İşten arkadaşlarımız ve ailemizle iletişim kurmaya kadar her gün hepimiz e-posta kullanıyoruz. Ancak etkili ve verimli bir şekilde iletişim kurduğumuzdan emin olmak için hepimiz e-posta görgü kurallarına uyuyor muyuz? E-posta görgü kuralları, sağduyudan daha fazlasıdır. Görgü kurallarını ve bunlara uymanın önemini anlamakla ilgilidir.
Bu makalede, e-posta görgü kurallarının temellerini anlamaktan kurallara uymanın önemini anlamaya kadar çeşitli yönlerini keşfedeceğiz. Ayrıca 10 temel e-posta görgü kurallarını, e-postalarda yapılması ve yapılmaması gerekenleri ve görgü kurallarının beş unsurunu tartışacağız. Başlayalım!
İşletmeler İçin E-posta Görgü Kuralları
E-posta görgü kuralları özellikle iş dünyasında önemlidir. Meslektaşlarınız, müşterileriniz ve müşterilerinizle etkili ve verimli bir şekilde iletişim kurduğunuzdan emin olmak için kurallara uymanın önemini anlamak önemlidir.
Her şeyden önce, tüm e-postalarda profesyonel olmayı unutmamak önemlidir. Bu, uygun dili kullanmak, argodan kaçınmak ve doğru dilbilgisi ve noktalama işaretleri kullanmak anlamına gelir. E-postaları kısa ve öz tutmak da önemlidir. E-postalar ayrıca açık ve anlaşılması kolay olmalıdır.
Meslektaşlar, müşteriler ve müşterilerle iletişim kurarken profesyonel bir e-posta adresi kullanmak önemlidir. Bu, adınızı ve varsa şirketin adını içermelidir. Adınızı, unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi içeren bir imza eklemeniz de önemlidir.
Uygun E-posta Görgü Kuralları
Etkili iletişim için uygun e-posta görgü kuralları çok önemlidir. Tüm e-postalarda saygılı, kibar ve düşünceli olmak önemlidir. Bu, alıcının adını ve unvanını kullanmak, anında yanıt vermek ve alaydan kaçınmak anlamına gelir.
Uygun bir konu satırı kullanmak da önemlidir. Bu açık ve açıklayıcı olmalı ve e-postanın amacını belirtmelidir. Açık ve özlü bir mesaj gövdesi eklemek de önemlidir.
Eklere gelince, bunların uygun şekilde etiketlendiğinden ve virüs içermediğinden emin olmak önemlidir. E-posta gizli bilgiler içeriyorsa, bir sorumluluk reddi beyanı eklemek de önemlidir.
E-posta Görgü Kuralları
E-posta görgü kuralları söz konusu olduğunda uyulması gereken belirli kurallar vardır. Bunlar şunları içerir:
- Profesyonel bir e-posta adresi kullanın.
- Argo, emoji ve aşırı ünlem işareti kullanmaktan kaçının.
- Net ve açıklayıcı bir konu satırı kullanın.
- Adınızı, unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi içeren bir imza ekleyin.
- Kibar, saygılı ve düşünceli olun.
- Alaycılıktan kaçının.
- Derhal yanıt verin.
- E-postaları kısa ve öz tutun.
- Uygun dilbilgisi ve noktalama işaretleri kullanın.
- E-posta gizli bilgiler içeriyorsa bir sorumluluk reddi beyanı ekleyin.
E-posta Görgü Kurallarının Önemi
E-posta görgü kurallarına uymak, profesyonellik oluşturmanıza, işyerinde daha güçlü bağlantılar kurmanıza ve işvereniniz hakkında olumlu bir izlenim bırakmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, iletişimi geliştirecek ve sizi ve şirketi beladan uzak tutacaktır. Profesyonel e-posta görgü kurallarını anlamak, başkalarıyla saygılı bir şekilde iletişim kurmanıza ve kariyerinizde ilerlemenize yardımcı olacaktır. Etkili iletişim için e-posta görgü kuralları önemlidir. Profesyonel ve saygılı bir şekilde iletişim kurduğunuzdan emin olmak için görgü kurallarına uymanız önemlidir.
İyi e-posta görgü kuralları iş için çok önemlidir. Meslektaşlar, müşteriler ve müşterilerle ilişkiler kurmaya yardımcı olur. İş dünyasında iyi bir itibarı korumak için de önemlidir.
E-posta görgü kuralları kişisel iletişim için de önemlidir. Görgü kurallarına uymak, mesajınızın açık, öz ve saygılı olmasını sağlamaya yardımcı olur.
E-posta kullanırken yapılması ve yapılmaması gereken 10 şey nelerdir?
