Kapsamlı erişimi nedeniyle tesis yönetimini tanımlamak zordur. Tesis yönetiminin işlevleri "tesisleri yönetmenin" çok ötesine geçerken, bir Satış Müdürü yalnızca şirketlerdeki satış görevlilerinin performansını izlemekten sorumludur. Sonuç olarak, şirketlerin kalifiye bir tesis yöneticisinin avantajlarından yararlanmaları genellikle zordur.
Peki tesis yönetiminin önemi nedir? Tesis müdürünün ne yaptığını, neyden sorumlu olduğunu ve bir firma üzerinde ne gibi bir etkisi olduğunu doğru bir şekilde kavramak için, iş alanlarını parçalara ayırmak en iyisidir.
Tesis Yönetimi nedir?
Özetle, tesis yönetimi, bir kuruluşun fiziksel ortamının onun taleplerini ve kritik işlevlerini desteklediğini garanti etmek için gereken günlük faaliyetlerdir.
Özellikle tesis yönetimi gerektiren çok çeşitli işler düşünüldüğünde, bir kuruluşun temel işlevlerine çok sayıda faktör katkıda bulunur. Bu, birçok binaya sahip bir okul bölgesi, tek bir büyük üretim tesisine sahip bir üretim şirketi veya bir şehir gökdeleninin tek katını kiralayan ticari bir ofis alanı olabilir. Hangi işte çalışırsanız çalışın, tesis yönetimi (bir tesis yöneticisi), fiziksel alanlarınızın ve varlıklarınızın kuruluşunuzun ihtiyaçlarına hizmet edebileceğini garanti eder.
Tesis Yönetimi Neden Önemlidir?
Tüm kuruluşlar, para kazanmaktan bir topluluğun ihtiyaçlarını karşılamaya kadar değişebilen temel bir rolü yerine getirmek için vardır. Başarılı bir organizasyonun bel kemiği tesis yönetimidir. Çeşitli şekillerde yardım sağlarlar:
#1. üretkenlik
Personelin, çalışanların ve kiracıların görevlerini hakkıyla yerine getirmelerini sağlamak birinci ve en önemli görevdir. Bu, yerin temiz, düzenli ve kullanıma hazır olmasını sağlamayı içerir. Ayrıca araçların, ekipmanın ve teknolojinin gerektiğinde çalışır durumda olduğunu ima eder.
2 numara. Güvenlik ve konfor
Tüm bina sakinlerinin güvenli ve rahat olduğundan emin olmak üretkenlikle yakından ilişkilidir. Sorumluluğu ve riski azaltmak için güvenlik gerekliliklerini karşıladıklarından emin olmak için binaların ve ekipmanın denetlenmesini sağlamak hayati önem taşır. Tesis yöneticileri, kiracı konforunu artırmaya yönelik yöntemler için gözünü dört açar.
#3. karlılık
Verimlilik, güvenlik ve konfor verimli bir şekilde oluşturulmalıdır. Tesis yönetimi, firma genelindeki geniş etkisinden dolayı genellikle en pahalı gider olduğundan, gereksiz işletim maliyetlerini azaltmaya yönelik tüm çabalar, işletmenin kar hanesi için kritik öneme sahiptir.
#4. ölçeklenebilirlik
Firmalar büyüdükçe, sermaye varlıklarını genişlettikçe, yer değiştirdikçe veya değişen çalışma ortamlarına uyum sağladıkça (örneğin, sanal bir çalışma ortamının getirilmesi), tesis yönetimi bu dönüşümlerin başarısını garanti etmede ön plandadır. Yeni potansiyel müşteriler hakkında en iyi tavsiyeyi verebilmek için ekibin tesislerin yanı sıra tesislerde barındırılan insanlar ve varlıklar hakkında bilgi sahibi olması gerekir.
