Sağlam bir çalışan el kitabı oluşturmakla uğraşmanıza gerek olmadığına inanıyor musunuz? Tekrar düşünün.
Şirketiniz büyüdükçe çalışan el kitabı, çalışanlarınızın sizden neler bekleyebileceği ve sizin onlardan neler bekleyebileceğiniz konusunda bir rehber görevi görür. Bu nedenle, şirketinizin tek bir çalışanı değilseniz veya yalnızca siz, kız kardeşiniz ve kuzeninizin çalışan olduğu bir aile şirketi yönetmiyorsanız, bir çalışan el kitabına ihtiyacınız vardır. Öte yandan, bir çalışan el kitabı oluşturmak zorlu bir girişim olabilir. Bu makalede, bir çalışan el kitabının yararları, bir çalışan el kitabında nelerin olması gerektiği ve bir çalışan el kitabının ne sıklıkta gözden geçirilip güncellenmesi gerektiği tartışılmaktadır.
Çalışan El Kitabı nedir?
Çalışan el kitapları genellikle çalışan saha kılavuzları veya personel kılavuzları olarak bilinir. Yeni çalışanları ve çalışanları şirket hakkında aşağıdakiler gibi bilgilendirir:
- Misyonumuz
- Vizyon
- Değerler
- Politikaları
- Prosedürleri
- işyeri koşulları
- Davranış/davranış kuralları için beklentiler
Bu bilgiler, yeni işe alınanların işe ilk günlerinden başlamaları için çok önemlidir. El kitabını okuduktan sonra, işlerin nasıl yapıldığı ve kendilerinden ne beklendiği de dahil olmak üzere şirket hakkında sağlam bir anlayışa sahip olmalıdırlar. Bu, işlerine yaklaşma konusunda onlara daha fazla güven verir ve verimliliklerini hemen artırır.
Mevcut çalışanlar, maaş bordrosu prosedürleri veya istihdam hakları gibi iş yeri hakkında bilgiye ihtiyaç duyduklarında el kitabını bir kaynak olarak kullanabilirler.
Yeni çalışanlara işe başladıkları ilk gün el kitabı verilmelidir. El kitabı her güncellendiğinde, mevcut çalışanlara bir kopya verilmelidir.
Bir Çalışan El Kitabında Neler Bulunmalıdır?
Bir çalışan el kitabı, geniş bir bilgi yelpazesi sağlanabilmesi için bölümlere ayrılmalıdır.
İşte bir çalışan el kitabında nelerin olması gerektiğine dair bazı örnekler:
- İstihdamın Temelleri
- İşyerindeki Politikalar
- Etik Kurallar
- Tazminat ve ilerleme
- Avantajlar ve Avantajlar
- Çalışma Saatleri, Ücretli İzin ve Tatil
- Çalışanın istifası ve işten çıkarılması.
Bu bölümleri birbirine bağlayarak kapsamlı bir firma çalışanı el kitabı oluşturabilirsiniz. Şablonun tamamı, kuruluşunuza yeni personeli kabul etmenize yardımcı olacak bir girişin yanı sıra bu öğeleri içerir.
Size daha da fazla yardımcı olmak için, her bir bölümün neleri içerdiğine ilişkin açıklamamızın yanı sıra, şirketinizin ihtiyaçlarını karşılamak için kendi çalışan el kitabınızı detaylandırmaya yönelik önerilerimizi burada bulabilirsiniz:
1 numara. İstihdamın Temelleri
Bu kısım büyük ölçüde öğreticidir ve işle ilgili temel tanımları oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Personelinizi sözleşme koşulları ve iş sınıflandırması hakkında bilgilendirecektir. Temel sorguları olduğu her an bu kısma kaynak olarak başvurabilirler.
Burası aynı zamanda katılım politikaları oluşturmak için iyi bir yerdir. İşe alma sürecinizi firmanızdaki olası işe alım yöneticilerine de açıklayabilirsiniz.
İşte İstihdam Temelleri bölümünde bahsedilmesi gereken bazı şeyler:
- İş sözleşmelerinin çeşitli biçimleri. Tam ve yarı zamanlı çalışanları, stajyerleri, çırakları ve diğer çalışanları tanımlayın.
