Kuruluşların yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymasını sağlamak için bazı organlar - OCC, FDIC ve CFPB - şimdi uyumluluk yönetim sistemleri olarak bildiğimiz sistemler geliştirdiler. Bu sistemler, kuruluşların gereksinimlerini karşılamalarına yardımcı olan entegre belgeler ve araçlardan oluşur. Bunları bu bölümde ayrıntılı olarak tartışacağız.
Uyum Yönetim Sistemleri Nelerdir?
Kuruluşların yasal ve düzenleyici gereksinimlere uymasını kolaylaştıran Uyum Yönetim Sistemleri (CMS), entegre bir belgeler, süreçler, araçlar, iç kontroller ve işlevler sisteminden oluşur. Yasal uyumluluğu teşvik ettiği için bir CMS, tüketicilere verilen zararı da azaltır.
Ayrıca, bir CMS, politikaların ve prosedürlerin ilgili yasalara ve düzenleyici gerekliliklere uymasını sağlayarak kuruluşların riski daha iyi yönetmesine yardımcı olur. Ayrıca çalışan eğitimi, iletişim ve izlemeyi yönetmeyi de kolaylaştırır.
Bir kuruluş, uygunluk yükümlülüklerini bir CMS yardımıyla tanımlayabilir, kavrayabilir ve yerine getirebilir. Daha spesifik olarak, bir CMS, çalışanların yükümlülüklerinin farkında olmasını ve iş prosedürlerinin uyum gerekliliklerini dikkate almasını sağlamaya yardımcı olur.
Ek olarak, bir kuruluş nasıl çalıştığını değerlendirmek için bir CMS kullanabilir. Uyumluluk yönetim sistemleri şunları içerir:
- MyeasyISO
- uyumluluk dolabı
- yasal
- güvenli
- paradigma 3
- Bloomberg kasası
Uyumluluk Yönetimi nedir?
“Uygunluk yönetimi” terimi, bir kuruluşun resmi ve mesleki standartları ve ayrıca sektörlerinde gerekli olan yasa ve yönetmelikleri karşılamaya bağlılığıyla ilgili süreçleri, dosyaları ve iletişimleri merkezileştiren, konsolide eden, otomatikleştiren ve düzene sokan iş sistemlerini ifade eder.
Ayrıca, şirketinizin pahalı cezalar ödemesini önlemek için uyum yönetimi uygulamak gerekir.
FDIC Uyum Yönetim Sistemi
Bir FDIC yönetim sistemi kullanan bir banka, çalışanlarının tüketici uyumluluğundaki rollerinin farkında olmalarını sağlayabilir. Bu, bu rollerin süreçlere entegre edildiği ve uygulandığı ve gerektiğinde düzeltici önlem alındığı anlamına gelir.
FDIC Nedir ve Ne Yaparlar?
Federal Mevduat Sigorta Kurumu (FDIC) ve Ulusal Kredi Birliği İdaresi, kuruluşlardaki uyum yönetim sistemlerini düzenler. Ama aynı zamanda, Amerikan mevduat kurumlarında mevduat sahiplerine mevduat sigortası sağlayan kredi birliklerini denetler ve sigortalarlar.
Ancak, FDIC, bir bankanın yönetiminin ve yönetim kurulunun, uyum riskini yönetmek için iş stratejisine göre özelleştirilmiş bir uyum yönetim sistemi (CMS) kullanacağını öngörmektedir. Bu nedenle, şirketin pazarlarının, mallarının ve hizmetlerinin kapsamı ve karmaşıklığı ile uyumlu olmalıdır. FDIC ayrıca uyumluluk yönetim sistemi riskini de değerlendirir.
Uyumluluk riski kredi birliği operasyonlarını yöneten herhangi bir kural ve yasayı çiğneme olasılığıdır. Ayrıca, FDIC'nin federal tüketici finansal koruma yasaları ve uyumluluk yönetim sistemi ile ilgili olanları da içerir. Bir bankanın, Banka Gizliliği Yasası ve GÜVENLİ Yasası gibi çeşitli yasalar kapsamında uyum ihlali riskini ne kadar iyi yönettiğini değerlendirmeye çalışır.
