Resepsiyonistler, büyüklüğü veya sektörü ne olursa olsun, bir işletmenin işleyişi için çok önemlidir. Ön büroyu yönetmekle görevli resepsiyon görevlileri, şirketin etkili bir şekilde yüzüdür ve işyerinde verimliliği önemli ölçüde artırır. Bu alanda gelişmek için gereken tanımı, kapsamı ve becerileri anlayarak resepsiyonist olarak çalışmanın sizin için mükemmel bir kariyer olup olmadığına karar verebilirsiniz. Bu yazıda, bir resepsiyonistin tanımına, becerilerine ve iş tanımına ve firmanızda bir resepsiyon görevlisine sahip olmanın önemine bakacağız.
resepsiyonist nedir
Resepsiyonist olmanın sizin için doğru iş seçimi olup olmadığına karar vermek için, öncelikle bir resepsiyonistin gerçekte ne yaptığını anlamalısınız. Resepsiyonistler, bir şirketin veya kuruluşun ön bürosunu denetler ve idari görevleri yerine getirir. Ayrıca bazen yönetici asistanları veya ön büro memurları olarak da adlandırılırlar. İşletmenin ziyaretçileri ve müşterileri için genellikle ilk temas noktası olduklarından ve kuruluşun bir temsilcisi olduklarından, kibar bir ilk izlenim bırakmakla görevlidirler.
Resepsiyonistler sıklıkla aşağıdaki şeylerden yararlanır:
- Tatil günleri
- Sağlık Sigortası
- Çalışan indirimleri
- Diş sigortası
Bir Resepsiyonistin Sahip Olması Gereken Nitelikler Nelerdir?
Bir resepsiyonist olarak nasıl çalışılacağını öğrenmekle ilgileniyorsanız, dikkate almanız gereken birkaç gereksinim vardır. Başvurduğunuz pozisyon seviyesine göre farklılık gösterirler. Aşağıda, bazı tipik özelliklerin ve kimlik bilgilerinin bir listesi bulunmaktadır:
#1. Eğitim
Gerekli eğitim miktarı işin sorumluluklarına bağlıdır. Giriş seviyesi resepsiyonist istihdamı için genellikle bir lise diploması gerekirken, diğer pozisyonlar için işletme yönetimi veya yakından ilgili bir alanda lisans dereceleri tercih edilir.
#2. Eğitim
Birçok işletme, resepsiyon görevlilerine şirketin belirli politikaları ve prosedürleri hakkında talimatlar içeren iş başında eğitim sağlar. İş için gerekli olmasa da, işverenler sıklıkla müstakbel resepsiyonistlerinin önceden iş deneyimine sahip olmasını ister.
#3. sertifikalar
Resepsiyonist olarak bir pozisyona başvururken, bir şirket normalde başvuru sahiplerinden ekstra sertifikalara sahip olmalarını istemeyebilir. Yine de, Ön Büro Operasyonları Sertifikası gibi profesyonel sertifikalar kazanmak, bir adayın kimlik bilgilerini doğrular, alanlarına olan bağlılığını gösterir, yeteneklerini test eder ve pratik bilgilerini genişletir. Aynı zamanda ağ oluşturma için harika fırsatlar sunar.
Ortalama Resepsiyonist Maaşları
Bir resepsiyonist yılda ortalama 28,741 dolar kazanıyor. Geçmişinize ve uzmanlığınıza bağlı olarak farklılık gösterir. Kuruluşun türü, büyüklüğü ve konumu maaş üzerinde etkilidir. Ancak part-time veya sözleşmeli olarak çalışmak da mümkündür. Ancak, resepsiyon görevlileri genellikle tam zamanlı çalışır.
Resepsiyonist İş Tanımı Nedir?
Genellikle resepsiyonist olarak bilinen bir ön büro resepsiyonisti, günlük işlemleri desteklemek için bir ofis ortamında büro görevlerini yerine getirmekten sorumludur. Sorumlulukları ayrıca, yönetim veya satış ekibiyle toplantılar için gelen konukları karşılamayı, postaları ayırmayı ve çalışanlara teslim etmeyi ve telefon çağrılarını yanıtlamayı ve çalışanlara aktarmayı içerir.
Resepsiyonist Görev ve Sorumlulukları
Bir resepsiyonistin zamanının çoğu çağrı almakla geçer. Yine de bir resepsiyonist şunlardan da sorumlu olabilir:
- Personeldeki herkes veya yöneticiler gibi belirli kişiler için randevu ayarlamak
- Faturaları işlemek ve müşterilere veya tüketicilere ücretleriyle ilgili herhangi bir soruşturmada yardımcı olmak
- Faturalama, müşteri ve müşteri kayıtlarının dosyalarda düzenlenmesi vb.
