Tipik olarak, ön büro resepsiyonistleri veya resepsiyon, bir ofisin bekçileri olarak hizmet eder. Arama yanıtlama hizmetleri, arama aktarma hizmetleri, randevu planlama hizmetleri, müşteri hizmetleri ve harita rehberliği sağlarlar. Binaya giren herkes resepsiyon görevlisi tarafından karşılanır. Bir ön büro resepsiyonistinin tipik olarak en az lise diplomasına, temel ofis becerilerine ve bilgisayar deneyimine ihtiyacı vardır.
Ön büro resepsiyonu, görev tanımı, görevleri ve nitelikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.
Ön Büro Resepsiyonu
Büyük bir işletmede veya ofiste, ön büro resepsiyonisti ilk irtibat noktası olarak hizmet eder. Bir ön büro resepsiyonistinin tipik sorumlulukları ve görevleri arasında konukların check-in yapması ve kaydedilmesi, postaların alınması ve sıralanması, toplantıların planlanması ve ofis faaliyetlerinin yönetilmesi yer alır. Ek olarak, bir santral işletmekten, çağrıları almaktan ve ofis personeline mesaj iletmekten sorumludurlar. Ayrıca, ön büro resepsiyon görevlileri için olası görevler arasında randevu takvimlerinin güncellenmesi, park biletlerinin doğrulanması ve dosyalama ve büro işleri yer alır.
Ön büro resepsiyonisti olarak çalışmak için gereken tek resmi eğitim, tipik olarak bir lise diploması veya GED'dir. Bununla birlikte, işverenler resepsiyonist, ofis yöneticisi veya müşteri hizmetleri temsilcisi olarak çalışan adayları tercih eder. Microsoft Office Paketi ve randevu alma yazılımındaki hüner, başvuru sahiplerine işe alma sürecinde diğer başvuru sahiplerine göre avantaj sağlayabilir. Kalkınan ön büro resepsiyonistleri aynı zamanda çoklu görev, zaman yönetimi ve iletişim konusunda da yetkin olmalıdır.
Ön Büro Resepsiyon Görev ve Görevleri Nelerdir?
Bir masa resepsiyonistinin sorumlulukları, çeşitli idari görevleri içerir. Çalıştığınız iş türüne ve sektöre göre resepsiyon görevlisi olarak görevleriniz değişecektir. Bir masa resepsiyonisti olarak işinizi ilginç kılmak için çeşitli sorumluluklarınız olacak. Ek olarak, çalışanların işe geldiklerinde gördükleri ilk kişi siz olacaksınız. Bu, bazı işverenlerin değer verebileceği bir şey olan iş arkadaşlarınızı tanımanıza olanak tanır. Tipik olarak, yükümlülükleriniz ve görevleriniz aşağıdaki gibi olacaktır:
- Müşterileri karşılama
- Aramaları alma ve aktarma
- mesaj alma
- Kopyalama
- E-postalarla ilgilenmek
- Randevu düzenlemelerinin yapılması
- Ödemeleri kabul etmek
- evrak tarama
- Müşteri veya müşteri verilerinin girilmesi
- İş arkadaşlarınız için hediye sipariş edin
- Ofis için mütevazı toplantılar ve etkinlikler planlayın.
Ön Büro Resepsiyonunun Görevleri
1 numara. Müşterileri Sıcak Karşılamak
Misafirleri karşılamak resepsiyon resepsiyonunun temel sorumluluklarından biridir. Mağazanızı veya ofisinizi ziyaret edenler, yalnızca resepsiyon görevlisi ile etkileşime girebilir. Bu giriş seviyesi bir pozisyon olsa da, bunu başaran bir resepsiyonist, güçlü bir yönetici olmanın yanı sıra, her türden ve meslekten insanla iyi geçinebilen harika bir iletişimci olmalıdır.
Ziyaretçiler geldiğinde resepsiyon görevlisi onları nazikçe karşılamalı, ara sıra paltolarını almalı, içecek ikramında bulunmalı ve çalışma saatleri gibi şirketle ilgili basit soruları yanıtlamalıdır. Ön büro resepsiyonu, işletmenizin sağladığı mal ve hizmetlerin kısa ve öz bir tanımını verecek kadar bilgili olmaya çalışmalıdır.
