Vaka yönetimi sistemleri, etkili programlar ve hizmetler sunmak için gereken tüm müşteri verilerini takip etmenizi sağlayan yazılım uygulamalarıdır. Bazı firmalar kendi firmalarında vaka yönetimi uygulamamakta veya bulundurmamaktadır. Bunu uygulamak işinizi büyütecektir. Ayrıca birde şu var göçmenlik işletmeleri için yazılım ancak bu makale, hukuk firmaları için yasal yazılım vaka yönetimi sistemlerine odaklanacaktır.
Vaka Yönetim Sistemleri Nelerdir?
Vaka yönetimi yazılımı, işletmelerin bilgileri merkezi bir konumda izlemesine ve saklamasına ve aynı zamanda raporlamasına olanak tanıyan dijital bir sistemdir. Vaka bilgileri, geniş bir kullanıcı yelpazesine sunulur ve paydaşların vakalar üzerinde işbirliği yapmasına ve güvenli bir ortamda bilgi paylaşmasına olanak tanır.
Yerel bir ağa bir vaka yönetim sistemi kurulabilir veya internet üzerinden erişilebilir. Web tabanlı vaka yönetimi yazılımı en popüler olanıdır çünkü haftanın yedi günü, günde 24 saat kullanılabilir ve internet bağlantısı olan herhangi bir yerden erişilebilir. Kolay ve hızlı bir şekilde erişilebilen (kağıt tabanlı dosyalama sistemlerinden veya Excel'den daha fazla) büyük miktarda bilgi toplamanıza olanak tanırlar. Ayrıca bazı veri analizi görevlerini otomatikleştirerek size zaman kazandırabilir ve hataları azaltabilirler.
Vaka yönetim sistemi yazılımı, işletmelerin vakaları yönetmesini sağlayan dijital bir araçtır. Vaka yönetimi, belirli bir olay hakkında ayrıntılı kayıtlar tutmayı ve tüm bu kayıtları belirli bir yola yönlendirmeyi gerektirir. Farklı vaka yönetimi sistemleri çeşitli işlevler sağlar. Ayrıca desteklemeleri amaçlanan sektöre göre de farklılık gösterirler.
Hukuki Vaka Yönetim Sistemleri
Hukuki dava yönetim sistemleri (LCMS), hukuk firmaları tarafından yasal davalarını ve müvekkillerini yönetmek ve düzenlemek için kullanılan dijital araçlardır. Daha akıcı bir iş akışı ve daha verimli faturalandırma, zaman takibi ve belge yönetimi süreçleri sağlayarak faturalandırılabilir işlere odaklanmanıza olanak tanır.
Yazılımı ayrıca size hukuk firmanızın davalarına ve bunlarla ilgili son tarihler, belgeler, notlar, faturalar vb. ayrıntılara ilişkin bir genel bakış sunar. Hukuki durum yönetim sistemleri yazılımı üç türe ayrılır. Onlar yapar;
#1. Şirket İçi Vaka Yönetim Yazılımı
Yerinde çözümler, ofisinizdeki sunuculara veya bilgisayarlara kurulur ve barındırılır; bu, her son kullanıcının bir lisans gerektirdiği ve hukuk firması sahibi olarak, platform bakımı, veri güvenliği ve kullanılabilirliğin tüm yönlerinden sizin sorumlu olduğunuz anlamına gelir.
#2. Genel Vaka Yönetim Yazılımı
Şirket içi yasal yazılımlar tarafından gündeme getirilen bazı sunucu ve bakım sorunları, genel vaka yönetimi yazılımının bulut tabanlı yönü tarafından ele alınmaktadır. Ancak, her bulut tabanlı çözüm, kişisel yaralanma firmanızın özel gereksinimlerine göre tasarlanmamıştır.
Bu yasal vaka yönetimi sistemleri yazılım çözümleri, kişisel yaralanma vakalarınızı yönetmenin bazı yönlerinde size yardımcı olabilir, ancak ihtiyaç duyduğunuz özel ve özel vaka yönetimini sağlamayacaktır.
#3. Uygulama Odaklı Vaka Yönetimi Yazılımı
Bu yasal vaka yönetimi sistemleri, bulut tabanlı ve uygulama odaklı olup size her iki dünyanın da en iyisini sunar. Kişisel yaralanma, çok özel ve özel bir uygulama alanıdır ve davaların yönleri özellikle yaralanma iddialarına göre düzenlenmiştir; yaralanma hukuku firmaları için dava yönetimi yazılımı bunu yansıtmalıdır. Bu, belirli iş akışlarını, şablonları ve beklenmedik durum ücreti düzenlemelerini dikkate almayı gerektirir.
