İş dünyasında en iyi uygulamalar, standart işletim prosedürleri ve çok çeşitli süreçler vardır. Süreçler, siparişin korunmasına yardımcı olur ve sorunsuz bir iş akışı için kurallar sağlar. İşletmelerin çalışmasını sağlayan şeyler bunlar.
İş süreçleri yönetimi (BPM), bir şirketin kullanabileceği en önemli araçlardan biridir. Tanımı, birçok türü, faydaları ve uygulamaları dahil olmak üzere, hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğrenmek için okumaya devam edin.
İş Süreçleri Yönetimi (BPM) nedir?
İş Süreçleri Yönetimi (BPM), kuruluşların süreç otomasyonu, yönetimi ve optimizasyon yoluyla çevikliğe ulaşmalarına yardımcı olan bir dizi BPM aracı ve çözümüdür. BPM teknolojisinin amacı, müşteri deneyimi çerçevenizi iyileştirmek gibi stratejik iş hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olmak için uçtan uca iş süreçlerini analiz ederek, optimize ederek ve iyileştirerek bir kuruluşta sürekli iyileştirme, ölçeklenebilirlik ve operasyonel verimlilik sağlamaktır.
İş süreçleri yönetimi (BPM), bir kurumun geri adım atarak tüm bu süreçleri tek tek ve toplu olarak incelediği organizasyonel bir disiplin olarak da tanımlanmaktadır. Daha verimli ve etkili bir organizasyon oluşturmak için mevcut koşulları değerlendirir ve iyileştirme alanları önerir.
Bir şirketteki her departman, bazı ham maddeleri veya verileri başka bir şeye dönüştürmekle görevlidir. Her departman bir düzine veya daha fazla temel prosedürden sorumlu olabilir.
BPM Ne Değildir?
- İş süreci yönetimi BPM bir yazılım parçası değildir. BPM araçları, standart ve otomatikleştirilmiş iş süreçlerinin uygulanmasına yardımcı olmak için mevcuttur. Örneğin HappyFox Workflows, firmalara karmaşık, çok adımlı ve tekrarlayan iş süreçlerini otomatikleştirmede yardımcı olur. BPM ise kendi başına bir yazılım ürünü değildir.
- Görev Yönetimi BPM değildir. Görev veya Proje Yönetimi, bir grup faaliyetin yönetimi veya organizasyonudur. Microsoft Project, Jira, Asana veya Trello gibi proje yönetimi yazılımları, görevlerin ve geçici projelerin yönetiminde yardımcı olabilir. Öte yandan, İş Süreçleri Yönetimi, öncelikle, öngörülebilir bir kalıba veya süreç yönetimine bağlı kalan, yinelenen ve sürekli prosedürlerle ilgilidir.
İş Süreçleri Yönetimi Ne Yapar?
Kötü kurumsal prosedürler, düzensiz ve sistemsiz bırakılırsa tahribata neden olabilir. Bireyler, daha büyük bir sürecin yalnızca küçük bir bölümünü algılarlar. Çok az kişi bir iş sürecinin nerede başladığı ve nerede bittiği, gereken önemli veriler ve herhangi bir darboğaz ve verimsizlik dahil tüm sonuçlarını tarayabilir ve görebilir.
Yönetilmeyen, kaotik süreçler işletmelere zarar verir ve aşağıdaki senaryolardan bir veya birkaçıyla sonuçlanır:
- Boşa harcanan zaman
- Daha fazla hata
- Artan suçluluk
- veri kıtlığı
- Memnun olmayan çalışanlar
Kuruluşlar, iş süreci yönetimini kullanarak ve tüm operasyonların sorunsuz yürütülmesini sağlayarak süreçlerini iyileştirebilir.
İş Süreçleri Yönetimi BPM Yaşam Döngüsünün Adımları
Adım #1: Tasarım
Çoğu işlem, veri toplama için bir form ve veri işleme için bir iş akışı içerir. Formunuzu oluşturun ve iş akışındaki her görevden kimin sorumlu olacağına karar verin.
