Faturalar, herhangi bir işletmenin hayati bir parçasıdır. Satışları izlemek, ödemeleri kaydetmek ve envanteri yönetmek için kullanılırlar. Ancak fatura tam olarak nedir? Ve hangi bilgileri içermesi gerekiyor?
Bu yazımızda faturalarla ilgili tüm sorularınızı cevaplayacağız. İster faturalar konusunda yeni olan bir işletme sahibi olun, ister bilgileri tazelemek istiyor olun, bilmeniz gereken her şey için okumaya devam edin.
Fatura Tam Olarak Nedir?
Fatura, bir alıcı ile bir satıcı arasındaki bir işlemin özelliklerini listeleyen ve kaydeden, zaman damgalı bir ticari belgedir. Fatura genellikle sözleşmenin koşullarını detaylandırır ve mal veya hizmetlerin krediyle alınması durumunda kabul edilebilir ödeme şekillerini listeler.
Bir Faturanın Temelleri
Bir fatura, belgenin ön yüzünde kendisini açıkça bu şekilde tanımlamalıdır. Genellikle hem dahili hem de harici referanslar için kullanılabilecek ayırt edici bir kimlik olan bir fatura numarasına sahiptir. Faturalar, genellikle bir faturalandırma sorunu olması durumunda satıcının veya hizmet sağlayıcının iletişim bilgilerini içerir.
Faturada, ödeme koşulları, geçerli indirimler, erken ödeme bilgileri veya geç ödemeler için finansman maliyetleri ile birlikte listelenebilir. Ayrıca her birimin maliyetini, satın alınan toplam birim sayısını, navlun, elleçleme ve nakliye maliyetlerinin yanı sıra geçerli vergileri görüntüler ve borçlu olunan toplam tutarı listeler.
Fatura Tarihinin Değeri
Fatura tarihi, kalemlerin faturalandırıldığı ve işlemin resmi olarak belgelendiği saat ve tarihi gösterir. Fatura tarihi kredi dönemini ve fatura vade tarihini belirlediğinden ödemeler hakkında önemli bilgiler içermektedir. Bu özellikle kredi veren işletmeler için önemlidir. Faturanın fiili vade tarihi genellikle fatura tarihini takip eden 30 gündür. Buna benzer şekilde, müşterilere ürünleri iade etme seçeneği sunan işletmelerin, faturada belirtildiği gibi, genellikle satın alma belgesini takip eden belirli gün sayısına dayalı bir son tarihi vardır.
E-Fatura
İnsanlar ve işletmeler, bilgisayar çağının başlangıcından bu yana kağıt kağıtlara bir alternatif olarak elektronik faturaya güvenmeyi daha kolay bulmuşlardır. Genellikle e-fatura olarak bilinen elektronik fatura, taraflar arasındaki işlemlere bağlı kayıtların oluşturulması, saklanması, takibi ve sözleşmelerinin koşullarının yerine getirildiğinin garanti altına alınması için kullanılan bir elektronik fatura türüdür.
Fatura ne işe yarar
Faturalar, müşterilerden ödeme talep etmek için gereken ayrıntıları içeren resmi bir kayıttan daha fazlasıdır. Vergilerinizi gönderirken düzeni ve profesyonel bir görünümü korumanıza yardımcı olabilirler. Faturaların neden gerekli olduğunun ana gerekçeleri şunlardır:
1 numara. Kesin Defter Tutmayı Kolaylaştırır
Satışların takibine yardımcı olmak için faturalar gelen parayı takip eder. Bir ürünün ne zaman satıldığını veya bir projenin ne zaman bittiğini, kazanılan para miktarıyla birlikte kaydederler. Bu bilgi, kesin muhasebe kayıtlarını tutmak ve net kar, net kar marjı ve varlık devir oranı gibi önemli ölçümleri belirlemek için gelirleri ve giderleri bir araya getirmek için gereklidir.
2 numara. Hukuki Savunma Sunar
Bir müşteri yanlışlıkla ürünleri söz verdiğiniz gibi teslim edemediğinizi iddia ederse ne yapardınız? Ya da bir müşteri sağladığınız hizmetler için size ödeme yapmayı reddederse?
Yasal bir belge işlevi gören profesyonel bir faturadan kurtulursunuz. Doğru faturalar, şirketinizi anlamsız iddialardan koruyabilir. Müşteriler genellikle imzasız faturaları sorunsuz bir şekilde öderler.
