İŞ SÜRECİ HARİTALAMA: Kesin Bir Kılavuz

Bu kadar farklı kişilikleri ve bakış açıları varken ekibinizdeki herkesi bir şeyi aynı şekilde algılamaya nasıl ikna edebilirsiniz? Ek olarak, tüm personelinizin bir görevi veya süreci aynı şekilde tutarlı bir şekilde yürütmesini nasıl sağlarsınız? İş süreci haritaları, tam da bunu başarmak için tasarlanmış bir çerçevedir: bir süreci herkesin anlayabileceği ve aynı şekilde takip edebileceği şekilde grafiksel olarak düzenleyin. Bu eğitimde yazılım, tarih, sertifikasyon, metodoloji, örnekler ve avantajlar dahil olmak üzere hem temel hem de gelişmiş iş süreci haritalama konularını ele alıyoruz.

İş Süreci Haritalama Nedir?

İş süreçlerinin görsel bir temsili, iş süreci haritalaması olarak adlandırılır. Akış şemaları veya İş Süreci Modelleme ve Notasyonu (BPMN) sembolleri ile temsil edilebilen süreç haritaları, bir ürün veya hizmeti tamamlamak için gereken aşamalar arasındaki ilişkileri gösterir.

İş süreci haritaları, iş operasyonları, amaç, başarı standartları, roller ve görevler ve farklı süreçlerin ne zaman ve nerede gerçekleşeceği ile ilgilidir. Bunlar, iş süreci yönetiminin (BPM) bir bileşenidir. İş süreci haritalama, tüm paydaşlar için, özellikle uyumlulukla ilgilenenler ve kuruluş içinde çalışanlar için şeffaflığı teşvik eder.

İş süreci modellemesi ve iş süreci haritalaması sıklıkla karıştırılır. Uzmanlar iş süreçlerini modellerken daha çok prosedürlerin nasıl yürütüldüğü ve kimin (veya hangi departman) yürüttüğü ile ilgilenirler.

İş Süreci Haritalamanın Tarihçesi

Amerikan Makine Mühendisleri Derneği (ASME), 1921'de iş süreci haritalamanın öncülüğünü yaptı. İş süreci haritaları daha sonra mühendisler ve üretim tesisleri tarafından benimsendi ve bugün kullandığımız yazılım programlarına dönüştüler.

 Çalışmanın En İyi Yolunu Bulmada İlk Adımlar,” Frank ve Lillian Gilbreth “1921'de Süreç Çizelgeleri” başlıklı bir sunumda akış süreç şemasını tanıttılar. Daha fazlasını öğrenmek istiyorsanız, Purdue Üniversitesi'nde bu materyallerin bir arşivi var. Bu tür bir çizelgede tutarlılığı sağlamak için ASME 1947'de bir sembol sistemi oluşturdu.

İş Süreçleri Haritalamasına Neden İhtiyaç Duyarsınız?

Başarılı bir şirketi yönetmenin çok önemli bir bileşeni, iş süreci haritalamasıdır. Çalışanlar, orada öngörülebilir süreçlerin nasıl işlediğine dair görsel bir temsil olmadan kuruluşunuzdaki en iyi uygulamalar hakkında spekülasyon yapmaya ve hata yapmaya bırakılır. Bir iş süreci haritalama yoluyla tam olarak tanımlanmamışsa, her departman ve kişi kendi sırasını ve atamasını geliştirmek zorunda kalır. İşin sahipleri belirlenmediğinde bu durum kafa karışıklığına, kargaşaya ve suçlamaya neden olur.

İş Süreci Haritalama Yazılımı

Biliyorsunuz, işler değiştikçe süreç haritaları oluşturma ihtiyacı da değişti. Süreci önemli ölçüde basitleştirecek uygulamalar ve yazılımlar mevcuttur. Aşağıdaki birkaç satırda mevcut araçlara ve yazılımlara bakacağız.

İş süreci haritalama yazılımı adı verilen bulut tabanlı veya çevrimiçi bir uygulama, kullanıcıların çizelgeler ve grafikler aracılığıyla belirli bir iş sürecini yürütmek için gereken adımları grafiksel olarak temsil etmelerini sağlar. Standart çalışma prosedürlerinin, görev açıklamalarının ve girdi/çıktı gibi süreçle ilgili tüm faaliyetlerin akış şeması haritada görüntülenir.

Bir İş Süreci Haritalama Yazılımı Neden Bu Kadar Önemlidir?

