almak ve ekibinize katılmaya ikna etmek daha zordur. Birkaç aday görüşme sürecini bitirip iş tekliflerini reddederse, potansiyel çalışanları ekibe katılmaktan caydıran, işletmenin modası geçmiş, etkisiz prosedürlere sahip olduğunun bir işareti olabilir.
Çözüm
Her bir pozisyon için uzun bir işe alma prosedürünüz varken, sürekli olarak rolü reddettikleri için insanların işi neden cazip bulmayabileceğini düşünün. Yerin başvuranları caydıran çeşitli iş akışı unsurlarını düşünün ve pozisyonu daha az göz korkutucu hale getirmek için bu unsurları otomatikleştirmeyi düşünün.
#6. Sıkıcı Görevlerde Uzun Zaman
Yönetim bu yöntemi standart olarak resmi olarak kabul etmese bile, çalışanlar genellikle bir süreç iyi çalışmadığında işleri yapmanın daha basit bir yolunu bulmaya çalışırlar ve aynı işleri yürütmenin daha etkili bir yolu olabilir. .
Çözüm
Ekip üyelerinize, günlerinin önemli bir bölümünü monoton, tekrarlayan görevler yaparak geçiriyorlarsa, işlerini daha verimli yapmanın yolları için önerileri olup olmadığını sorun. Onlara doğrudan sormak, bu belirli sorunu halletmek için harika bir tekniktir çünkü muhtemelen rutinlerini düzene sokacak ve zamandan tasarruf edecek fikirleri vardır.
#7. Kötü Standartlaştırılmış Uygulama
Yönetim, bu yaklaşımı kesin bir standart olarak resmi olarak kabul etmese bile, bir işyerinde verimsiz bir süreç olduğunda çalışanlar sıklıkla daha kolay bir seçenek bulmaya çalışırlar. Sonuç olarak, işletmenin tekdüzelik eksikliğinde bir artış olabilir. Bazı insanlar etkisiz resmi normlara bağlı kalırken, diğerleri kişisel taktikler kullanabilir.
Çözüm
Yönetim katılımını artırın ve iş yerinde kullanılan çeşitli yöntemlerin bir karışımı ve tekdüzelik olmaması durumunda herkesin aynı prosedürleri kullanmasını sağlayın. Bir metodolojinin sonuçlarını anladıktan sonra verileri tutarlı bir şekilde değişiklik ve iyileştirme yapmak için kullanabilirsiniz.
# 8. Artan Faaliyet Giderleri
İşletme maliyetleri satışlarına göre aniden artarsa, bir şirketin üretim süreci muhtemelen daha az verimlidir. Bu, üretim süreçlerinin, düşük motivasyon veya daha zor projeler (kök verimsizliği) gibi şeyleri hesaba katarak, yaptığınız ve onların çalışmalarını etkileyen değişiklikleri çalışanlarınıza anlatamamasından kaynaklanabilir.
Bir şirketteki verimsizlikleri gösterdiğinde işletme maliyetlerinin kesin kaynağı hakkında daha fazla bilgi edinmek için finansal analizi kullanabilirsiniz. Nereye daha fazla para harcadığınızı belirlemek için, firmanızın her alanındaki cari maliyetleri önceki dönemlerin giderleriyle karşılaştırın. Ardından, o departmanın bütçesine uyan maliyet düşürücü önlemler bulun.
# 9. Bitiş Tarihlerini Yoksaymak
Verimsiz süreçler, iş akışlarını yavaşlattığı için son teslim tarihlerini kaçırmaya başlamanıza yol açabilir. Aniden çalışmayı geç göndermeye başlarsanız, etkisiz bir sistem suçlanabilir. Çalışanlarınıza, düşük motivasyon veya daha zor projeler gibi şeyleri göz önünde bulundurarak, kariyerlerini etkileyen yaptığınız değişiklikler hakkında bilgi verin.
Çözüm
Teslim tarihlerini kaçırmaya başladığınızda, nerede geride kalmış olabileceğinizi görmek için projenin her bir bölümünü bitirmenin ne kadar sürdüğüne bakın. Bu, süreçteki hangi adımın onu daha az verimli hale getirdiğini anlamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, sistemin bir bütün olarak çalışmadığını fark edebilirsiniz, bu da görevinizi tamamlamanın tamamen yeni bir yolunu bulmaya veya gerçekçi son tarihler belirleyebilmeniz için zamanı tahmin etmenin yeni bir yolunu bulmaya odaklanmanıza olanak tanır.
# 10. Talebi Karşılayamama
Altyapınız talebe ayak uyduramadığı için müşterilerinizi ve müşterilerinizi geri çevirmek zorunda kalırsanız, bu bir verimsizlik işaretidir. Bu verimsizlik, genişlemeye hazır olduğunuzu gösterdiği için yakın vadede şirket için yararlı olabilir.
Çözüm
Daha fazla iş beklentisini kabul etmek ve sonunda talebe ayak uydurmak için iş prosedürlerinizi değiştirmelisiniz. Bu, olası yeni yerleri araştırmak, daha güçlü üretim araçları satın almak ve daha fazla müşteri siparişini işlemek için daha fazla insanı işe almak anlamına gelir.