Ancak, yasal evrak olarak kabul edilmesini istiyorsanız, faturaların resmi olarak kabul edilmesi için bir imzası olmalıdır. Her iki tarafın da iş kurallarını anladığının ve bunlara uymayı kabul ettiğinin kanıtı, gerekli tüm bilgileri içeren imzalı bir faturadır. Satıcının tazminat hakkını kanıtlayan işlemin güvenilir bir kaydı olarak hizmet eder.
3 numara. Vergi Hazırlığını Basitleştirir
Faturalar, vergi formlarınıza eklediğiniz bilgileri destekler ve denetimler için güvenilir bir veri kaynağı görevi görür. Tüm faturalarınızı belgeleyip sakladığınızda, vergi beyannamesi her ülkede sorunsuz bir süreç haline gelir. Örneğin,
Amerika Birleşik Devletleri İç Gelir Servisi (IRS), işletmelere, gelir vergisi beyannamelerinde listelenen gelir, kredi ve kesintileri desteklemek için gerekli belgeleri, beyannamelerin verildiği tarihi takip eden en az yedi yıl boyunca saklamalarını tavsiye eder. IRS, iadeleri denetleme ve destekleyici evrakları görmeyi isteme hakkına sahiptir. Şirketiniz satış faturalarının düzenli bir kaydını tutarsa, doğru vergi raporlaması ve denetim hazırlığı kolaydır.
#4. İş Analizi ile Yardım
Faturalar, yaptığınız satışların bir kaydı niteliğinde olduğu için ürün veya hizmetlerinizin birim fiyatları, toplam tutarı ve işlemlerin gerçekleştiği tarihler gibi önemli detayları içerir. Bu kayıtlar, tüketici satın alma işlemleri hakkında size bilgi verir. trendler, ödeme alışkanlıkları ve yoğun satın alma dönemleri.
En çok satanlar, dönemler ve çok daha fazlası. Talebi tahmin etmek ve verimli pazarlama taktikleri oluşturmak, envanterinizi doğru müşterilere doğru zamanda doğru ürünler sunulacak şekilde ayarlamanıza yardımcı olur.
Fatura Türleri
Aşağıda birkaç tipik fatura biçimi verilmiştir:
1 numara. Örnek Fatura
Satıcının herhangi bir ürün veya hizmet sunmadan önce alıcıya gönderdiği faturadır. Ürün veya hizmetin beklenen maliyeti, planlanan teslim tarihi ve teslim edilen mallarla ilgili diğer bilgileri içerir. Alıcı proforma faturayı inceleyip onayladıktan sonra satıcı ürün teslimatı için çalışmaya başlar.
2 numara. Satış faturası
Satıcı, alıcının satın aldığı mal ve hizmetin bedelini tahsil etmek üzere alıcıya bir satış faturası verir. Satıcı, alıcının adresi, ürünün teslim tarihi, ödeme koşulları, ürünler ve fiyatları ve ödenmesi gereken toplam tutar hakkında bilgiler içerir. Ayrıca alıcının ödemelerini kolaylaştıracak banka hesap bilgileri gibi ödeme detaylarını da içerir.
3 numara. Ödenmemiş fatura
Alıcıya genellikle ödeme son tarihini de belirten bir fatura gönderilir. Alıcı, satın aldığı ürünler için fatura aldığında ve faturayı belirlenen süre içinde ödemediğinde. Bu durumda faturanın vadesi geçmiş olur.
#4. Tam Fatura Ödendi
Bir tüketici kendileriyle birden fazla işlem yaptığında, satıcı tarafından birleşik bir fatura gönderilir. Belirli bir müşteri için tüm faturaları toplar ve bunları tüm tutarla tek bir belgede birleştirir. Her fatura için ayrı ayrı ödeme yapmak zorunda kalmayacağı için bu, alıcıya bir ton zaman kazandıracaktır.
# 5. Nakit Çıkış Dekontu
Satıcının borçlu olduğu durumlarda alıcıya bir alacak dekontu düzenlenir. Alıcıya yazılan ve satıcının kendisine borçlu olduğu parayı kabul eden bir mektuptur. Alıcı bu krediyi daha sonraki işlemler için kullanabilir.