Adım #2: Bir model oluşturun
Prosedürün grafik gösterimini oluşturun. Olay dizisinin ve süreç boyunca veri akışının net bir resmini sağlamak için son tarihler ve koşullar gibi ayrıntıları düzeltin.
Adım #3: Test Edin
Prosedürü önce küçük bir grupla test ederek ve ardından tüm kullanıcılara yayarak gerçekleştirin. Kritik bilgilere yalnızca ihtiyacı olanların erişebildiğinden emin olun.
Adım #4: Her şeye göz kulak olun.
Boru hattı boyunca ilerlerken sürece göz kulak olun. Başarılı bir süreç izleme sağlamak için ilerlemeyi değerlendirmek, verimliliği ölçmek ve süreç darboğazlarını bulmak için doğru ölçümleri kullanın.
Adım #5: İyileştirin
İncelerken daha verimli hale getirmek için formunuzda veya prosedürünüzde yapılması gereken değişikliklere dikkat edin. Şirket süreçlerini iyileştirmek için adımlar düşünün.
İş Süreçleri Yönetimi En İyi Uygulamaları
Karmaşık bir süreç iyileştirme yöntemi olan BPM için zaman içinde birkaç en iyi uygulama ortaya çıkmıştır. Kuruluşlar, iş süreçlerini verimli bir şekilde yönetmek için aşağıdaki yönergeleri kullanabilir:
1 numara. Belirli amaç ve hedefler belirleyin.
Bir iş sürecinin istenen sonuçlarını belirlemek ve sürecin organizasyonun genel hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak çok önemlidir.
2 numara. Paydaşları sürece dahil edin.
Kilit paydaşların iş süreçlerinin tasarımına ve yönetimine dahil edilmesi, güvenli süreç satın alınmasına ve desteklenmesine yardımcı olabilir.
#3. Süreç dokümantasyonu ve analizi
İş süreci belgeleri, firmaların işlerin nasıl yürüdüğünü anlamalarına, iyileştirme fırsatlarını belirlemelerine ve zaman içindeki ilerlemeyi ölçmelerine yardımcı olabilir.
#4. Süreç modelleme yaklaşımlarından yararlanın.
Akış şemaları ve BPMN, firmaların süreçlerini görmelerine ve anlamalarına ve ayrıca olası darboğazları ve verimsizlikleri belirlemelerine yardımcı olabilecek iki süreç modelleme yaklaşımı örneğidir.
# 5. Proses performansını sürekli olarak izleyin ve değerlendirin
Kuruluşlar, herhangi bir hatayı veya zorluğu tespit etmek ve gidermek için bu bilgileri kullanarak iş süreçlerinin performansını düzenli olarak izlemeli ve ölçmelidir.
#6. İşlemleri otomatikleştirmek ve optimize etmek için teknolojiye yatırım yapın.
Kuruluşlar, süreçlerini düzene koymak ve iyileştirmek için otomasyon ve teknolojiyi kullanabilir, el emeğine olan talebi azaltabilir ve üretkenliği artırabilir.
#7. Sürekli gelişim kültürünü teşvik edin.
Sürekli iyileştirme kültürünü teşvik etmek, firmaların çevik ve uyarlanabilir kalmalarına yardımcı olmanın yanı sıra süreçlerinin değişen ihtiyaçlara uyacak şekilde sürekli olarak gelişmesini sağlayabilir.
İş Süreçleri Yönetimini Kullanmanın Faydaları Nelerdir?
İş Süreçleri Yönetimi, kuruluşların toplam dijital dönüşüme doğru ilerlemelerine ve daha büyük kurumsal hedeflere ulaşmalarına yardımcı olur. İşletmenizde BPM'yi uygulamanın başlıca avantajlarından bazıları şunlardır:
1 numara. Gelişmiş İş Çevikliği:
Piyasa koşullarına ayak uydurabilmek için bir kuruluşun iş prosedürleri değiştirilmeli ve optimize edilmelidir. BPM, firmaların iş süreçlerini durdurmasını, ayarlamalar yapmasını ve yeniden başlatmasını sağlar. İş akışlarını değiştirmek, yeniden kullanmak ve uyarlamak, iş süreçlerinin daha hızlı yanıt vermesini sağlar ve şirkete süreç değişikliklerinin etkileri hakkında daha iyi içgörü sağlar.
