Resmi mektuplar resmi kayıt olarak kabul edildiğinden, resmi mektupların dikkatli bir şekilde yazılması gerekir. Resmi bir mektup kavramı birçok yönden farklılık gösterir ve bu gönderide taslak hazırlama yönergeleriyle birlikte verilmektedir. Bu nedenle, aşağıdaki şeyler hakkında daha fazla şey öğrenerek, resmi mektup yazma becerinizi geliştirebilirsiniz. Bu gönderide, ABD hükümeti için ve talep amaçlı olarak yazılacak farklı resmi mektup türlerini, biçimini öğreneceksiniz.
Resmi Mektup Formatı
Resmi bir mektup, resmi, iyi organize edilmiş bir tonda yazılır ve nasıl biçimlendirileceğine ilişkin belirli kurallara uyar. Bir yöneticiye, İK yöneticisine, çalışana, kolej veya okul müdürüne, öğretmene vb. yazmak, bu mektupları kullanmanın profesyonel yollarından biridir. Ancak özel nedenlerle arkadaşlarımıza, ailemize veya diğer yakın akrabalarımıza resmi mektuplar göndermiyoruz.
Resmi bir mektup oluştururken belirli kurallara uyulmalıdır. Ayrıca mektuplar çok resmi bir üslupla yazılmalıdır. Mektubun içeriği, kullanılan format nedeniyle resmi bir şekilde iletilecektir. Okuyucuya iletmek istediğiniz fikri iletmek için her cümle dikkatlice yazılmalıdır.
Resmi Mektup Türleri
Daha önce de söylendiği gibi, birçok farklı türde resmi mektup vardır ve bunlar tipik olarak aşağıdaki kategorilere ayrılır:
- İş mektupları
- İstek Mektupları
- Gazetelere Mektuplar
1 numara. İş mektupları
İş yazısı kısa, kesin ve anlaşılır olmalıdır. Hikayenin bir iş mektubunda yeri yoktur. Bir iş mektubu yazmaya başlamadan önce aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey vardır.
- Argümanınızı açık bir şekilde ifade etmek için gösterişli veya çok agresif bir jargon yerine normal, günlük bir dil kullanın.
- Bir iş mektubunda asla sektöre özgü bir dil kullanmayın.
- Kısaltmalar mümkün olduğunca az kullanılmalıdır.
- Alıcıya ve mektubun amacına bağlı olarak çok sayıda adres formatı kullanılır.
- Yazılı olarak sipariş verirken, gerekli kalemlerin yanı sıra istenen kalite ve miktarı açık ve öz bir şekilde belirtmeye özen göstermelisiniz.
- Bir iş mektubunu yanıtlarken, tarihi ve (varsa) referansları eklemeyi asla unutmayın.
Resmi/iş mektupları, işverenlerden çalışanlara ve bunun tersi olan mektupları, sipariş ve ürün değiştirme mektuplarını, daha yüksek bir pozisyondaki bir memura ciddi endişe mektuplarını, şikayet mektuplarını vb. içerir.
2 numara. İstek mektupları
Tipik başvuru mektupları, istihdam talep eden mektupları içerir. Bir başvuru mektubu yazmadan önce ve sonra, aşağıdaki ayrıntıların doğru olduğundan emin olun:
- Her zaman, başvuranın çevrimiçi veya basılı bir iş ilanına yanıt verip vermediğini gösteren kısa bir girişle başlayın.
- Başvuranın yaşını, eğitimini ve çalışma geçmişini ekleyin.
- İşverene bunu söyleyerek gerçekten o kuruluş için çalışmak istediğinizi göstereceksiniz.
- Şirketin, olacağınız çalışanın kalibresini belirleyebilmesi için referanslar da sağlayın.
İstihdam mektupları, uygun resmi veya iş mektubu yapısını takip etmelidir.
#3. Gazetelere Mektuplar
Bu mektuplar her zaman “Editör”e hitaben yazılmalı ve “Saygılarımla” şeklinde imzalanmalıdır. Editöre mektuplar, üst makamların dikkatine sunulması gereken konuları gündeme getirir. Bu mektuplar samimi ve profesyonel olmalıdır. Adınızın ve adresinizin doğru olduğundan ve mektubu saygın bir amaç için yazdığınızdan emin olun. Hiçbir gazete isimsiz mektupları basmaz.
