KURUMSAL KAYIT DEFTERİ: Anlamı, Önemi ve Nasıl Elde Edilir

İçindekiler gizlemek

Kurumsal Kayıt Defteri Nedir?
1. Kurumsal Kayıt Defterinin Önemi
LLC için Kurumsal Kayıt Defteri
Kurumsal Kayıt Defteri Nasıl Alınır?
Sonuç
FAQs
Bir şirketin işlerini yönetme sorumluluğu kime aittir?
İşletme adımı ticari marka haline getirmem gerekiyor mu?
Ana sözleşme taslağını nasıl hazırlıyorsunuz?
1. Referanslar
2. İlgili Makaleler

Her şirketin kendi şirketlerine ait bilgileri kaydetmesi kanunen hayati öneme sahiptir ve bunu bir kurumsal kayıt defteri ile başarabilirsiniz. Her şirketin bilgileri kaydetmesi için bir kurumsal kayıt defteri gereklidir. Bu makalede, LLC için bir kurumsal kayıt defteri ve şablonu ve bunun nasıl alınacağını açıklıyoruz.

Kurumsal Kayıt Defteri Nedir?

Kurumsal bir kayıt defteri, şirketlerin gerekli tüm evrakları kaydetmek için kullandıkları bir kitaptır. Bir kurumsal kayıt defteri şunları içerir:

Şirket ana sözleşmesi,
Tüzük,
Görüşme süreleri
Hisse senedi defteri
Hisse senedi sertifikaları
Hisse senedi taslakları
Stok transferi belgeleri

Kuruluşunuzun kurumsal kayıt defterini şirket genel merkezinde tutmanız önemlidir.

Şirketinizin kayıtlarını "bulutta" da tutabilirsiniz, ancak bu kayıtlar hassas veriler ve özel prosedürler içerebileceğinden sunucunuzun güvenli olduğundan emin olmalısınız.

Kurumsal Kayıt Defterinin Önemi

Kurumsal bir kayıt defteri, her şirkette tutulması önemli ve önemlidir. Önemi göz ardı edilemez ve bu nedenle kurumsal bir kayıt defterinin neden tüm şirketler için bir zorunluluk olduğunu tartışacağız.

1 numara. Tarihsel Kanıt.

Kurumsal bir kayıt defteri, önemli satın almalar, satışlar, borç vermeler ve kiralamalar dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere bir kuruluş boyunca meydana gelen önemli ticari işlemlerin tarihsel bir kaydı olarak hizmet edebilir.

Ayrıca, azınlık hissedarlarının itirazlarını önlemeye yardımcı olabilir ve bir IRS denetimi durumunda takip edilebilecek adımları destekleyebilir.

2 numara. Vergi Denetimi.

Bir IRS temsilcisinin, bir şirketin IRS denetimi sırasında incelemesini isteyeceği ilk öğelerden biri kurumsal kayıt defteridir. Şirket, hiç güncellenmemiş veya hiç korunmamışsa, kurumsal kayıt defterini denetimden önce güncellemek zorunda kalma gibi tuhaf bir durumda olacaktır.

Tutanak defterini denetim için zamanında güncellemek, ne kadar eski olduğuna bağlı olarak maliyetli ve zor bir görev olabilir. Bir yetkili veya direktör, güncel bir kurumsal tutanak tutarak iyi davranışlarını ve kuruluşa karşı yükümlülüklerini ve sorumluluklarını yerine getirmelerini destekleyebilir.

3 numara. Üçüncü Taraf Değerlendirmesi

Bankalar ve borç verenler sıklıkla bir şirketin tutanak defterine veya en azından ana sözleşmesine, tüzüğüne ve en son toplantı tutanaklarına veya muvafakat kararlarına bakmayı talep eder. Ve mevcut veya güncel değilse potansiyel bir tehdit oluşturacaktır, çünkü herhangi bir yılda gerçekte meydana gelenleri daha sonraki bir zamanda yeniden oluşturmaya çalışırken, güncel bir tutanak tutmamak sorun yaratabilir.