2 numara. Daha Düşük Maliyetler ve Daha Yüksek Gelirler:
Bir iş süreci yönetimi çözümü darboğazları ortadan kaldırarak zaman içinde önemli maliyet tasarrufları sağlar. Bu, ürün satışları için daha kısa tedarik süreleriyle sonuçlanabilir, müşterilere hizmetlere ve ürünlere daha hızlı erişim sunar ve satış ve gelirin artmasına yol açar. BPM çözümleri ayrıca israfı azaltmak, maliyetleri düşürmek ve gelirleri artırmak için kaynakları tahsis edebilir ve izleyebilir.
#3. Daha fazla verimlilik:
İş süreçlerinin entegrasyonu, süreç verimliliğini baştan sona iyileştirme potansiyeline sahiptir; doğru bilgilerle, süreç sahipleri gecikmeleri yakından izleyebilir ve gerektiğinde ek kaynaklar sağlayabilir. Otomasyon ve tekrarlayan görevlerin ortadan kaldırılması, iş sürecinde verimliliğin artmasına katkıda bulunur.
#4. Daha Fazla Görünürlük:
BPM yazılımı, önemli performans parametrelerini gerçek zamanlı olarak izlerken otomasyona da izin verir. Bu artan açıklık, daha iyi yönetime ve sonuçları izlerken yapıları ve prosedürleri etkili bir şekilde ayarlama kapasitesine yol açar.
# 5. Uyumluluk, Emniyet ve Güvenlik:
Kapsamlı bir BPM, firmaların standartlara uymasını ve yasalara uymasını sağlar. BPM, prosedürleri doğru bir şekilde kaydederek ve uyumluluğu basitleştirerek emniyet ve güvenlik önlemlerini de geliştirebilir. Sonuç olarak firmalar, çalışanlarını özel bilgiler ve fiziksel varlıklar gibi şirket varlıklarını suistimal, kayıp veya hırsızlığa karşı korumaya teşvik edebilir.
Kuruluşlar İş Süreçleri Yönetimini Ne Zaman Uygulamalıdır?
BPM'yi devreye almanın yüksek yatırım getirisi sağlayacağı iş süreçlerine ilişkin bazı örnekleri burada bulabilirsiniz.
- Dinamik süreçler, finans veya mahremiyet mevzuatındaki değişikliklere yanıt olarak tüketici bilgi yönetimindeki bir değişiklik gibi mevzuat uyumluluğunda değişiklikler yapılmasını gerektirir.
- Karmaşık iş süreçleri, birden fazla iş birimi, bölüm, işlevsel departman veya çalışma grubu arasında koordinasyon ve düzenlemeyi gerektirir.
- Kritik bir performans göstergesini doğrudan iyileştiren ölçülebilir görev açısından kritik süreçler.
- Tamamlanması için bir veya daha fazla eski uygulamanın kullanılması gereken iş prosedürleri.
- İş prosedürlerinin manuel olarak ve/veya zamanında ele alınması gereken istisnaları vardır.
Farklı İş Süreçleri Yönetimi Türleri Nelerdir?
BPM sistemleri hizmet ettikleri amaca göre sınıflandırılır. İş süreci yönetiminin üç kategorisi aşağıdaki gibidir:
1 numara. Entegrasyon merkezli BPM
Çok fazla insan müdahalesi olmadan, bu tür bir iş süreci yönetim sistemi, mevcut sistemleriniz (örn. HRMS, CRM, ERP) arasında büyük ölçüde gidip gelen prosedürleri yönetir. Entegrasyon merkezli iş süreci yönetimi çözümleri, hızlı hareket eden süreçlerin oluşturulmasını sağlamak için çeşitli bağlayıcılar ve API erişimi sunar.