- Eşit istihdam fırsatı. Bu, yalnızca yasal kaygılar için değil, aynı zamanda işletmenizde bir meritokrasi ve saygı kültürü geliştirmek için de gerekli bir açıklamadır.
- İşe alım ve seçim süreci. İşe alma sürecinizdeki tipik adımları burada özetleyin. Ayrıca, sık sık işe alım öncesi kontroller yapıyorsanız, işe alma müdürlerinin bunları hangi aşamada sipariş edebileceğini ve hatta bunların nasıl ele alınacağını belirtin. Benzer şekilde, kalıcı bir tavsiye programınız varsa veya sıklıkla tavsiye bonusları sağlıyorsanız, bu yaklaşıma ve ilgili yönergelere açıklık getirmek için iyi bir yerdir.
- Seyirci. Örneğin, devlet katılım politikaları, çalışanların işe gidememeleri durumunda ne yapmaları gerektiğini veya bildirilmeyen devamsızlığın mazur görülebileceği koşulları ana hatlarıyla belirtir.
2 numara. İşyeri Politikaları
Bu bölüm çalışma alanınızı ve nasıl olması gerektiğini tanımlar. Personelinizin çalışma koşulları ile ilgilidir. Çalışanlarınızın gelişebileceği yasal ve hoş bir ortam yaratmak için çalışan el kitabınıza tacizle mücadele ve sağlık ve güvenlik standartlarını ekleyin.
Dahil edilen politikalar ve bunları kendi iş yerinize göre nasıl uyarlayacağınıza ilişkin öneriler aşağıda verilmiştir:
- Gizlilik ve veri güvenliği. Bu yasalara ve uyumluluğu nasıl sağladığınıza ve personelinizin ne yapmasını beklediğinize değinin.
- Taciz ve şiddet. İş arkadaşlarına ve iş arkadaşlarına saygı, hoş bir çalışma ortamının temel bir bileşenidir. Bu bölümde, iş yerinde taciz ve şiddeti ortadan kaldırma taahhüdünüzü açık bir şekilde teyit edebilirsiniz. Ayrıca tacizi neyin oluşturduğunu tanımlayacak ve olası sonuçları tartışacaksınız.
- İş sağlığı ve güvenliği. Bu bölüm, çalışanların sağlıklı ve güvenli bir işyerini sürdürmek için izlemesi gereken yönergeleri verecektir. Kuruluşunuzun iş sağlığı ve güvenliği yasalarına uyumu sağlamak, tehlikeli işlerde veya acil durumlarda çalışanları korumak için yaptığı faaliyetleri ekleyebilirsiniz. Şablonumuz önleme, acil durum yönetimi, sigara içme ve uyuşturucusuz bir iş yeri ile ilgili bölümler içerir. Kuruluşunuzun ilgili gereksinimleri varsa, bir akıl sağlığı politikası da ekleyebilirsiniz.
#3. Etik Kurallar
Davranış Kurallarınız, çalışan davranışı için bir kılavuz görevi görür. İster iş arkadaşları, ortaklar, müşteriler veya dış paydaşlar olsun, çalışanlardan başkalarına nasıl davranmalarını beklediğinizi açıklayacaksınız. Her şey etik ve güven ve herkes için güvenli ve profesyonel bir ortam yaratmakla ilgilidir.
Kendi Davranış Kurallarınıza aşağıdaki bölümleri ekleyin:
- Kıyafet kodu. Firmanızın kıyafet yönetmeliği olmasa bile burada belirtebilirsiniz. Çalışanlar neleri giyip neleri giyemeyeceklerinin farkında olmalıdır. Kriterleri mümkün olduğunca kapsamlı bir şekilde tanımlayın; örneğin, organizasyonunuz için 'resmi kıyafet' ne anlama geliyor?
- Dijital araçlar ve siber güvenlik. Adres internet kullanımı, şirket cep telefonları, kurumsal e-posta ve kurumsal ve kişisel sosyal medya kullanımı. Çalışanlar için gereğinden fazla kısıtlayıcı olmaksızın standartlar oluşturun; çoğu kişi, güvenlik ve veri koruma yönergelerine uyulduğu sürece bu konularda biraz hareket alanı bekler.