Daha hızlı ve etkili bir şekilde çalışmaya çalışırken, herhangi bir iletişim yöntemiyle birlikte gelen sosyal normları göz ardı etmemeliyiz. İşte yapılması ve yapılmaması gereken 10 e-posta görgü kuralları.
1 numara. Net bir konu satırı kullanın.
Çoğumuz her gün gelen kutularımızı dolduran yüzlerce e-postayla uğraşmak zorunda kaldığımızdan, mesajınızın okunma olasılığı, konu satırınızın netliği ile artar. Açık olmak gerekirse, birine bir teklif gönderiyorsanız, "Fitch Teklifi Ekte" yazın.
2 numara. İmzalamayı unutmayın.
Her e-postanın, göndereni tanımlayan ve iletişim bilgilerini sağlayan bir imzası olmalıdır. Her e-postanın sonunda otomatik olarak görüntülenecek şekilde ayarlayın. Böylece alıcı, tüm iletişim bilgileriniz de dahil olmak üzere adresinizi, e-posta adresinizi veya telefon numaranızı aramak zorunda kalmaz.
#3. Resmi bir şekilde hitap edin.
Bir kişiyi ne kadar iyi tanıyor olursanız olun, "Hey", "Yo" veya "Merhaba" demek profesyonelce değildir. Bunun yerine "Hey" veya "Merhaba" deyin. "Sevgili (isim girin)" ifadesi daha resmidir. Alıcının adını “Merhaba Robert” gibi selamlamada kullanmak oldukça kabul edilebilir, ancak izin almadıkça birinin adını kısaltmamanız gerektiğini unutmayın.
#4. Mizah kullanmayın.
Mizahın e-posta yoluyla iletilmesi zordur. Eşleşen sözel ton ve yüz ifadeleri olmadan, mizahi olduğuna inandığınız şey, diğer kişi tarafından yanlış anlaşılabilir veya alaycılık olarak görülebilir. Şüpheye düştüğünüzde, mesleki tartışmalarda mizah kullanmaktan kaçının.
# 5. Hatalar için mesajınızı düzeltin.
Birisi sizi nasıl e-posta yazdığınıza göre değerlendirirse şaşırmayın. Örneğin, e-postanız yazım hataları ve dilbilgisi hatalarıyla doluysa, insanlar sizin dikkatsiz, özensiz ve hatta okuma yazma bilmediğinizi düşünebilir. "Gönder"i tıklamadan önce yazımınızı, dil bilginizi ve mesajınızı gözden geçirin.
#6. Alıcının ne dediğinizi anladığını varsaymayın.
Mektubunuz bir dizi e-postaya tepki olsa bile, onu bağımsız bir not olarak yazın. O zaman "tek satırlık" yok. Konuyu ve daha önceki e-postalara, çalışmalara veya etkileşimlere yapılan imaları dahil edin. Bağlamı gözden geçirmek için zincire geri bakmak sıkıcı ve zaman alıcı olabilir. Alıcınız her gün yüzlerce e-posta alabilir ve e-postanıza yol açan olayların sırasını hatırlaması pek olası değildir.
#7. Her e-postayı yanıtlayın.
Size gönderilen her gerçek e-postaya derhal ve nazikçe yanıt verin. Hemen bir yanıtınız olmasa bile, gönderenin onu aldığınızı bilmesini sağlamak için bir dakikanızı e-postaya yanıt yazarak geçirin. E-posta yanlış kişiye gönderildiyse, gönderene durumu bildirin.
# 8. Dudaktan ateş etmeyin.
Asla aceleyle yanıt vermeyin veya kızgın bir e-posta yazmayın. Mesajınızı göndermeden önce biraz ciddi düşünün. Daha sonra sakinleştiğinizde ve uygun bir yanıt düşünmek için zamanınız olduğunda değerlendirmek üzere mesajınızı "taslaklar" klasörüne koyun.
# 9. Herhangi bir özel bilgiyi ifşa etmeyin.
Yanlışlıkla e-posta paylaşmak bile çok basit. Şahsen veya telefonla, son derece özel veya gizli bilgileri iletmenin en iyi yolu. Özel bilgileri bir e-postaya veya eke eklemeden önce izin alın.
# 10. Gereksiz yere ünlem işareti kullanmayın.
Profesyonel iletişimlerde, ünlem işaretleri ve ifadeler, LOL gibi kısaltmalar ve tam CAPS gibi diğer sevinç işaretleri etkili bir şekilde aktarılmaz. Kişiyi inanılmaz derecede iyi tanımıyorsanız, onları bırakın. Ayrıca, bir dizi ünlem işareti kullanmak profesyonelce değildir.