FFIEC'nin Tüketici Uyumluluğu yönetim Derecelendirme Sisteminin temeli, FDIC tarafından kullanılan CMS stratejisinin temelini oluşturur. Bu nedenle, FDIC Uyum Yönetim Sistemi iki bileşenden oluşur:
- Yönetim kurulu ve yönetim gözetimi
- Tüketici uyum programı
Yönetim Kurulu ve Yönetim Gözetim
FDIC'ye göre, bir Uyum Yönetim Sisteminin başarılı veya başarısız olup olmadığını yönetim kurulu ve yönetimin kararları belirler. Yönetim ve yönetim kurulu şunları yapmalıdır:
#1. Bir Uyum Görevlisi İşe Alın
FDIC, kurulun bir uyum yönetim sistemi programı oluştururken ilk eylemi olarak bir uyum görevlisi atamasını tavsiye eder. Bu kişi tam veya yarı zamanlı çalışabilir, başka bir kuruluşla paylaşılabilir veya dışarıdan temin edilebilir.
Bu kişi, ilgili tüm tüketici yasalarını ve düzenlemelerini ve ayrıca bankanın nasıl çalıştığını anlamalıdır. o sorumlu
- Uyum politikaları ve prosedürleri oluşturmak,
- Yönetim ve personeli tüketici koruma yasaları ve düzenlemeleri konusunda eğitmek
- Uyum için politika ve prosedürlerin gözden geçirilmesi.
- Ortaya çıkan sorunları veya potansiyel yükümlülükleri belirleme
- Tüketici şikayetlerinin ele alınmasını koordine etmek
- Uyum faaliyetleri ve denetim/inceleme bulgularının yönetim kuruluna bildirilmesi
- Derhal düzeltici tedbirlerin alınmasını ve bulguların tekrarlanmamasını sağlarken.
Ancak, çalışmalarını tamamlamak için gerekli eğitimi, zamanı ve kaynakları almalıdır. Kurul ve yönetim, bir uyum görevlisinin varlığında bile uyum sorumluluklarına sahiptir. Ayrıca, uyum görevlisinin bunu yapma yetkisi olmasına rağmen, yönetim kurulu ve yönetim nihai olarak uyumu sağlamaktan sorumludur.
#2. Liderliği Göster.
Yönetim kurulu ve yönetim, toplantılarında uyumluluğu tartışmalı ve çalışanlara ve dış hizmet sağlayıcılara (satıcılar) uyumluluğun birinci öncelik ve günlük operasyonların ayrılmaz bir parçası olduğunu açıkça belirtmelidir. Başka bir deyişle, bir uyum kültürü esastır.
#3. Politika Bildirimlerini Uygulayın.
Bunlar, bankanın felsefesini ana hatlarıyla belirtir ve süreçteki çeşitli adımlar için kılavuz görevi görür.
#4. Kaynakları Uyumluluğu Sağlamak İçin Yatırım Yapın
Bankadaki işlemlerin karmaşıklığı onlar için uygun olmalıdır.
#5. Yabancılara Göz Atın.
çünkü harici ortakların ve satıcıların uyumluluğu yönetim kurulunun ve yönetimin sorumluluğundadır. Risk değerlendirmesi, durum tespiti, sözleşme yapılandırması ve incelemesi ve üçüncü taraf faaliyetlerinin yeterli gözetimi, uyum risk yönetimi sürecinin bir parçası olmalıdır.
CFPB Uyum Yönetim Sistemi
CFPB için uyumluluk yönetim sisteminizi araştırırken, mevcut araçların standartları, mevcut ve gelecekteki standartları karşıladığından emin olmanız ve ekibinizin fiili uygulamaları izlemesine ve yönetmesine yardımcı olmanız gerekir.
CFPB Nedir ve Ne Yaparlar?
Tüketici Finansmanını Koruma Bürosu (CFPB), bir kuruluşta uyumluluk yönetimi sistemleri yayınlayan ana devlet kuruluşlarından biridir. Ayrıca, yaratılışı tüketicileri korumak için özeldir. Bu, finans sektöründe tüketicinin korunmasından sorumlu Birleşik Devletler hükümetinin bir kurumudur.