#5. Sürdürülebilirlik
EHS (çevre, sağlık ve güvenlik) uyumluluğunun ötesinde, tesis yöneticilerinin firma içinde daha çevreci uygulamaları teşvik etme sosyal yükümlülüğü vardır. Bu, atıkları azaltmayı, enerji verimliliğini artırmayı veya yeni en iyi uygulamaları uygulamayı içerebilir. Sürdürülebilir tesis yönetimi, kuruluşun marka imajını geliştirir ve genel enerji tüketimi harcamalarını azaltır.
Bir Tesis Yöneticisinin Yaptıkları ve Yapmadıkları
Tesis yönetiminin ne olduğunu doğru bir şekilde anlamak için günlük olarak sağladıkları iki tür hizmete bakalım: sabit hizmetler ve yumuşak hizmetler.
1 numara. Zor Hizmetler
Fiziksel yapılar (kolayca çıkarılamayan bileşenler) sabit hizmetlerle ilgilidir. Kurumsal tesis yönetiminin bazen yasalarca çalışanların veya bina sakinlerinin sağlık ve güvenliğini garanti etmesi gerekir:
- Bina bakımı
- HVAC sistem bakımı
- Su ve enerji yönetimi
- Asansörler ve yürüyen merdivenler hafif yangın güvenliği
- Drenaj ve sıhhi tesisat
Bu durumda tesis yönetiminin rolü, yüksek sigorta maliyetleriyle sonuçlanabilecek kaza ve felaket olasılığını sınırlamaktır. Onarımları takip etmesi gereken şirketler, tesis yönetimi yazılımını kullanmayı düşünebilir.
2 numara. Yazılım Hizmetleri
Yumuşak hizmetler, işyerini daha rahat ve güvenli hale getirmekle ilgilenir.
Bu tesis yönetimi iş tanımlarından birkaçı isteğe bağlıdır ve kalite ve bütçe incelemelerinden sonra eklenebilir veya geri çekilebilir:
- Temizlik ve gözetim hizmetleri
- Güvenlik önlemleri
- Otoparkların bakımı
- Zararlı yönetimi
- Geri dönüşüm çöp imhası
- Mobilya ve ekipmanların yeniden stoklanması
- Bilgi Teknolojisi
- Belgeler yönetimi
- Zemin bakımı, çevre düzenlemesi ve posta yönetimi
Çalışanlar hayatlarını kolaylaştırmak için tesis yönetimi fonksiyonlarını sıklıkla tercih etmektedirler. Şirketler, entegre iş yeri yönetim sistemi çözümlerimizle maliyetlerine ilişkin bir genel bakış elde edebilir ve bu yazılım hizmetlerini buna göre önceliklendirmelerine olanak tanır.
Tesis Yöneticisi ve Mülk Yöneticisi
Mülk yöneticisi, sıklıkla tesis yöneticisiyle karıştırılan bir roldür ve bunun nedenini anlamak kolaydır. Bu, mülk sahipleri ve şirketlerin ayrı varlıklar olduğu ticari gayrimenkulde en belirgindir. Bu, sahibi tarafından kullanılan tesisler için geçerli değildir (yani, organizasyon liderleri aynı zamanda bina sahipleridir).
Bununla birlikte, belirli ticari gayrimenkul ortamlarında bir mülk yöneticisi ve tesis yöneticisi bulunacaktır. Mülk yöneticisi, mülk sahibi (ev sahibi) tarafından görevlendirilirken, tesis yöneticisi ikamet eden kuruluş (kiracı) tarafından istihdam edilmektedir. Sonuç olarak, mülk yöneticileri ticari binalarla ilgili her şeyden (bina ve zemin bakımı, kamu hizmetleri, sermaye iyileştirmeleri vb.) içeride (çalışma alanı yönetimi, varlık bakımı, ikram, vb.).
Tesis Yönetim Departmanının Organizasyon Yapısı Nasıldır?
Departman yapısı, tesis yönetiminin çoğu yönü gibi, tesis yönetiminin büyüklüğüne ve endüstrisine bağlı olarak büyük ölçüde değişir.