- Çıkar çatışması. Bir çıkar çatışmasının ne olduğunu, çalışanların bir çıkar çatışmasıyla karşılaştıklarında neler yapabileceklerini ve ilgili yasaları veya şirket kurallarını kasten ihlal etmenin sonuçlarının neler olduğunu açıklayabilirsiniz.
- Çalışan bağları ve kardeşliği. Pek çok firma çalışanlarının arkadaş olmasına veya flört etmesine açık olsa da, dedikodulardan veya profesyonel olmayan olaylardan kaçınmak için temel temel kurallara uyulmalıdır.
- Çalışan akrabalar. Bu kısım, kayırmacılık ve kayırmacılık iddialarından kaçınmak için kritiktir. Kuruluşunuzdaki akrabalar arasında izin verilen çalışma ilişkileri için kesin yönergeler sağlayın.
- İş yeri ziyaretçileri. Bu, veri ve şirket mülkiyetinin korunmasının yanı sıra bir güvenlik sorunudur. Personelin her zaman dikkatli ve sorumlu olması için ziyaretçileri kurumsal alanlara davet etme prosedürünü ana hatlarıyla belirtin.
- Dağıtım ve talep. Bu bölümde, dışarıdan kişilerin veya çalışanların el ilanları, ürünler veya hizmetler isteme veya dağıtma girişimlerini ve ayrıca çalışanların bu tür durumları nasıl ele alması gerektiğini tartışabilirsiniz.
#4. Tazminat ve ilerleme
Bu bölüm, çalışanların gelişimlerine yardımcı olurken aynı zamanda çabalarını nasıl ödüllendireceğinizi ve takdir edeceğinizi açıklamaktadır. Bu politikalar, çalışanları takdir ettiğinizi gösterir ve onları sizinle kalmaya teşvik eder.
Bunun üzerinde çalışmak için aşağıdaki bölümleri ekleyin:
- Bordro ve tazminat durumu. Bu bölüm, muaf ve muaf olmayan personeli yöneten kurallara sahip olan Amerika Birleşik Devletleri için özellikle önemlidir. Fazla mesai ile ilgili yasal çerçeveyi açıklayabilir ve yasaları netleştirebilirsiniz. Ayrıca çalışanların maaşlarını veya ücretlerini alacakları günleri de belirtebilirsiniz.
- Performans Yönetimi Bu bölüm, çalışanları performanslarının nasıl değerlendirileceği konusunda bilgilendirir ve amirleri yönetsel sorumluluklara hazırlar. Performans değerlendirmelerinin hedeflerini ve yöneticilerin ekiplerini nasıl yönetmeleri gerektiğini tartışabilirsiniz.
- Çalışan gelişimi ve eğitimi. Bu, elde tutma stratejinizin önemli bir yönünü vurgulama fırsatınızdır: çalışanların kişisel ve profesyonel olarak büyümelerini sağlamak. Eğitim fırsatlarını ve varsa eğitim bütçelerini tartışabilirsiniz.
Ayrıca Oku: MAAŞLI ÇALIŞAN KİMDİR? Bilmen gereken her şey
# 5. Tazminat ve Geliştirme
Hiç bir çalışanın “Vay canına, spor salonu indirimimiz olduğunu bilmiyordum” dediğini duydunuz mu? Çalışanların, kuruluşunuzun sağladığı tüm avantajlardan ve teşviklerden habersiz olmaları çok olasıdır. Bu bölüm, personeli bu konu hakkında bilgilendirmenize yardımcı olur.
Aşağıdaki bölümler, avantajlarımıza ve avantajlarımıza dahil edilebilir (ancak lütfen kendi benzersiz avantajlarınızı ve avantajlarınızı ekleyin):
- Çalışan refahı. Özel sağlık sigortası, spor salonu üyeliği, sağlık programları bunun örnekleridir. FMLA ve COBRA gibi ilgili yasaların açıklamalarını ekleyin.
- İşçi tazminatı. Çalışanların işte yaralanmaları durumunda almaları gereken prosedürü ve sağlayacağınız faydaları ana hatlarıyla belirtin. Şablonumuzu yerel mevzuata göre değiştirin.