CFPB'ye göre, bir kurumun çerçevesine entegre edilmiş bir uyum yönetim sistemine sahip olması gerekir. Ancak, uyumlu olmaya devam etmek için sistemin belirli gereksinimleri karşılaması gerekir.
Seçtiğiniz CMS sistemi, yalnızca mevcut standartlara veya yalnızca federal düzenlemelere uyumu sürdürme sürecini kolaylaştırmakla kalmamalıdır. Ancak, gelecekteki senaryoları ele alabildiği ve sayısız federal, eyalet ve yerel düzenlemeyi bağlılığınızı sağlayan bir kural kümesinde sentezleyebildiği konusunda size gönül rahatlığı vermelidir.
CFPB, uyumluluk yönetim sisteminizde aşağıdakileri arar:
#1. Politikalar, Prosedürler ve Uygulamalar
Bir uyum yönetim sistemini sürdürmek için yerine getirilmesi gereken gereksinimler vardır. Ayrıca, politikalarınızın CFPB tarafından zorunlu kılınan kurallara uygun olduğunu onaylamanız gerekir. Dahili olarak, bu göstergelerin farkında olmalısınız. Ancak, uyumluluğun şu anda ele alındığından emin olmanın yanı sıra, sektörünüzün tüm yönleri için rutin olarak güncellediklerinden emin olmak için CMS satıcınıza da danışmalısınız.
Politikalarınız, kullandığınız tekniklerle eşleşmelidir. Herhangi bir hatayı veya sorunu hızlı bir şekilde tespit etmek ve bunları gidermek için oluşturduğunuz prosedürlerin gerekli olması ve kaydedilmesi gerekir. Son olarak, uyumluluk yaklaşımınızı operasyonel hale getirmek, fiili eylemlerinizin yerleşik politika ve prosedürlerle uyumlu olmasını sağlayacaktır.
Örneğin, yalnızca belirli bir cihaz yüzdesini kontrol eden manuel bir işlemi uygulamak veya rastgele olması için parola güvenliğine güvenmek, yetersiz yaklaşımlardır. Her makineyi ayrı ayrı doğrulamadıysanız, kuruluşunuzun bir denetimde sayıların tutacağı garanti edilemezdi.
Ayrıca şunu da okuyun: Uyum Görevlisi: Uyum Görevlisi İyi Bir İş mi (+Ayrıntılı Kılavuz)
#2. Yönetim Kurulu ve Yönetim Gözetim
Kurul yönetimi gözetiminde, asıl endişe CFPB ile bir uyum sisteminin oluşturulması ve yönetilmesidir. Bu, uyum işlevselliğinin oluşturulmasını, uyum ilkelerinin onaylanmasını, uyum görevlilerinin seçimini ve şirketin uyum durumunun rutin olarak gözden geçirilmesini içerir.
#3. Uyum Programı
Uyum programının resmi, yazılı bir program olması gerekir. Buna ayrıntılı yazılı politikalar ve prosedürler dahildir. Prosedürler, gerektiğinde revizyonların yapılabilmesi için esnek bir yapıda düzenlenmelidir. Bu aynı zamanda şirketlerin riskler değiştikçe veya riskleri işaret edecek yeni veriler tespit edildiğinde politikalarını güncellemelerine ve revize etmelerine olanak tanır.
#4. Eğitim
Eğitim, tüm memurlar ve yöneticiler için düzenli, özel ve kapsamlı talimatları içerir. Eğitim girişimleri, mali koruma yasalarının tüm yönlerini ele almalıdır.
#5. Tüketici Şikayetlerine Yanıt
Müşteri şikayetlerini ele almak için bir prosedür gereklidir. Örneğin, şikayetlerin nasıl rapor edildiği, nasıl ele alındığı ve şikayetlerden elde edilen bilgilerin uyum programı revizyonlarına nasıl dahil edildiği ve gözetimin tümü bu prosedür tarafından zorunlu kılınmalıdır.