2 numara. İnsan merkezli BPM
İnsan merkezli BPM, ağırlıklı olarak insanlar tarafından gerçekleştirilen süreçleri ifade eder. Bunlar genellikle kişiler tarafından tamamlanan çok sayıda onay ve göreve sahiptir. Bu çözümler, kullanıcı dostu bir arayüz, basit bildirimler ve hızlı izleme sağlamada mükemmeldir.
#3. Belge merkezli BPM
Sürecin merkezinde bir belge (örn. bir sözleşme veya anlaşma) yer aldığında, bu iş süreci yönetimi çözümleri gereklidir. İş akışında ilerledikçe görevlerin yönlendirilmesine, biçimlendirilmesine, doğrulanmasına ve imzalanmasına olanak tanırlar.
Çoğu iş süreci yönetim sistemi, her biri tipik olarak bir alanda uzmanlaşsa da, tüm bunların bileşenlerini birleştirebilecektir.
İş Süreçleri Yönetimine Örnekler
1 numara. İK
Hiç şirketinizin işe alım prosedürünün aşırı karmaşık ve kaotik olduğunu hissettiniz mi? İK departmanınız adaylara onları yoran kağıt formlar mı dolduruyor? Bunun nedeni, İK departmanınızın İş Süreçleri Yönetimi (BPM) önermesini anlamamasıdır.
İş süreci yönetimini kullanmak, İK operasyonlarınızı baştan sona otomatikleştirmenize olanak tanıyarak paradan, zamandan ve kağıt formlardan tasarruf etmenizi sağlar. İş süreci yönetiminin İK departmanınızın süreçlerini iyileştirmesine nasıl yardımcı olabileceğine dair birkaç örnek:
- Çalışan zaman çizelgelerini daha hızlı onaylayın.
- Yeni çalışanları kolayca işe alın
#2. Satış
Çoğu firmada, satış ekibi, satış faturalarının mahsuplaştırılması için Alacak Hesapları (AR) ekibiyle koordinasyon içinde önemli ölçüde zaman harcar. Faturalamadaki küçük hatalar bile satış görevlilerinin kariyerlerini rayından çıkarabilir. İş süreci yönetiminin devreye girdiği yer burasıdır, çünkü fatura onay sürecini otomatikleştirerek, satıcılar ve AR ekibi arasında manüel hatalar ve ileri geri açıklamalar olasılığını ortadan kaldırır.
İş süreci yönetiminin satış departmanının süreçlerini kolaylaştırmasına nasıl yardımcı olabileceğine dair birkaç örnek:
- Satış döngüsü iş akışlarınızın uzunluğunu azaltın.
- Teklifler ve faturalar zamanında gönderilmelidir.
#3. finans
Her gün, bir finans ekibi kağıt formlar ve e-postalarla dolup taşar, çünkü para içeren her şey bunlardan geçmek zorundadır. Örneğin, varlık yönetimi ekibi 50 bilgisayar satın almak isterse satıcının fiyat teklifini onay için finans ekibine iletir. Bu sadece bir örnek.
Günlük olarak birden çok ekipten kaç tane e-posta ve kağıt form aldıklarını düşünün. Bütün bunları bir sistem olmadan yönetmeleri zor. Tüm bunları İş Süreçleri Yönetimi (BPM) yazılımı ile yönetirler. İşte finans departmanında iş süreci yönetiminin işe yaradığı iki örnek:
- Seyahat talepleri tek tuşla onaylanabilmektedir.
- Belirli koşullar için ısmarlama iş akışları oluşturun.
İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Otomasyonu
Saf süreç modellemeye ek olarak RPA, yapay zeka ve süreç madenciliği gibi türünün en iyisi teknolojileri içeren profesyonel BPM yazılımı, dijital geçişin kritik bir bileşeni olan tam iş süreci otomasyonu için temel bir temeldir. Örneğin süreç madenciliği araçları, araç tabanlı süreç değerlendirmeleri yoluyla nesnel şeffaflık sağlayarak otomasyon ve optimizasyon potansiyelini erkenden keşfeder.
