Ofis yönetimi, birçok paydaşı olan büyük bir iştir. Bu sadece ofis malzemelerini dağıtmaktan ve diğer idari sorumlulukları yerine getirmekten daha fazlasıdır; modern ofisinizin ve içindeki herkesin birlikte iyi çalışmasını sağlamakla ilgilidir. Bu kılavuz, mevcut ofis yöneticileri tarafından uygulandığı şekliyle ofis yönetimini inceleyecektir. Ofis yönetimi işinin taleplerine, başarılı olmak için gereken becerilere, rolün nasıl değiştiğine ve bu alanda nasıl gelişebileceğinize bakacağız.
Büro Yönetimi Nedir?
Ofis yönetimi, ofis üretkenliğini, verimliliğini ve çalışma koşullarını artırmaya odaklanan bir iştir. Modern bir işyerini yönetmek, ofis ekipmanlarını kullanmak, hoş bir ofis ortamı yaratmak, ofis bütçesini yönetmek, çalışma alanına gelen ziyaretçileri ve yeni çalışanları karşılamak, ofiste ve saha dışı etkinlikler düzenlemek gibi çok çeşitli sorumluluklar içerebilir. ofis personeli için, personel için seyahat planlaması ve rezervasyonu, iç iletişimi yönetme, ofis mobilyaları edinme ve daha fazlası.
Ofis Müdürü görevleri endüstriye, kuruluşun büyüklüğüne ve diğer bölümlerin bileşimine göre geniş ölçüde değişen belirli bir iş unvanıdır. İster büyük ister küçük bir şirkette çalışıyor olun, ofis yönetimi çok farklı olacaktır.
Rol için aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç olası başlık vardır:
- İşyeri Müdürü
- Ofis Operasyonları Başkanı
- Tesis Müdürü
- İdari Müdür
Büro Yönetimi İş Türleri
Pek çok farklı ofis yönetimi işi vardır, ancak bu yöneticilerin temel sorumlulukları nispeten benzerdir. Büro yöneticileri, bir şirket yönetiminin verimli işleyişini denetlemenin ve gerekli malzemelerin verilmesini ve ofis ekipmanlarının iyi durumda olmasını sağlamanın yanı sıra bazen personeli işe alabilir, işten çıkarabilir, eğitebilir ve terfi ettirebilir.
1 numara. Kurumsal Ofis Yönetimi
Bir kurumun her şubesindeki yöneticiler, kurumsal ofis yönetimi işlerine dahildir. Bölge müdürü (genellikle merkez ofiste görev yapar) diğer tüm şube müdürlerini denetlediği için, firma şubeleri arasında seyahat etmek genellikle işin önemli bir unsurudur. Kurumsal ofis yöneticileri ayrıca insan kaynakları ve pazarlama faaliyetleri için yeni organizasyon modelleri tasarlar.
2 numara. Medikal Ofis Yönetimi
Tıbbi ofis yönetimi, anatomi, laboratuvar işlemleri ve sağlık yasalarının kapsamlı bir şekilde anlaşılmasını gerektirir. Bu Tıbbi ofis yöneticileri genellikle doktor muayenehanelerinde çalışır ve tüm tıbbi asistanları denetler. Hasta gizliliği ve uygun tıbbi atık imhası da kritik yükümlülüklerdir.
#3. Hukuk Bürosu Yönetimi
Hukuk bürosu yönetimi rolleri, gerçek hukuk bilgisinin yanı sıra yasal prosedürlerin kapsamlı bir şekilde anlaşılmasını gerektirir. Hukuk bürosu yöneticileri, bir firmanın yasal idari asistanlarından, bordro yönetiminden ve insan kaynakları departmanından sorumludur.
#4. Sanal Ofis Yönetimi
Bir şirkette tam zamanlı çalışmak yerine, sanal ofis yöneticileri bazen birden çok küçük şirkette yarı zamanlı olarak çalışır. Bunun nedeni, küçük işletmelerin genellikle sanal ofis yönetimi işlerini dışarıdan temin etmesidir. Her türden uzak işler artıyor, bu nedenle sanal ofis yöneticileri, henüz yerinde bir ofis yöneticisi gerektirmeyen, yavaş gelişen küçük firmalar için çekici bir alternatif.
Ofis Yönetiminin Unsurları
Bir yapının sütunları ofis yönetiminin unsurlarıdır. Direk sağlamsa bina da sağlam olmalıdır. Sonuç olarak, ofis yönetiminin yönleri, ofisin verimli çalışması için çok önemlidir. Büro yönetiminin temel ilkeleri aşağıdaki gibidir.