- Misafirleri ilgili ofise yönlendirmek
- Her bir müşteri talebine hızlı ve nazik yanıtlar vermek
Bir Resepsiyonist İş Tanımında Ne Yapar?
Resepsiyonistler genellikle çeşitli sektörlerdeki işletmeler için çalışarak hem müşterilere hem de personele yardımcı olur. Giden postaları hazırlamak, kağıtların kopyalarını oluşturmak ve fakslamak ve ayrıca gelen çağrıları bildirmek için ofis çalışanları ile yakın işbirliği yaparlar. Müşteri çağrılarını yanıtlarken, soruları yanıtlarken ve misafirleri uygun ofise yönlendirirken ofis operasyonlarını yönetmeleri gerekir. Ayrıca, resepsiyonist iş tanımı, ofis malzemeleri stokunun envanterini çıkarmaktan ve uygun siparişleri vermekten de sorumlu olabilir.
Resepsiyonistler için Beceriler ve Nitelikler
Bir resepsiyonistin pozisyonunda başarılı olması için gerekli beceriler şunlardır:
- Müşteriler, tedarikçiler ve iş arkadaşları ile net bir şekilde etkileşim kurmak için hem sözlü hem de yazılı iletişim becerileri
- Doğru kayıtları tutmak ve kritik bilgileri derhal bulmak için iyi organizasyon becerilerine sahip olmak
- Gün boyunca çok çeşitli görevleri önceliklendirme ve bitirme becerisine sahip olmak.
- Öfkeli tüketicilerle uygun şekilde yanıt verme ve etkili bir şekilde etkileşim kurma yeteneği, sabır ve dinleme becerileri gerektirir.
- Nazik ve duyarlı olmak gibi her müşterinin deneyimini keyifli hale getiren kişilerarası yetenekler
Resepsiyonist Eğitimi ve Eğitimi için Ön Koşullar
Resepsiyonistlerin çoğu lise diplomasına veya GED'e sahip olmalıdır ve üniversite eğitiminden fayda sağlayacak bazı pozisyonlar, iş başında deneyimin yerine geçmesine izin verebilir. Adaylar, yeterliliklerini göstermek için bazı topluluk kurum ve kuruluşlarından resepsiyonist sertifikası alabilirler. İşinizi etkili bir şekilde temsil etmek ve müşterilerinizi her zaman gitmeleri gereken yere yönlendirebilmek için, yetkin bir resepsiyon görevlisinin bunu yapacak karizması ve zekası olmalıdır.
Resepsiyonist Deneyim Gereksinimleri
Resepsiyonistler genellikle giriş seviyesi çalışanlar olarak işe alınır, bu da onların üç yıldan fazla deneyime sahip olmaması gerektiğini gösterir. Yöneticilerle veya büyük veya sofistike firmalarda çalışan resepsiyon görevlilerinin gerektirdiği deneyim ve nitelik düzeyi daha yüksek olabilir.
Resepsiyonist Becerileri
Resepsiyonistin organize etme ve çoklu görev becerileri, personel çalışanlarının hedefte kalmalarına ve şirketin verimliliğini korumalarına yardımcı olur. Bir işe alma müdürünün, özgeçmişinizde en çok talep gören resepsiyonist yeteneklerini listelediğinizde, sizi iş için güçlü bir rakip olarak tanıma olasılığı daha yüksektir. Bir resepsiyonist olarak çalışmak için aşağıdaki beş beceri sıklıkla gereklidir:
#1. İletişim
Resepsiyonistler müşterilerle sık sık telefon, e-posta veya şahsen iletişim kurar. Bu kişi müşterilerle, çalışanlarla ve çok sayıda departmanla günlük olarak iletişim kurar. Resepsiyonistler mesajları kaydeder ve sık sık konuşmalarda taraflar arasında bir irtibat görevi görür. Mesajın iletilmesindeki herhangi bir hata, resepsiyon görevlisinin itibarına zarar verebilir ve diğer ofis çalışanlarının kafasını karıştırabilir. Hem sözlü hem de yazılı olarak açık ve etkili bir şekilde iletişim kurabilme yeteneği, üretkenliği artırdığı için bir resepsiyonist için çok önemlidir.