#6. Uygunluk denetimi
Sisteminiz için iç kontrollerin iyi organize edilmiş ve risk odaklı olması gerekir. Bu önlemler, sürekli dahili gözlem, tarafsız test ve uygunluk denetimine izin vermelidir. Uyum sorunlarının dahili olarak tanınmasını ve derhal düzeltilmesini sağlamak için, aynı zamanda gözetiminiz, tüm sonuçların bir kaydı ve bu raporları yönetim ve kurul ile paylaşma olanağınız olmalıdır.
Uyumluluk denetiminiz, verilerin iyileştirilmesi gereken bir alanı ortaya çıkardığında proaktif olarak daha iyi süreçler oluşturmaya yardımcı olmanın yanı sıra iyi kayıtlar tutmanıza yardımcı olan bir araçtır ki bu, konunun büyük bir bölümünü oluşturur.
#7. Kayıt Tutma ve İnceleme
Sürecin karmaşık kayıt tutma bileşeni. Doğru kayıtlar uyumluluk için çok önemlidir, çünkü kuruluşun kurallara uymaya ve müşterilere olan bağlılığını değerlendirmek ve güçlendirmek için gerekli tüm adımları atmaya olan bağlılığını gösterirler.
Belgeler, bir denetime tabi olmanız durumunda uygunluk prosedürlerinin kanıtı olarak hizmet edecektir. Uyumluluğu göstermek için tüm politikaların yazılı kayıtlarını sağlamanın yanı sıra, şirketinizin geliştirdiğiniz politikaları sürdürmek ve izlemek için harcadığı çabayı gösterir.
Uymadığınızda Ne Olur?
Para cezası süreci söz konusu olduğunda, CFPB'nin çok fazla takdir yetkisi vardır, bu nedenle işletmelerin karşılaşabilecekleri para cezalarını veya yaptırımları tahmin etmeleri zor olabilir. CFPB, uymadığınız her gün için para cezası verebilir. Bununla birlikte, maliyetler hızla artabilir ve cezaların kendileri astronomik düzeyde yüksek olabilir.
OCC Uyum Yönetim Sistemi
Para Birimi Denetleme Ofisi (OCC) ABD Hazine Bakanlığı'nın bağımsız bir bürosudur.
Para Birimi Denetleme Ofisi'ne (OCC) göre bir uyum yönetim sistemi (CMS), “bir bankanın tüketici uyum riskini yönettiği, tüketicinin korunmasıyla ilgili yasa ve yönetmeliklere uyumu desteklediği ve tüketicinin zarar görmesini engellediği yaklaşımdır. ”
Uyumluluk riskini yönetmek, bir CMS'nin yalnızca bir işlevidir. OCC'ye göre, bir uyumluluk yönetim sistemi aynı zamanda itibar riskini, stratejik riski ve operasyonel riski de ele alır. Riskler birbiriyle bağlantılı olduğundan, bu listenin ayrıntılı olmadığına da işaret ediyor. OCC yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinin.
Bir Uyum Yönetim Sisteminde OCC'nin Neye İhtiyacı Vardır?
OCC, denetlediği her bankanın "operasyonlarının boyutuna, karmaşıklığına ve risk profiline uygun, etkin bir Uyum Yönetim Sistemi geliştirmesini ve sürdürmesini" zorunlu kılar.
Buna 3 temel bileşen dahildir:
- Yönetim kurulu ve yönetim gözetimi
- Bir uyum programı
- Kanun ihlali ve tüketici zararı
Yönetim Kurulu ve Yönetim Gözetim
Yönetim kurulu ve yönetimin, uyumun önemini ve düzenleyici beklentilerin gerisinde kalmanın olası sonuçlarını anlaması gerekir. Ele alınması gereken dört temel alan şunları içerir:
# 1. Bankanın CMS'sinin gözetimi ve taahhüdü.
OCC, uyumluluk (dış satıcılar üzerindeki kontrol dahil) için yeterli finansmanın yanı sıra uyum yönetim sisteminden sorumlu olan yetkili personeli arzu eder.
Kurulun sorumluluğu, uyumu teşvik etmek, yönetimin CMS kullanımını izlemek ve yönetimi sorumlu tutmaktır. Kurul toplantı tutanakları, uyumla ilgili verilerin gözden geçirildiğini de göstermelidir.