1 numara. personel
Ofis işleri aslında ofis çalışanları tarafından yapılır. Küçük bir firmada, ofis yöneticisi genellikle ofis çalışanlarını seçmekten ve yerleştirmekten sorumludur. Personel alımı, büyük şirketlerde insan kaynakları yönetimi departmanı tarafından gerçekleştirilir.
Her koşulda, ofis işleri, her çalışana verimliliğine göre iş dağıtarak, personeli belirli bir zaman dilimi içinde ofis kaynaklarının yardımıyla işi tamamlamaya yönlendirerek ve ofis personelinin eylemlerini kontrol ederek tamamlanmalıdır. Bu görevlerin tümü ofis yöneticisi tarafından gerçekleştirilmelidir.
2 numara. Araç
Ofiste kullanılan araçlara araç denir. Kurşun kalem, silgi, kağıt, mürekkep, büro formları, daktilo, bilgisayar, yazıcı, hesap makinesi ve benzeri şeyler vasıtalara örnektir. Bir ofiste yeterli araçlar sağlanmıştır ve hedeflere ulaşmak için en verimli ve uygun maliyetli şekilde kullanılmaktadır.
#3. Çevre
Bir ofis ortamı, işin doğasına göre belirlenir. Çok sayıda ofis görevi, belirli bir atmosferde veya ortamda tamamlanmalıdır. Ofis işlerinin sorunsuz yürümesini sağlamak için bir çalışma ortamı oluşturulur ve sürdürülür. Bir ofis yöneticisinin rolü ve görevi, çok sayıda politika ve uygulamayı hayata geçirerek uygun bir atmosfer yaratmaktır.
#4. Amaç
Ofis çalışanları, belirli bir görevin gerçekleştirilme amacının yanı sıra bu tür çalışmaların diğerlerinin performansı üzerindeki etkisinin farkında olmalıdır. Amaç, büro personeline büro yöneticisi tarafından öğretilir. Aksi takdirde, ofis işlerinin performansı, hedeflere ulaşılırken ofis kaynaklarının en verimli ve ekonomik şekilde kullanılmasıyla sonuçlanmaz.
Temel Ofis Yönetimi İşlevleri
Bir büro yönetimi personelinin gerçekleştirmesi beklenen görevlerden bazıları şunlardır:
#1. Planlama
Şirketinizin hedeflerini yerine getirmek için gereken görevlerin bir yapısını oluşturmak, ofis yönetiminin kritik bir işlevidir. Şirketinizin kısa ve uzun vadeli hedeflerini tam olarak anladığınızda, bunları gerçekleştirme yaklaşımınızı planlayabilirsiniz. Verimli operasyonlar ve kontrole yönelik ilk adım, ayrıntılı planlama ve toplantı düzenlemesidir.
2 numara. Kaynakları Düzenleme
Kaynakları organize etmek, planlama yoluyla şirket hedeflerini karşılamakla el ele gider. Malzemeler, personel ve mali destek bu kaynaklara örnektir. Planlamanın ardından ofis yöneticileri için bir sonraki aşama, hangi malzemelerin gerekli olduğunun belirlenmesi ve bu malzemelerin uygun kişilere dağıtılmasını içeren görev devridir. En büyük ofis yöneticileri, bu kaynakları önceden belirlenmiş hedeflere doğru hareket ettirmek için sürekli olarak işi koordine eder.
#3. personel
Kadrolama, ofis yöneticisinin bir diğer önemli işlevidir. İcra ofisi yöneticileri, alt yönetici personel alımı, işe alım, ücretlendirme, terfi ve emekliliğin tüm yönlerinde insan kaynaklarını yönlendirir veya onlarla işbirliği yapar.
#4. İletişim
Ofis yönetimi, iyi işleyen her şirket için bir gereklilik olan etkili iletişim gerektirir. Bir ofis yöneticisi, şirketin ihtiyaçlarını çalışanlarına etkili bir şekilde iletemezse, maksimum verimlilik imkansız olacaktır. Bir takımın haftalık toplantıları için belirli bir toplantı odası gerekli midir?
O alanda gerekli teknolojiye sahipler mi? Mükemmel iletişimin iki yönlü olduğunu unutmayın. Bu ofis yöneticisi, şirketinizin ihtiyaçlarını tanımlayamıyorsa, bu ofis yöneticisinin kuruluşunuz için uygun olmaması mümkündür.
# 5. BT ile çalışmak
İş yerinde, modern ofis yöneticileri büyük ölçüde teknolojiye güveniyor. Yazılımı günlük rollerinde kullanabilirler ve ayrıca çalışanlar için yazılım ve teknoloji yönetimine yardımcı olabilirler. Belki kuruluşunuz dijital tesis yönetimi yazılımı kullanıyordur.
