İş operasyonlarınızı iyileştirme söz konusu olduğunda, süreç iyileştirme (PI) önemli bir araçtır. Görevlerin verimli bir şekilde tamamlanmasına, müşteri memnuniyetinin ve değerinin en üst seviyelerde olmasına yardımcı olur. Ancak süreç iyileştirme tam olarak nedir, farklı yaklaşım türleri nelerdir ve bunu uygularken neleri göz önünde bulundurmalısınız? Bu makale, sürekli süreç iyileştirmenin tanımını, türlerini ve metodolojisini keşfedecek ve süreçlerinizi iyileştirirken göz önünde bulundurmanız gereken temel hususları size sağlayacaktır.
Süreç iyileştirme nedir?
Süreç iyileştirme, bir kuruluş içindeki mevcut süreçleri analiz etme ve bu süreçlerin performansını, verimliliğini veya güvenilirliğini iyileştirmek için tasarlanmış değişiklikler yapma uygulamasıdır. Süreci daha iyi hale getirmek için nasıl değiştirileceğini incelemeyi ve strateji geliştirmeyi içerir. Bu, verimliliği artırmak için bir süreci yeniden tasarlamayı, bir sürecin çıktısının kalitesini iyileştirmeyi veya süreci daha iyi hale getirmek için tasarlanan diğer değişiklikleri yapmayı içerebilir.
Süreç iyileştirme, birkaçından bahsetmek gerekirse, iş süreci iyileştirme (BPI), iş süreci yönetimi (BPM), iş süreci yeniden mühendisliği ve sürekli iyileştirme süreci (CIP) dahil olmak üzere çeşitli isimler alabilir. Ayrıca, adı ne olursa olsun, hepsi hataları ortadan kaldırmayı, israfı azaltmayı, üretimi artırmayı ve verimliliği artırmayı hedefliyor.
Süreç İyileştirmenin Faydaları
Genel yönetim sisteminizin bir parçası olarak bir süreç iyileştirme metodolojisi uygulamak, süreçlerinizdeki zorlukları belirlemeniz ve çözmeniz için size bir yol sağlar.
Müşteri deneyiminiz, iç üretiminiz veya diğer iş hedefleriniz bu zorlukların bir sonucu olarak zarar görüyor olabilir. Hem ekibinizin zamanı hem de işletmenizin parası bozuk veya etkisiz süreçler yüzünden boşa gidebilir. Bir PI tekniği uygulayarak her zaman sorunları aradığınızdan ve düzelttiğinizden emin olabilirsiniz.
Dahası, süreç mühendisliği, iş süreci yönetimi ve devam eden iyileştirme süreçleri, PI'nin kullanabileceği isimlerden birkaçıdır.
Süreç İyileştirme Türleri Nelerdir?
Şirketler, müşteri hizmetlerini ve ürün kalitesini artıran, fatura döngülerini kısaltan ve teslimat sürelerini hızlandıran dahili iş akışlarını geliştirmek için PI yaklaşımlarını kullanır. PI projeleri amaçlarına göre aşağıdaki türlere ayrılır:
1 numara. Maliyet düşürme
Anahtar iş süreçlerini yeniden organize etmek, bir süreci kolaylaştırmanın bir yoludur. Ek olarak, maliyetlerin artmasına neden olan süreç fazlalıklarının belirlenmesine yardımcı olur. Yeniden yapılanma yoluyla gereksiz görevler kaldırılarak mevcut kaynakların en iyi şekilde kullanılması sağlanır.
2 numara. İletişimi Geliştirmek
Süreç boyunca net bir iletişim akışı oluşturmak, süreç iyileştirmelerinin bir başka hedefidir. Süreç otomasyonu, çok sayıda e-posta iletişimi gerektiren manuel olarak yürütülen süreçlerin aksine, çalışanlar ve departmanlar arasındaki e-posta alışverişi sayısını ve etkileşim temas noktalarını azaltır. Personelin önemli bilgileri görmesini ve değiş tokuş etmesini sağlayan özel yazılım, iletişimi kolaylaştırabilir. Bu program, departmanlar arası uyumu ve şeffaflığı önemli ölçüde iyileştirebilir.
3 numara. süreç görselleştirme
Süreç eşlemeyi kullanarak, işlerin nasıl yürüdüğünü görselleştirebilirsiniz. Süreç modelleri denetimleri önemli ölçüde iyileştirebilir, darboğazları ortaya çıktıkça belirleyebilir ve değişiklikleri kolaylaştırabilir.