2 numara. Çağrı Alma ve Geri Dönme
Bir ön büro resepsiyonisti, gelen tüm aramaları yanıtlamaktan ve ziyaretçileri şahsen karşılamaktan sorumludur. İşletmenizin büyüklüğüne bağlı olarak, resepsiyon görevlisinin bu görevi yerine getirmesi için telefon sisteminize aşina olması gerekir. Resepsiyon görevlisi çağrıları istendiği gibi görüntüler, çağrıları uygun tarafa yönlendirir ve gerektiğinde mesajları alır ve iletir.
3 numara. Gelen Postanın Gönderilmesi
Bazı şirketlerde, ön büro resepsiyonisti hem gelen hem de giden postaların dağıtımını denetleyebilir. Resepsiyonist, gelen postaları sıralar, gereksiz postaları kaldırır ve en yüksek önceliğe sahip öğeleri ayırır. Posta, şirket politikası izlenerek dağıtılır.
Bir ön büro resepsiyonisti, her bir posta parçasını hedeflenen alıcıya elden teslim edebilir veya paketler uygun ofisler arası posta yuvasına konabilir. Paketler geldiğinde, resepsiyon görevlisi ayrıca gecelik veya öncelikli teslimatlar için imzalar.
#4. Giden Postayı Hazırlama
Ön büro resepsiyonisti, günün postasını postaneye veya gece teslimat hizmetinin alması için hazır hale getirir. Ön büro çalışanı, bir kişi veya şirketin hızlı bir şekilde belgelere ihtiyacı varsa, bir haberci servisiyle iletişime geçer ve onlara gerekli tüm talimatları verir.
# 5. İdari ve Büro Görevleri
Bir ön büro resepsiyonisti, mektup yazmak, finansal elektronik tablolar oluşturmak ve sunum yapmak gibi çeşitli büro görevlerini de yerine getirebilir. Küçük veya orta ölçekli şirketlerde, ön büro resepsiyonisti, kıdemli ekip üyelerinin toplantılarını planlamaktan ve iş seyahatlerini ayarlamaktan da sorumlu olabilir. Ofis malzemeleri sipariş etmek, evrakları dosyalamak, fotokopi çekmek ve faks gönderip almak, ön büro resepsiyonistinin gerçekleştirmesi gerekebilecek diğer görevlerdir. Önde oturan kişi ara sıra büro işlerini yürütür.
Ön Büro Resepsiyon Becerileri
- İdari deneyim
- İki Dil Becerileri
- İletişim becerileri
- Bilgisayar okuryazarlığı
- Bilgisayar yetenekleri
- Müşteri Hizmetleri
- Veri girişi
- Diş muayenehanesi deneyimi
- Belge incelemesi
- EMR sistemleri
- Organizasyonel yetenekler
- İyi problem çözme becerileri
- Detaylara dikkat
- Zaman yönetimi becerileri
- Microsoft, Office
- Google Dokümanlar
- Takvim Yazılımı
Resepsiyon Resepsiyonu Nasıl Olunur?
Bu alanda çok az deneyiminiz olsa veya hiç deneyiminiz olmasa bile, aşağıdakileri yaparak bir resepsiyonist olarak iş bulabilirsiniz:
1 numara. Lise Diploması Alın
Pek çok işveren, lise diplomasına sahip olmadıkça bir resepsiyonist tutmayacaktır. Lise deneyiminiz, zamanınızı yönetme, düzenli kalma ve başkalarıyla işbirliği yapma becerinizi geliştirmek de dahil olmak üzere çeşitli şekillerde sizi resepsiyonist işlerine hazırlayabilir. Lise diplomanız varsa, potansiyel işverenler sizi yetenekli, hesap verebilir ve organize olarak görebilir; bu nitelikler sizi resepsiyonist pozisyonları için daha nitelikli hale getirebilir.
2 numara. Kişilerarası Yeteneklerinizi Geliştirin
Resepsiyonist olarak çalışırken her gün çok çeşitli kişilerle iletişim kurmanız gerekecek. Güçlü resepsiyon görevlileri insanlara iletişim yeteneği genellikle işverenler tarafından işe alınır. İyi kişilerarası becerilere sahipseniz, bir resepsiyonist pozisyonu için daha nitelikli olacaksınız çünkü işverenler tarafından karizmatik, profesyonel ve iyi konuşulacak şekilde karşılaşacaksınız.