Birkaç yıl önce olan bir olayı anmaya çalışırken, hissedarlar, yöneticiler ve memurlar arasında ne olduğu, ne zaman olduğu ve neden olduğu konusunda anlaşmazlığa düşmek yaygındır. Tutanak defterinin yıllık olarak güncellenmesi bu sorunun önlenmesine yardımcı olur.

Kesin kriterler bulunduğunuz eyalete ve çalıştığınız sektöre göre biraz değişebilse de, tüm kuruluşların kayıtlarında bulundurması gereken bir takım belgeler vardır. Ancak, genel olarak, bahsetmeniz gereken şeylerden bazıları şunlardır:

LLC için Kurumsal Kayıt Defteri

İşletmeler için ortak bir seçim bir LLC'dir, çünkü bir LLC kayıt defteri diğer kurumsal formalitelerden daha basittir.

LLC için bir kurumsal kayıt defteri daha az evrak işi gerektirebilir, ancak yine de sınırlı sorumluluk statüsünü korumak için belirli yönergelere uymalıdır (gerekli belgeler, yasalarına bağlı olarak her eyalette değişiklik gösterir).

LLC için her kurumsal kayıt defteri en azından aşağıdaki kayıtları tutmalı ve muhafaza etmelidir çünkü iyi kayıtlar tutmak ilerlemenizi takip etmenize yardımcı olur. Her şirketin kendisine uygun benzersiz bir kayıt tutma sistemi olacaktır. Yasal ve işlevsel olduğu sürece planlarınızı gerçekleştirebilirsiniz.

IRS, özellikle vergi konularıyla ilgili olanlar olmak üzere, kayıt tutmanız gereken sürenin uzunluğuna ilişkin düzenlemeler oluşturur. Yedi yıl en uzun süredir. Bu nedenle, iyi bir ticari neden olmadıkça, genellikle tüm kayıtların yedi yıl süreyle saklanması tavsiye edilir.

Bu kayıtları tutmakla, alacaklıların ve dava taraflarının aksi takdirde kurumsal protokolü dikkate almadığınızı göstererek istismar etmeye çalışabilecekleri "kurumsal peçenizi" korursunuz. Anlaşmanın bir parçası olarak özel mülkünüze bile el koymaya çalışabilirler.

LLC İçin Kurumsal Kayıt Defteri Neleri İçermelidir?

Kurumsal kayıt defteri, bir LLC kurarken Dışişleri Bakanlığı ofisine göndermeniz gereken bazı evrakları içermelidir.

Her LLC, kurucu belgelerinin bir kopyasını saklamalıdır. Bunlar, eyaletlerin çoğunda organizasyon maddeleri olarak bilinir. En azından aşağıdakileri içereceklerdir:

LLC'nin adı
Şirketin hedefleri
İş adresi
LLC'nin kayıtlı temsilcisinin adı ve adresi.

Eyalet için tipik olarak tutmanız gereken diğer kayıtlar, yıllık ve iki yıllık raporlardır. Herhangi bir değişiklik yaparsanız, her belgenin bir kopyasını saklamanız gerekir.

Ayrıca Dışişleri Bakanı'ndan LLC'nizin kurulduğunu onaylayan bir sertifika veya benzeri bir belge alacaksınız; bunu oluşum belgelerinizle birlikte saklamanız gerekir.

1 numara. İşletme sözleşmesi

İşbirliği kayıt defteri işletme sözleşmesini de içermelidir. Bir LLC için işletme sözleşmesi, şirketinizi nasıl yönettiğinizi açıklayan önemli bir belgedir. Herhangi bir değişiklikle birlikte bir kopyasını şirketin ana ofisinde tutmalısınız. Tipik olarak, işletme sözleşmesi aşağıdaki ayrıntıları içerecektir:

Her üyenin yaptığı sermaye yatırımı ve (varsa) ek katkılarla ilgili anlayış.
Kazançları ve kayıpları dağıtma süreci.
Her üyenin ödeme alma yeteneği.
Üyelerin oy hakkı.
Yeni ve geri dönen üyeler için kabul ve geri çekilme prosedürleri.