Devlet Memuru Mektubu Biçimi
Topluluğunuzu, eyaletinizi veya ulusunuzu etkileyen konulardaki görüşlerinizi etkili bir şekilde ifade etmek için, bir hükümet üyesine bir mektup yazın. İstenen liderin resmi posta adresi çevrimiçi olarak bulunabilir. Uygun adresleme görgü kuralları memurdan memura değiştiğinden, mektubu gönderdiğiniz yetkilinin protokolü hakkında araştırma yapın. Resmi bir resmi mektup yazma biçimi aşağıdadır:
1 numara. Mektubu Adreslemek
Resmi bir hükümet mektubu yazma biçiminde, mektubu kime hitaben yazdığınız belirtilmelidir. Buraya, temsilcinin adını, unvanını ve posta adresini ekleyin. Mektubu bir zarfın ortasına düzgün ve okunaklı bir şekilde yazın. Ardından zarfı kapatın. Zarfın sağ üst köşesine bir damga koyun. Bu devlet görevlisinden yanıt bekliyorsanız, lütfen tam adınızı ve iade adresinizi zarfın sol üst köşesine yazın.
2 numara. Uygun Davranışı Gözlemlemek
Mektubunuz bir selamlama ile düzgün bir şekilde başlamalı ve uygun şekilde bitmelidir. Hükümet düzeyine bağlı olarak, bu kişi, önemli yazışmaları posta kutusunda aramak için bir sekreter ekibi çalıştırabilir. Onlara hitap ederken temsilcinin soyadını ve unvanını kullanın. Ancak, o pozisyonda sadece bir kişi varsa, onlara sadece unvanlarıyla hitap edebilirsiniz (örneğin, Meclis Başkanı, Belediye Başkanı veya Başkan). Aynı anda birden fazla kişinin (bir senatör, adalet veya temsilci gibi) bir ofise sahip olması durumunda kiminle konuştuğunuzu netleştirmek için soyadını kullanmalısınız.
Biraz araştırma yapın ve diğer insanların bu özel devlet görevlisine nasıl mektuplar yazdığını öğrenin. Bazı aktivist grupları ve dilekçe web siteleri, belirli bir amaç için kilit karar vericilerle nasıl iletişime geçileceği konusunda kapsamlı rehberlik sağlar. Ek olarak, temsilciye e-posta gönderebilirsiniz.
3 numara. İkna Edici Bir Mektup Yazmak
Mektubunuzu göndermeden önce, bu devlet görevlisinin bu konuda harekete geçme yetkisine sahip olduğundan emin olun. Aşırı taleplerde bulunmayın. Bir devlet çalışanından kendi çalışma alanıyla hiçbir ilgisi olmayan bir görevi tamamlamasını asla istemeyin. Geri adım attıktan sonra, sorununuzu çözmenin daha iyi bir yolu olup olmadığını düşünün.
Kıdemlerine bağlı olarak, devlet çalışanları günde onlarca ila yüzlerce mektup alabilir. Görevli, seçilen birkaç mesajdan hangisinin kendisine gerçekten ulaştığını belirlemek için uzman mektup tasnifçileri bile tutabilir. Mektubunuzda düşünceli, özlü ve güncel olun. Konu satırında veya ilk cümlede yetkilinin gündeminde olan bir konuya atıfta bulunun.
Mektubunuzun uygun olduğundan emin olun. Gerçekten rahatlamaya ihtiyacın var mı, yoksa dramatik mi davranıyorsun? Lütfen talebinizde mümkün olduğunca kibar ve kısa olun. Saldırgan veya kaba olmayın. Saygı hızla yayılır.
Talep için Resmi Yazı Formatı
Resmi bir talep mektubu resmi bir iş iletişimi olduğu için formatına göre düzenlenmelidir. Mektubu kendinizi tanıtarak ve alıcı için uygun selamlamayı kullanarak başlatın. Alıcının hafızasını çalıştırmak için adınızı, departmanınızı ve onlarla daha önce yapmış olabileceğiniz etkileşimlerden bahsedin. Konuyu ve mektubun amacını tartışmaya devam edebilirsiniz. Girişte basit bir dil ve kelime dağarcığı kullanın.
Bir iş talebi yazarken her zaman profesyonel antetli kağıt kullanın. Yakınınızda yoksa, sayfanın üst orta kısmına firmanızın adını, adresini ve telefon numarasını yazın. Resmi bir talep mektubu yazmak için bu formatı izleyin:
1 numara. Tarih ve Adres Eklenmelidir.
İş mektuplarında, başlıklar normalde tarih ve adrestir. Önce alıcının adını, pozisyon unvanını ve adresini ekleyin. Her iki bilgi biti de sola yerleştirilmelidir. Tarih, alıcının adresinden sonra veya mektubun sol üst köşesine yazılabilir. İş yerinde standartsa, formata bağlı kalmanız gerekebilir.