2.. organizasyon
Bir resepsiyonist iyi organize edilmelidir. İş arkadaşları, işverenler ve ofis personeli ile etkileşime giren herkes bu yetkinliğe büyük saygı duyar. Bu uzmanlar, kişileri ve belgeleri düzenler, yazılımın güncellendiğinden emin olur ve etkili dosya sistemleri oluşturur. İyi bir resepsiyonist, telefon numaralarına, evraklara ve diğer bilgilere hızla erişebilir. Bir resepsiyonistin amacı, çalışma alanını organize etmektir. Örneğin, avukatlar, onlar olmadan randevu programlarını, müvekkil iletişim bilgilerini ve mahkeme tarihlerini hatırlamakta zorluk çekeceklerinden, büyük ölçüde yasal bir katip veya sekreterin organize etme becerilerine güvenirler.
#3. çoklu görev
Özellikle telaşlı bir işyerinde, resepsiyon görevlileri için çoklu görev kapasitesi çok önemlidir. Becerikli resepsiyon görevlileri, kapıdan giren kişiyle ilgilenmenin ve muhtemelen aynı anda birçok telefon görüşmesini yönetmenin yanı sıra, sık sık kişileri beklemeye alır. Baskı altında, kişinin iyi durumdayken soğukkanlılığını koruyabileceğine inanılıyor. Resepsiyonistlerin genellikle gün bitmeden yapacak bir ton işi vardır. En önemli olanlara öncelik vermekten ve her birine uygun miktarda ilgi göstermekten sorumludurlar.
4 numara. Teknik
Resepsiyonistler sıklıkla e-posta yoluyla iletişim kurar ve bilgisayar uygulamalarını kullanır. Bu uzmanlar için, Microsoft Word ve Excel'in yanı sıra fotokopi makineleri ve telefon sistemlerinde uzmanlık pratik olarak bir gerekliliktir. Kendinizi potansiyel işvereniniz için daha çekici kılmak için teknik ve bilgisayar becerilerinizi vurgulayın. Gerekli bilgiye sahip değilseniz, yakınınızdaki devlet kolejinde bir kursa kaydolmayı deneyin. Güncel yazılım gelişmelerini takip edin ve sektörünüze özel araçlar hakkında bilgi sahibi olun.
# 5. Tüketici Hizmetleri
Bir müşterinin ilk temas noktası genellikle bir resepsiyon görevlisidir. Resepsiyonistin müşterilerle olan etkileşimleri tüm işi temsil eder. Hoş olmayan bir resepsiyonist, bir müşteri veya müşterinin iş hakkında olumsuz bir görüşe sahip olmasına neden olabilir. Bazen, bu davranış olumsuz bir incelemeyle sonuçlanabilir. Resepsiyon görevlileri nazik, uzlaşmacı ve dikkatli olmalıdır. Bazen tek gereken bir sırıtış ve uygun tepkileri verebilme yeteneğidir. Müşterileri memnun etmek ve tekrar işi teşvik etmek için mükemmel müşteri hizmeti şarttır. Müşteri destek ekibi sevkiyat sorununuzu çözmezse, muhtemelen en sevdiğiniz giyim perakendecisiyle tekrar iş yapmazsınız.
Resepsiyonistin Önemi
Bir müşteri veya ziyaretçi işletmenizi aradığında, ilk izlenimlerini resepsiyon görevlisinden alır. Mükemmel olduğundan emin olun! Bir resepsiyonist, telefona cevap veren kişiden çok daha fazlasıdır. Profesyonelliğinizi temsil eder ve işinizin bir uzantısı olarak hizmet eder. Şirketinizde bir resepsiyonist bulundurmanın önemi aşağıda belirtilmiştir:
#1. üretkenlik
Şirketinizin büyüklüğü ne olursa olsun, bir resepsiyonist kiralamak hem sizin hem de personelinizin üretkenliğini artıracaktır. Resepsiyonist, tüm ekip için projelere öncelik verebilmeli ve mesajları iletebilmeli, ayrıca çalan telefonların sürekli kesintilerini yönetebilmelidir, böylece hiçbir şey çatlaklardan kaçmaz.
#2. Profesyonellik
Eğitimli bir resepsiyonist, şirketinizin belirli terminolojisi ve prosedürleri hakkında bilgi sahibi olacak ve bunları kavrayabilecektir. Bir resepsiyon görevlisinin önemi, müşterilerle, çalışanlarla ve diğer arayanlarla telaşlı veya kararsız görünmeden konuşmalarını sağlamasıdır.