2 numara. Üye ve Yönetim Bilgileri

Üye ve yönetici bilgileri: Üye ve yönetici bilgilerinin güncel tutulması önemlidir. Asgari olan, tüm mevcut ve eski üyelerin adları ve adresleriyle birlikte bir listesini tutmaktır. Yöneticiler de aynı bilgileri saklamalıdır.

#3. Görüşme süreleri

Toplantı tutanaklarına göre, LLC'lerin çoğu eyalet yasalarına göre toplantı yapmak zorunda değildir. Bununla birlikte, işletme sözleşmesinde toplantılar için bir yetki konulabilir. Bu durumda yapılacak en iyi şey, birinin aşağıdaki ayrıntıları içeren kesin toplantı tutanaklarını kaydetmesini sağlamaktır:

Katılımcıların isimleri.
Kararlar oylama ile alınır.
Yararlı olan diğer bilgiler.

Toplantılar gerekli olmasa da bazı eyalet yasaları, işlemleri yazılı olarak kaydetmenizi gerektirebilir.

#4. Finans ve Vergiler

Bir LLC'nin geliştirdiği mali tablolar, mali belgeler ve ticari sözleşmeler en az üç yıl süreyle saklanmalıdır.

# 5. gelir vergisi beyannameleri

Son üç yıldır, IRS herhangi bir vergi beyannamesini denetleme hakkına sahipti. Federal, eyalet ve yerel düzeylerdeki tüm LLC gelir vergisi beyannameleri en az bu kadar uzun süre korunmalıdır. Dolandırıcılıktan şüpheleniliyorsa, zaman aşımı olmayan yasal bir boşluk vardır, bu nedenle vergi belgelerinizi sonsuza kadar saklamanız gerekir.

İlgili tüm kayıtlar vergiyle ilgili giderler, krediler ve gelirler olarak tutulmalıdır. Aşağıdakilerin en az üç yıl saklanması bunun bir parçasıdır.

Şirket için depozito makbuzları.
Kredi kartı kullanan tüm hesaplar için ekstreler.
Tüm fatura.
Çekler geçersizdi.
Ücretler ödendi.

LLC'niz çalışanları istihdam ediyorsa, istihdam vergilerinin ödenmesi gereklidir. IRS, tüm istihdam vergisi belgelerini en az dört yıl boyunca saklamanızı tavsiye eder. Ek olarak, W-4 formlarını, ödeme bilgilerini, ödeme bilgilerini ve kişisel bilgilerini muhafaza etmelisiniz.

Kurumsal Kayıt Defteri Şablonu

Bir kurumsal kayıt defteri şablonu, bir kurumsal kaydın içermesi gereken formatı ve bilgileri içerir. Özellikle rehberlik için kolayca erişilebilir ve kullanışlı olabilir. Orijinal bir kurumsal kayıt defteri şablonu, aşağıdakiler gibi gerekli tüm kağıt işlerinizi kaydetmeniz gereken yere sahip olmalıdır:

Kuruluş belgeleriniz (ve bunlarda yapılan değişiklikler)
Yazılı şirket tüzüğünüz
Yönetim kurulu toplantısı ve yıllık hissedarlar toplantı tutanakları
Gelir vergilerinin iadesi (ve yaptığınız kesintiler için kanıt belgeleri)
İstihdam vergilerinin kayıtları
Gayrimenkul alımı, yönetim kurulu kurallarındaki değişiklikler ve çok sayıda işten çıkarma veya işe alma gibi kararlarınızın (kurul tarafından alınan önemli kararlar) bir listesi
Yıllık raporlarınızın her birinin bir kopyası
Borsalar (ve diğer menkul kıymetler) hakkında veriler
parasal kayıtlar
Kredi kartı ekstreleri ve banka ekstreleri
Personel kayıtları (işe alımlar, işten çıkarmalar, başvuru sahipleri

İş veya meslek toplantılarında geçirilen süre şirket tutanaklarında belgelenir. Bir kurumun hukuki statüsünü devam ettirebilmesi için bu tutanakları dosyaya kaydetmesi gerekir. Bu, özellikle sınırlı sorumluluğa sahip veya kâr amacı gütmeyen kuruluş statüsüne sahip kuruluşlar için geçerlidir. Bu kurumsal tutanakların resmi bir kaydı, kuruluşunuzun yasalara uymasını ve benzersiz kurumsal karakterini koruyabilmesini garanti edecektir.