İş Süreci İyileştirme
İş süreci iyileştirme (BPI), iş süreçlerinin performansını optimize etmek ve iyileştirmek, fırsatları belirlemek ve uygulamak ve sürecin bakımını ve yönetimini kolaylaştırmak için devam eden bir çabadır. BPI, iş süreçlerine odaklanır ve süreçleri daha etkin ve verimli hale getirmeyi amaçlar. Bununla birlikte, PI'nin yaygın örnekleri arasında üretim prosedürlerini ve operasyonlarını düzene sokmak, tam zamanında envanter stratejileri uygulamak ve evrak işlerini ortadan kaldırmak yer alır. İş süreci iyileştirme yöntemleri kuruluştan kuruluşa farklılık gösterir ancak tipik olarak kıyaslama, sürekli süreç iyileştirme, değişiklik yönetimi, toplam kalite yönetimi ve yalın PI içerir.
Süreç İyileştirmenin Beş Temel Unsuru Nedir?
İş süreci yönetimi ve iş süreci iyileştirme olarak da bilinen süreç iyileştirme, iş akışlarının tanımlanmasını, analiz edilmesini ve iyileştirilmesini içerir.
Hataları en aza indirmek, israfı azaltmak, üretkenliği artırmak ve bir şirketin iç ve dış süreçlerini basitleştirmek, PI'nin temel hedefleridir.
1 numara. Süreç haritalama:
Bu, bir varlığın işlemlerinin ve süreçlerinin görsel bir temsilinin oluşturulmasını içerir. Performansı artırmak için ilgili görevleri, faaliyetleri ve sorumlulukları toplama ve belgeleme yöntemidir. Süreç haritalama, standardizasyon ve darboğazları ortaya çıkararak olası iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarabilir. Ayrıca olası fazlalıkları ve verimsizlikleri de belirleyebilir.
2 numara. Analiz et:
Bu, iyileştirme alanlarını, verimsizlikleri veya potansiyel fırsatları belirlemek için mevcut sürecin değerlendirilmesini içerir. Bu, bilgi kaynakları olarak veriye dayalı veya niteliksel ölçümler kullanılarak yapılabilir. Bir süreci yeniden tasarlamaya veya iyileştirmeye zaman ayırmadan önce, onun nasıl çalıştığını bilmek önemlidir.
#3. Yeniden tasarlamak:
Burası, daha fazla verimlilik yaratmak veya belirlenen sorunları ortadan kaldırmak için mevcut süreçte değişiklikler veya reformlar yaptığınız yerdir. Küçük ayarlamalar yapmaktan daha fazlasıdır, bunun yerine büyük ölçekli iyileştirmeler yapmak için sürecin temel bileşenlerini değiştirmeyi içerir.
#4. Monitör:
Bu, yeni süreç tasarımının ne kadar başarılı olduğunu değerlendirmek için süreçte yapılan değişikliklerin sonuçlarının izlenmesini içerir. Bu, süre, maliyet ve etkinlik gibi ölçümleri görmek için geri bildirim veya veri toplayarak yapılır.
# 5. Optimize et:
Bu, süreç iyileştirme döngüsünün son adımıdır. Bu, daha fazla değişiklik ve ayarlama yapmak için toplanan verilerin ve izlemeden gelen geri bildirimlerin kullanılmasını içerir. Başka bir deyişle, bu, sürecin verimliliğini ve etkinliğini daha da artırmak ve süreçte yapılan iyileştirmelerin kalıcı olmasını sağlamak için yapılabilir.
Süreç İyileştirme Teknikleri
Süreç iyileştirme teknikleri, bir kuruluşun bir süreçteki sorunları/sorunları belirlemek, bunları nasıl çözeceğini belirlemek ve iyileştirmelerin başarılı veya başarısız olup olmadığını değerlendirmek için kullandığı stratejiler veya metodolojidir. Her yöntem farklı bir gereksinimi karşılar. Firmanın kültürü, PI stratejileri için yalın veya süreç iş akışlarının haritalanması bir organizasyonun ana öncelikleri olabilir.
Hepsi aynı sonucu hedeflese de, her süreç iyileştirme yöntemi farklı bir ihtiyaç için en iyisidir. Diğerleri şirketinizin kültürünü PI için uygun konuma getirmeye odaklanırken, diğer çerçeveler PI için yalın stratejileri vurgular. İşletmeler, Süreç iyileştirme metodolojisi kullanarak süreç iş akışlarını görselleştirebilir.