Herhangi bir iş süreci haritalama yazılımının temel amacı, bireyleri, kuruluşları veya işletmeleri günlük işlerini nasıl yaptıkları konusunda daha etkili hale getirmektir. Bu olağanüstü teknolojiler, yönetimin tüm organizasyonu ve çeşitli operasyonlarını kapsamlı bir şekilde anlamak için iş akışlarını etkin bir şekilde izlemesini mümkün kılar.

Süreç haritalama araçları ayrıca iş süreçlerinin karmaşıklığını veya karmaşıklığını ayrıştırmaya ve süreç akışlarının anlaşılmasını geliştirmeye yardımcı olur. Kullanıcılar bu sayede süreç iyileştirme aşamalarını belirleyebilirler.

Süreçleri iyileştirmek için herhangi bir eylemde bulunmadan önce anlamanız gerektiğinden, iş süreci haritalama yazılımı bu nedenle şirketiniz için oldukça yararlı bir araç olabilir. Bu süreç haritalama araçları, herhangi bir sürecin özünü anlamanıza yardımcı olmak için yapılmıştır, ki onların amacı da budur.

Muazzam miktarda olumlu incelemeleri ve yüksek düzeyde müşteri memnuniyeti nedeniyle seçilen en iyi iş süreci haritalama yazılımlarından bazılarının listesi burada.

En İyi İş Süreci Haritalama Yazılım Programları:

1 numara. Promapp

Promapp, süreç haritalama sürecini büyük ölçüde basitleştirerek süreç iyileştirmeyi destekleyen, kullanımı kolay bir süreç haritalama uygulamasıdır. Bu harika çevrimiçi platform, kullanıcıların İK süreçlerini geliştirmesini, değiştirmesini ve paylaşmasını kolaylaştırır. Risk yönetimi, kalite kontrol ve iş sürekliliğini mümkün kılar.

2 numara. Draw.io

Süreç akış şemaları ve diğer diyagram türleri, basit süreç haritalama uygulaması Draw.io kullanılarak yapılabilir. Ayrıca SIPOC diyagramı gibi ayrıntılı görselleştirmeler üretebilir.

# 3. akıllı çizim

SmartDraw kullanıcıları, profesyonel bir görünüme sahip diyagramları ve çizelgeleri kolayca üretebilir. İnanılmaz derecede sezgisel tasarımı sayesinde kullanıcı dostudur ve çok çeşitli işlevler ve işlevler sunar.

# 4. Microsoft Excel

Microsoft Excel, hemen hemen herkes için tanıdık bir addır. Günümüzde kullanılan tartışmasız en yaygın kullanılan ve en sevilen elektronik tablolardan biridir. Bununla birlikte, pek çok kişi, Microsoft Office paketine dahil olan program olan Excel'in süreç haritaları oluşturmak için kullanabileceğiniz bir dizi özellik içerdiğinin farkında değildir.

# 5. CWA Süreci ve QM Paketi

Bu süreç haritalama yazılımı, iş akışı yönetimi, kalite yönetimi ve iş süreci yönetimi için kullanılabilir. Bu çığır açan teknoloji, belgelerin ve süreçlerin doğrudan modellenmesi, optimizasyonu ve dağıtımı için kullanılabilir.

# 6. LucidChart

Bu araç, iş süreci haritalarının oluşturulmasına yardımcı olmak için özel olarak geliştirilmiştir. Bu nedenle, süreç eşlemeyi kolaylaştıran tonlarca araç ve işleve sahiptir. Örnek olarak LucidChart, SIPOC, BPMN2, değer akışı ve diğerleri dahil olmak üzere herkesin herhangi bir türde süreç haritası oluşturmak için kullanabileceği tonlarca şablon içerir.

#7. Microsoft Visio'su

Microsoft, iş süreci haritaları oluşturmak için kullanılan Visio adlı özel bir programa sahiptir. Ancak kullanıcılar, bu kullanışlı uygulamayla birlikte gelen çok sayıda ek özelliği ve işlevi de beğeneceklerdir. Bugün mevcut olan en iyi iş süreci haritalama yazılımı olan Microsoft Visio, aynı zamanda bu listedeki en pahalı araçlardan biridir.

İş Süreci Haritalama Örnekleri

Süreç haritalarının temel amacı, bir sürecin nasıl çalıştığını açıklamaktır. Uygun süreç haritasını seçip uygulayarak çalışanlarınızın belirli iş fonksiyonlarını anlamalarını geliştirebilirsiniz. Örneklerimize geçmeden önce iş süreci haritalamada kullanılan bazı popüler sembollere bakalım.

1 numara. Faaliyet/Süreç:

Bir süreç içindeki bir adım ya da eylem, bir etkinlik ya da süreç tarafından temsil edilir. Genellikle bir dikdörtgenle temsil edilir.