Kurumsal tutanak dokümanı toplantı detaylarını içermelidir. Bu, toplantının zamanı ve yeri ile amacı hakkında bilgi içerecektir. Gerekirse, toplantının sonuçları dahil edilebilir. Kayıt tutma amacıyla, form aynı zamanda onu dolduran kişinin adını ve iletişim bilgilerini de içermelidir. Şirket faaliyette olduğu sürece herhangi bir kurumsal tutanak tutanağı kayıtlarda tutulmalıdır.

Kurumsal Dakika Şablonunu Ne Zaman Kullanmalısınız?

Toplantınızda konuşulanları ve bir yönetim kurulu veya hissedarlar toplantısında alınan kararları yazmanız gerekiyorsa, bir kurumsal tutanak şablonu kullanmalısınız.

Toplantı Tutanağını Kim Tutmalıdır?

Eyaletlerin çoğu, tüm C Şirketlerinin önemli şirket kararlarının ve önemli toplantıların kayıtlarını tutmasını zorunlu kılar.

Delaware, Kansas, Nevada, Kuzey Dakota ve Oklahoma artık toplantı tutanaklarının tutulmasını zorunlu kılmayan eyaletlerdir. LLC olarak düzenlenen işletmeler için tutanak gerekli değildir.

Toplantı Tutanağında Hangi Detaylar Kaydedilmelidir?

Değiş tokuş edilen önemli bilgiler, yapılan önemli seçimler ve gerçekleştirilen tüm eylemlerin tümü toplantı tutanaklarına dahil edilmelidir. Tutanakların kesin olması gerekmese de şirketin “kurumsal hafızası” görevini görecek kadar bilgi içermesi gerekir.

Toplantıların tarihi, saati ve yeri genellikle tutanaklarda yer alır.
Toplantıda bulunmayan kişilerin listesi, isimleri ve toplantı işlemlerinden herhangi birini kaçırıp kaçırmadıkları
Herhangi bir oylama eylemi ve her kişinin oyu
Toplantının kapanışı çağrıldığında

Hangi İşlemleri veya Kararları Kaydetmeniz Gerekebilir?

Kaydetmeniz gereken bilgi türlerinin örnekleri şunları içerir:

Yönetim kurulu ve hissedar toplantıları her yıl yapılır.
Yeni memurları tanıtmak
Tazminatı artırmak veya daha fazla personel işe almak
Parasal işlemler: yeni banka hesapları, krediler ve kredi kartlarının açılması
yeni stok çıktı

Kurumsal Kayıt Defteri Nasıl Alınır?

Mağazalardan satın alarak kurumsal defter sahibi olabilirsiniz. çoğu olmasına rağmen ofis malzemeleri mağazaları Kurumsal kitlerde sağlayabildiğiniz bileşenleri sağlıyorsanız, birkaç işletmenin birinden bir "kurumsal kit" satın almak isteyebilirsiniz.

Şirketin ilk dosyalama tarihini, dosyalama tarihini ve ücret ödemesini belgelediğinizden emin olun. Bu belgeler, şirket kayıt defterine gireceğiniz ilk belgeler arasında olacaktır.

Devletten bir gıda sertifikası isteyin. Bunu şirketin kayıtlarına geçir. Tüzüğün kopyalarını ve herhangi bir dosyalanmış revizyonu ve ana sözleşmeyi ekleyin.

Tüzüğünüzün bir kopyasını yapın ve kendinizinkini de yazın. Her kurumsal eylemin resmi bir kaydını yapın. Şirketin yaptığı her işlem kayıt defterindeki belgelerle desteklenmelidir.

Kurumsal Kayıt Defterinizi Nasıl Hazırlarsınız?

