Şirketler maliyetleri düşürmenin, üretkenliği artırmanın ve ürün ve hizmetlerinin kalitesini iyileştirmenin yollarını aradıkça, iş süreci otomasyonu (BPA) son yıllarda popülerlik kazanmıştır. Bu blogda iş süreci otomasyonunun ne olduğunu, neden yararlı olduğunu ve şirketinizde nasıl kullanılacağını ele alacağız. Her büyüklükteki işletmenin operasyonları kolaylaştırmasına, üretkenliği artırmasına ve maliyetleri düşürmesine olanak sağladığından, iş süreci otomasyonu çok önemli hale geldi. Ek olarak, bir kuruluş üretkenliği artırabilen, maliyetleri azaltabilen, kalite güvencesini iyileştirebilen ve çevikliği artırabilen iş süreci otomasyonundan büyük ölçüde yararlanabilir. Şirketinizin ihtiyaçları, mali durumu ve teknik bilgisi, en iyi iş süreci otomasyon yazılımını seçmenize yardımcı olacak bir rol oynayacaktır.
İş Otomasyonu
Bir işletme, belirli bir görevi veya hedefi gerçekleştirmek için ilgili görevler veya faaliyetler topluluğu olan bir iş sürecini kullanır. Girdileri kabul eden, çıktılar üreten ve sıklıkla ortaklar, tedarikçiler, müşteriler ve çalışanlar dahil olmak üzere çeşitli paydaşları içeren iyi organize edilmiş, yinelenebilir bir dizi eylemdir. İş süreçleri, bir kuruluşun amaçlarını ve hedeflerini metodik ve etkili bir şekilde gerçekleştirmesine yardımcı olmak için oluşturulur.
Rutin iş operasyonlarını otomatikleştirmek için en son teknolojinin kullanılması, iş süreci otomasyonu (BPA) olarak bilinir. Veri girişi, rapor oluşturma, zamanlama ve iletişim bu görevlere birkaç örnektir. BPA, üretkenliği artırmayı, giderleri kısmayı ve mal ve hizmetlerin kalitesini yükseltmeyi amaçlar.
Belirli bir iş sürecinde insan çabasını azaltmak ve geliştirmek için yazılım kullanmak, iş süreci otomasyonu olarak bilinir. BPA'nın temel amacı, mümkün olduğu kadar çok işlem bileşenini otomatik hale getirmektir çünkü her işlem çeşitli görevlerden ve iş akışlarından oluşur.
Ayrıca otomasyon süreci, hangi görevlerin otomatikleştirilebileceğini belirlemeyi ve bir bilgisayar programı veya bağlı sistemler ağı tarafından gerçekleştirilebilecek bir iş akışı oluşturmayı gerektirir. İş akışı oluşturulduktan sonra test edilir, devreye alınır ve yeni sistemin nasıl kullanılacağı personele anlatılır.
BPA, yönetim, veri girişi, müşteri hizmetleri, İK süreçleri, pazarlama ve satış dahil olmak üzere çeşitli alanlarda bulunabilir.
Yaygın Olarak Otomatikleştirilmiş İşlemler
- Push bildirimleri ve e-posta
- Yardım Masası desteği
- Müşteriler için vaka çalışmaları oluşturma
- Veri toplama ve taşıma
- Yedekleme ve geri yükleme
- Çalışan izin talebi
- Tedarik
- çağrı merkezi işlemleri
- Satış siparişleri
- Çalışma saatlerinin ve devamsızlık takibinin yapılması
- Bordro
- faturalama
- Koleksiyonlar
- Ürün lansmanları
- Kurşun yetiştirme
İş Süreci Otomasyonu (BPA) Türleri
# 1. Robotik Proses Otomasyonu (RPA)
RPA, yazılım robotları veya botları kullanarak tekrarlayan, kural tabanlı görevleri otomatikleştiren bir tür iş süreci otomasyonudur. Bu robotlar, veri girişi, fatura işleme ve sipariş karşılama dahil olmak üzere çeşitli görevleri yerine getirmek üzere programlanabilir. RPA, işletmeler için hataları azaltırken ve doğruluğu artırırken üretkenliği artırabilir. RPA botları ayrıca sürekli çalışmak üzere kurulabilir, bu da işletmelerin büyük miktarda veriyi hızlı ve etkili bir şekilde işlemesini sağlar.