Daha küçük firmalar için tesis yönetimi bölümü, her şeyden sorumlu olan tek bir kişiden oluşabilir. Durum böyle olduğunda, tesis yöneticisi (veya tek bir tesisten bahsediyorsa tesis yöneticisi) günlük operasyonlarla yoğun bir şekilde ilgilenir.
Belirli hizmetler, firmalar büyüdükçe odaklanmış tesis uzmanlarına veya ekiplerine tahsis edilir. Örneğin, bu özel hizmetleri denetlemesi için bir bakım müdürü, nakliye müdürü veya üretim müdürü gemiye getirilebilir.
Bazı kuruluşlar, sorumlu bir bina yöneticisi veya bölge yöneticisi ile yönetimlerini bölgelere, konumlara, binalara veya bölgelere ayırabilir. Her iki durumda da, tesis yöneticisi (veya daha büyük olasılıkla tesis müdürü veya operasyonlardan sorumlu başkan yardımcısı), yönetici liderlikle işbirliği içinde daha stratejik görevleri yerine getirmekte özgürdür.
Dış Kaynak Tesis Yönetimi
Pek çok firma, çeşitli düzeylerde tesis yönetimi için dış kaynak kullanmak isteyecektir (tüm departmanın dış kaynak kullanımından yalnızca birkaç seçilmiş hizmete kadar).
Kurum içi eğitim ve maaş harcamalarını ortadan kaldırarak, dış kaynak kullanımı uygun maliyetli bir çözüm olabilir. Her kuruluş, dış kaynak kullanımının maliyet ve faydalarını kendileri için analiz etmelidir. Daha özel, daha seyrek hizmetler genellikle dışarıdan temin edilirken, standart, rutin hizmetler şirket içinde kalır.
| In-house | Outsourced |
| Organizasyon işlevi için çekirdek | Çevre biriminden organizasyon işlevine |
| Sık | Seyrek |
| ortak | İhtisas |
| Düşük eğitim maliyetleri | Yüksek eğitim maliyetleri |
Bir Tesis Yöneticisi için Gereksinimler nelerdir?
Bir tesis müdürünün pozisyonu korkaklara göre değildir ve sıklıkla yılların deneyimini veya eğitimini gerektirir. Bir tesis yöneticisi tipik olarak bir bakım teknisyeni, bina yöneticisi, makine mühendisi veya benzer başka bir iş unvanı olarak başlar. Uzmanlık kazandıkça, daha üst düzey yönetici rollerine yükselirler ve bu da departmanın daha fazla stratejik işlevini denetlemelerine olanak tanır.
Firmanın büyüklüğüne ve rekabet düzeyine bağlı olarak, eğitim gereklilikleri lise diplomasından 2 yıllık önlisans derecesine veya 4 yıllık tesis yönetimi veya mühendislik lisans derecesine kadar değişebilir. Birçok aday, çalışmalarına ek olarak bir tesis yönetimi sertifikası da ekleyecektir.
En yaygın üçü:
- Tesis Yönetim Uzmanı (FMP)
- Sertifikalı Tesis Yöneticisi (CFM)
- Sürdürülebilirlik Tesis Uzmanı (SFP)
Bir tesis yöneticisi, yerine getirmeleri beklenen çok çeşitli sorumluluklar nedeniyle çeşitlendirilmiş bir beceri setine ihtiyaç duyar:
- Tesislerin stratejik planlaması
- Liderlik ve iletişim
- Proje Yönetimi
- İş ve finans bilgisi
- Teknik yetenek (bakım ve teknoloji)
Tesis Yönetim Teknolojisi
Tesis yönetim ekipleri, doğru ve erişilebilir verileri koruma, sürdürülebilir bina stratejileri seçme ve bina ve çevre sağlığına öncelik verme konusunda her zamankinden daha fazla sorumlu tutulmaktadır.
