Şirketler, boşluk analizi kullanarak mevcut performanslarını arzu ettikleri ve beklenen performanslarına göre değerlendirirler. Bu değerlendirme, bir işletmenin kaynaklarını akıllıca harcayıp harcamadığını ve müşteri beklentilerini karşılayıp karşılamadığını görmek için yapılır. Bu yazımızda boşluk analizinin anlamını öğreneceğiz ve örneklere bakacağız.
Bir şirket zaman, para ve emeği değerlendirerek mevcut durumunu belirleyebilir. Yönetim ekibi, bu boşlukları tanımlayıp analiz ederek organizasyonu ilerletmek ve performans boşluklarını kapatmak için bir eylem planı geliştirebilir.
Nedir Boşluk analizi?
Varlıklarını, paralarını ve teknolojilerini sonuna kadar kullanamayan kuruluşlar tam potansiyellerini gerçekleştiremeyebilirler. Boşlukların analizi burada yararlı olabilir.
Her türlü kurumsal performans, gereksinim analizi olarak da bilinen bir boşluk analizinden yararlanır. İşletmelerin mevcut konumlarını ve gelecekte arzu ettikleri durumları değerlendirmelerini sağlar. Boşluk değerlendirmesi yoluyla işletmeler, hedeflerini gerçekleştirmek için doğru yolda olup olmadıklarını belirlemek için hedeflerini yeniden değerlendirebilirler.
1980'lerde boşluk analizleri sıklıkla süre analizleriyle birlikte kullanılıyordu. Bir süre değerlendirmesinden daha az yaygın olmasına ve kullanılmasının daha zor olduğu düşünülmesine rağmen, bir dizi terim yapısı hareketine maruz kalmayı ölçmek için bir boşluk analizi kullanılabilir.
Boşluk Analizi Nasıl Yapılır?
Sonraki adımlar, bazı boşluk analizi çerçevelerinde dört sürece ayrılır. Bazıları biraz daha karmaşıktır ve analizi birkaç aşamaya daha böler. Mevcut durumunuzu anlamak, nereye gitmek istediğinize karar vermek ve oraya ulaşmak için bir strateji geliştirmek, durum ne olursa olsun boşluk değerlendirmesinin tüm parçalarıdır.
#1. Adım: Mevcut Durumunuzu Belirleyin
İşletmenizin şu anda faaliyet gösterdiği yere odaklanmak, boşluk analizinin ilk adımıdır. Bu, sattığı malları, hizmet verdiği müşterileri ve personeline sağladığı avantajları araştırmayı gerektirir. Bu veriler nicel (dosyalama gerekliliklerinin bir parçası olarak sunulan mali kayıtlar gibi) veya nitel (anketler veya önemli paydaşların yorumları gibi) olabilir.
Bir şirket, bulguları olduğu veya zaten bir sorunun farkında olduğu için sıklıkla bir boşluk analizi yapar. İşletme, müşteri geri bildirim anketlerinin neden ortalamanın altında sonuçlar verdiğini araştırmak ve düzeltici önlemler almak istiyor. Ne olmak istediğini hayal etmeden önce, bu hataların neden meydana geldiğini, sorunların ne zaman oluştuğunu ve değişim yönetimi liderlerinin kimler olması gerektiğini anlamalıdır.
#Adım 2: Gelecekteki Durumunuzu Belirleyin
Bir şirketin ne olmak istediğine karar vermesi gereken bu adım, boşluk analizinin özüdür. Bir firmanın sahip olmak istediği kimlik, bu hedeflere ulaşmak için üstlenmesi gereken stratejik hamleleri belirleyeceğinden, bu aşamada özen gösterilmelidir.
En büyük uzun vadeli başarı için, bir işletmenin boşluk analizi sırasında tanımlanmış, ölçülebilir hedefler belirlemesi gerekir. Örneğin, işletmenin "müşteri hizmetlerini iyileştirme" hedefine sahip olması etkisiz olacaktır. İşletme bunun yerine 90 ay içinde %12 müşteri memnuniyeti elde etmek gibi daha ölçülebilir hedefler seçmelidir.”
Rakip şirketlerin veya diğer piyasa oyuncularının neler yaptığını analiz etmek de amaçlanan sonucu belirlemenize yardımcı olabilir. Başka bir işletmenin neyi doğru yaptığını tespit etmek ve onu kopyalamaya çalışmak daha kolay olabilir.