- Evden çalışma seçeneği. Evden çalışma fırsatı giderek yaygınlaşıyor. Çalışanların nasıl uzaktan çalışmayı talep edebileceklerini ve uymaları gereken düzenlemeleri (örneğin evde siber güvenlik) açıklayın. Kalıcı uzaktan çalışanlar için de düzenlemeleri ana hatlarıyla belirtin.
- Çalışan maliyetleri. Hangi işle ilgili masrafları karşılayacağınızdan ve geri ödeme prosedürünün nasıl çalıştığından bahsedin.
- Şirket tarafından sağlanan araba. Kurumsal otomobilleri bir avantaj olarak sağlıyorsanız, çalışanlarınıza sürüş sırasında nasıl davranmalarını beklediğinizi ve hangi masrafları (örneğin benzin ve harçlar) karşılayacağınızı bildirdiğinizden emin olun.
- Otopark. Kurumsal araç avantajına benzer şekilde, işyerinde ücretsiz park yeri sağlıyorsanız, personelin tahsis edilen alanı nasıl kullanacaklarını anladığından emin olun. Sınırlı sayıda park yeriniz varsa, park yerlerini tahsis etmek için kullandığınız kriterleri ana hatlarıyla belirtin.
- Şirket tarafından sağlanan ekipman. Çalışanlara ekipman (telefon veya dizüstü bilgisayar gibi) sağlıyorsanız, bunların bakımını nasıl yapacaklarını bildiklerinden emin olun. Cihaz çalınırsa veya hasar görürse ne olacağını dahil edin.
#6. Çalışma Saatleri, Ücretli İzin ve Tatil
Bu, çalışanların en çok ilgileneceği bölümlerden biridir. Kuruluşunuza katıldıklarında zamanlarını iş ve boş zaman veya iş dışındaki görevler arasında nasıl bölüştürebileceklerini bilmek isterler.
Aşağıdaki alanlara başvurarak kendi geçerli politikalarınızı oluşturabilirsiniz:
- Çalışma saatleri ve PTO (ücretli izin). Şirketinizin genel çalışma saatlerinden ve varsa sapmalardan bahsedin. Ardından, çalışanlara sunduğunuz ücretli izin günlerinin sayısını belirtin ve PTO talep etme sürecini açıklayın.
- Bayram. Kuruluşunuz tarafından gözlemlenen tatilleri listeleyin ve bu günlerde çalışmaları gereken çalışanlara nasıl ödeme yapacağınızı açıklayın.
- Hastalık izni. Yasanın çalışanlara sunmanızı gerektirdiklerinin yanı sıra sağlamayı seçtiğiniz ek hastalık izni yardımlarını ana hatlarıyla belirtin. Hastalığın hem kısa vadeli hem de uzun vadeli tanımlarını dahil edebilirsiniz.
- Yas için ayrıl. Sevdiklerini kaybeden çalışanlara birkaç günlük ölüm izni verin - bu, çalışanlarla güvene dayalı ilişkiler kurmanıza yardımcı olabilecek hassas bir avantajdır.
- Jüri servisi ve oylama. Vatandaşlık yükümlülükleri için izni çevreleyen yasayı ve çalışanların hangi belgeleri getirmeleri gerekebileceğini açıklayın.
- Ebeveyn izni. Bu, çocuk sahibi olan veya evlat edinen çalışanlar için yasal olarak zorunlu kılınan veya şirket tarafından desteklenen babalık ve doğum iznini içerebilir. Okul toplantılarına katılmak için birkaç saat izin gibi ebeveyn parası avantajlarını da dahil edebilirsiniz.
Ayrıca Oku: ÇALIŞAN İNDİRİMİ: Avantajlar ve İndirim Fikirleri
#7. Çalışanın İstifası ve İşten Çıkarılması
Çalışanların, bir şeylerin yolunda gitmemesi durumunda kuruluşunuzla iş ilişkilerinin nasıl sona ereceğini bilmeleri gerekir. Özellikle bir disiplin prosedürü söz konusuysa.
İçeriğin ana hatları aşağıdadır:
- İlerici Disiplin. Aşamalı disiplin süreç adımlarınızı ve yöneticilerin bunları nasıl ele almasını beklediğinizi gözden geçirin.
- İstifa. Bir çalışan istifa ettiğinde, ihbar süresinin yanı sıra istifa sürecini de bilmelidir. Bu aynı zamanda okul ücreti veya yer değiştirme geri ödemesi gibi endişelerin yanı sıra zorla istifayı açıkça yasaklamak için mükemmel bir zamandır.