Ekiplerin bu hedeflere ulaşmalarına yardımcı olacak çok sayıda araç mevcuttur.
1 numara. Yardımcı izleme yazılımı
Çoğu işletme, enerji giderlerini azaltmaya, tesislerini mümkün olduğunca enerji verimli tutmaya ve sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşmaya çalışır. Yine de sıkıcı veri toplama yöntemi nedeniyle çoğu insan bu projelerden vazgeçiyor. Kamu hizmeti izleme yazılımı, bir kuruluşun tesis yönetimi yazılım sisteminden elektrik faturası verilerini içe aktararak bu zaman alan işlemi otomatik hale getirir. Bu, çalışanların şunları yapmasını sağlar:
- Sermaye yatırımı girişimlerini ve ekipman iyileştirmelerini desteklemek için eğilimleri keşfedin.
- Atık veya verimsizlikleri belirlemek için inşa ederek maliyetlerin dökümünü alın.
- Her bina için enerji tüketimini yönetin ve gelecekteki harcamaları tahmin edin
- Verimsiz faaliyetleri belirlemek için binalardaki harcamaları değerlendirin ve karşılaştırın.
2 numara. Sensör teknolojisi
Önde gelen tesis yönetimi ekipleri, operasyonel seçimleri yönlendirmek ve binaları daha verimli hale getirmek için sensörler kullanır. Hava kalitesi, doluluk ve ekipman sensörleri, veri toplama sırasında anormallikler tespit ettiğinde sizi bilgilendirebilir. Bu bilgi, bina sakinlerinin konforunu ve sağlığını, ekipman performansını ve bina verimliliğini iyileştirme potansiyeline sahiptir. Teknisyenleri görevlendirmek, işe öncelik vermek ve hızla harekete geçmek için veriye dayalı operasyonel seçimler yapmak için bu sensörleri tesis yönetim sisteminize bağlamayı düşünün.
#3. Tesis Yönetim Yazılımı
Tesis yönetimi yazılımı, tesis yönetiminin günlük faaliyetlerine yardımcı olan dijital bir uygulamadır. Yazılım, kuruluşlara aşağıdaki şekillerde yardımcı olur:
- Tesislerinizin tüm bölümleri için rutin servis ve temizlik hizmetleri binalarınızı temiz ve bina sakinleri için güvenli tutacaktır.
- Planlı bir bakım programı ve girdi süreci, ayrıntıların gözden kaçmasını önleyecektir.
- Bir göreve dahil olan herkes için gerçek zamanlı güncellemelerle iletişiminizi tek bir konumda birleştirin.
- Çalışanlarınızın ve ekipmanınızın performansına dayalı olarak veriye dayalı kararlar alın.
Farklı tesis yönetim yazılımı türleri (CMMS, CAFM, IWMS veya EAM) olmasına rağmen, ayrımlar oldukça belirsizdir. Her yazılım tedarikçisinin kendi özellik seti olacaktır (hangi kategoriye girerlerse girsinler).
Tesisleriniz için yazılım seçerken, firmanız için gerekli yetenekleri belirleyerek başlamak ve ardından uygun çözümü seçmek önemlidir.
Tesis Yönetim Endüstrisinin Geleceği Nedir?
Akıllı teknoloji, gezegendeki hemen hemen her endüstri gibi, tesis yönetimi alanını da ilerletmiştir.
Bugünün pazarında rekabetçi kalabilmek için, yurt içinde veya dışarıdan yönetilen tesis yönetimi, bir mobil uygulama ile bilgisayarlı bir bakım yönetim sistemi (CMMS) içermelidir.
Bulut tabanlı otomatik çözümler, manuel işlemlerde harcanan boşa harcanan zamanı azaltır ve insan hatasından kaynaklanan gecikmeleri önler.
Bir CMMS, iş emri prosedürlerini, önleyici ve kestirimci bakım görevlerini, varlık, satıcı ve envanter yönetimini değiştirebilir.