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), yazılım robotlarının monoton işleri devralmasını sağlayarak iş akışlarını otomatikleştirmeye yönelik bir tekniktir. RPA araçları, bu amaç için yapılandırılmış materyallerin oluşturulmasına ve yazılım botlarının işlemleri yürütmek ve diğer dijital sistemlerle iletişim kurmak için yapılandırılmasına izin verir.
Bu yeni teknolojilerin uygulanması, daha yüksek işlem hızı, maliyet tasarrufu, gelişmiş işlem kalitesi ve daha verimli iş gücü kullanımı gibi önemli rekabet avantajları sağlar. Bununla birlikte, anlamsız görevlerin otomatikleştirilmesinden kaçınmak için, süreç modeli bütünsel olarak değerlendirilmelidir ve bağımsız botlar yerine sürece özel otomasyon çözümleri uygulanmalıdır.
Her yetkin iş süreci yönetimi teknolojisi aşağıdaki özellikleri içermelidir:
Artık bir BPM sisteminin neden gerekli olduğunu anladığınıza göre, işte iyi bir iş süreci yönetim sisteminin sahip olması gereken niteliklerin bir listesi.
- Görsel süreç diyagramı uygulaması
- Sürükle ve bırak işlevine sahip form tasarımcısı
- Rollere dayalı erişim kontrolü
- Mobil cihazlar için destek
- Son derece güçlü yönetici özellikleri
- SSO (tek oturum açma)
- Mevcut yazılım sistemleriyle uyumluluk
- Analitik ve raporlar
- Geniş kullanıcı tabanı performansı
- Süreç için performans ölçütleri
BPM, Görev veya Proje Yönetimine benziyor mu?
İş süreci yönetimi, görev yönetimi (bireysel görevlere odaklanan) veya proje yönetimi (tek seferlik veya düzensiz akışlarla ilgilenen) ile aynı şey değildir.
Görev yönetimi, bir projeden kaynaklanan bir grup eylemi düzenleme veya organize etme sürecidir. Bu taahhütler genellikle tek seferliktir ve tekrarlanmaz. 'Microsoft Project' gibi proje yönetimi yazılımları, inşaat işleri gibi bu projeler iyi organize edildiğinde kullanılır. Trello, Asana ve Kissflow Project, ad hoc projelerdeki görevleri yönetmek için mükemmel araçlardır.
İş süreci yönetimi, süreç yönetiminin aksine, tahmin edilebilir bir model izleyen tekrar eden ve sürekli süreçlerle daha çok ilgilenir.
Sonuç
Otomasyona uygun iş süreçleri, genellikle belirli bir olay tarafından tetiklenen süreçlerdir. Örneğin, bir gider raporunun sunulması, çalışanın banka hesabında tazminat almasıyla sonuçlanan önceden tanımlanmış bir olaylar dizisini başlatabilir.
Buna karşılık, iş süreci yönetimi (BPM), şirket operasyonlarını iyileştirmek için sistematik bir yöntemdir. Başarılı bir şekilde uygulandığında, herkes kuruluşun hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olabileceğini anlar. Bu, daha mutlu müşterilere, daha yüksek gelirlere ve daha az maliyete yol açan daha mutlu, daha üretken bir ekibe yol açar.
- SÜREÇ YÖNETİM ARAÇLARI: Anlam, Ücretsiz ve En İyi Süreç Yönetim Araçları
- EN İYİ POLİTİKA YÖNETİM YAZILIMI: 2023 İnceleme
- Satış Otomasyonu: Anlamı, Platformları ve Faydaları
- EN İYİ OTOMASYON PAZARLAMA YAZILIMI: Özellikler ve Fiyatlandırma
- PAZARLAMA DEPARTMANI: Genel bakış, yapı, roller, beklentiler (+ücretsiz ipuçları)
Referanslar