# 2. İş Süreçleri Yönetimi (BPM)
Yazılım araçlarını kullanarak iş süreçlerini modelleme, analiz etme ve optimize etme, iş süreci otomasyonunun veya BPM'nin bir bileşenidir. BPM, işletmelere operasyonel verimsizlikleri, darboğazları ve potansiyel iyileştirme alanlarını bulma konusunda daha fazla yardımcı olabilir. BPM, işletmelerin operasyonlarını kolaylaştırmasına, hataları azaltmasına ve üretkenliği artırmasına yardımcı olabilir.
# 3. Yapay Zeka (AI) ve Makine Öğrenimi (ML)
Doğal dil işleme, duyarlılık analizi ve tahmine dayalı analitik, yapay zeka ve makine öğrenimi kullanılarak otomatikleştirilebilen karmaşık görevlere örnektir. İşletmeler, yapay zeka ve makine öğrenimi yardımıyla verimliliklerini, müşteri deneyimlerini ve karar verme süreçlerini geliştirebilirler. Müşteri hizmetleri için işletmeler, sohbet robotlarını otomatikleştirerek müşterilerin sorularına insan müdahalesine ihtiyaç duymadan hızlı yanıtlar alabilmelerini sağlayabilir.
# 4. İş Akışı Otomasyonu
İş akışı otomasyonu, yazılım araçlarını kullanarak çeşitli departmanlar veya kişiler arasında görev ve bilgi alışverişini otomatikleştirme sürecidir. Bu İş Akışı otomasyonu, işletmelerin el emeğini azaltmasına, ekip çalışmasını geliştirmesine ve üretkenliği artırmasına daha fazla yardımcı olabilir. Örneğin iş akışı otomasyonu, işletmeler tarafından satın alma siparişleri ve gider raporları için onay sürecini hızlandırmak amacıyla kullanılabilir.
İş Süreçlerinizi Nasıl Otomatikleştirebilirsiniz?
1 numara. Otomatikleştirilecek Süreçleri Belirleyin
İş süreçlerinizden hangilerinin otomatikleştirilebileceğini seçmek, otomasyon sürecindeki ilk adımdır. Temel olarak, tekrar eden, zaman alan ve hataya açık faaliyetleri belirlemek için mevcut süreçlerinizi inceleyerek başlayın. Bu görevler otomasyon için idealdir.
2 numara. İş Akışı Tanımı
İş akışının tanımlanması, hangi işlemlerin otomatikleştirileceğini belirledikten sonra gelir. Bu, sürecin adımlarının ana hatlarını çizmeyi ve girdilerini, çıktılarını ve dönüm noktalarını bulmayı gerektirir. Bu ayrıca, otomatikleştirilebilen görevler ile insan müdahalesi gerektiren görevler arasında ayrım yapmanızı sağlayacaktır.
#3. Doğru Araçları Seçin
Şirketiniz için ideal otomasyon aracını seçerken akıllıca bir seçim yapmak çok önemlidir. Basit görev otomasyon araçlarından gelişmiş iş süreci yönetimi (BPM) yazılımlarına kadar, piyasada çok çeşitli otomasyon araçları bulunmaktadır. Uygun aracı seçerken ihtiyacınız olan otomasyon derecesini ve süreçlerinizin karmaşıklığını göz önünde bulundurun.
#4. Otomasyonu Yarat ve İnşa Et
Otomasyonu tasarlamak ve geliştirmek, uygun araçları seçtikten sonraki adımdır. Bunu başarmak için, aracın belirlenen görevleri otomatikleştirecek şekilde yapılandırılması ve diğer kurumsal sistemlerle entegre edilmesi gerekir. Ayrıca, süreçlerinizin ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak bu adım, bir grup geliştiricinin dahil olmasını gerektirebilir.
# 5. Test Et ve İyileştir
Herhangi bir otomasyon projesi, testi çok önemli bir adım olarak içermelidir. Otomasyonu oluşturduktan sonra, amaçlandığı gibi çalıştığından emin olmak için kapsamlı bir şekilde test edin. Bu adımda, sahte veriler üzerinde testler yapabilir, hataları bulup düzeltebilir ve ihtiyaçlarınızı karşılayana kadar otomasyonu geliştirebilirsiniz.
# 6. Çalışan eğitimi
Otomasyonu test ettikten ve iyileştirdikten sonraki adım, personelinizi eğitmektir. Bu, onlara otomasyonu nasıl kullanacaklarını öğretmeyi, onlara belgeler ve eğitim materyalleri vermeyi ve avantajları anladığından emin olmayı gerektirir.