#Adım 3: Boşlukları Belirleyin
Anahtar ayrımları belirlemek için mevcut durum ile gelecekte arzu edilen durum arasında bir karşılaştırma yapmanın zamanı geldi. Varsayımsal örneğimizde, işte bu noktada bir işletme ne yazık ki yetersiz personel olduğunu, çalışanlarını yeterince eğitmediğini veya tüketici sorunlarına yanıt verecek teknik kapasiteye sahip olmadığını fark edebilir.
#Adım 4: Çözümleri Değerlendirme
Bir kurum artık eksiklerini belirledikten sonra istediği duruma nasıl ulaşacağının planlarını yapmak zorundadır. Bazı durumlarda tek bir cevap olabilirken, diğer zamanlarda boşluk analizi, işbirliği yapması gereken birkaç eşzamanlı iyileştirme gerektirebilir.
Bir çözümün, başarılı olup olmayacağını belirlemek için değişimi izlemeye yönelik araçlarla sık sık ölçülmesi gerekir. Müşteri hizmetlerini iyileştirme örneğimizde, memnun müşterilerin yüzdesi gibi basit bir gösterge kullanılabilir. Marka kimliğindeki zayıflıklar gibi diğer boşluk analizi sonuçları, hâlâ değerlendirilebilecek daha orijinal, kasıtlı çözümler gerektirebilir.
#5: Değişikliği Gerçekleştirin
En iyi önerileri seçtikten sonra Adım 4'ün en iyi önerilerini eyleme geçirme zamanı. Bu aşamada işletme belirlenen açığı kapatmak için çaba harcar. Kuruluş, çözümleri uygulayarak belirli bir iş alanında gelişmeyi veya bir zayıflığı gidermeyi amaçlar.
Bu uygulama aşamasında sıklıkla belirli bir temponun ve ayrıntılı bir süreç dizisinin izlenmesi gerekir. İşletmenin boşluk analizi için belirli bir hedefi vardır, bu nedenle gerekenden daha fazla zarara neden olmamak için özen gösterilmelidir. Örneğin, uzun süreli eğitim nedeniyle yorulan ve morali bozulan personeli düşünün. Çalışan yeterliliğini artırmak için çaba sarf etmek, üretim kaybına veya düşük morale neden olabilir.
#Adım 6: Değişikliklere göz kulak olun
Bu nedenle işletme, boşluk analizini tamamladıktan sonra değişiklikleri de kontrol etmelidir. Bazen işletme ideal kararları verir. Diğer zamanlarda, boşluk şirketin başlangıçta düşündüğünden daha büyük olabilir. Her halükarda boşluk analizi, işletmenin mevcut konumunu yeniden değerlendirebileceği ve ayarlamalar yapıldıktan sonra gelecekteki alternatif durumlarla nasıl karşılaştırılabileceği döngüsel bir süreç olabilir.
Boşluk Analizi Türleri
Şimdi biraz daha derine inelim ve birçok çeşit boşluk analizi hakkında konuşalım.
1 numara. Ürün veya pazar boşluğu analizi
Piyasaya sürülen ürünlerin %95'inin başarısız olması üzücü bir istatistik.
Boşluk analizi, başarısız bir ürün lansmanına zaman ve para yatırmadan önce sorunları bulmak için mükemmel bir tekniktir çünkü bir ürünün başarılı olamamasının birçok farklı nedeni vardır.
Bazen “ürün açığı analizi” olarak adlandırılan bir pazar boşluğu çalışması, pazarın durumunu değerlendirir. Hedef pazarın hazır olup olmadığını, rakip ürünleri ve rakip işletmelerin eylemlerini analiz eder. İşletmenin pazar beklentilerinden tam olarak yararlanabilmesi için ürünün özellikleri, markalaşma, lansman stratejisi ve promosyon faaliyetlerindeki zayıflıkların belirlenmesine yardımcı olur.
2 numara. Stratejik Boşluk Analizi
Performans açığı analizi olarak da bilinen stratejik boşluk analizi, bir şirketin nasıl çalıştığına dair daha resmi bir iç değerlendirmedir. Çalışmada, beş yıllık plan veya stratejik plan gibi uzun vadeli standartlarla performans karşılaştırması sıklıkla yapılmaktadır.