#2. Akış

Genellikle akış şekli, bir ucunda ok bulunan bir çizgidir. Bir akış, izleyiciye bir sürecin adımlarının gerçekleştirilme sırasını gösterir.

# 3. Etkinlik

Bir olay nedeniyle bir süreç başlar, değişir veya sona erer. Hatalar, mesajlar, iptaller ve bağlantılar, görünür hale getirmek isteyeceğiniz birkaç olay örneğidir. Olayın türüne bağlı olarak olaylar, ek semboller içeren bir daire ile sembolize edilir.

#4. Karar

Elmas şeklindeki karar şekli, sürecin ilerlemesi için bir kararın gerekli olduğunu belirtir. Basit bir evet-hayır seçimi olabilir veya bir bilgisayar programındaki vaka bildirimi gibi bir dizi seçenek içeren daha karmaşık bir karar olabilir.

İş süreci eşleme örnekleri sıklıkla yukarıdaki şekilleri içerir.

Süreç Eşleme Örnekleri

# 1. Servis masası

Maliyetleri azaltmak ve etkili hizmet sunmak için, birkaç firma hizmet masası prosedürlerinin bir bölümünü otomatikleştirmiştir. Talepler önceliklendirilmeli ve iş akışlarına göre doğru kişilere yönlendirilmelidir.

#2. İşe alma

Geleneksel olarak işe alım, zaman alıcı ve zahmetli bir İK çabası olmuştur. İşe alım uzmanları, başvuru başvurularını gözden geçirmek ve bunları kimlik bilgilerine göre kategorize etmek için robotik süreç otomasyonu (RPA) ve diğer otomasyon araçlarını giderek daha fazla kullanıyor.

#3. Tedarik

Tedarik süreci iş akışları karmaşık olabilir. Manuel talepler ve onaylar, uzun gecikmelere ve şeffaflık eksikliğine neden olabilir. Satın alma departmanına gönderilen bir talep, bir tedarik iş akışını başlatır. Tedarik personeli daha sonra potansiyel tedarikçileri araştıracak, teklif alacak ve birini seçecektir.

#4. Müşteri Katılımı

Müşterileri elde tutmak için olumlu bir ilk katılım deneyimi çok önemlidir. Müşteri temas noktalarındaki artış nedeniyle, katılım süreçleri daha karmaşık hale geldi. Bu, özellikle bankacılık gibi sıkı bir şekilde regüle edilen sektörlerde geçerlidir.

İş Süreci Haritalama Sertifikasyonu

Yeni beceriler öğrenmek, bir iş süreci haritalama sertifikası alarak kolaylaştırılabilir. Bu yetenekler, özgeçmişinizi güçlendirmenize ve daha üst düzey istihdam sağlamanıza yardımcı olabilir. Proje yöneticileri, iş uygulamalarını geliştirmenin yollarını öğrenirken uzmanlıklarını ve üretkenliklerini genişletebilirler.
İş süreci eşleme ilginizi çeken bir şeyse alabileceğiniz birkaç sertifikanın listesi aşağıdadır:

1 numara. ITIL sertifikası

Bilgi Kitaplığı Temelleri Sertifikasyonu (ITIL) için herhangi bir ön koşul yoktur, yalnızca geçme sınavı puanı vardır. Ayrıca uygulama sınavları içerir ve son kullanma tarihi yoktur. Ayrıca, bu sertifikanın öğrettiği becerilerin işyerinde nasıl kullanılabileceğini anlamanıza yardımcı olmak için gerçek durumlardan örnekler sunar.

2 numara. CMA

Yeminli Yönetim Muhasebecisi Sertifikasyonu, İşletme Muhasebecileri ve Mali Profesyoneller Derneği tarafından sağlanmaktadır. Liseden sonra, iki yıldan fazla çalışma veya eğitim, iki yıldan fazla iş deneyimi ve sözlü veya yazılı bir sınavı geçmeyi gerektirir. Bir yıl sonra bu sertifika geçersiz hale gelir.

#3. Organizasyonel değişim yönetimi: APMG CM pratisyen sertifikası

Organizasyonel değişiklik yönetimi: APMG CM pratisyen sertifikası, Learning Tree aracılığıyla edinilebilir. Ömür boyu geçerli olan bu sertifikayı almak için sadece sözlü veya yazılı sınavı geçmek yeterlidir. Değişim yönetimini uygulayarak iş operasyonlarını organize etmede kullanabileceğiniz kursta faydalı bilgiler edinebilirsiniz.