Bunların tümü, OCC'ye göre Uygunluk Yönetim Sistemi için yönetimin günlük sorumluluklarının bir parçasıdır: Örneğin,
- Üçüncü taraf risk yönetiminin izlenmesi
- değişim yönetimi
- uyum risk yönetimi,
- kusurları tespit etmek ve düzeltmek.
Açık uyum rolleri tanımlamalı ve uyumluluğu denetlemek için komiteler atamalıdır. Ayrıca bu, uyumluluğu verimli bir şekilde yönetmek için gerekli becerilere, güce, kaynaklara ve bağımsızlığa sahip bir uyum görevlisinin atanmasını içerebilir.
Uyum görevlisine ve banka personeline eğitim fırsatları sağlamak önemlidir. Öte yandan, OCC, üçüncü taraf risk yönetimine özel bir önem verir ve bankaların kendi adlarına hareket eden müteahhitlerin ilgili tüm yasa, kural ve politikalara uymasını sağlamaktan sorumlu olduğunu vurgular. Ajansa göre, OCC üçüncü taraf risk yönetimi rehberliğine atıfta bulunarak aşağıdakileri içermelidir:
- uyanıklık ve uyumluluk izleme
- İç kontrollerin izlenmesi,
- uyumla ilgili politikalar,
- Eğitim
#2. Etkili Değişim Yönetimi Süreçleri
Bankaların, yeni tüketici koruma yasalarını bulmak, değerlendirmek ve yürürlüğe koymak için yürürlükte prosedürleri olmalıdır. Yeni mal veya hizmetler sunarken veya mevcut olanları değiştirirken, uyumu hesaba katmalıdır. Örneğin:
Bankanın faaliyetlerinden, mallarından veya hizmetlerinden kaynaklanan riskleri anlamak, belirlemek ve yönetmek.
Riskin sürekli olarak tanımlanması, ölçülmesi, izlenmesi ve yönetilmesi gerekir.
potansiyel risklerin değerlendirilmesi.
Bankalar, mevcut ve gelecekteki riskleri azaltmak için hem nicel hem de nitel verileri kullanarak risk değerlendirmeleri yapmalıdır. Tüm iş kollarını, malları ve hizmetleri kapsamalıdır. Daha karmaşık kurumlar, kurumsal düzeyde bir görünüm için birden fazla değerlendirmenin bulgularını birleştirebilirken, daha az karmaşık kurumlar yalnızca bir rutin risk değerlendirmesi yapabilir.
Ancak Yönetim, sorunları kendi başına belirlemeli ve bunları çözmek için hızla harekete geçmelidir.
#3. Sorunların Belirlenmesi.
Yönetimin sorunları tanıması ve hızlı harekete geçmesi gerekiyor. Sorun izleme, iletme ve çözümleme prosedürleri mevcut olmalıdır. Sistemik mi yoksa bir kerelik mi olduğu ve belirli bir ürün, hizmet veya iş koluyla ilgili olup olmadığı da dahil olmak üzere sorunların altında yatan nedenlerin tam olarak belirlenmesi önemlidir.
Sorunlar olduğunda, kurulun döngüde tutulması ve gerekli düzeltmelerden veya sistemsel sorunlardan sorumlu tutulması gerekir. Kurul ayrıca önemli sorunlardan ve çözüm planlarından haberdar edilmeli ve sorunları çözmek ve düzeltici eylemleri doğrulamak için yönetimi sorumlu tutmalıdır.
Uyum Yönetim Sistemi Neden Önemlidir?
Dünya teknolojiye daha bağımlı hale geldikçe, endüstri standartları ve yasal gereklilikler sıkılaşıyor. Uyumsuzluk para cezalarına, güvenlik gecikmelerine ve şirketinizin itibarına zarar verebileceğinden, uyumluluk yönetimi çok önemlidir.
Kapsamlı uyumluluk yönetimi (CMS) sistemleri, şirketinizin en son düzenlemelere uygun kalmasını sağlar ve iş kesintilerinin önlenmesine yardımcı olur.