Bir işletmenin rakiplerine kıyasla ne kadar iyi performans gösterdiğini değerlendirmek için bir stratejik boşluk analizi de yapılabilir. Bu tür bir araştırma, diğer işletmelerin personeli veya kaynakları nasıl daha akıllı ve stratejik yollarla istihdam ettiğini ortaya çıkarabilir. Bu tür bilgilerin elde edilmesi, özellikle ayrılan çalışanların yürürlükte gizlilik anlaşmaları varsa ve işletme halktan süreçle ilgili çok az bilgi saklıyorsa zor olabilir.
#3. Mali/Kâr Boşluğu Analizi
Bir şirket, finansal ölçütlere odaklanarak, rakiplerine kıyasla nerede eksik olabileceğini doğrudan değerlendirmeye karar verebilir. Fiyat karşılaştırmaları, marj yüzdeleri, sadece mevcut çalışanlara yeni yetenekler edinmeleri için ek eğitim sağlamak veya yeni çalışanları işe almak için dışarıdan uzmanlık aramak.
Rakip (veya endüstri lideri) olarak kalmak için belirli becerilere sahip olmaya bağlı olan yenilikçi işletmeler için bu tür bir çalışma özellikle çok önemlidir. Ek olarak, çalışmak için daha küçük bir işgücüne ihtiyaç duyan küçük işletmeler için bir beceri açığı çalışması gereklidir. Bu durumda, insanlar sıklıkla işle ilgili birçok alanda değerli olabilecek çok çeşitli uyarlanabilir becerilere ihtiyaç duyar.
# 5. Uyumluluk Boşluk Analizi
Uyumluluk açığı analizi, bir şirketin performansını, bir şeyin nasıl yapılması gerektiğini belirten bir dizi dış düzenlemeyle karşılaştırır. Bu analizde sıklıkla iç denetim hizmetlerinden yararlanılır. Örneğin, bir işletme, bir dış denetçiden mali tablolarını değerlendirmesini istemeden önce, muhasebe ve raporlama prosedürlerinin dahili bir değerlendirmesini yapabilir.
Boşluk analizinin diğer stratejik biçimleriyle karşılaştırıldığında, uyumluluk analizi daha savunmacı ve önleyicidir. Örneğin uyum boşluğu analizi, pazar payını artırmaya çalışmak için boşlukları analiz etmek yerine sıklıkla kurallara uymayı, cezalardan kaçınmayı, raporlama yükümlülüklerini yerine getirmeyi ve harici son teslim tarihlerinin karşılanabileceğini garanti etmeyi amaçlar.
#6. Ürün Geliştirmede Boşluk Analizi
Bir şirket, hangi özelliklerin tüketici talebini karşılayacağını belirlemek için yeni ürünler geliştirirken boşluk analizleri yapılabilir. Oluşturulması uzun zaman alan yazılım veya öğeler geliştirirken, bu boşluk analizi biçimi sıklıkla kullanılır.
Bir şirket, ürün veya hizmetin hangi öğelerinin etkili bir şekilde uygulandığını, geciktirildiğini veya kasıtlı olarak silindiğini değerlendirebilir. Şirket daha sonra sürekli olarak ürün planının nasıl değiştiğini ve iç boşlukları dolduracak iç kaynaklara sahip olup olmadığını değerlendirebilir. Bu boşluklar, yukarıda belirtilen çeşitli boşluk analizi türlerini birleştirerek ürün geliştirmenin tamamlanması için gereklidir.
#7. İhtiyaç açığı analizi
Beceri boşluğu analizine benzer şekilde, ihtiyaç açığı değerlendirmesi, bir hedefe ulaşmak için yalnızca çalışanların yeteneklerine değil, bir kuruluşun ihtiyaç duyduğu her şeye bakar. Hangi malzemelere ihtiyacınız var? ekipman, bilgi, finans ve düzenlemelere uygunluk
Kural yok; Bir gereksinim değerlendirmesi yürütürken, mevcut durum ile gelecekte arzu edilen durum arasında köprü kurmak için gereken her türlü kaynağı göz önünde bulundurabilirsiniz ve düşünmelisiniz. Yeni bir bölge ofisi gibi önemli bir şey veya fazla mesai için fazladan kahve gibi mütevazı bir şey olabilir.