- Fesih. Geçerli yasaları ve kendi şirket içi çalışan fesih prosedürünüzü belirtin. Kıdem tazminatı verme şartlarının yanı sıra artık tatil ve hastalık iznini nasıl geri ödemeyi planladığınızdan bahsedin.
- Referanslar. İstifa eden veya işten atılan çalışanlara referans sağlama hakkında kısa bir açıklama ekleyin. Örneğin, bir çalışan herhangi bir nedenle işten çıkarılmışsa, ona atıfta bulunmayı reddetme hakkınız vardır.
#8. Çözüm
Sonucu, personeli gelecekteki değişiklikler hakkında bilgilendirmek ve el kitabını okuduklarını kabul etmelerini talep etmek için kullanabilirsiniz. Ancak, çalışan el kitabınızı iyi bir tonda bitirmelisiniz. Bir çalışanın kuruluşunuza katılmasından ne kadar memnun olduğunuzu yineleyin ve minnettarlığınızı ifade edin.
Neden Bir Çalışan El Kitabı Hazırlamalısınız?
1 numara. Kanunlara uyma
Bir çalışan el kitabına sahip olmanıza gerek yoktur. Bununla birlikte, birçok federal ve eyalet düzenlemesi, işletmeleri çalışanlarına çalışma hakları konusunda tavsiyede bulunmaya zorlar. Bu bilgiyi çalışanlarınıza iletmenin en iyi yöntemlerinden biri personel el kitabınızdır.
#2. Çatışma çözümü
Şirketin davranış kuralları, çalışan el kitabında ana hatlarıyla belirtilmiştir, böylece çalışanlar hangi faaliyetlerin kabul edilebilir ve hangilerinin kabul edilemez olduğunu bilirler. Aynı zamanda kötü davranışın sonuçlarını da vurgular. Bu, çalışanları zararlı davranışlarda bulunmaktan caydırabilir ve onları sağlıklı tutum ve alışkanlıklar benimsemeye teşvik edebilir.
#3. Yeni çalışanlara sıcak bir karşılama
Çalışan el kitapları, yeni çalışanların iş yerlerinde kendilerini rahat hissetmelerine yardımcı olabilir. Çalışan bağlılığı ve sadakati, şirketin geçmişi, misyonu ve temel değerleri öğrenilerek geliştirilebilir.
Ayrıca, çalışan el kitabı:
- Personel politikalarınızı ve prosedürlerinizi belirlemenizi sağlar.
- Her yeni çalışana ihtiyaç duydukları bilgilere basit erişim sağlayarak, çalışanların katılımını basitleştirir.
- Tüm ekip üyelerinin aynı fikirde olmasını sağlayarak tutarlı politika ve süreçlerin geliştirilmesine yardımcı olur.
- Çalışanların işyeri haklarını onlara bildirmediğinizi iddia etmesi gibi çalışan şikayetleri ve davaları olasılığını azaltır.
- Çalışan giyim gereksinimleri, tatil ve hastalık izni düzenlemeleri, park tavsiyesi, zaman tutma politikaları vb. için referans görevi görür.
Bir hedef beyanınız olur olmaz ve çalışanlarınızla hangi bilgileri paylaşmanız gerektiğini veya paylaşmak istediğinizi öğrenir öğrenmez bir çalışan el kitabı yazmak çok önemlidir.
Ayrıca Oku: ÇALIŞAN SAVUNUCULUĞU: Bir Savunuculuk Programı Nasıl Oluşturulur
Çalışanlara Çalışan El Kitabı Verilmelidir
Yeni işe alma oryantasyonlarında ve yıllık iş eğitiminde, çalışan el kitabının basılı kopyalarını sağlayabilirsiniz. Uzak bir ofisiniz varsa, çalışan el kitabını çalışanlara e-posta ile gönderebilirsiniz. İster şirket dinlenme odasındaki basılı bir kopya, ister şirket intranetindeki veya paylaşılan Google Drive'daki elektronik bir kopya yoluyla olsun, çalışan el kitabına her zaman nasıl erişebilecekleri konusunda çalışanları bilgilendirmelisiniz.