# 11. Kötü Müşteri Deneyimi
Müşterilerin mutlu olmaması ve kötü ürün veya hizmetler alması, işletmenizin prosedür ve süreçlerinin çalışmadığı anlamına gelebilir. Bu, üretim kalitenizin düştüğünü ve kalite güvence ekibinizin genellikle sürecin önemli kısımlarını kaçırdığını gösterir. Bir işletme büyüdükçe müşteriler eskisi kadar kişisel ilgi göremeyebilir, bu da ürün sorunlarını ve işletmenin nasıl çalıştığını belirlemeyi kolaylaştırır. Sistem güncellemeleri ve bir işletmeyi daha verimli hale getirmeye odaklanmak müşterilere yardımcı olabilir ki bu iyi bir haber.
# 12. Rakipler Tarafından Fiyat İndirimleri
Bir şirketin tüm rakipleri fiyatlarını düşürebilirse, bu şirketin verimliliğine zarar verebilir. Ölçek ekonomileri ve farklı üretim yöntemleri nedeniyle, bazı işletmelerin diğerlerinden daha az ücret alması yaygın bir durumdur. Ancak büyük fiyat değişiklikleri, endüstri standartlarının, prosedürlerinin ve en iyi uygulamaların değiştiği anlamına gelebilir.
Çözüm
Sektörünüzdeki yeni gelişmeleri takip ederek, mallarınızı daha iyi yapmanın yollarını öğrenerek ve yeni üretim teknikleri kullanarak bu geçişe uyum sağlayabilirsiniz.
Süreç Verimsizlikleri Nelerdir?
Kaynaklar, makineler veya ekipler iyi çalışmadığında veya ilerleme kaydetmediğinde, ekipler iyi iletişim kurmadığında, ekipler kaynakları beklediği için ekipman kullanılmadığında, ekipman bozulduğunda vb. anlamına gelir.
Zayıf veya Verimsiz Bir Sürecin Tipik Belirtileri Nelerdir?
İşte zayıf veya verimsiz süreçlerin bazı tipik belirtileri
- Ekipler Arasında İletişimsizlik Sıkça Meydana Geliyor.
- Şirketlerin devir hızı arttı.
- Yeni iş ilanlarını doldurmak zordur.
- Maliyet artışları norm haline geliyor.
- Müşteri Memnuniyeti Artıyor.
Üç Tür Verimsizlik Nedir?
Üç temel verimsizlik türü şunlardır: üretken verimsizlik, kaynak-pazar verimsizliği ve X-verimsizlik.
İşyerinde Verimsizliğe Ne Sebep Olur?
İş yerinde verimsizliğin en yaygın nedenlerinden biri, iletişim eksikliği veya kötü bir iletişim şeklidir. İnsanların ilerlemelerini nasıl ölçebileceklerini, çabalarının bir fark yaratıp yaratmadığını görmelerini ve bir fark yaratacak kadar hızlı hareket etmelerini değiştirecek.
En Yaygın Verimsizlik Türleri Nelerdir?
En yaygın verimsizlik türleri arasında şunlar yer alır:
- Üretim verimsizliği.
- Dağıtım verimsizliği
- Tahsis verimsizliği
Verimsiz Süreç Sorunlarını Nasıl Belirlersiniz?
Sorunu bulmayı, analiz etmeyi, olası çözümler bulmayı, en iyisini seçmeyi, sonraki adımlarınızı planlamayı ve ardından ne kadar iyi çalıştığını değerlendirirken çözümü eyleme geçirmeyi içerir.
Düşük Performansı Nasıl Belirlersiniz?
- Müşterilerden veya çalışma arkadaşlarından gelen şikayetlerin sayısında artış.
- Ulaşılamayan hedefler veya hedefler.
- Tamamlanan iş kalitesizdi.
- Teslim tarihlerini göz ardı etmek.
Kötü Yönetim Nasıl Anlaşılır?
Bunlar, kötü yönetimi tanımanın yollarıdır.
- Trol.
- Olmayan patron.
- Bölme.
- Bir mikro yönetici
- Rahatlık ve uyum sağlamayı reddetme
Sonuç
Personelinizin performansıyla ilgili herhangi bir endişeniz varsa veya herhangi bir verimsiz süreç olabileceğine inanıyorsanız, iş faaliyetlerinize daha yakından bakın ve yukarıda bahsettiğimiz uyarı işaretlerini belirleyin. Hiç kimse iş planında kusur bulmaktan hoşlanmasa da, bilmeden sorun yaşamaktansa bunu yapmak daha iyidir.
İlgili Makaleler
- İşletmeniz Sürdürülebilir Üretimi Nasıl Yapabilir?
- EN İYİ POLİTİKA YÖNETİM YAZILIMI: 2023 İnceleme
- YÜRÜTME YÖNETİM SİSTEMİ: En İyi Uygulamalar ve İhtiyacınız Olan Her Şey
- İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri: 10'te İlk 2023 Seçenek
- Başarılı Satışlar İçin En İyi 5 Soğuk Çağrı İpucu
Referanslar