#3. Güçlü Bir Özgeçmiş Yapın
Özgeçmişiniz, işverenlere niteliklerinizi, hünerlerinizi, onurlarınızı ve başarılarınızı göstermenin en iyi yollarından biridir. Ayrıca, iyi yazılmış, organize edilmiş ve profesyonelce sunulan özgeçmişlerin, işverenlere güçlü bir iş ahlakına sahip olduğunuz fikrini iletme olasılığı daha yüksektir.
#4. Organizasyon Yeteneklerinizi Geliştirin
Ofis ve lobi organizasyonunun bakımı genellikle resepsiyonistlerin sorumluluğundadır. Randevuları yönetmek, mesaj almak ve postaları sıralamak için organizasyon becerileri geliştirmek gereklidir. Detaylara dikkat etme ve planlama gibi organizasyon becerilerinizi vurgulayarak, görüşmenizde kendinizi daha nitelikli gösterebilir ve çok az iş deneyiminiz olmasına veya hiç iş deneyiminiz olmamasına rağmen gerekli resepsiyonist becerilerine sahip olduğunuzu işe alım müdürüne gösterebilirsiniz.
# 5. Kendinizi Profesyonelce Tanıtmak için Çaba Gösterin
Birçok resepsiyonist pozisyonu için temel niteliklerden biri, ön bürodaki diğer kişilerle etkileşim kurarken kendini profesyonelce idare etme becerisidir. Ek olarak, birçok işveren, şirketin markası için olumlu ve ulaşılabilir bir kamu imajı oluşturabilecek, güçlü iletişim becerilerine sahip adaylar arar. Bu tür işlerde kişilerarası beceriler çok önemli olduğundan, görüşmeniz boyunca bu nitelikleri sergileyebilirseniz, bir işe alma yöneticisinin bir resepsiyonist olarak başarı potansiyelinizi daha doğru bir şekilde değerlendirmesi mümkün olabilir.
#6. Telefonunuzda Konuşma Becerilerinizi Geliştirin
Telefonda konuşmak genellikle bir resepsiyon görevlisinin ana görevlerinden biri olduğundan, telefon konuşma sesinizi keskinleştirmek sizi daha anlaşılır, profesyonel ve karizmatik yapabilir. Telefonda konuşma becerilerinizi nasıl geliştireceğiniz konusunda tavsiye isteyin ve sevdikleriniz veya arkadaşlarınızla pratiğinizi eyleme geçirin.
Ön Büro Resepsiyon İş Tanımı
Ana girişimizdeki masada tüm idari ve resepsiyonist görevlerini yerine getirmek için girişken bir resepsiyona ihtiyacımız var. Şirketin “yüzü” olduğunuz için tüm müşterilerin göreceği kişi siz olacaksınız. Nasıl hissettiklerini belirleyecek olan sizsiniz.
İdeal başvuru sahibi, hoş ve rahat bir kişiliğe sahip olmasının yanı sıra son derece anlayışlı ve disiplinli olacaktır. Şikayetleri ele alabilmeli ve doğru bilgiler sunabilmelisiniz. Müşteri odaklı yaklaşım önemlidir. Amaç, ziyaretçilerimizin ve misafirlerimizin tesisimizdeyken hoş karşılandıklarını ve takdir edildiklerini hissetmelerini sağlamaktır.
Sorumluluklar:
- Ziyaretçileri karşılayın ve onlara büyük bir nezaketle davranın.
- Ön büronun düzenli, bakımlı ve kalem, form ve kağıt gibi ihtiyaç duyduğu tüm malzemelerle dolu olduğundan emin olun.
- Müşterilerden gelen tüm çağrılara ve sorulara anında yanıt verin.
- Çağrıları uygun departmana aktarın ve mesajları kaydedin.
- Her mektubu ve paketi kabul edin, ardından ilgili departmana teslim edin.
- E-postaları izleyin, düzenleyin ve iletin.
- Ofis ekipmanlarını ve malzemelerini sipariş etmek ve yönetmek gereklidir.
- Belgeleri ve dosyaları güncel tutun.
- Ofis bütçesine bir göz atın.
Gereksinimler:
- Lise diploması veya benzer başka bir nitelik.
- Belgelenmiş deneyime sahip benzer bir rolde 2 yıl veya daha fazla.
- Standart defter tutma prosedürleri ve ofis yönetimi hakkında mükemmel bilgi.