Çalışan El Kitabını Düzenli Olarak İnceleyin ve Gerektiğinde Güncelleyin.
Çalışan el kitabı, politika ve prosedürlerin takip edildiğini ve şirket uygulamalarıyla uyumlu olduğunu doğrulamak için şirket yönetimi tarafından düzenli olarak gözden geçirilmelidir. Çalışan el kitabı ihtiyaç oldukça güncellenmeli ve herhangi bir değişiklik en kısa sürede çalışanlara bildirilmelidir.
Çalışan El Kitabı İçin İpuçları
- Olumlu, profesyonel ve anlaşılır bir üslup sürdürün.
- Yasal jargon veya belirsiz ifadeler kullanmaktan kaçının.
- Çalışan el kitabının bir kopyasını tüm çalışanlar için el altında bulundurun.
- Personel dosyalarında, çalışan onaylarını saklayın.
- Soruları yanıtlamaya hazır bir şirket çalışanının iletişim bilgilerini ekleyin.
- Güncellemeleri mümkün olan en kısa sürede personele iletin.
Bir Çalışan El Kitabına Neler Dahil Etmeliyim?
Bir el kitabının içermesi gereken tüm ana temaları kapsayan bir şablonla başlayın ve ardından firmanız için uygun bilgileri ekleyin.
Firmaların Çalışan El Kitabı Vermesi Zorunlu mu?
Çalışan el kitaplarına federal yasa tarafından gerek yoktur. Ancak şirketin türüne, büyüklüğüne ve durumuna göre çalışanlara verilmesi gereken bilgiler olabilir. Bir el kitabı, çalışanlar için önemli ve yararlı bilgilerin yanı sıra yasal olarak gerekli bilgileri de sunabilir.
Harika Bir Çalışan El Kitabını Hangi Özellikler Ayırt Eder?
Bir çalışan el kitabı oluştururken, güncel ve özlü tutun. Şirketinizin kültürünü ve ruhunu gösterirken jargondan kaçının. El kitabınızın mobil versiyonu da faydalıdır.
Çalışan El Kitapları Yasal Olarak Uygulanabilir mi?
Çalışan el kitapları, çalışan sözleşmesinin bir uzantısı olarak kabul edilir ve bu nedenle, aksi açıkça belirtilmedikçe mahkemede yasal olarak zorunludur.
Bir Çalışan El Kitabında Yasa Tarafından Nelere İhtiyaç Duyulur?
Kanunen bir çalışan el kitabına sahip olmanız zorunlu değildir, ancak çalışanlara haklarını bildirmelisiniz. Bazı kuruluşlar iş yeri tabelasını zorunlu tutarken, diğerleri işe alım sürecinde yazılı bildirimler sağlar.
Çalışan El Kitabı İmzalamak Gerekli mi?
Kanunen gerekli olmasa da, el kitabında şirketin ilke ve yönergeleri açıklandığı için çalışanlardan imzalı bir onay alınması tercih edilir. Çalışan alındı makbuzunu imzalamayı reddetse bile, el kitabında belirtilen politikalara ve yönergelere karşı sorumlu tutulabilir. Bir çalışan alındı makbuzunu imzalamayı reddederse, onunla bu konuyu konuşmalısınız.
Çalışan El Kitapları Ne Sıklıkta Revize Edilmelidir?
Çalışan el kitabınız yılda en az bir kez güncellenmelidir. Bununla birlikte, hem kendinizi hem de personelinizi korumak ve değişiklikleri çalışan el kitabınıza yansıtmak için istihdam mevzuatı ve yönetmeliklerinden haberdar olun.
Sonuç
İyi bir çalışan el kitabı profesyonel ve yardımcı olmalı, yasal dil içermemeli ve şirketin kültür ve ilkelerini destekleyici olmalıdır.
- İşletme Sahipleri İçin İş Hukuku Hakkında Bilinmesi Gereken XNUMX Şey
- KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN BORDRO BAŞLANGIÇ: 2023 En Kolay Rehber
- KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN ÇALIŞAN FAYDALARI: En Kolay Kılavuz
- KÜÇÜK İŞLETME ÇALIŞANLARINA AVANTAJLAR: Ücretsiz Avantaj ve Bilmeniz Gereken Her Şey
Referanslar