1 numara. Kaizen:
Kaizen, çevik yaklaşımlara odaklanarak sürekli iyileştirmeyi teşvik eder ve süreç iyileştirmeye yönelir. Kaizen, hataların cezalandırılmadığı, bunun yerine kaçınılmaya çalışıldığı bir iş yeri yaratmak için günlük operasyonlarda veya kurumsal kültürde küçük değişiklikler yoluyla kaliteyi, üretkenliği ve verimliliği artırmaya odaklanır.
2 numara. 5S:
5S modelinin beş temel adımı sıralama, düzeltme, parlatma, standartlaştırma ve sürdürmedir. Kaizen ve Lean for PI'nin bir bileşenidir. 5S yaklaşımı, süreci standartlaştırabilir ve daha hassas hale gelmesine yardımcı olabilir.
3 numara. PDCA:
Planla, uygula, kontrol et ve harekete geç veya PDCA, Süreç İyileştirme için Kaizen Metodolojisinin de bir bileşenidir. Kuruluşlar iyileştirmeye ihtiyaç duyan süreçleri belirlediklerinde, bu onları daha etkili hale getirir. Ek olarak, bir sorunu çözmek için önce sorunu tanımlamanız (planlamanız), bir çözüm geliştirmeniz ve uygulamanız (yapmanız), verileri kullanarak çözümün etkinliğini değerlendirmeniz (kontrol etmeniz), sonuçları kaydetmeniz (harekete geçmeniz) ve eğer plan uygunsa başarılı, uygula.
#4. Altı Sigma
Süreç iyileştirmede çok beğenilen Altı Sigma metodolojisi sayesinde çalışanlar karate kemerleri ile gösterilen derecelerle terfi ettirilmektedir. Yeşil kuşakla başlarsınız ve öğrenerek siyah kuşağa geçersiniz. PI'yi ayrı adımlara ayırmak için Altı Sigma iki yaklaşım içerir. DMAIC (tanımla, ölç, analiz et, iyileştir ve kontrol et) ve DMADV (tanımla, ölç, analiz et, tasarla ve doğrula) bu adımlardan bazılarıdır.
# 5. Neden-sonuç analizi
Neden-sonuç analizi, başka bir Altı Sigma tekniğidir. Sorunu tanımlayarak, engelleri belirleyerek ve sürecin neden işlemediğini belirleyerek sorunları ilk seferde ele almak için bir şema oluşturma yaklaşımı kullanmayı içerir.
#6. SIPOC analizi
Altı Sigma metodolojisine ait bir diyagram formatı olan SIPOC analizi, DMAIC veya DMADV “ölçme” aşamasında gerçekleşir. Başlamadan önce SIPOC, kuruluşlara süreç iyileştirme projelerini tanımlama ve oluşturmanın yanı sıra ihtiyaçları ve temel bileşenleri belirlemede yardımcı olur.
#7. Değer Akışı Eşleme veya VSM
Bir ürünün, sürecin veya hizmetin kuruluş için değeri, kuruluşların müşterilerin iş süreçlerine ilişkin izlenimlerini grafiksel olarak tasvir etmesini sağlayan VSM'nin kullanımıyla belirlenebilir. Diğer süreç iyileştirme metodolojilerine benzer şekilde, israfı, tekrarı ve mümkün olduğunca yalın olmayı azaltmaya güçlü bir vurgu yapar.
# 8. TKY veya toplam kalite yönetimi
TKY, müşteri memnuniyeti yoluyla uzun vadeli başarıyı artırmaya odaklanarak kuruluşların tüm kuruluş genelinde sürekli PI uygulamasına yardımcı olur. İnsanların hata yapmaktan korkmadığı ve ortak bir iş hedefi tarafından motive edildiği bir kültürü teşvik eden bu metodoloji, çalışanları güçlendirir.
# 9. Kanban:
Kanban, PI arayışında iş bölümlerini, liderliği ve personeli birleştiren süreç akışlarını görselleştirmeye yönelik bir tekniktir. Süreç İyileştirme için Yalın, dahil edilen ve teşvik edilen ek bir PI metodolojisidir.
# 10. Prosedür haritalama
Süreç haritalama, işletmelerin süreç iyileştirme stratejisi oluşturmasına yardımcı olan başka bir tür iş akışı görselleştirmesidir. İşlevsel akış şeması, süreç modeli ve süreç akış şeması olarak da bilinir. Sonunda, bir akış şeması oluşturmak, bir sürecin iş akışı hakkında baştan sona önemli ayrıntılar sağlayan şeydir.