Hukuk Büroları İçin Dava Yönetim Sistemleri
Hukuk firmaları zaman zaman sonsuz kaotik olabilir. Avukatlar, yardımcı avukatlar ve destek personeli, birden fazla davanın tüm yönlerini organize etmeli, analiz etmeli ve yönetmelidir.
Hukuk firmaları için çok sayıda dava yönetim sistemi (CMS) seçeneği mevcuttur. Özel gereksinimlerinize göre uyarlanmış bir yazılım seçmelisiniz. Her hukuk firması farklıdır ve avukatların tercihleri farklı olabilir. Neyse ki, hukuk firmalarınız için dava yönetim sistemlerini özel gereksinimlerinize göre uyarlamanıza olanak tanıyan aşağıda seçenekler bulunmaktadır.
1 numara. CASEPeer
CASEpeer'in güçlü yerleşik araçları, kuruluşunuzun iş akışını sürekli olarak değerlendirmenize, çalışan gelişimi için fırsatları belirlemenize, müşteri vakalarında daha etkili iletişim kurmanıza ve üretkenliği ve sonuçları en üst düzeye çıkarmanıza olanak tanır. Yalnızca kişisel yaralanma hukuk firmaları için tasarlanmıştır. Bu bulut tabanlı sistem, aşağıdakiler gibi zaman kazandıran ve organizasyonel özellikler içerir:
- Anlaşmada talepleri, teklifleri, hacizleri, ücretleri ve maliyetleri takip etmek için araçlar
- Özel keşif talebi ve yanıt takibi
- Entegre edilmiş takvim
- Sınırlamalar tüzüğü ve otomatik bildirimler
2 numara. FileVine
Son derece özelleştirilebilir ve tüm notlarınızı, belgelerinizi, müşteri iletişimlerinizi ve takvimlerinizi tek bir yerde tutmanıza olanak tanır. Diğer özellikler şunları içerir:
- Birden fazla kullanıcı mümkündür.
- Müşterilerin metin ve e-posta gönderme yeteneği
- Görevlerin ve son teslim tarihlerinin yönetimi
- 2,000'den fazla programla uyumludur.
- Belge yönetimi için iyi bir seçenek.
#3. dava
Orta ve büyük ölçekli hukuk firmaları için kapsamlı bir çözümdür. Ancak, aynı zamanda birçok işletme tarafından otomasyon ve analitik için kullanılan popüler Salesforce platformu üzerine kurulmuştur. O içerir:
- Güçlü güvenlik
- Görev otomasyonu
- Gösterge paneli, temel performans göstergelerini izlemek için özelleştirilebilir.
#4. Benim olayım
Mycase, belge yönetimi, zaman takibi, faturalandırma, ödeme tahsilatı ve takvim oluşturmayı içeren bir vaka yönetimi yazılımı çözümüdür. Yazılımı test etmenize ve uygulamanız için uygun olup olmadığını belirlemenize izin vermek için 10 günlük ücretsiz bir deneme sağlar. Temel özelliklerinden bazıları şunlardır:
- Basit ve anlaşılır kullanıcı arayüzü.
- Seçenekler eklemek zorunda kalmak yerine, basit bir fiyatlandırma yapısı tüm özellikleri içerir.
- E-imzalar sınırsızdır.
#5. Clio Yönetimi
Faturalama, kişi yönetimi, belge yönetimi, takvim, muhasebe, görev yönetimi, çevrimiçi ödemeler ve zaman takibi mevcut özellikler arasındadır. Uyarlanabilir ve hem küçük hem de büyük işletmeler için özelleştirilebilir çözümler sunar. Clio'nun öne çıkan özellikleri arasında şunlar yer alıyor:
- Güvenli belge paylaşımı için müşteri portalı.
- Konulara ilişkin zaman çizelgeleri, değişiklikleri kimin ve ne zaman yapıldığını gösterir.
- Müşteri alımı/müşteri ilişkileri yönetimi için ayrı bir modül bulunmaktadır.
#6. deneme çalışmaları
Trialworks, dava avukatları tarafından geliştirilmiş, mobil dava alımı, belge yönetimi, takvim oluşturma ve dava yönetimi gibi özellikleri içeren bulut tabanlı bir çözümdür. Bazı ayırt edici özellikler aşağıdaki gibidir:
- Davaya yönelik araçlar
- Tanınmış Microsoft Office platformunu temel alır
- Yerel bir ağda kullanım için yazılım olarak veya bulut tabanlı bir hizmet olarak mevcuttur.