2 numara. Alıntıyı ve Konuyu ekleyin.
Bir satır altına referans numarasını ve konuyu ekleyin. Bir iş mektubunun konu satırı, okuyucunun dikkatini çekmek ve onları mektubun ana içeriğine yönlendirmek için çok önemlidir. Kısa tutun - altı ila sekiz kelimeyi geçmeyin.
#3. Selamlama
Bu alana bir selam girin. Çoğu insan, tüm ticari yazışmaların "Sevgili" ile başlaması gerektiği konusunda hemfikirdir. Alıcı üst düzey bir yöneticiyse, saygıyı da kullanabilirsiniz. Alıcıya profesyonel bir şekilde hitap ederken daima Dr., Mr., Mrs. veya Mrs. kelimesini kullanın. Selamlamadan sonra kişinin ikinci adını kullanın.
#4. Giriş Yazısı
Açılış paragrafında kendinizi ve işletmenizi tanıtabilirsiniz. Takip eden satırda, alıcıya onlarla daha önce konuşup konuşmadığınızı bildirin. Ondan sonra boşluğa isteğinizi yazın. Üç veya dört cümle açılış paragrafını oluşturabilir.
# 5. Daha Fazla Paragraf Ekleyin.
Bu cümleler, talebin özelliklerini de içerebilir. Talebinizi desteklemek için ek bilgiye ihtiyaç duyulursa, bunu ayrı paragraflarda veya tek bir satırda ekleyebilirsiniz. Örneğin, [tarih] tarihinden [tarih] tarihine kadar üç günlük izin istiyorum.
#6. Özet ekleyin
Talebin kapsamlı bir şekilde gerekçelendirilmesinin ardından, daha fazla ilgili bilgi ekleyebilirsiniz. Sizden mümkün olan en kısa sürede haber almak istiyoruz çünkü bu bizim için bir önceliktir. "Daha fazla bilgi istersen bana haber ver" demek de aynı derecede kabul edilebilir. "Şimdi" ve "bunu acil olarak değerlendirin" sözcüklerini kullanmaktan kaçının.
#7. Abonelik Ekle
Mektubun resmi tonunu koruduğu için bu, bir iş mektubunun çok önemli bir bileşenidir. Cümlelerinize “teşekkür ederim”, “içten saygılarımla” ve “sizinki” gibi ifadeler koyun. Konuşmanın başında "şimdilik hoşçakal" veya "görüşürüz" gibi ifadeler kullanmaktan kaçının.
# 8. İmzanızı Yerleştirin
Adınızı okunaklı ve eksiksiz olarak imzalayın. İş mektuplarında, özellikle ilk sayfalarda baş harfleri kullanmaktan kaçının. Tam adınız imzadan sonra kalın olarak gösterilmelidir.
# 9. Eklere Referans
Herhangi bir destekleyici belge ekliyorsanız, sola Ek: ekleyin. Eklenen malzemeler numaralandırılabilir. Eklerin mektupta belirtildiği gibi doğru sırada olduğundan emin olun.
Resmi Mektup Biçimi ABD
Daha önce hiç iş mektubu yazmadıysanız veya bunu düzenli aralıklarla yapıyorsanız, düzgün bir şekilde yazmak gözünüzü korkutabilir. Örneğin, ilk işinize başvururken bir ön yazı yazmanız istenebilir. ABD'de, tam blok formatı ve değiştirilmiş blok formatı, resmi mektup yazışmaları için en tipik olarak kullanılan iki stildir.
- Tam blok formatı: Tamamen bloklar halinde yazılan bir mektubun her bileşeni sola hizalanır ve sol kenar boşluğu her satırın başlangıcını işaretler. Daha resmi olduğundan emin değilseniz bu stili kullanın.
- Değiştirilmiş blok formatı: Bazı harf bileşenlerinin sağa taşındığı değiştirilmiş bir blok formatı kullanır. Bu günlerde, durumların çoğu bu yöntemi gerektiriyor.
ABD yetkililerine resmi bir mektup yazma biçimini hem tam hem de değiştirilmiş blok biçimi için parçalayalım:
1 numara. "Tam Blok Formatı" ve "Değiştirilmiş Blok Formatı" Arasında Seçim Yapın.
Bunların hiçbiri birleştirilmemelidir. Her şeyin sola hizalandığı tam blok, iki formattan daha resmi olanıdır. Bununla birlikte, modern zamanlarda, bazı parçaların sağa taşındığı değiştirilmiş bir blok çoğu durumda iyi çalışır.
2 numara. Adresinizi İçermelidir.