# 8. Sağlık açığı analizi
Mevcut sağlık sektörü, HMO'lar, sigorta sağlayıcılar, tıbbi tesisler, klinikler, hastaneler ve hastalardan oluşan karmaşık bir ağdır. Üstelik kıyasıya bir rekabet var. Sağlık hizmeti sağlayıcıları, rekabet edebilmek için birinci sınıf hasta bakımı sağlarken HIPAA gibi yasal gereklilikleri karşılamak için çok çaba sarf etmelidir.
Boşluk analizi, çeşitli sağlık kuruluşları tarafından hedeflerine doğru sürekli olarak ilerleme kaydettiklerinden emin olmak için kullanılır. Buna kamu hastaneleri, özel sağlık firmaları ve DSÖ gibi uluslararası sağlık kuruluşları dahildir. Örneğin boşluk analizleri, sağlık kuruluşlarının hangi dış satıcıların hastanın korunan sağlık bilgilerine (PHI) erişimi olduğunu belirlemesine yardımcı olabilir. Sonuç olarak, bir iş ortaklığı sözleşmesi (BAA) imzalayarak HIPAA düzenlemelerine uymalıdır.
Boşluk Analizi Şablonu Neleri İçerir?
Boşluk analizi yaklaşımları hem kavramsal hem de somut olabilse de, boşluk değerlendirme şablonları sıklıkla aşağıdaki temel unsurları içerir:
1 numara. mevcut durum
Boşluk analizi şablonundaki ilk sütunun başlığı "Mevcut Durum" olabilir. Bir şirketin geliştirmek istediği prosedürleri, özellikleri ve özellikleri tanımlamak için olgusal terminoloji kullanır.
Odak alanları, tüm şirketi hedefleyen geniş veya tek bir iş faaliyetine odaklanan küçük olabilir. Karar, organizasyonun ulaşmayı umduğu hedeflere dayanmaktadır.
Bu odak alanlar niceliksel olarak (örneğin, belirli bir süre içinde cevaplanan müşteri aramalarının sayısı sayılarak) veya niteliksel olarak iş yeri çeşitliliğine bakılarak analiz edilebilir.
2 numara. Yaklaşan durum
Ayrıca ihtiyaç analizi raporunda kuruluş için arzu edilen durumu açıklayan “Gelecek Durum” başlıklı bir sütun yer almalıdır.
Bu kısım, “belirli bir zaman diliminde belirli bir oranda ele alınan müşteri aramalarının sayısını artırmaya çalışmak” gibi belirli, ölçülebilir terimlerle de yazılabilir. Alternatif olarak, geniş anlamda "daha kapsayıcı bir ofis kültürü için çalışmak" şeklinde de ifade edilebilir.
#3. Boşluk açıklaması
İlk olarak, bu sütun bir şirketin mevcut durumu ile potansiyeli arasında bir fark olup olmadığını belirlemelidir. Eğer öyleyse, boşluk açıklaması, boşluğun ne olduğunu ve buna yol açan temel sorunları belirtmelidir.
Bu faktörler bu sütunda tarafsız ve anlaşılır bir şekilde sıralanmıştır. Bu öğeler, durum açıklamalarına çok benzer şekilde niceliksel veya niteliksel olabilir. Çeşitlilik programlarının yokluğu veya gerçek ve istenen çağrı sayıları arasındaki tutarsızlık gibi şeylere işaret edebilirler.
#4. Teklifler ve sonraki aşamalar
Bir boşluk analizi raporu, uygulamaya konulabilecek tüm olası düzeltmeleri listeleyen bir son sütun içermelidir. Bu, mevcut durum ile gelecekte arzu edilen durum arasındaki boşluğu doldurmak içindir.
Bu hedefler somut olmalı, özellikle boşluk açıklamasında tanımlanan unsurları ele almalı ve ikna edici, aktif bir dille ifade edilmelidir. Belirli hedefleri ve onlara ulaşmak için bir son tarihi olmalıdır.
Aşağıdaki adımlar, müşteri aramalarını yanıtlamak için belirli sayıda fazladan çalışan çalıştırmayı, arama hacmi raporlamasını uygulamayı veya belirli ofis çeşitlendirme programlarını ve kaynaklarını başlatmayı içerebilir.