Fatura Vs. Fiş
Fatura, satıcıdan, onlardan satın alınan ürün veya hizmetler için ödenmesi gereken tutarı özetleyen bir açıklamadır. Bir restoran veya perakende satış mağazası gibi bir B2C senaryosunda müşterinin faturayı hemen ödemesi beklenir. Buna karşılık, ödenecek faturalar, işletmeler arası işlemlerde tüketicilerin krediyle satın alınan ve belirli bir tarihe kadar ödenmesi gereken ürün ve hizmetler için borçlu olduğu tutarı yansıtmak için kullanılır. Elektrik faturaları, telefon faturaları ve hizmet faturalarından oluşabilir. Senetler, tıpkı faturalar gibi işlemin yasal kanıtı olarak kullanılır.
Fişin Faturadan Farkı Nedir?
Hem "makbuz" hem de "fatura" terimleri, bir ticari işlem sırasında ortaya çıkan borcun ayrıntılarını veren aynı belgeyi ifade eder. İster alıcı olun ister satıcı olun, nasıl görüntülendiği konusunda fark yaratır.
1 numara. Bakış açısına bağlı
Alıcı, fatura olarak ödeme talep eden satıcıdan bir fatura alacaktır. Örneğin, serbest çalışan bir tasarımcı, işini sözleşmeye uygun olarak tamamladıktan sonra müşterisine bir fatura verebilir. Alınan belge, müşterinin faturası görevi görür. Sonuç olarak, fatura göndermek para istemek, fatura almak ise satın alınan ürün(ler)in bedelini ödemek anlamına gelmektedir.
2 numara. Ödeme Koşullarını Gözden Geçirme
Buna ek olarak, müşterinin tahmini ödeme son tarihi de fark yaratır. Özellikle B2B ortamında az sayıda şirket ve satıcı, kredili mal veya hizmet sunarak müşterilerin bunları satın almasına ve satıcıya daha sonra belirtilen ödeme koşullarına göre ödeme yapmasına olanak tanır. Bu gibi durumlarda tedarikçi, ürün veya hizmetin teslimini takiben bir fatura düzenler.
Fatura ve Makbuz Arasındaki Büyük Ayrım
Makbuzlar ve faturalar, hem satış kaydı işlevi görür hem de genellikle aynı verileri içerir. Ne zaman verildikleri ve muhasebe amaçları için nasıl kullanıldıkları fark yaratır. Müşteriden ödeme talep etmek için bir fatura düzenlenmeden önce değil, müşteriden ödeme alındıktan sonra bir makbuz gönderilir.
Fatura Ne İçin Kullanılır?
Fatura, şirketinizin sunduğu ürün ve hizmetler için tazmin edilmesini sağlayan bir beyandır. Bir fatura, alıcının satın aldığı ürünün başlığını, fiyatını ve ödeme koşullarını özellikle içerir. Bir alıcının borçlu olduğu parayı göndermesi gereken maksimum süreye genellikle ödeme süresi denir. Örneğin, ürün ve hizmetler krediyle satın alınmışsa, fatura ödeme koşulları kredinin gelecekte ne kadar geçerli olduğunu belirtir.
Faturanın Amacı Nedir?
Bir faturanın en temel amacı, satın alma kanıtı olarak hizmet etmektir. Faturalama ayrıca başka amaçlara da hizmet eder ve aşağıdakiler gibi başka avantajlar sunar:
- Stokları takip etmek için: İşletmeler, satış faturalarını kullanarak hem mevcut hem de gelecekteki envanter ihtiyaçlarını takip edebilir.
- Muhasebe: Faturalar, bir mal veya hizmetin kime, ne zaman ve ne kadar satıldığını kaydeder. Bu, hem alıcılar hem de satıcılar için ödeme takibini kolaylaştırır.
- Yasal gerekçe: Faturalar, iki taraf arasındaki bir sözleşmenin ayrıntılarının resmi belgesi olarak kullanılır. Şirketi muhtemel hatalı davalardan korurlar.
- Vergisi beyannameleri: Faturalarınızın doğru kayıtlarını tutmak, işletmenin geliri kaydetme ve vergileri doğru bir şekilde hesaplama becerisine yardımcı olur.
- İş dünyasında analitik: Faturaları inceleyerek en popüler mal ve hizmetleri, en yoğun alışveriş dönemlerini, tipik müşteri satın alma modellerini ve çok daha fazlasını keşfedebilirsiniz. Zamanla bu, şirketiniz için karlı pazarlama planları oluşturmanıza yardımcı olur.
Fatura Notu
Bu ayarın önceki adı şuydu: faturanın altındaki bir not.