- Mükemmel iletişim becerileri
- Çoklu görev ve organizasyonda çok iyi.
- MS Office programlarına güçlü aşinalık
Ön Büro Resepsiyonisti Zor mu?
Ön bürodaki resepsiyonistlerin girişken, iyi organize olmuş ve aynı anda birden fazla görevi yerine getirebilme yeteneğine sahip olması gerekir. İletişim becerilerine ihtiyaçları var. İyi bir resepsiyonist, ayrıntılara çok dikkat eder ve aynı anda birkaç projeyi yönetme konusunda ustadır. Herkes resepsiyonda çalışmamalı. Gerekli becerilere sahipseniz, bu giriş seviyesi işi yapmak sizin için zor olmayacaktır. Çok sabırlı, nazik olmalı ve ziyaretçileri ve postaları uygun ofise yönlendirebilmelisiniz. Ara sıra, kimsenin aramadığı veya odaya girmediği zamanlar monoton gelebilir; diğer durumlarda masanız kağıt yığınlarıyla kaplanmış olabilir ve insanlar sizinle konuşmak için bekliyor olabilir.
Resepsiyonistin Görevleri Nelerdir?
İşletmeye bağlı olarak, bir ön büro temsilcisinin çeşitli görevleri olabilir. Gelen ve giden tüm posta ve paketler kendileri tarafından alınmalı ve teslim edilmelidir. Ayrıca aramaları yanıtlamaktan, toplantıları ayarlamaktan, ofis faaliyetlerini koordine etmekten ve ziyaretçileri karşılamaktan da sorumludurlar.
İyi Bir Ön Büro Temsilcisi Ne Olur?
Müşteriler, iş arkadaşları ve satıcılarla her gün ilgilendikleri için ön büro temsilcilerinin mükemmel iletişimciler olması gerekir. Ek olarak, birlikte çalışmalarını ve yapıcı bir şekilde eleştiri sunmasını ve almasını sağlayan güçlü kişilerarası yeteneklere sahiptirler. Samimiyet ve sevimlilik gibi yumuşak becerilere sahiplerse pozisyonda başarılı olacaklardır.
Ön Büro Kaç Saat Çalışır?
Ön büro çalışanlarının çoğu hafta içi 8:5 - 7:3 saatleri arasında hizmet vermektedir. Tipik olarak, resepsiyonist vardiyaları sekiz saat uzunluğundadır. Ön büroyu kapsamak için tipik olarak üç vardiya kullanılır: sabah saat 3'den akşam 11'e kadar süren sabah vardiyası; 11:7'te başlayıp XNUMX:XNUMX'te biten öğleden sonra vardiyası; ve gece denetim vardiyası olarak da bilinen, saat XNUMX:XNUMX'te başlayıp XNUMX:XNUMX'da sona eren gece vardiyası.
Bir Resepsiyonist Ne Yapmamalı?
- Müşterilere seslerini yükseltin
- Birisi odaya girdiğinde, yukarıya bakmaktan ve selam vermekten kaçının.
- İnsanları sandalyelerde çok bekletmeyin
- Karşınızdaki kişiden çok telefona önem verin.
- Arayanları süresiz olarak beklemeye alma
- Telefondaki kabalık
- gizlilik kaybı
Sonuç
Ön büro resepsiyonisti olarak çalışmak için lise diplomanız veya GED'iniz gerekli olacaktır; bir üniversite derecesi her zaman gerekli olmayabilir. Bir müşteri hizmetleri temsilcisi, resepsiyon görevlisi veya başka bir idari görevde daha önce çalışma deneyiminiz varsa, birçok işveren bunu tercih edebilir. Ek olarak, işverenler, beceriler açısından rol için belirli niteliklere sahip olabilir. Bu becerileri öğrenmek için belirli bir alanda sertifika alarak işe girme şansınızı artırabilirsiniz.
İlgili Makaleler
- Ön Büro Resepsiyonisti: Tanım, İş Tanımı ve Maaş
- PROFESYONEL CEVAP HİZMETLERİ: 2023'de En İyi Seçenekler
- HİZMET MASASI ANALİSTİ: Tanım, Görevler, Maaş, Mülakat Sorusu ve Özgeçmiş
- RESEPSİYONİST NEDİR: Görevler, Maaş, Beceriler ve Önem
Referanslar