#4. Küresel İşletme Hizmetleri Sertifikası (CertGBS)

Global Business Services Sertifikası, ACCA tarafından sunulan bir sertifikadır. Bu sertifika sadece kursları bitirmenizi gerektirir. Ayrıca, bu sertifika kalıcıdır.

# 5. CITP

Bir bilgi teknolojisi uzmanı, Amerikan CPA Enstitüsü'nden (AIPA) bir sertifika alabilir. Liseden sonra, iki yıldan fazla çalışma veya eğitim, iki yıldan fazla iş deneyimi ve sözlü veya yazılı bir sınavı geçmeyi gerektirir. Üç yıllık sertifikasyon süresi geçti.

İş Süreci Haritalama Metodolojisi

İş süreci haritalama metodolojisi çeşitli biçimlerde gelir. Uzun bir liste, her biri kendi özel gücüne sahip olabilir: Gantt şemaları, UML şemaları, iş süreci modelleme gösterimi, akış şemaları, veri akış şemaları, rol aktivite şemaları, fonksiyon modelleme için entegre tanım, Petri ağları, nesne yönelimli yöntemler, iş akışı tekniği ve simülasyon modelleri.

İş süreci haritalama metodolojisi aşağıdakileri içerir:

1 numara. İş Akışı Yöntemleri

İş akışları, bir kuruluş içindeki kişiler tarafından veya yazılım programları tarafından gerçekleştirilen görev koleksiyonlarıdır. Bu prosedürler basit modellemenin ötesine geçer. Ayrıca süreç analizini ve iyileştirmeyi desteklerler. Bilgi toplama, iş süreci modelleme, iş akışı modelleme, uygulama, doğrulama ve yürütme bir iş akışındaki aşamalardan bazılarıdır.

#2. İş Süreci Modelleme Gösterimi (BPMN)

Süreç profesyonellerinin tercih ettiği yöntem BPMN'dir. Hataları ve istisnaları ele almak için süreçleri derinlemesine incelemeniz gereken durumlar için mükemmel olan standartlaştırılmış bir dildir. Oldukça yaygın olmasına rağmen, bir iş analisti değilseniz bu stratejiyi kullanmak geri tepebilir.

#3. Veri Akış Şemaları

Yourdon'un yaklaşımı olarak da anılan veri akış şemaları, size bilginin bir konumdan diğerine nasıl hareket ettiğini gösterir. Sürecin dış dünya ile nasıl etkileşime girdiğini ve çeşitli veri depolama bağlantılarını gösterirler.

#4. Birleşik Model Dili (UML) Diyagramları

 UML diyagramları, yazılım geliştirmenin haritasını çıkarmak için idealdir. UML diyagramları iki kategoriye ayırır: davranış diyagramları ve yapısal diyagramlar. UML, belirli endüstriler için uzman bir haritalama aracı olarak düşünüldüğünden, süreç iş akışlarını tasarlamak için uygun değildir.

5 numara. SIPOC Diyagramları

Üst düzey süreç haritaları, SIPOC diyagramlarının başka bir adıdır. Çok derinlere inmeden görsel olarak bir süreci aktarıyorlar. Süreç, bir SIPOC diyagramında aşağıdaki bölümlere ayrılmıştır: tedarikçiler, girdi, süreç, çıktı ve müşteriler.

İş Süreci Haritalamadaki Adımlar

İş sürecinizi haritalamaya başlamak için hangi sürecin haritalanması gerektiğine karar verin. Mevcut prosedür hakkında veri toplayarak ve analiz ederek süreci gerektiği gibi değiştirin. Süreci daha iyi hale getirmenin yollarını arayın.

İş Süreci Eşlemesini Gerçekleştirme

İş süreci haritalamada haritalamaya karar verdiğiniz süreçler, haritalarınızın ne kadar kullanışlı olduğunu etkileyecektir. Müşterilerinizi ve tüm iş stratejinizi nasıl etkileyeceğini hesaba katarak, iş süreci haritalarınızın en olası etkiye sahip olduğundan emin olabilirsiniz.

Aşağıda, eşlenecek en iyi süreçleri seçmek için üç teknik sağladık:

1 numara. Operasyonlarınızı müşterilerinizi nasıl etkilediklerine göre düzenleyin:

Bunlar temel, yardımcı ve yönlendirici süreçlerdir. Müşterileriniz, işin amacını yansıtan temel prosedürlerden doğrudan etkilenir. İş yönetiminde kullanılan süreçlere etkinleştirme süreçleri denir. İşletmenin planlanmasında ve yönetilmesinde kullanılan süreçlere yol gösterici süreçler denir.