# 11. Sürekli Süreç İyileştirme (CPI)
Sürekli süreç iyileştirme, üretimi ve verimliliği optimize etmek için operasyonları ve prosedürleri sürekli olarak değerlendirmek ve iyileştirmek için bir üretim sürecinde olduğu gibi devam eden bir çabadır. Ayrıca, savurgan faaliyetleri ortadan kaldırmaktan çıktıyı iyileştirmeye kadar zaman içinde artımlı iyileştirmeler yapmanın oldukça etkili bir yoludur. CPI, bir üretim sürecindeki değişkenliği belirlemeye ve ortadan kaldırmaya, müşteri memnuniyetini artırmaya ve maliyet verimliliğine yol açmaya yardımcı olabilir.
Sürekli iyileştirme programlarının çoğunda kullanılan beş adım şunlardır:
- Süreci tanımlayın: potansiyel iyileştirme alanlarını belirleyin.
- Sürecin performansını ölçün: veri toplayarak ve eğilimleri analiz ederek.
- Süreci analiz edin: iyileştirme fırsatları arayın.
- Çözümleri uygulayın: sürekli iyileştirme tekniklerini uygulayın.
- İzle ve değiştir: sonuçları gözden geçir ve süreci gerektiği gibi ayarla.
Her zaman daha iyiye gittiğinizden emin olmak için bu beş adımı bir döngüde kullanın. İyi uygulanmış bir programla kuruluşlar, zaman içinde somut ve önemli iyileştirmeler elde etmek için güçlü bir araca sahip olabilir.
Süreç İyileştirme Örnekleri Nelerdir?
Süreçleri daha etkili hale getirmek, PI'nin birincil hedefidir. İşte birkaç örnek:
Süreç İyileştirme Örnekleri
Atıkları azaltmak için: Bu kategori, çaba, zaman, kaynak ve enerji israfını azaltmaya odaklanan tüm süreç iyileştirmelerini içerir. Bir marangoz, ararken zaman kazanmak için uygun çivileri kemere takabilir.
Adımları ortadan kaldırmak için: süreçten tekrar eden veya gereksiz adımların çıkarılması Bir ipotek başvurusundan risk veya uyumdaki değişikliklerle gerçek bir ilişkisi olmayan üç sorunun elenmesi buna bir örnek olabilir.
planlama için: bir süreçten adımlar eklemeyi veya silmeyi içerir. Örneğin, bir satış ekibi, yaptıkları işin kalitesiz olduğu ve satışları iyileştirmediği için satış ekiplerinin her bir hesap için plan oluşturma ihtiyacını ortadan kaldırmaya karar verebilir.
Yeniden yapılandırma yoluyla: Süreç verimliliğini artırmak için kuruluşun hiyerarşisini veya yapısını değiştirme Örnek olarak, kodu oluşturan geliştiricilerin sürekli olarak kullanımda tutmaktan sorumlu olduğu akıcı bir BT departmanına sahip bir bankayı düşünün.
Kök Neden Analizi ile: Bu teknikte sorunun temel nedeni aranır. Örneğin, etkisiz olan ve her müşteri karşılaşmasına stres katan bir yazılım ürünü, kötü müşteri hizmetinin sorumlusu çalışanlar veya eğitim değil.
Önceliklendirerek: Örneğin, her işçinin güvenliğin önemli olduğunun farkında olduğu bir üretim hattında, algılanan bir güvenlik endişesi varsa hat durur.
İşlemleri çekerek: Bu yaklaşım, israfı azaltmak için talebin arzı çekmesini sağlar. Örneğin bir araç üreticisi, siz sipariş verene kadar otomobiliniz üzerinde çalışmaya başlamaz.
İş Akışı ve Süreç İyileştirme Nedir?
İş akışı, bir projeyi yürüten adımlar dizisidir, süreç iyileştirme ise süreçleri daha verimli ve etkili hale getirmek için bu adımların ve verimliliklerinin dikkatli bir şekilde analizidir. Süreç iyileştirme, daha iyi müşteri hizmeti, daha yüksek kaliteli çıktılar ve daha hızlı geri dönüş süreleri sağlamak amacıyla iş akışlarını iyileştirmeye yönelik bütüncül bir yaklaşım olarak görülüyor. Ancak iş akışı, belgelerin ve görevlerin akışını tek bir süreç içinde düzenlemeye odaklanır. Genellikle her adımı ve gittiği yönü gösteren bir diyagramla birlikte gelir. Buna karşılık, süreç iyileştirme, daha verimli ve uygun maliyetli hale gelmeleri için süreçleri otomatikleştirme veya düzene sokma fırsatları arayan geniş bir iş akışları görüşüne odaklanır.