Amaç
Bu özelliği kullanarak faturanızın altına not ekleyebilirsiniz. Bu, müşterilerinize basit bir teşekkür notu olabilir veya ödeme tercihlerini veya şirket bilgilerini içerebilir. Müşterilerinize fatura notlarında sağladığınız bilgiler, faturalarını görüntülemeleri veya ödemeleri için gerekli olabilir. Bu ayarı kullanarak söz konusu notları ekleyebilirsiniz. Tahmini notları kullanarak müşterilere gönderdiğiniz faturaların alt kısmına bir tahmin ekleyebilirsiniz. Tahminlerle ilgili notlar genellikle nasıl ödeme yapılacağı, ödeme koşulları vb. hakkında bilgiler içerir.
- Profil düğmesine tıklayın, Ayarlar'ı seçin ve ardından Fatura Notu'na tıklayın. Bulmak için arama çubuğunu veya soldaki 'Kategoriler' alanını da kullanabilirsiniz.
- Alanı notunuzla gerektiği şekilde doldurun ve ardından kaydet'i tıklayın.
Fatura Ödeme Demektir?
Fatura, mal veya hizmet satışından sonra ancak ödeme yapılmadan önce satıcının (fiziksel veya elektronik olarak) gönderdiği bir ödeme talebidir. Temel olarak faturalar, şirketinize ödeme yapıldığından emin olmak içindir.
Fatura Makbuz mu?
Makbuz müşteriden ödeme alındıktan sonra gönderilir, daha önce değil. Müşteriden ödeme talep etmek için bir fatura kullanılır. Bir makbuz genellikle yalnızca tam ödeme yapan müşterilere verilir.
Örnekli Fatura Nedir?
Bir mağazadan alınan kağıt makbuz veya bir e-satıcıdan alınan çevrimiçi kayıt, alıcı ile satıcı arasındaki bir işlemin kaydını tutan belgelere örnektir. Muhasebe iç kontrollerinin ve denetimlerinin hayati bir bileşeni faturalandırılır.
Fatura Borçlu Olduğunuz Anlamına mı Geliyor?
Bir müşterinin ne kadar borcu olduğuna ilişkin bilgiler bir faturaya dahil edilir. Müşteriye mal veya hizmeti veren firma bu kağıdı fatura olarak kabul eder. Müşteri bu faturayı aldıktan sonra ödenmesi gereken bir fatura olarak kaydeder.
Kendi Faturamı Nasıl Düzenlerim?
- Faturanızı markalayın
- Parlak bir başlık ekleyin
- Faturayla ilgili ayrıntıları sağlayın
- tarihi dahil et
- Teslim edilen ürün veya hizmetleri açıklayın.
- Vergi bilgilerini ekleyin ve ödenecek toplam tutarı vurgulayın.
- Ödeme koşullarını ekleyin.
- Notlara açıklamaları ve şartları ve koşulları ekleyin.
Kimin Faturaya İhtiyacı Var?
Müşterilerinin onlara ödeme yaptığından emin olmak için işletmelerin fatura hazırlaması gerekir. Faturalar, sunulan hizmetleri ve borçlu olunan parayı detaylandırdıkları için bir şirket ile müşterileri arasında yasal olarak bağlayıcı sözleşmeler görevi görür. Ayrıca faturalar, firmalar için finansal yönetim ve satış takibini destekler.
Sonuç
Ürününüz veya hizmetiniz ne kadar mükemmel olursa olsun, proje sonrası yönetiminiz aceleci ve dikkatsizse müşterilerinizi elde tutmakta zorlanacaksınız. Öte yandan, faturalama prosedürünü kavradığınızda, daha hızlı ödeme alabilecek, hesaplarınızı daha ustaca yönetebilecek ve işinizi daha verimli bir şekilde büyütebileceksiniz.
İlgili Makaleler
- MUHASEBE FATURASI: Tanımı, Nasıl Kaydedilir ve Özgür Yazılımlar
- ÜCRETSİZ ÇEVRİMİÇİ FİŞ OLUŞTURUCU; Çevrimiçi Ücretsiz Olarak Makbuz Nasıl Oluşturulur
- SAHTE FİŞ: Tanımı, Nasıl Anlaşılacağı ve Yapılacağı
- 2023 En İyi Ücretsiz Küçük İşletme Muhasebe Yazılımı (Güncellendi)
- ÖDEME KOŞULLARI: En İyi Ödeme Koşulları Nasıl Kullanılır?
Referanslar