2 numara. Sürecinizi ve görevlerinizi genel stratejinize bağlayın:

Kuruluşunuzun stratejik hedeflerini bulmak, bunu yapmanın ilk adımıdır. Bittiğinde, onu mevcut süreçleriniz için bir süreç mimarisi oluşturmak için temel olarak kullanabilirsiniz. Bunu yaparken, işletmenizin stratejisine ulaşmak için hangi süreçlerin en önemli olduğuna, bunları en uygun şekilde nasıl geliştireceğinize ve gelecek için nasıl bir iyileştirme programı belirleyeceğinize karar veriyorsunuz.

#3. Zorunlu iyileştirme:

Bu, önceden tasarlanmış bir stratejiden çok zorunluluktan tepki vermekle ilgilidir. Bir süreç iyileştirme çabası, örneğin başarısız bir denetim veya bir yönetim direktifi nedeniyle zorlanabilir. Bu durumda gerekli süreçler belirlenir ve haritalandırılır.

İş Süreci Haritaları Oluşturmanın Altı Ana Yöntemi Nelerdir?

Süreç haritaları oluşturmanın altı ana yolu vardır:

• Bire bir veya küçük grup çalışan görüşmeleri yoluyla.
• Rehberli keşif atölyeleri kullanılarak.
• Mevcut belgeleri inceleyerek.
• İş analizi ve tasarımı.
• İşi doğrudan gözlemleyerek.
• Halihazırda var olan süreç haritalarını içe aktararak.

Süreç Haritası Oluşturmanın Beş Temel Adımı Nedir?

Bir süreç haritası oluşturma:

• Eşlemek için bir süreç veya problem seçin.
• Gerçekleştirilen etkinlikleri listeleyin.
• Adımlar yazılı olarak listelenmelidir.
• Süreç eşlemesindeki sembolleri kullanarak bir akış şeması oluşturun.
• Süreç haritasını tamamlayın ve dağıtın.
• Potansiyel iyileştirme alanlarını belirlemek için haritayı inceleyin.

İş Akışı ile Süreç Haritası Arasındaki Fark Nedir?

Bir iş akışı, bir görevi tamamlamak için gereken yinelenen adımlardan oluşur. Daha önemli bir organizasyonel hedefi tamamlamak için gereken tüm bileşenlere süreç denir. Yaygın görüş, süreçlerin daha kapsamlı sonuçlara işaret ettiği, oysa iş akışlarının küçük ayrıntılardan küçük ölçekli hedeflere kadar açıkladığı yönündedir.

Farklı Süreç Haritası Türleri Nelerdir?

Altı farklı süreç haritası türü vardır:

• Temel akış şeması. 
• Değer akış haritası.
• Değer zinciri haritası.
• Fonksiyonlar arası harita.
• Ayrıntılı süreç haritası.
• SIPOC.

Süreç Haritası Oluşturmanın Üç Faydası Nedir?

Süreç haritalamanın avantajları:

• Bir süreci daha iyi anlamak için.
• Bir sürecin nasıl daha iyi hale getirilebileceğini düşünün.
• Başkalarına bir süreçteki adımları gösterin.
• Aynı süreçteki katılımcılar arasındaki iletişimi artırın.

Sonuç

İş süreci haritalama, çekici grafiklerle basit bir süreçten daha fazlası haline geldi. Ancak düzgün veya ciddi bir şekilde yapılmazsa, sahip olmayı tercih etmeyeceğiniz sorunlara ve sorunlara yol açabilir.
Süreç haritalama önemlidir, çünkü yalnızca tanımlamanıza değil, aynı zamanda bozulan şeyleri onarmanıza ve kritik boşlukları doldurmanıza da olanak tanır. Uygun ekipman ve yazılımı kullanmak, bunu başarmanın en iyi ve en basit yöntemidir.

İlgili Makaleler

• İŞ SÜRECİ HARİTALAMA ARAÇLARI: Kullanımlar, Ücretsiz Araçlar ve Kılavuz
• İŞ SÜRECİ MODELLEME: Tanım, En İyi Yazılım, Kurs ve Sertifikasyon
• Paydaş Haritalama: Etkili Paydaş Yönetimi için Haritalama Aracı Kılavuzu
• MÜŞTERİ YOLCULUĞU: Eşsiz Bir Müşteri Deneyimi Yaratmak İçin Haritaların Anlamı ve Nasıl Kullanılacağı
• MÜŞTERİ YOLCULUĞU HARİTASI: Anlamı, Nasıl Oluşturulur, Huni ve Plan

Referanslar

• tatlı süreç
• Aslında
• İşlemci