Süreç İyileştirmenin Anahtarı Nedir?
Süreç iyileştirmenin anahtarı, mevcut süreci anlamak ve daha sonra iyileştirme alanlarını belirlemektir. Bu, verileri analiz etmeyi, paydaşlardan geri bildirim almayı ve onu iyileştirmenin en verimli yolunu belirlemek için süreci haritalandırmayı içerir. Nihayetinde anahtar, herhangi bir değişikliğin etkili, verimli olmasını ve müşteri ihtiyaçlarını karşılamasını sağlamaktır.
Süreç İyileştirmenin Amacı Nedir?
Süreç iyileştirme, bir makineyi, sistemi veya süreci daha verimli, uygun maliyetli ve güvenilir hale getirmek için kullanılan faaliyetleri ve stratejileri tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Birincil amacı israfı azaltmak, verimi en üst düzeye çıkarmak ve müşteri memnuniyetini artırmaktır. Bu hedefe ulaşmak için planlamayı iyileştirmek, yeniden düzenlemek, otomatikleştirmek ve en iyi uygulamaları kullanmak gerekiyor. Bu faaliyetler bir işletmenin zamandan ve paradan tasarruf etmesine, riskleri azaltmasına ve müşteri sadakatini artırmasına yardımcı olabilir.
Süreç İyileştirmeye Nasıl Başlarsınız?
İyileşme yolunuza başlamanın bir yolu, vaktinden önce kesinlikle rehberlik etmektir. Bunlar, neyi geliştireceğinizi, nasıl geliştireceğinizi ve başarılarınızı (hatta herhangi bir başarısızlığı) nasıl ölçeceğinizi belirlemeyi ve sorunların bir sonucu olarak sonuçlarınızı analiz etmeyi içerir. uyguladığınız değişiklikler.
Süreç İyileştirme için Adımlar Nelerdir?
Daha ileri düzeyde iyileştirme için temel adımlar, durumu tespit etmek, sorunu analiz etmek ve çözüme kavuşturmaktır. Süreç dереndоnthерrосеѕѕіmрrоvеmеnt metodolojisindeki ѕресіfіс adımlar. Sıradan bir metodoloji, Planla, Uygula, Kontrol Et ve Önlem Al'a ayrılan PDCA'dır.
Ayrıca bakınız İŞ SÜRECİ HARİTALAMA: Kesin Bir Kılavuz
Sonuç
Süreç iyileştirme, kuruluşların operasyonlarını düzenli olarak değerlendirmelerini ve iyileştirme alanlarını belirlemelerini gerektiren sürekli bir süreçtir. Kuruluşlar, bu faaliyetlerin amaçlarına ulaşmasını sağlamak için süreç iyileştirme stratejilerinin sürekli ve sistematik olmasını sağlamalıdır.
Süreç İyileştirme SSS
Süreç İyileştirme için tek Metodoloji nedir?
Sevilenlerin yardımıyla Süreç iyileştirme için Altı Sigma metodolojisi, çalışanlar karate kemerleri ile gösterilen rütbeler aracılığıyla terfi ettirilir.
Sürekli Süreç İyileştirme Nedir?
Sürekli süreç iyileştirme, üretimi ve verimliliği optimize etmek için operasyonları ve prosedürleri sürekli olarak değerlendirmek ve iyileştirmek için bir üretim sürecinde olduğu gibi devam eden bir çabadır.
İlgili Makaleler
- 2023 YILININ EN İYİ KONUT İYİLEŞTİRME KREDİSİ
- KİRACI İYİLEŞTİRME: Nedir, Örnekler ve Bilmeniz Gereken Her Şey
- EV İYİLEŞTİRME İÇİN EN İYİ KREDİ KARTI: Ev Sahipleri İçin Ev İyileştirme için En İyi Kredi Kartı
- Ev İyileştirmelerini Finanse Etmek: Ev İyileştirmelerini Finanse Etme Seçenekleri
- İYİLEŞTİRME PLANI: Nedir, Örnek ve Kılavuz