- Veritabanı dönüştürme hizmetleri mevcuttur (ayrı bir hizmet olarak)
Law Ruler artık hukuk firmaları için kolay iş akışı için Office 365 ile erişilebilen vaka yönetimi sistemlerini kullanıyor. Ayrıntılı pano analitiği vaka durumunu, müşteri adaylarını ve pazarlama performansını izlemenizi sağlar. Diğer özellikler şunları içerir:
- Uzlaşma hesaplayıcıları yerleşiktir.
- Otomatikleştirilmiş metin ve e-posta hatırlatıcıları
- Yapay zeka destekli entegre tıkla ve ara çevirici
Etkili vaka yönetimi, hem müşteri hizmetlerini hem de yasal hizmetleri iyileştirir. Vaka yönetiminin günlük lojistiği hakkında endişelenmenize gerek olmadığında, müşterilerinize ayırmak ve onların vakaları üzerinde çalışmak için daha fazla zamanınız olur.
Vaka Yönetim Sistemleri Yazılımı
Alım, vaka takibi ve raporlama, vaka yönetimi yazılım sistemleri tarafından kolaylaştırılır. Aktif vakalar hakkında tek bir güncel bilgi kaynağı sağlamak için tüm vaka bilgilerini merkezileştirir. En gelişmiş vaka yönetimi yazılımı, risk yönetimi ve önleme için birikmiş tüm veriler için bir raporlama aracı da içerir.
Vaka yönetimi yazılım sistemleri, kuruluşunuzun tüm müşteri verilerini tek bir yerde saklamasına ve izlemesine olanak tanır. İletişim bilgileri, vaka notları, randevu planlaması, geçmiş, müşteri iletişimleri ve faturalama dahildir.
Vaka Yönetim Sistemleri Yazılım Gereksinimleri
Basit vaka yönetiminin ötesinde, en iyi müşteri destek yazılımı yukarıda ve öteye gider. Bu, bir bulut platformu seçerken açıkça dikkate alınması gereken önemli bir husustur, ancak ana özellikten ziyade minimum düzeyde olmalıdır. Bulut tabanlı bir müşteri hizmetleri platformu seçerken aramanız gereken bazı şeyler şunlardır.
#1. Özelleştirilebilir Vaka Yaşam Döngüsü Yönetimi
Her işletmenin farklı gereksinimleri vardır. Bir vaka yönetim sistemi, herhangi bir işletmenin ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir. Bir organizasyonun özel ihtiyaçlarına uyum sağlamak için bir dizi fonksiyondaki mantıksal kurallar belirlenmelidir. Özelleştirilebilir form şablonları, gerçek zamanlı vakaların üretimi, depolanması ve yönetimi için önemlidir.
#2. Entegrasyon
Çözüm, kullanıcıların platform ile ilgili uygulamalar ve ağlar arasında gerçek zamanlı, çift yönlü iletişim kurmasına olanak tanıyan esnek API'ler aracılığıyla harici sistemlerle iletişim kurabilmelidir.
#3. Analitik İlerleme
Çözüm tarafından kapsamlı raporlama ve analiz sağlanmalıdır. Geleneksel tek boyutlu raporların aksine, tahmine dayalı zeka analitiği, içgörüleriniz üzerinde daha hızlı işlem yapmanızı sağlar. Güçlü bir analiz motoruyla, birden çok veri kaynağına bağlanabilmeli ve bunları sorgulayabilmeli, böylece verilerinizi ve KPI'larınızı görselleştirmeniz için size yeni yollar sunabilmelisiniz. Tüm bunlar, ihtiyaçları önceden tahmin edebileceğiniz ve buna göre ayarlamalar yapabileceğiniz anlamına gelir.
#4. Kişiselleştirilmiş Müşteri Hizmetleri
Çoğu vaka yönetimi sistemi, bilgi çalışanlarının seçtikleri kanal aracılığıyla müşterilerle etkileşim kurmasını sağlar. E-posta, telefon, mesajlaşma uygulamaları ve canlı sohbet yazılımı tüm seçeneklerdir.
Müşteri profillerine, ilgili tüm bilgiler ve önceki etkileşimlerle birlikte anında erişilebilir. Müşteri hizmetleri temsilcileri tüm bu bilgilere parmaklarının ucundayken müşteriler kendilerini değerli hissedebilirler.