E-postalarınızda profesyonelliği ve odaklanmayı sürdürmek biraz zaman alabilir, ancak uzun vadede daha gösterişli ve iyi organize edilmiş biri olarak görüneceksiniz.
Görgü Kurallarının Beş Unsuru Nedir?
Görgü kurallarının beş unsuru saygı, nezaket, düşünce, açıklık ve nezakettir. Saygı, başkalarına saygılı davranmak anlamına gelir ve nezaket, tüm etkileşimlerde kibar olmak anlamına gelir. Dikkate alma, başkalarının duygularını ve ihtiyaçlarını dikkate almak anlamına gelir. Netlik, tüm iletişimde açık ve öz olmak demektir. "Nezaket", nazik olmak ve başkalarını takdir etmek anlamına gelir. Uygulamanız gereken başlıca iş görgü kuralları aşağıdadır:
1 numara. İncelik
Teşekkür ederim, lütfen ve hoş geldiniz akılda tutulması gereken en önemli ifadelerden bazılarıdır. Şirketinize sunabilecekleri herhangi bir fırsat için başkalarına şükranlarınızı sürekli olarak ifade edin. Her iki taraf da size tanıdık geliyorsa, ilk görüşmelerinde onları tanıştırmayı asla ihmal etmeyin. Bir müşteriyle tanıştırırken her ekip üyesinin pozisyonu hakkında kısa bir açıklama yapın. Bir müşteri veya iş tanıdığı ile ilk tanıştığınızda kartvizit ticareti yapma şansınız olur. Kartı cüzdanınıza koymadan önce, okumayı bir noktaya getirin.
2 numara. Nezaket
Minnettarlığınızı göstermek her zaman iyi bir fikirdir, ancak bazı kişilerin pahalı hediyeleri rüşvet olarak görebileceğini unutmayın. Küçük hediyeler veya teşekkür notlarının çok daha uygun olduğu düşünülmektedir. Biriyle yakın bir çalışma planınız olmasa bile, aramalara ve e-postalara her zaman yanıt vermelisiniz. Yanınızda duran kişi için kapıyı açık tutun. Özellikle grubunuzun bir kısmı sigara içmiyorsa, toplum içinde sigara içmekten kaçının.
#3. Töre
Ticari ilişkilerde görgü çok önemli bir mihenk taşıdır. Kahvaltı, öğle yemeği veya akşam yemeği için müşterilerle veya iş arkadaşlarınızla buluşuyorsanız, yemeye başlamadan önce herkesin oturup servis yapmasını bekleyin. Bir büfede tabağınızı ilk seferinde tamamen taşmaktan kaçının. Aynı zamanda, yemeğinizi karıştırmaktan kaçının ve hem yemeğin hem de arkadaşlığın tadını çıkarıyormuş gibi görünmeye çalışın. Herkesi sohbete dahil etmeye çalışın ve diğer kişi başlatmadıkça kişisel herhangi bir şeyi tartışmaktan kaçının. Gençlerinize olduğu kadar restoran sunucularına karşı da nazik olun.
#4. Dakiklik
Bir iş toplantınız olduğunda zamanında varmayı hedefleyin. Diğer kişi sizi beklemiyor olabileceğinden çok erken gelmekten kaçının. Asla geç kalmayın çünkü yanlış bir izlenim verebilir ve sizi verimsiz ve güvenilmez gösterebilir. Ev ödevinizi önceden yaparak ve kendinize güvenerek hareket ederek toplantıya hazır olduğunuzdan emin olun.
#5. Profesyonellik
İş arkadaşlarınız ve müşterilerinizle konuşurken siyaset, din veya diğer hassas konularda tartışmaktan kaçının. Konuşma konusu özellikle ailenizi içermiyorsa, tartışmaktan kaçının. Birini eleştirerek veya dedikodu yayarak asla ona yaklaşmaya çalışmayın.
#6. Pozitif Beden Dili
Otururken veya ayakta dururken duruşunuzu dik tutun. El sıkışmanızın ne çok sert ne de çok hafif olmasına dikkat edin. Bir grup içinde gezinmekten veya çok hızlı yürümekten kaçının. Her zaman kendinizle diğer insanlar arasında makul bir mesafe bırakın. Biriyle konuşurken çok yakınlaşmaktan veya çok uzak durmaktan kaçının. Toplantılar ve akşam yemekleri için uygun iş kıyafetleri giyin. Resmi olmayan toplantılarda gündelik kıyafetler giyin, ancak dikkat çekici veya kaba kıyafetlerden kaçının.