İlk bölümde şirketin açılış toplantısı için tutanaklar oluşturabilirsiniz. Ayrıca içermelidir

Memurların ve yöneticilerin seçimi de.
Yazılı pay sahipliği hakları ve oy sözleşmesinde pay sahipliği haklarını ve oy sözleşmesini onaylayan karar.
Şirketin avukatlar ve muhasebecilerle yaptığı hizmetler için ilk sözleşmeler.

Şirket çalışırken, tüm toplantıları ve tutanak belgelerini barındırmak için bu bölümü açık tutun. Aynı şekilde, yaklaşan seçimleri veya istifaları buradan takip edin.

Buraya verilen tüm hisse senedi sertifikalarını ekleyin. Her sertifikanın sahibi, sertifikanın veriliş tarihi, alıcısı ve iletişim bilgileri (yaş, ikametgah, gerçek veya tüzel kişi) ile birlikte listelenmelidir.

Herhangi bir kurumsal hisse senedi veya hissedar işlemlerini de burada tutun. Her bireyin veya kuruluşun sahip olduğu şirket hisselerinin sayısını da buraya ekleyin. Paylaşım değişiklikleri de burada belirtilecektir.

Şirketin üyelerinden, yetkililerinden veya yöneticilerinden aldığı kredileri veya hediyeleri dahil edin. Bu, özellikle yeni kurulan bir iş için finansman sağlandığında geçerlidir. Kararları, kredi anlaşmalarını belgeleyebileceğiniz yer burasıdır ve bunların kabulü b.

Şirketin iş yapmak için tuttuğu muhasebecilerin, avukatların, sigorta acentelerinin ve diğer profesyonellerin adreslerini listeleyin. Dördüncü kısım bu bilgiyi içermelidir.

Tüm yasal belgeler ve sigorta belgeleri için yeri, satın alma tarihini ve hizmetli ve bağlayıcılar için paranın alındığını ekleyin.

Bir poliçenin her önemli alımını, satışını, oluşumunu veya değişikliğini ve ayrıca şirket yetkililerinin kararıyla herhangi bir genişletmeyi veya feshi belgelemelisiniz.

Şirket ile diğer kişi veya kuruluşlar arasındaki tüm sözleşmeler, şirket mührünüz veya noter kullanılarak resmileştirilmelidir. Bu mühürlere sahip tüm belgeleri bu alana ekleyin.

Kurumsal Kayıt Defteri Gerekli mi?

Kurumun Gelir İdaresi gerekliliklerine uygun olarak doğru bir şekilde faaliyet gösterdiğini göstermek, kurumu ayrı bir tüzel kişilik olarak kurmak ve kurumsal kalkanı sorumluluktan korumak için kurumsal kayıtlar gereklidir.

Kurumsal Kayıt Defterini Nasıl Yazabilirim?

Aşağıdaki adımlarla kayıt defteri yazmaya başlayabilirsiniz. Şirketinizin asıl adını ve toplantının tarihini, saatini ve yerini vererek başlayın.

Kimlerin katıldığını takip etmek önemlidir. Mevcut olmayan katılımcıları not edin. Geç gelen veya erken ayrılan herkes not edilmelidir. Toplantının kolaylaştırıcısını ve yeter sayının bulunup bulunmadığını takip edin.
Yeni yöneticilerin seçimi, hisse ihracı, mali faaliyetlerin tartışılması, hissedarlar veya yöneticilerin yıllık toplantısı veya yeni çalışanların işe alınması gibi toplantının hedeflerini not edin.
Gündem maddelerinin tartışılmasını özetleyin. Katılımcıların incelediği belgeleri not edin. Tutanaklarla birlikte belgelerin bir kopyasını ekleyin.
Aldığınız oyları takip etmelisiniz.
Bir sonraki toplantının saatini ve tarihini olduğu kadar erteleme saatini de not edin.
Toplantı Notlarını Yazarak Toplantı Tutanağını Tamamlayın
Taslak açıklamaları kimlerin incelemesi gerektiğine ilişkin şirketinizin gerekliliklerine uyun.
Bir sonraki toplantıdan önce genellikle yönetim kuruluna tutanak dağıtılır.
“Oylama” maddesi genellikle bir sonraki toplantının gündemindeki ilk maddedir. Toplantı tutanaklarını kimin imzalaması gerektiğini görmek için şirketinizin politikasını kontrol edin.
Onaylanan tutanaklar, diğer önemli şirket kayıtlarınızla aynı yerde saklanmalıdır.