#5. Çoklu Kanallı Platform
Küresel bir vaka yönetimi sistemi, çeşitli cihazlarla çalışır. Kayıtlar veriler için güvenlidir ve bilgilere Android, iOS ve Windows telefonlar, tabletler ve bilgisayarlar aracılığıyla erişilebilir. Ortam ne olursa olsun, tüm veriler anında merkezi veri tabanı ile senkronize edilebilir.
#6. Verimlilik Yardımcıları
Bir müşteri hizmetleri platformu aynı zamanda otomatikleştirerek, kategorilere ayırarak ve aynı anda birden çok vakayı toplu olarak güncellemenize ve kapatmanıza izin vererek üretkenliği artırmalıdır.
#7. Self Servis Portalları
Müşteriler, sorunları kendi başlarına çözebildikleri için self servis portallarına erişebilir. Ancak bu portallar genellikle bilgilendirici makaleler, bir SSS sayfası, bir topluluk sayfası veya bir forum içerir. Bu portallar aynı zamanda müşteri hizmetlerinin kritik bileşenleridir.
Vaka Yönetim Sistemi Uygulamanın Avantajları Nelerdir?
Onlar içerir;
- Gelişmiş ve kişiselleştirilmiş müşteri hizmetleri.
- Etkili işbirliği sayesinde verimli vaka çözümü
- Gerçek zamanlı güncellemeler ve bilgiye hızlı erişim
- Uzaktan erişim, merkezi veri yönetimi ile sağlanır.
- Dijital kayıt tutma ile evrak işleri azalır.
- Gelişmiş şeffaflık ve denetim izleri
Vaka Yönetiminin Beş Temel Rolü Nelerdir?
Vaka yöneticisi, değerlendirme, planlama, kolaylaştırma, savunuculuk, izleme ve değerlendirmenin temel işlevlerini müşteri ve müşterinin bakımına dahil olan diğer sağlık uzmanlarıyla işbirliği içinde gerçekleştirir.
Vaka Yönetimi Hangi Sorunu Çözer?
Vaka yönetimi, kaliteli, uygun maliyetli sonuçları teşvik etmek için iletişim ve mevcut kaynaklar aracılığıyla bireylerin sağlık ihtiyaçlarını karşılamak için seçenekleri ve hizmetleri değerlendiren, planlayan, uygulayan, koordine eden, izleyen ve değerlendiren işbirlikçi bir süreçtir.
Savunuculuk, değerlendirme, planlama, iletişim, eğitim, kaynak yönetimi ve hizmet kolaylaştırma yoluyla vaka yönetimi, danışanların sağlıklı yaşam ve özerkliğe ulaşmalarına yardımcı olur.
4 Vaka Yönetimi Türü Nedir?
Bu tanım içinde başarılı vaka yönetimi dört temel bileşenden oluşur: alım, ihtiyaç değerlendirmesi, hizmet planlaması ve izleme ve değerlendirme. Müşteri başarısını sağlamak için her büyüklükteki insan hizmeti kuruluşu bu dört bileşeni doğru şekilde uygulamalıdır.
Vaka Yönetiminin Bazı Örnekleri Nelerdir?
Onlar;
- Çalışan oryantasyonu
- Taleplerin işlenmesi
- Onaylar ve istekler
- Hata izleme ve hata mesajları
- hizmet talepleri
Hukuki Vaka Yönetimi Yazılımı Nedir?
Hukuk firmaları, görevleri görebilen, faturalandırılabilir zamanı takip edebilen ve bir takvim oluşturabilen yasal vaka yönetimi yazılımını kullanarak günlük iş akışlarını otomatik hale getirebilir. Bu, işletmelerin üretkenliği artırmasına ve geliri en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olur, böylece işletmelerini genişletir.
Vaka yönetimi yazılımı, firmalar tarafından bağımsız, "türünün en iyisi" veya daha geniş bir muayenehane yönetimi platformunun entegre bir bileşeni olarak satın alınabilir (vaka yönetimi işlevselliğinin yasal faturalandırma uygulamaları veya yasal belge yönetimi uygulamaları). Muhasebe, raporlama ve hatta pazarlama dahil olmak üzere firmanın ticari operasyonlarının çoğu, tipik olarak muayenehane yönetimi çözümleri tarafından yürütülür. Aksine, vaka yönetimi sistemleri, vaka ve müşteri verilerinin işlenmesi ve arşivlenmesi için firmanın dahili gereksinimlerine odaklanır. Aşağıdaki bölümde daha ayrıntılı olarak tartışacağımız gibi, bu sistemlerin karmaşıklığı değişebilir.