# 7. Performans İzleme Değerlendirmesi
Otomasyon kurulduktan sonra, performansını periyodik olarak kontrol edin ve değerlendirin. Bu, sorunları veya potansiyel iyileştirme alanlarını belirlemenizi ve otomasyonun ihtiyaçlarınızı karşılamaya devam etmesini garanti etmek için gerekli ayarlamaları yapmanızı sağlayacaktır.
Faydaları İşletme Otomasyonu
#1. Gelişmiş Verimlilik
BPA, tekrarlanan ve manuel görevleri otomatikleştirerek sürecin basitleştirilmesine ve geri dönüş sürelerinin kısaltılmasına yardımcı olabilir. Maliyet tasarrufları, bunun bir sonucu olarak daha yüksek üretkenlik ve verimlilikten kaynaklanabilir.
2 numara. Maliyet Tasarrufu Önlemleri
Aksi takdirde insan katılımını gerektirecek süreçleri otomatikleştirerek BPA, maliyetin düşürülmesine yardımcı olabilir. Bu, işçilik maliyetlerinin azalmasına, daha az hataya ve daha iyi kalite kontrolüne neden olabilir.
3 numara. Daha Hızlı Tepki Süreleri
Onay ve iletişim prosedürleri otomatikleştirilerek BPA'nın yardımıyla yanıt süreleri de hızlandırılabilir. Bu, işletmelerin müşteri sorularına hızlı bir şekilde yanıt vermesine ve sorunları zamanında çözmesine yardımcı olabilir.
#4. Süreç Basitleştirme
Basitleştirilmiş süreçler, bir süreç otomasyon sisteminin harika faydalarından biridir. Özünde, açık hesap verebilirlik, özelleştirilebilir bildirimler, değerli içgörüler ve daha hızlı geri dönüş süreleri, savurgan etkinliklerin ortadan kaldırılmasını ve konsantre olmayı kolaylaştırır.
# 5. Veri Yönetiminde İyileştirmeler
Veri yönetimine yardımcı olmak için veri girişi, depolama ve alma işlemlerinin tümü BPA ile otomatikleştirilebilir. Daha iyi iş kararları almak, daha doğru ve güvenilir verilere sahip olmaktan kaynaklanabilir.
# 6. Kaynakların Daha İyi Dağılımı
BPA, çizelgeleme ve kapasite planlama gibi kaynak yönetimi görevlerini otomatikleştirerek, kuruluşların kaynakları daha verimli bir şekilde tahsis etmesine de yardımcı olabilir.
#7. Operasyonel Tekdüzelik
Bir iş sürecini her otomatikleştirdiğinizde sabit bir sonuç standardına güvenebilirsiniz. Standardizasyon, işletmenizi güvenilir olarak konumlandırarak daha fazla müşteri kazanmanıza yardımcı olabilir.
# 8. Gelişmiş Müşteri Deneyimi
BPA, müşteri hizmetleri temsilcileri üzerindeki iş yükünü azaltırken, biletleme sistemleri ve sohbet robotları gibi müşteri hizmetleri görevlerini otomatikleştirerek yanıt sürelerini iyileştirerek müşteri deneyimini iyileştirebilir.
İş Otomasyonunun Dezavantajları
1 numara. Uygulama Maliyeti
İş otomasyonu araçlarının çoğu, bir kerelik kurulum ücreti ve kullanım için aylık abonelik ücretine mal olur.
2 numara. Nitelikli Eleman İhtiyacı
Yeni otomasyon araçlarını kullanmalarına yardımcı olmak için çalışanların işe alıştırması ve eğitimi gereklidir. Bu nedenle, bu önemli bir zaman ve çaba taahhüdü gerektirebilir.
#3. Güvenlik sorunları
İş verilerinin toplanması, çağdaş iş otomasyonunun çok önemli bir bileşenidir. Bu, verimliliği ve veriye dayalı kararları desteklese de verilerinizin ihlallere ve kötü niyetli saldırılara karşı savunmasızlığını artırabilir. Dijital otomasyon sistemleri, düzgün bir şekilde korunmadıkları takdirde şirketinizin verilerini bilgisayar korsanlığına ve diğer dış saldırılara maruz bırakabilir.
İş Otomasyonu Örnekleri
#1. İnsan kaynakları
İK uzmanları, işe alım, performans değerlendirmesi ve bordro gibi İK prosedürlerini otomatikleştirerek zamandan tasarruf edebilir ve doğruluğu artırabilir. Birçok işletme, BPA araçlarını kullanarak bu süreçleri otomatik hale getirir, bu nedenle İK uzmanlarına daha önemli projeler üzerinde çalışmak için daha fazla zaman verir.