Kurumsal Kitapların Mühre İhtiyacı Var mı?

Şirket mührü, şirketin resmi işareti olarak hizmet eder. Şirket mührü, şirket imzası görevi görür. Şirket tarafından düzenlenen her yasal veya resmi belge için şirket mührü gerekir.

Bununla birlikte, bir işletme daha esnek hale geldikçe ve teknoloji dijital çağı başlattıkça, kurumsal mührün süresi doldu ve bir dereceye kadar bir yük haline geldi. Amerika Birleşik Devletleri'ndeki şirketler, LLC'ler ve eyaletlerin artık kurumsal bir mührü olması gerekmiyor. Bir zamanlar şirketler için resmi hisse senetleri ve şirket mührü, çizme mahmuzları gibi gerekli olmasına rağmen, bu tarihi eserler artık işlevsel veya önemli değildir.

Bir şirket mührünün yasal yetkisi, devletler tarafından hâlâ yaygın olarak kabul edilmektedir, ancak modern teknoloji bu yetkilerin azalmasına neden olmuştur ve şirket mührü ve resmi hisse senedi sertifikaları eninde sonunda geçerliliğini yitirecektir.

Kurumsal mührün amacı nedir?

Eyalet yasalarına bağlı olarak, bir şirket veya firma mührü kullanmanın değişen yasal sonuçları olabilir. Belgenin onaylandığına dair bir kanıt olarak görülebilir veya bir belgenin geçerliliğine dair bazı kanıtlar sağlayabilir, ancak belgenin gerçekliğini desteklemek için tek başına yeterli kanıt olmayabilir. Meşruluğu üzerinde hiçbir etkisi olmayan sadece sembolik bir eylem olması da mümkündür.

Kurumsal Mühür Nasıl Görünmeli?

Şirket mühürleri tipik olarak 38 karaktere kadar boşluk bırakan 50 mm'lik dairesel bir yüze sahiptir. içermesi gerekir

Şirketin yasal adı
İşin türü (SINIRLI yerine LTD gibi bir kısaltma kabul edilebilir)
Oluşum yılı ve oluşum durumu

Kurumsal Mührü Nereye Koyarsınız?

Şirketinizin kurumsal mührünü yasal imzası olarak kabul edin. Şirket mührünü şirket merkezine koyabilirsiniz.

Sonuç

Her işte, kayıt tutmak çok önemlidir. Artık bir kurumsal kayıt defterinin değerini ve nasıl oluşturacağınızı bildiğinize göre, doğru ve eksiksiz kayıtları tutmanın daha kolay olduğunu göreceksiniz. Hatalardan kaçınmak istiyorsanız, şirketinizin kayıt defterini güncellemenin hayati önem taşıdığını unutmayın.

FAQs

Bir şirketin işlerini yönetme sorumluluğu kime aittir?

Bir şirket, yöneticileri ve yetkilileri tarafından yönetilir. Yönetim kurulu, ekip olarak çalışan bir yönetim grubudur. Yönetim kurulu şirketin yönetim organıdır. Şirketin tüm fonksiyonlarını yerine getirme yetkisine sahiptir ve şirketin iş ve işlemlerini yönetir.

İşletme adımı ticari marka haline getirmem gerekiyor mu?

Bir ticari markaya sahip olmak için onu tescil ettirmeniz gerekmez; markalar ticari amaçla kullanıldıkları andan itibaren geçerlilik kazanırlar. Bununla birlikte, ticari marka tescili daha geniş bir koruma sağlar ve uygulamayı kolaylaştırır.

Ana sözleşme taslağını nasıl hazırlıyorsunuz?

Şirketin adı ve posta adresi.
Kayıtlı acentenin adı ve adresi
Dahil etme için zaman çerçevesi
işin doğası
Çıkarılan payların türü ve sayısı.
Kuruluş atamalarının yetkileri
Tarih ve imza için satırlar