Ofis yöneticileri, çalışanlar ve misafirler için tüm video konferans ekipmanları ve Wifi bağlantıları konusunda eğitim almalı ve tüm toplantı odalarının sorunsuz çalışmasını sağlamak için BT departmanı ile birlikte çalışmalıdır.
#6. Motivasyon
Ofis yönetiminin oldukça karmaşık bir yönü olan motivasyonun iki çeşidi vardır. İki tür motivasyon vardır: iç motivasyon ve dış motivasyon. Personeliniz kendi kendine motive olduğunda, ofis yöneticisinin işi kolaylaşır. Olmadıklarında onları dışarıdan motive etmek ofis yönetiminin işidir.
Bu teşvik, işgücünün ihtiyaçlarını karşılamalı, aynı zamanda rekabetçi, üretken ve her şeyi kapsamalıdır. Dış motivasyon tüm bunları yaptığında, ofis çalışanlarınızın performanslarını artırma olasılığı daha yüksek olacaktır.
Ofis Yöneticisi Becerileri
Her şeyden önce, yetkin bir ofis yöneticisi için sosyal beceriler gereklidir. İster üst yönetim ile personel, İK ve çalışanlar arasındaki iletişim olsun, ister şirket ile temizlik personeli gibi binadaki diğer çalışanlar arasındaki iletişim olsun, ofis yöneticileri sıklıkla birkaç departman arasında bir irtibat görevi görür.
Bu, teknik becerilerin alakasız olduğu anlamına gelmez; kesinlikle değer sunabilirler. Ofis yöneticisi rolü geliştikçe, yazılım kullanma becerisi veya çalışma düzenlemelerinin farkındalığı gibi teknik bilgi ve eğitim giderek daha önemli hale geliyor.
Bununla birlikte, bir ofis yöneticisinin odaklanması gereken temel sosyal beceriler ve görevler şunlardır:
- örgütsel ve zaman yönetme yetenekleri İşleve ilişkin taleplerin sayısı ve çeşitliliği, yalnızca en organize ofis yöneticilerinin iyi performans göstereceği anlamına geldiğinden, önemlidir.
- Ikişilerarası ve liderlik becerileriBu, çalışanları mutlu tutmalarına, ziyaretçiler üzerinde iyi bir ilk izlenim bırakmalarına ve zorlu takım tartışmalarını etkisiz hale getirmelerine olanak tanır. Ayrıca idari personel, sekreterlik işleri, finans ekipleri, insan kaynakları ve diğerleri gibi çeşitli departmanlarla işbirliği yapmanız gerekecek.
- İletişim becerileri Ekip üyelerinin, üst yönetimin gelecek için neler hazırladığını ve personelden ne beklediklerini anlamaları gerekir. Bu neredeyse kesinlikle PowerPoint kullanımını gerektirecektir.
- Müzakere Becerileri kuruluşun dış kaynaklarla yapmış olabileceği anlaşmaları iyileştirmek için gereklidir. Örneğin, ofis binalarını değiştiriyorsanız, firmanız için en büyük anlaşmayı sağlamak üzere müzakere edebilmeniz ve kararlar alabilmeniz gerekir.
Nasıl Ofis Yöneticisi Olunur?
Büro yönetimi, birçok farklı işletmeyi içeren geniş bir alandır. O sektörde yapılan işin doğası gereği ofislerin ihtiyaçları farklılık gösterebilmektedir. Bir ofis yönetimi pozisyonu ararken özel ilgi alanlarınızı, deneyimlerinizi ve yeteneklerinizi göz önünde bulundurun.
Bir şeyleri organize etmekten ve düzenli tutmaktan hoşlanıyorsanız, ödüllendirici bir kariyer olarak daha idari bir ofis yönetimi rolü bulabilirsiniz. Bir ofis yöneticisi olarak kariyerinizde ilerlemek için yapabileceğiniz bazı eylemler şunlardır:
1 numara. İlgili eğitim niteliklerini takip edin
Ofis yönetiminin size göre olup olmadığını belirlemenin bir parçası olarak, ofis yöneticisi olma yolunda size yardımcı olması için belirli dereceleri veya diplomaları takip etmeyi keşfetmek isteyebilirsiniz.
Büro yöneticileri, tipik olarak, onlara temel iletişim ve organizasyonel yetenekler sağlayan, işletme yönetimi veya diğer iş ile ilgili politeknik sertifikaları derecesine sahiptir. Bu profesyonel kimlik bilgileri, çoğu ofis yöneticisinin sahip olduğu konu uzmanlığı için bir temel oluşturur.