Tam blok formatı ve değiştirilmiş blok formatı için adresiniz solda olmalıdır. Metni sağa yaslamak yerine üzerinde sekme yapın.
3 numara. Tarih içerir.
Hangi formatı seçerseniz seçin, tarih sola dayalı olmalı ve adresinizin hemen altında yer almalıdır. Yazılı olarak “15 Mayıs 2008” olarak belirtiniz.
#4: Bir Referans Satırı Eklemek İsteyebilirsiniz
Büyük bir işletmeye yazıyorsanız veya böyle yapmanız istendiyse, referans satırından önce "Re:" yazın. Bir referans satırı kullanıyorsanız konu satırını bırakın.
# 5. Alıcının Adını ve Adresini İçermelidir.
Tüm biçimlerde, bu sola dayalı olmalıdır. Mektubun zarftan ayrılması durumunda, tam adlarını ve adreslerini (genellikle büyük bir ofiste olur) belirtmek zorunludur. Pencere zarfı kullanıyorsanız, alıcının adının ve adresinin pencerede görülebilecek şekilde yerleştirildiğinden emin olun.
#6. Selamlamayı ekleyin.
Selamlama olarak da bilinen selamlamadan sonra iki nokta üst üste gelmelidir. (Örneğin: "Sevgili Bay Jones: Daima solu savun."
#7. Bir Konu Satırı Eklemeyi Düşünün
Zorunlu olmasa da konu satırlarının kullanımı artıyor. Konu satırınız, okuyucuya mektubun ne hakkında olduğunu sadece bir bakışta netleştirmelidir. Değiştirilmiş blok biçiminde sola dayalı veya ortalanmış olabilir.
# 8. Mektubun Kendisi Yazın.
Mektubunuzun metni sola dayalı, tek aralıklı ve italik (tüm formatlarda) olmalıdır. Paragrafları girintilemek yerine aralarında boş bir satır kullanın. İş yazışmalarını yazarken resmi bir ton kullanın.
# 9. Uygun Bir Kapanışa Sahip Olmalıdır.
Mektuplarınızı bitirmek için "Saygılarımla" veya "Saygılarımla" gibi iyi bilinen resmi bir kapanış kullanın (zaten tanıdığınız biri için iyi bir seçenek). Bunu virgül takip eder.
# 10. “Adını Ekle
Son paragrafta ise imzanız için boşluk bıraktıktan sonra adınızı yazınız. Uygunsa, adınızın altındaki satıra istihdam unvanınızı ve işvereninizin adını ekleyebilirsiniz.
Resmi Mektubun Formatı Nedir?
Profesyonel bir mektupta gönderenin adresi, tarih, alıcının adresi, konusu, selamlama, mektubun içeriği, iltifat eki ve son olarak isim (büyük harflerle) ve unvan içeren imza yer almalıdır.
Resmi Bir Mektup İçin En İyi Format Nedir?
Resmi Mektupların Biçimi:
- gönderenin adresi.
- Verileri.
- Alıcının adı/unvanı
- Alıcının adresi.
- Selamlama.
- Konu.
- Gövde [İçerik, Giriş ve Sonuç]
Resmi Resmi Mektubu Nasıl Başlatırsınız?
"Sevgili Bayan veya Bay Soyadı", iş yazışmalarında kullanılan tipik bir selamlamadır. Hem adlarını hem de soyadlarını biliyorsanız bunu selamlamada kullanabilirsiniz.
Resmi Mektupların 4 Türü Nelerdir?
Resmi Mektup Biçimleri:
- Soruşturma mektubu
- Sipariş Mektubu
- Şikayet mektubu
- Bir şikayet yanıt mektubu.
- Pazarlama Mektubu.
- Satış mektubu.
- Tazminat Mektubu
Resmi Mektubun 7 Bölümü Nelerdir?
Uzmanların çoğu, bir iş mektubunun aşağıdaki yedi bileşenden oluştuğu konusunda hemfikirdir:
- Posta adresi.
- Verileri.
- Alıcının yeri.
- Selamlama
- Vücut.
- İmza ve kapanış.
- Muhafazalar.
İlgili Makaleler
- KİMLERİ İLGİLENDİREBİLİR: Tüm Bilmeniz Gerekenler!!!
- İŞ TEKLİF MEKTUBU: Nasıl Yazılır, Şablonu ve Yapılmaması Gerekenler
- DESTEK MEKTUBU: Destek Mektubu Nasıl Yazılır
- İş Mektupları Yazmak Günümüz Dünyasında Neden Bu Kadar Önemli?
- İŞ GİDERLERİ KATEGORİLERİ: Dikkate Alınacak En İyi 2023 İş Gider Kategorileri
Referanslar