#2. Müşteri servisi
Biletleme sistemleri, sohbet desteği ve telefon desteği gibi müşteri hizmetleri süreçlerinin otomatikleştirilmesi, sohbet robotları ve diğer otomasyon araçlarının yardımıyla mümkündür. Yanıt sürelerini hızlandırmanın yanı sıra bu, müşteri deneyimini geliştirir.
#3. Üretme
Otomasyon, sipariş işleme, envanter yönetimi ve kalite kontrol gibi üretim prosedürlerini geliştirmek için kullanılıyor. Üretim şirketleri de bu süreçleri otomatikleştirerek doğruluğu, tutarlılığı ve üretkenliği artırabilir.
#4. Muhasebe
Otomatikleştirilebilen muhasebe görevleri, borç hesaplarını, alacak hesaplarını ve finansal raporlamayı içerir. Ayrıca bu, doğruluğu artırmaya, hataları azaltmaya ve zamandan tasarruf etmeye yardımcı olabilir. Bu süreçleri otomatikleştirmek için birçok işletme, muhasebe yazılımı gibi BPA araçlarını kullanır.
# 5. Veri Girişi ve Yönetimi
Veri girişi ve yönetimi, işgücü gereksinimlerini ve hata riskini azaltan yazılım araçları kullanılarak otomatikleştirilebilir. Buna sipariş girme, fatura işleme ve müşteri verilerini yönetme gibi işlemler de dahildir.
#6. Envanter yönetimi
Stok seviyelerini takip eden, siparişleri otomatik olarak işleyen ve stok seviyelerini yöneten bilgisayar programları kullanılarak envanter yönetimi otomatikleştirilebilir. Bu aynı zamanda işletmelerin stoksuz kalmaları ve fazla envanteri azaltmasına, üretkenliği ve karlılığı artırmasına yardımcı olabilir.
İş Otomasyon Yazılımı
İş süreci otomasyonu yazılımı (BPA), kuruluşların manuel ve yinelenen görevleri otomatikleştirmesine, iş akışlarını yeniden yapılandırmasına ve operasyonları iyileştirmesine olanak tanır. Bu yazılım programları, sürükle ve bırak iş akışı oluşturucuları, görev atama ve izleme, gerçek zamanlı raporlama ve analitik ve diğer yazılım programlarıyla entegrasyon dahil olmak üzere çeşitli özellikler sunar.
Süreç otomasyonunu planlamak, yürütmek ve takip etmek için kullanılan teknoloji, iş süreci otomasyon yazılımı (veya kısaca BPA yazılımı) olarak bilinir. Bunun için ek isimler arasında BPA aracı, BPA platformu ve BPA çözümü bulunur.
BPA Yazılımını Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler
#1. Görev yönetimi
Görev delegasyonu, son tarih ve hatırlatma ayarı ve gerçek zamanlı ilerleme izleme yazılımla mümkün olmalıdır. Ek olarak, herkesi bilgilendirmek ve programa uygun tutmak için bildirimler ve uyarılar göndermesi gerekir.
2 numara. Veri Analizi ve Raporlama
Döngü süresi, darboğazlar ve uyumluluk dahil olmak üzere süreçlerinizin derinlemesine bir analizini sunan BPA yazılımını aramak da aynı derecede önemlidir. İyileştirme fırsatlarını bulmanıza ve iş akışlarınızı düzene sokmanıza yardımcı olmak için yazılım, tamamen özelleştirilebilir raporlar ve panolar oluşturmanıza olanak sağlamalıdır.
#3. Destek ve Eğitim
Eğitim materyalleri, kullanım kılavuzları ve uzman bir destek ekibi gibi kapsamlı müşteri desteği sağlayan bir BPA yazılımı seçin. En son pazar eğilimlerine ve en iyi uygulamalara ayak uydurmak için, yazılımın ayrıca sık güncellemeler ve yeni özellikler sunması gerekir.
# 4. Entegrasyonlar
İdeal olarak, BPA yazılımınız halihazırda kullandığınız proje yönetimi, CRM ve ERP gibi diğer uygulamalarla entegre olacaktır.
Aşağıdakiler, en iyi işletme otomasyon yazılımlarından bazılarıdır:
# 1. Wrik
Wrike adlı bir BPA aracı, işbirliği, iş akışı otomasyonu ve proje yönetimi için özellikler sağlar. Gerçek zamanlı raporlama, uyarlanabilir iş akışları ve farklı uygulamalarla sistem entegrasyonları sunar.