#3. Maliyet etkinliği
Bir resepsiyonist tutmanın çok pahalı olduğunu düşünün. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin çoğunluğu için ana maliyetlerden biri personel alımıdır. Maaş, yan haklar, ekipman ve diğer ilgili maliyetler önemli bir yıllık harcamaya neden olabilir. Çağrı hacminize bağlı olarak, sektörünüz hakkında bilgi sahibi, tesis dışında uzman bir resepsiyon görevlisine erişmenizi sağlayan canlı bir yanıtlama hizmeti kullanmayı düşünebilirsiniz.
4.. organizasyon
Bir işletme sahibi olarak yapacak çok şeyiniz var. Normal sorumluluklarınızla bir resepsiyonistin sorumluluklarını tek başınıza dengelemek zordur. Bir resepsiyon görevlisi, karşılaştıkları her karşılaşmanın düzenli bir özetini size sağlayabilir, aramalara öncelik verebilir ve telefon kesintilerini durdurabilir.
# 5. İlk izlenimler
İşletmenizdeki resepsiyonist, müşterilerle ilk temaslarını sık sık kurar, bu yüzden önemlidirler. Müşteriler işletme numaranızı aradığında bu biraz gözünüzü korkutabilir ve telefona kendiniz cevap verirseniz operasyonlarınızın çok küçük ölçekli olduğu izlenimini verebilir. Bir resepsiyonist iyi yağlanmış bir makine izlenimi veriyor.
Resepsiyonist Çeşitleri Nelerdir?
Farklı Ön Büro İşleri ve Görevleri
- İK Odaklı Resepsiyonist.
- Yönetici Asistanı Resepsiyonist
- Müşteri Hizmetleri Tabanlı Resepsiyonist.
- Ziyaretçi Odaklı Resepsiyonist. …
- Büro Müdürü Resepsiyonist
- Moral Arttırıcı Olarak Resepsiyonist..
- Resepsiyonist Yok.
- Sosyal medya pazarlama resepsiyonisti
Bir Resepsiyonistle Nasıl Görüşme Yaparsınız?
Genel sorular:
- Eski işvereniniz sizin hakkınızda ne derdi?
- Neden işimizi merak ediyorsunuz?
- Neden bu pozisyona çekiliyorsun?
- İyi bir resepsiyonist hangi niteliklere sahip olmalıdır?
- Bir ofis işinin hangi yönü size çekici geliyor?
- Ofis işleri söz konusu olduğunda en büyük avantajlarınız neler?
Resepsiyonistin 4 Görevi Nedir?
Bir resepsiyonistin görev ve yükümlülükleri arasında misafirleri ağırlamak, ofis içindeki hareketlerine yardımcı olmak ve beklerken onlara içecek ikram etmek yer alır.
Bir Resepsiyonist Kızgın Bir Müşteriyle Nasıl Başa Çıkabilir?
Öfkeli Müşterilerle Nasıl Başa Çıkılır:
- Sakin ol.
- Aktif dinleme tekniklerini kullanın.
- Tüketicilerinizin söylediklerini yeniden ifade edin.
- Bunu dikkatinize getirdiler, bunun için onlara teşekkür edin.
- Sorunu çözmek için atacağınız adımlar açıklanmalıdır.
- Gerekirse onlarla tekrar iletişime geçmek için bir zaman belirleyin.
- Samimi olun.
Bir Resepsiyonist Ne Giymeli?
Bir resepsiyonist şüphesiz profesyonelce ve gelişigüzel giyinmelidir. Tayt ile sadece elbiseler giyilebilir. Resepsiyonistlerimiz şirketi temsil ettikleri için parlak bir imaj sağlamalarını bekliyoruz. Profesyonel giyim gerektiren bu profesyonel atmosferde taytlar uygun değil.
Bir Resepsiyonistin İki Başlıca Görevi Nedir?
Gerektiğinde misafirlere sıcak selamlar ve talimatlar vererek hizmet eder. personele ziyaretçilerin gelişini bildirir. iletişim ve güvenlik sistemlerini korur. sorulara cevap vererek veya ziyaretçileri yönlendirerek bilgi sağlar.
İlgili Mesajlar
- PROFESYONEL CEVAP HİZMETLERİ: 2023'de En İyi Seçenekler
- OFİS YÖNETİM SİSTEMİ: 2022'de En İyi Ücretsiz ve Ücretli Seçenekler
- PROJE MÜDÜRÜ NİTELİKLERİ: Bilmeniz Gerekenler, İzlenecek Adımlar ve Maaş
- Küçük İşletmeler ve Başlangıçlar İçin Çalışan Nasıl İşe Alınır: Ayrıntılı Bir Kılavuz
Referanslar