Ayrıca Oku: Hizmet E-postası: Anlamı, Örnekleri ve En İyi Sağlayıcıları
Bir E-posta Görgü Örneği Nedir?
E-posta görgü kurallarına bir örnek, adınızı ve varsa şirketin adını içeren profesyonel bir e-posta adresi kullanmaktır. Adınızı, unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi içeren bir imza eklemeniz de önemlidir. Mesaj gövdesi söz konusu olduğunda, uygun dilbilgisi ve noktalama işaretleri kullanılarak açık ve öz olmalıdır.
Görgü kurallarının Üç İlkesi nedir?
Görgü kurallarının üç ilkesi saygı, düşünce ve dürüstlüktür.
saygı
Saygı, başka bir kişinin değerini kabul etmeyi ve onlara ilginizi göstermek için kasıtlı adımlar atmayı gerektirir.
Aşağıdaki örnekler, bu görgü kuralının nasıl açıklanacağını göstermektedir:
- Birine tüm dikkatinizi vermek
- Konuşurken veya çalışırken birinin sözünü kesmemek
- Herhangi bir duruma uygun giyinme
- Uygun şekilde konuşmak/birini aşağılamamak
- Kaba şakalara veya alaylara katılmamak
- El sıkışmak
düşünce
Dikkate alma, başkalarıyla ilişki kurarken düşünceli davranmayı ve başkaları için empati göstermeyi gerektirir.
Aşağıdaki örnekler, bu görgü kuralının nasıl açıklanacağını göstermektedir:
- Lütfen ve teşekkür ederim diyerek
- Birisi için bir kapıyı açık tutmak
- Ağzınız kapalıyken çiğnemek
- afedersiniz diyerek
- Yapabildiğiniz zaman yardım etmeyi teklif etmek
- hastayken evde kalmak
- Zamanında olmak
Dürüstlük
Doğruyu söylemenin ve küçük beyaz yalanlardan dahi kaçınmanın yanı sıra dürüst olmak, samimi ve ahlaklı davranmak demektir. Nazik dürüstlüğü acımasız dürüstlüğe tercih ettiğimizi de söylemeliyiz. İnceliğin temeli, yapıcı olan gerçeği bulmak ve başka birini üzmeden veya utandırmadan ona göre hareket etmektir. Başkalarına karşı samimi ve gerçek olmak, dürüst olmanın başka bir yönüdür. Kimse sahte veya "sözde hizmet" tavırlarından hoşlanmaz; kabalık kadar saldırgan olabilirler.
Bonus
Nezaket
Güzel ahlak, edepli olma halidir. Nezaketin tanımı, nazik olmak veya belirli bir sosyal ortama uygun bir şekilde hareket etmektir. Nazik olmak, davranışlarınızın başkalarını nasıl etkileyeceğini düşünmeyi ve onlara yardımcı olacak şekilde davranmayı gerektirir. Saygı, düşünce ve nezaket nezaketin tüm yönleridir.
Sonuç
Etkili iletişim için e-posta görgü kuralları çok önemlidir. Profesyonel ve saygılı bir şekilde iletişim kurduğunuzdan emin olmak için kurallara uymanın önemini anlamak önemlidir. E-posta görgü kurallarının 10 temel kuralına uyarak, e-postalarınızın açık, öz ve saygılı olmasını sağlayabilirsiniz.
Meslektaşlar, müşteriler ve müşterilerle ilişkiler kurmaya yardımcı olduğu için e-posta görgü kuralları iş için önemlidir. Mesajınızın açık, öz ve saygılı olmasını sağlamaya yardımcı olduğundan, kişisel iletişim için de önemlidir. Görgü kurallarının beş unsuruna - saygı, nezaket, düşünce, açıklık ve nezaket - her zaman uyulmalıdır.
Etkili iletişim için e-posta görgü kurallarına uymak çok önemlidir. Tüm e-postalarda profesyonel ve saygılı olmayı unutmamak önemlidir. Bu kurallara uyarak e-postalarınızın açık, öz ve etkili olmasını sağlayabilirsiniz.
- LİDERLİK DEĞERLERİ: Liderlikte Değerlerin Önemi
- 2 HAFTALIK BİLDİRİM MEKTUBU: İstifa Mektubu Nasıl Yazılır (+Ücretsiz Örnekler)
- İŞ YERİNDE SAYGI: Bunu Göstermenin En İyi Yolları ve Önemi
- TELEFON ETİĞİ: İzlenecek En İyi İpuçları ve Standart
- LİDERLİK ÖZELLİKLERİ: İyi Bir Lider Yapan En Önemli Güçlü Nitelikler
Referanslar