Tesis yönetimi hizmet sağlayıcıları zaten bu yetenekleri kullanıyor olacak ve sorunsuz çalışmak isteyen şirketler, MRI yoluyla yönetim yazılımını keşfedebilir.
Tesis Teknoloji Yönetim Şirketleri
Bugün bile birçok küçük firma tesis yönetimini kendi bünyesinde üstlenmeye karar verebilir.
Yine de, tesis yönetimi hizmetleri için binlerce olasılık mevcuttur ve her büyüklükteki kuruluş, yalnızca bir veya iki görevi dış kaynak kullanarak tesis bakım endüstrisini geliştirmektedir.
Entegre bina ve tesis yönetimi sunmak, iş dünyasında büyüyen bir trend. Bu geniş hizmet yelpazesi değer katar ve daha yüksek kaliteyi destekler. Aşağıdaki hizmetler ilk on entegre tesis yönetim şirketi tarafından sağlanmaktadır:
- Liderlik
- Toplantı odaları için hizmetler
- İşletmeler için risk değerlendirmeleri
- Catering Tarafından Sağlanan Hizmetler
- İş Sürekliliği Planlaması
- Filo yönetimi
- Sözleşmeli tedarik
- Ön büro için hizmetler
- Hizmet yönetimi
- Acil bir duruma müdahale
Tesis yönetimi hizmetleri satın alan şirketler, kendi çalışanlarını temel işleriyle daha doğrudan bağlantılı hedeflere odaklanmaları için serbest bırakmanın yanı sıra çeşitli ölçülebilir şekillerde kar elde eder.
- Geliştirilmiş Verimlilik: Tek bir iletişim noktası, gereksiz işlevleri ortadan kaldırır, iletişimi kolaylaştırır ve iş akışı süreçlerini iyileştirir.
- Artan Verimlilik: Tesis yönetimi açıklamaları, çıktıyı sıklıkla kesintiye uğratan arızaları önlemek için bakım yöntemlerini içerir.
- Gelişmiş Uzmanlık: Tesis yönetimi çalışanlarının rolü, halihazırda teknik bilgi birikimine sahip olmak ve şirketlere şirket içi eğitim konusunda zaman ve para kazandırmaktır.
- Tasarruf: Şirketler, eğitimde zamandan tasarruf etmenin yanı sıra personel, çalışanlara sağlanan faydalar, maaş bordrosu, envanter ve diğer giderlerden tasarruf sağlar.
- İyileştirilmiş Kalite Kontrolü: Tesis yönetimi hizmetleri, kanıtlanmış yöntemler halihazırda yürürlükte olduğundan tutarlılık ve güvenilirlik sağlar.
Sonuç
Tesis yönetimi, ekipman bakımından şirket kültürünü destekleyen bir atmosfer oluşturmaya kadar hem günlük hem de uzun vadeli olarak değer sunar.
Yüksek performanslı şirketler, bina tesisleri yönetimini ele almanın öneminin farkındadır. Tesis yönetim şirketlerinden, operasyonlarının bu unsurunda en son teknik gelişmelere dayalı çözümler sunmaları beklenir.
Tesislerinizi, iş emirlerinizi, bakımınızı, varlıklarınızı ve daha fazlasını yönetmek için hâlihazırda otomatikleştirilmiş bir çözüm kullanmıyorsanız... Başlamak için iyi bir yer.
- Tesis Yönetim Sistemleri: 2023'te En Çok Tercih Edilenler
- ÜRETİM TESİSİ: En İyi ve Güvenilir Tesis Nasıl Elde Edilir?
- ÇEVRİMİÇİ YÖNETİM DERSLERİ: En İyi Çevrimiçi Yönetim Kursları
- VERİ MERKEZİ NEDİR: Anlamı, Türleri ve Farkları
- İK OUTSOURCING ŞİRKETİ: En İyi Şirketler ve Operasyon
Referanslar