2 numara. İyi profesyonel bağlantılar ve ağlar geliştirin
Ağ oluşturma etkinliklerinde ve diğer işyeri toplantılarında yeni insanlarla tanışmak, bir ofis yöneticisi olma hedefinizi gerçekleştirmenize yardımcı olacaktır. Bu tür toplantılar aracılığıyla, açık ofis yöneticisi pozisyonuna sahip bir şirketten bir işe alma yöneticisi ile tanışabilirsiniz. Alternatif olarak, sizi bir sonraki işinize bağlayabilecek bir kelle avcısıyla tanışabilirsiniz.
#3. kurslara kaydolun
Bir ofis yöneticisi olmak istiyorsanız, mevcut becerilerinizin bir ofis yöneticisinin becerileriyle eşleşip eşleşmediğini düşünün. Bir ofis yöneticisinin yeteneklerini öğrenmek için, mesleğe uygunluğunuzu artırmak için dersler alabilir veya sertifikalar alabilirsiniz.
Kendinize zaman ve çaba harcamak, kişisel gelişimin uzun vadeli avantajlarını elde etmenizi sağlar. Bir işveren, yetenekleri durgun olan birine göre sürekli gelişme için çabalayan bir adayı tercih edebilir.
#4. Staj yapmak
Ofis yöneticisi olma yolunda size yardımcı olması için boş zamanlarınızda benzer stajlar yapmayı keşfetmek isteyebilirsiniz. İş gücüne girmeden önce, bir ofis yöneticisinin nasıl çalıştığını, bir ofis yöneticisinin faaliyetlerini ve sorumluluklarını gözlemleme ve potansiyel olarak değerli bağlantılar kurma konusunda ilk elden deneyim kazanabilirsiniz.
Stajınız sırasında başarılı olursanız, mezun olduğunuzda işveren size tam zamanlı bir kariyer bile teklif edebilir.
Büro Yönetiminin 5 İşlevi Nelerdir?
Özellikle bir işyeri ortamında bir grubu planlama, organize etme, kadrolama, iletişim kurma, kontrol etme, koordine etme ve motive etme sürecini yönetme becerisi ofis yönetimi olarak bilinir.
Büro Yönetiminin Temel Amacı Nedir?
Her düzeyde ofis yönetimi, departmanlar ve personel arasında sürekli bir bilgi akışını sürdürmek için gereklidir. Bu, kuruluşun sorunsuz çalışmasını ve iş operasyonlarının iyi çalışmasını sağlamak için yapılır.
Büro Yönetiminin 7 Ana İşlevi Nelerdir?
Örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için planlama, örgütleme, kadrolama, yönlendirme, koordinasyon ve kontrol gibi birçok sorumluluğu yerine getirir. Ofisin gelecekteki yol haritası yönetim tarafından belirlenir. Ofisin faaliyetleri hakkında uzun vadeli kararlar verir.
Üç Ofis Tipi Nelerdir?
Çeşitli ofis türleri arasında şunlar yer alır:
- Özel Ofis.
- Ortak Çalışma Masası.
- Sanal Ofis.
Ofis Yönetimi için En İyi Kurs Hangisidir?
İşletme, işletme yönetimi veya işletme alanında lisans derecesi, sizi ofis yönetimi alanında bir işe en iyi şekilde hazırlayabilecek bazı çalışma alanlarıdır. Bu ana dallar size parayı nasıl yöneteceğinizi, üretimi nasıl artıracağınızı ve genel olarak bir ofisi başarıya nasıl taşıyacağınızı öğretecek.
Sonuç
Ofis yöneticileri her gün, dijital veya yüz yüze her düzeydeki çalışanla iletişim kuran tek kişiler arasındadır. Ofis yöneticisi rolünün önemi, dünyadaki ofis kültürleri genişlemeye ve değişmeye devam ettikçe artacaktır.
İlgili Makaleler
- ÇALIŞAN MOTİVASYONU: Çalışanları Motive Etmek İçin En İyi Uygulamalar
- 21+ EN İYİ OFİS YÖNETİM YAZILIMI: 2023 İçinde Çalışacak Sistemler ve Araçlar
- ÇALIŞMA MOTİVASYONU: Teori ve Ücretsiz Alıntılar
- ÇALIŞAN GELİŞTİRME PLANI: Örneklerle Nasıl Bir Plan Oluşturulacağına İlişkin Nihai Kılavuz
- OFİS YÖNETİM SİSTEMİ: 2023'de En İyi Ücretsiz ve Ücretli Seçenekler
Referanslar