# 2. Zoho Oluşturan
Zoho Creator adlı düşük kodlu bir platform, şirketlerin benzersiz web ve mobil uygulamalar oluşturmasına, iş akışlarını otomatikleştirmesine ve verileri yönetmesine olanak tanır.
# 3. Microsoft Güç Otomatikleştirme
Microsoft Power Automate (önceki adıyla Microsoft Flow) adlı bulut tabanlı bir otomasyon platformu, şirketlerin otomatikleştirilmiş iş akışları oluşturmasına ve bunları diğer Microsoft ürünleriyle entegre etmesine olanak tanır.
# 4. Zapier
Bulut tabanlı otomasyon platformu Zapier'in yardımıyla işletmeler süreçleri kolaylaştırabilir ve diğer yazılımlara bağlanabilir.
# 5. IBM Otomasyonu
IBM Automation adlı bulut tabanlı bir otomasyon platformu, şirketlerin iş akışlarını otomatikleştirmelerine ve bunları diğer IBM uygulamalarıyla bütünleştirmelerine olanak tanır.
Farklı İş Otomasyonu Türleri Nelerdir?
- Proses Otomasyonu
- Entegrasyon Otomasyonu
- Temel Otomasyon
- Yapay Zeka
- Robotik Proses Otomasyonu
İş Süreçleri Otomasyonunun 4 Aşaması Nelerdir?
İş süreçlerini otomatikleştirmenin dört aşaması vardır: analiz, uygulama, entegrasyon ve bakım ve destek.
İş Süreci Otomasyonuna Üç Örnek Nedir?
- Müşteri Hizmetleri
- Veri Girişi
- Üretim
Küçük İşletmeler Neden Otomatikleşmeli?
Bu, her müşteri etkileşimini kaydetmeyi kolaylaştıracak ve müşteri hizmetlerini geliştirebilir. CRM'nizi otomatikleştirerek müşteri adayları ve satış raporları oluşturabilir ve düzenleyebilirsiniz. Ayrıca müşteri sadakat programlarını, faturaları ve müşteri memnuniyet derecelendirmelerini izlemeyi kolaylaştırır.
Bir İşletmenin Hangi Bölümleri Otomatikleştirilebilir?
- Veri Girişi
- sipariş düzenleniyor
- Müşteri Hizmetleri
- Pazarlama
- Satış
- muhasebe
- Üretim
- Tedarik zinciri ve perakende
- İnsan kaynakları
Sonuç
Çeşitli sektörlerdeki işletmeler, verimliliği artırmak ve genişlemeyi teşvik etmek için iş süreci otomasyonunu (BPA) kullanır. Bu nedenle, iş süreci otomasyonu, verimliliği artırmak, giderleri azaltmak ve üretkenliği artırmak için endüstrilerde kullanılır.
Bu nedenle, en iyi BPA yazılımını seçerken şirketinizin ihtiyaçlarını, mali durumunu ve teknik uzmanlık düzeyini hesaba katmak önemlidir. Kullanıcı dostu bir iş akışı oluşturucuya sahip yazılım, etkili görev yönetimi özellikleri, gerçek zamanlı raporlama ve analitik, diğer yazılım araçlarıyla entegrasyon, ölçeklenebilirlik ve kapsamlı destek ve eğitim, aramanız gereken şeylerdir. İşletmeler, tekrar eden ve zaman alan görevleri otomatikleştirerek büyümeyi ve yeniliği teşvik eden yüksek değerli faaliyetlere odaklanabilir.
Özet olarak, otomatikleştirmek için uygun süreçleri bulmak, en iyi BPM araçlarını seçmek ve tüm organizasyonun otomasyon girişimini desteklediğinden emin olmak, başarılı bir BPA uygulamasının anahtarlarıdır. İşletmeler, dikkatli bir şekilde planlayarak, uygulayarak ve izleyerek günümüzün dinamik iş ortamında operasyonlarını dönüştürmek ve rekabet gücünü korumak için BPA'nın gücünü kullanabilir.
İlgili Makaleler
- MÜŞTERİ HİZMETLERİNİN OTOMATİKLENMESİ: En İyi Uygulamalar
- İŞ AKIŞI OTOMASYONU: Tanım, Adım, Yazılım, Fayda ve Pazarlama
- Satış Otomasyonu: Anlamı, Platformları ve Faydaları
- İŞ SÜRECİ OTOMASYONU: Tanım ve En İyi Yazılım Araçları
- İş Akışı Yönetim Yazılımı: 2023'de En İyi Seçenekler
Referanslar