Bağımsız vaka yönetimi yazılımı satın alan müşteriler, ürünün şirketin kullandığı belge yönetim sistemi veya yasal muhasebe platformu gibi diğer yazılım programlarıyla bağlantılı olduğundan emin olmalıdır.
Vaka Yöneticisi Nedir?
Bir vaka yöneticisi, bir olayın, olayın, talebin veya soruşturmanın amacına ulaşmak veya bir çözüm bulmak için atması gereken tüm adımları organize eder. Belirli bir vakayı baştan sona incelemek, planlamak, yürütmek, değerlendirmek ve raporlamaktan sorumludurlar.
Bir vaka yöneticisinin sorumlulukları şunları içerir:
- Belirli bir olay, müşteri veya çalışanla ilgili riskleri vaka olarak kaydetmeden önce değerlendirmek
- İstenen sonuca bağlı olarak özelleştirilmiş bir strateji geliştirmek
- Bir iş akışındaki diğer iş profesyonellerinden ve uzmanlardan ek yardım almak veya insanları dış hizmet sağlayıcılarla bağlamak
- Bir vakanın zaman dilimlerini, kilometre taşlarını ve genel durum güncellemelerini takip etme
- Bir vakanın sonucunun değerlendirilmesi ve şirket için raporlar oluşturulması
Vaka Yönetimi İçin Bazı Kullanım Durumları Nelerdir?
Bir vaka yönetimi stratejisi için özellikle uygun olan üç çalışma stili ortaya çıkmıştır. Bunlar arasında, ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere:
- Soruşturma Vaka Yönetimi
- Hizmet Talep Yönetimi
- Olay Yönetimi
Şirketim Bir Vaka Yönetim Sistemi Gerektirir mi?
Bu soruyu cevaplamak için düşünün ve kendinize sorun:
- Kuruluşunuzdaki mevcut vaka işleme prosedürleri nelerdir?
- Bilgili çalışanlarınıza müşterilerinize mümkün olan en iyi şekilde hizmet vermeleri için ihtiyaç duydukları özgürlüğü ve esnekliği veriyorlar mı?
- Personelinizin, görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları tüm verilerin eksiksiz bir görünümüne erişimi var mı, bu da sorunları ele almalarını sağlıyor mu?
Cevabınız HAYIR ise, bu durumda vaka yönetimi için yazılım kullanmayı düşünebilirsiniz.
Sonuç
İyi bir vaka yönetimi sistemi, işletmelerin tüm iş yönlerinde başarılı olmalarına yardımcı olur. İşletmenizde vaka yönetimi olmadan aksilikler yaşayabilir ve firmanız büyümeyebilir. Ancak bundan kaçınmak için iyi bir vaka yönetim sistemine sahip olmanız gerekir. Bu makale "vaka yönetim sistemi" hakkında bilgi vermektedir.
Vaka Yönetim Sistemleri SSS'leri
Kaç vaka yönetimi modeli var?
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için üç ana şemsiye vaka yönetimi modeli ve yedi toplam alt model vardır. Herhangi bir işletmenin bunları dikkate alması ve her birinin müşterilerinin genel refahını nasıl etkileyebileceğini belirlemesi çok önemlidir.
Vaka yönetiminin 6 temel görevi nelerdir?
- Tarama.
- Değerlendirme
- Risk değerlendirmesi
- Planlama.
- Uygulama.
- Sonucun değerlendirilmesi.
Müşterileri vaka yönetimine nasıl dahil ediyorsunuz?
Müşteriyi kendisi için hedefler belirlemeye teşvik edin. Hem kısa vadeli hem de uzun vadeli başarıları düşünün. Müşteriye kendinizin veya ajansınızın amaçlarını dayatmadığınızdan emin olun, aksine onu kendi hedeflerine ulaşmaya teşvik edin.
İlgili Makaleler
- EN İYİ POLİTİKA YÖNETİM YAZILIMI: 2023 İnceleme
- PROJE TAKİP YAZILIMI: En İyi 25 Proje Takip Yazılımının İncelemeleri
- PORTFÖY YÖNETİM YAZILIMI: 2023'de En İyi Yatırım Yazılımı
- MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİM SİSTEMLERİ: Tanım, Örnekler ve En İyi Stratejiler
- İŞ SİSTEMLERİ ANALİSTİ: Maaş, İş Tanımı, Beceriler, Derece
- 15'de Küçük İşletmeler İçin En İyi 2023 Pazarlama Yazılımı
Referanslar