Boşluk Analizi Örnekleri
Boşluk analizi, şirketiniz için stratejilerin, teknolojilerin ve prosedürlerin nasıl performans gösterdiğini değerlendirmeniz için size bir referans çerçevesi sunar. Bu, rota boyunca riskleri ve hataları ortadan kaldırırken kuruluşun hedefine doğru ilerlemesine yardımcı olur.
Bazı boşluk analizi örneklerine bakalım:
1 numara. Bireysel değerlendirme
Çalışanlar, performanslarının nerede zayıf olduğunu ve fazladan çaba harcayarak açığı nasıl kapatabileceklerini incelemek için boşluk analizini kullanabilir.
Bu analizde bireyler dikkate alınır. Bir organizasyondaki bir departman istenen sonucu vermede geride kaldığında, o departmandaki ekip üyeleri, çabaların nerede boşa gittiğini belirlemek için performanslarını değerlendirmelidir.
2 numara. Yepyeni bir ürün lansmanı
Bir işletme, yeni bir ürünü piyasaya sürdükten sonra boşluk analizini kullanabilir. Bu, satışların nerede dalgalandığını belirlemeye ve gerekli ayarlamaları yapmaya yardımcı olmak içindir.
Ürün bekleneni vermiyor olabilir, bu da satışların neden beklentilerin altında kaldığını açıklar. Bu durumlarda, üretim ekibi, ürünü daha etkili ve pazarlanabilir hale getirmek için alternatif ürün imalat yöntemlerini denemelidir.
Boşluk analizinin üç temel bileşeni nedir?
Mevcut durum, istenen durum ve boşluk, ihtiyaç analizinin üç temel unsurudur. Şirket uygulamalarının ve süreçlerinin kullanım şekli mevcut durumdur. İşletmenin gelecekte olmayı umduğu yer ideal durumdur. Genellikle, bu aynı zamanda artan etkinlik ve verimlilik anlamına gelir.
Boşluk analizinin diğer adı nedir?
Bir boşluk analizini tanımlamak için bir "ihtiyaç analizi" veya "ihtiyaç değerlendirmesi" de kullanılabilir. Bir kurum olarak “bulunduğumuz yer” (mevcut durum) ile “olmak istediğimiz yer” (hedef durum veya arzu edilen durum) arasındaki boşluk, boşluk değerlendirme sürecinde “boşluk” olarak adlandırılır.
SWOT analizi bir boşluk analizi midir?
Boşluk analizine bir örnek, bir SWOT analizidir. Bir SWOT diyagramı kullanmak, bir şirketin mevcut durumunu, pazardaki yerini, doğru yaptığı şeyleri ve gelişebileceği alanları değerlendirmek için harika bir yaklaşımdır. Bu nedenle, kurumsal veya ticari bir girişimdeki zayıflıkları belirlemeye yönelik araçlardan biri de SWOT analizidir.
Özet
Boşluk analizi, işletmelerin şu anda nerede olduklarını değerlendirmek için kullanabilecekleri bir yöntemdir. Gelecekte nerede olmak istediklerini seçmek ve boşluğu kapatmak için bir strateji geliştirmek için de kullanılabilir. Operasyonel zorluklar yaşayan veya daha stratejik olmak isteyen bir kurum boşluk analizi yapmaya karar verebilir. Her iki senaryoda da, GZFT analizi, PEST(LE) analizi vb. dahil olmak üzere birkaç araç işletmenin uzun vadeli bir plan oluşturmasına ve yürütmesine yardımcı olabilir.
İlgili Makaleler
- GAP SİGORTASI: Anlamı, Nasıl Çalışır ve Bilmeniz Gereken Her Şey
- GAP SAĞLIK SİGORTASI: Kapsam, Planlar ve İhtiyacınız Olanlar!!!
- Boşluk Yılı: Anlam, Program, Fikirler, Artılar ve Eksiler
- GAP LOGOSU: Logonun Arkasındaki Anlam Nedir? Ayrıntılı Kılavuz
- E-ticaret İşi: Fikirler, Modeller ve 2023 Nasıl Başlanır Kılavuzu
Referanslar