7 Uyumluluk Unsurları Nelerdir?
- Yazılı politika ve prosedürlerin uygulanması
- Uyum görevlisi ve uyum komitesi atama
- Etkili eğitim ve öğretim yürütmek
- Etkili iletişim hatları geliştirmek
- İç izleme ve denetim yapmak
- İyi duyurulan disiplin yönergeleri aracılığıyla standartları uygulamak
- Tespit edilen sorunlara derhal yanıt vermek ve düzeltici eylemde bulunmak
Bir Uyum Yönetim Sistemini Nasıl Uygularsınız?
- Yazılı politikalar, prosedürler ve davranış standartları oluşturun ve benimseyin.
- Program gözetimi oluşturun.
- Uyum eğitimi ve öğretimi sağlayın.
- Her düzeyde iki yönlü iletişim kurun.
- Bir izleme ve denetleme sistemi uygulayın.
- Tutarlı disiplini uygulayın
Uyum Yönetiminin İşlevi Nedir?
Uyumluluk yönetimi, güvenlik standartlarına, geçerli yasalara ve diğer sektör standartlarına uyduklarından emin olmak için kurumsal sistemlerin sürekli olarak izlenmesi ve değerlendirilmesi sürecidir.
Uyum Yönetiminden Kim Sorumludur?
Bir organizasyonda kanun ve yönetmeliklere uymak nihai olarak yönetim kurulunun görevidir.
Uyumluluk Kontrollerinin Örnekleri Nelerdir?
- Yayınlanmış Standartlar ve Politikalar.
- Belgelenmiş Prosedürler.
- Eğitim.
- İzleme.
- İç denetim.
Uyumluluk Araçları Nelerdir?
Uyumluluk araçları, işletmelerin yasal, güvenlik ve düzenleyici gereksinimler gibi endüstri standartlarına uymak için uygulaması gereken süreçleri ve prosedürleri otomatikleştiren veya basitleştiren yazılım ürünleridir.
Uyumluluğu Yönetmenin Üç Aşaması Nelerdir?
Bu sürecin üç aşaması şunları içerir:
- Kuruluşunuz için riskleri listeleyin ve tanımlayın.
- Düzenli uygunluk kontrolleri ve denetimler.
- SOD uygulaması için yönergeler.
Sonuç
Uyumluluk yönetim sistemleri, tüm verilerin paydaşlar arasında depolanması, yönetimi ve paylaşımı için bir merkez görevi görür. Kuruluşlar, çalışanların verilere erişimini kontrol etme ve sınırlama yetkisine sahiptir ve yalnızca kuruluş içindeki yetkili kişilerin kendileri için amaçlanan bilgilere erişmesini sağlar.
FAQs
risk değerlendirmeleri nedir
Bir varlık, kredi veya yatırımda kayıp olasılığını belirlemek için risk değerlendirmesi, çok çeşitli endüstrilerde kullanılan genel bir terimdir. Riski azaltmak için en etkili süreç(ler)i bulmak ve belirli bir yatırımın değerini değerlendirmek, risk değerlendirmesine bağlıdır. İnsanları, mülkü ve/veya çevreyi olumsuz etkileyebilecek olası olayları belirlemek ve analiz etmek; ve karar verme, genel olarak konuşursak, bir risk değerlendirmesinde birleştirilir.
Tüketici Uyumluluğu nedir
Tüketici uyumu, öncelikle tüketiciyi koruma yasa ve yönetmeliklerinin uygulanması ve gözetilmesi ile ilgilidir. FDIC, gözetim faaliyetleri ve sosyal yardım programları aracılığıyla federal tüketici koruma yasalarına, adil borç verme yasa ve yönetmeliklerine ve Topluluk Yeniden Yatırım Yasasına bağlılığı teşvik eder.
Uygunluk Denetimleri nedir
Bir şirketin yasalara uygunluğunun değerlendirilmesi, bir CA uygunluk denetimi yoluyla yapılır. Bir kuruluşun politikaları, prosedürleri, süreçleri, dosyaları ve belgeleri, o sektör için geçerli olan kurallara uyup uymadıklarını görmek için uygunluk denetiminin bir parçası olarak incelenir.
Referanslar
- OCC yazılımı
- Satış Gücü
- Ucsf
- Teknoloji Hedefi
İlgili Makaleler
