Bir şirket, hızlı bir şekilde geri ödenmesi gereken bir tedarikçiden veya alacaklıdan krediyle ürün ve hizmet satın aldığında, muhasebe kalemi Borç Hesapları (AP) olarak bilinir. Bilançoda kısa vadeli yükümlülükler olarak listelenir. Bir firmadaki AP departmanı, şirketin tedarikçilere ve diğer alacaklılara borçlu olduğu ödemeleri yapmaktan sorumludur. Bu makalede, örnekleri, süreçleri, bilançoda ne oldukları ve AP ile alacakların iyi bir karşılaştırması dahil olmak üzere ödenecek hesaplar hakkında her şeyi öğreneceksiniz. Başlayalım.
Borç Hesapları (AP) Nedir?
Ödenecek hesaplar (AP), bir şirketin şirkete krediyle mal veya hizmet vermiş olan satıcılarına/tedarikçilerine borçlu olduğu kısa vadeli bir borç ve bilanço yükümlülüğüdür. AP, satıcı faturalarını veya faturalarını işlemekten ve kısa vadeli borçları defteri kebire (GL) kaydetmekten sorumlu departman olarak da bilinir. AP departmanı, satıcılarına ödeme yapmadan önce faturaları (satın alma) siparişlerine göre doğrular ve ürün veya hizmetlerin alındığından emin olur.
Borç Hesapları ne işe yarar?
AP departmanının rolü, bir kuruluşa mali, idari ve büro desteği sunmaktır: Bu ekip, tüm borç hesapları sürecini denetlemekle görevlidir. Bu, şirketin muhasebe departmanında hayati bir işlevdir ve satıcı faturalarının kodlanmasını, onaylanmasını, ödenmesini ve mutabakatını gerektirir.
Borç hesabı ekip üyelerinin her birinin sorumluluğu, ödeme sürecinin iyileştirilmesine katkıda bulunur ve ödemelerin yalnızca yasal ve doğru faturalar üzerinden yapılmasını sağlar. Yetenekli ve iyi yönetilen bir alacak hesabı personeli, AP sürecinde şirketinize önemli miktarda zaman ve para kazandırabilir.
Otomasyon yetenekleri sayesinde, AP ekipleri faturaların ne zaman ödeneceğini (gecikme ücretlerini önlemek veya erken ödeme tasarruflarından yararlanmak için) ve nasıl ödeneceğini (kağıt çek, ACH veya nakit geri ödemeleri kazandığınız sanal kartlar aracılığıyla) hızlı bir şekilde seçebilir. . Sonuç olarak, kuruluşlar giden nakitleri üzerinde daha fazla kontrol sahibi olur ve hatta AP'yi bir maliyet merkezinden bir kâr merkezine çevirebilir.
Borç Hesapları Süreci Nedir?
Satıcıya ödeme yapmadan önce AP departmanı bir dizi prosedürü tamamlayacaktır. Herhangi bir zamanda işlemlerin büyüklüğü ve hacmi nedeniyle, yönergeler oluşturulmalıdır.
Prosedür aşağıdaki adımları içerir:
#1. faturanın alınması
Ürünler satın alındıysa fatura, alınan miktarın belirlenmesine yardımcı olur. Bu süre zarfında, faturanın orijinalliği de belirlenebilir.
2 numara. Fatura ayrıntılarını inceleyin
Faturanın satıcının adını, yetkilendirmesini, tarihini ve kontrol edilen ve satın alma siparişiyle eşleşen özellikleri içerdiğini doğrulayın.
#3. Fatura alındıktan sonra kayıtları güncelleme
Gelen faturalara göre defterdeki hesapların güncellenmesi gerekir ve sıklıkla gider girişi yapılması gerekir. Fatura değerine bağlı onay hiyerarşisi ile bu adımda yönetim onayı gerekebilir.
#4. Zamanında ödeme yapmak
Faturalardaki tüm ödemeler, bir satıcı ile bir satın alma işletmesi arasında kararlaştırılan vade tarihinden önce veya bu tarihte yapılmalıdır. Gerekli evraklar hazırlanmalı ve kontrol edilmelidir. Çekte kayıtlı bilgiler, satıcının banka hesap bilgileri, ödeme makbuzları, orijinal fatura ve satın alma siparişinin tümü incelenmelidir. Bu aşamada bir yönetici onayı da gerekli olabilir.
Bir şirketin nakit ve varlıklarının güvenliğini sağlamak için borç hesapları sürecine iç kontroller dahil edilmelidir.
- Hileli fatura ödemeyi önleyin
- Hatalı fatura ödemeyi önleyin
- Bir satıcı faturasının iki kez ödenmesini önleyin
- Tüm satıcı faturalarının muhasebeleştirildiğinden emin olun
Borç Hesapları Örnekleri
AP, işletmeler arası faturalandırmayı içerir. İşletmeniz, sunduğu ürünler veya hizmetler için başka bir işletmeye ödeme yapmalıdır. Bunlar, ödenecek hesapları içeren birkaç örnektir ve şunları içerir:
# 1. Temizlik hizmetleri
Ödenecek hesaplara örnek olarak temizlik hizmetleri verilebilir. AP, A Şirketi temizlik ihtiyaçlarını karşılamak için B Şirketini kullandığında görülebilir. Bu durumda A İşletmesi, zamanında ve güvenilir temizlik hizmetleri karşılığında B Şirketine düzenli olarak ödeme yapmalıdır.
2 numara. Personel üniformaları
Bu, ödenecek hesapların örneklerinden biri, bir şirketin çalışanlarının üniformalarını yapmak için başka bir şirketle sözleşme yapmasıdır. Bu, yinelenen veya devam eden bir şirket giderine bir örnektir. Personel sirkülasyonu ve kaybolan veya hasar gören üniformalar nedeniyle başka siparişler gerekecektir. B İşletmesi yeni bir sipariş aldığında, İşletme A'yı faturalandırır ve ödemeyi A Şirketinin alacaklar departmanı yürütür.
#3. Ofis malzemeleri
Birçok işletme, önemli sarf malzemelerinin hiçbir zaman bitmemesini garanti etmek için toplu olarak satın alır ve kullanım sıklığına göre yinelenen satın alımlar ayarlar. Etkili üretkenliği sağlamak için, bu işletme sahiplerinin çoğu zaman ofis malzemeleri tedarikçilerine bekleyen ödemeleri vardır.
#4. Sanitasyon
Birçok işletme, çöplerini ve geri dönüştürülebilir maddelerini taşımak için başka işletmeleri tutar. Bu hizmetler genellikle haftalık olarak verilmektedir. Bu aynı zamanda ödenecek hesapların iyi örneklerinden biridir.
Borç ve Alacak Hesapları Nelerdir?
Alacak hesapları (AR) ve borç hesapları (AP) temelde taban tabana zıttır. Ödenecek hesaplar, satıcılara borçlu olunan fonlardır, alacak hesapları ise genellikle tüketiciler tarafından şirkete borçlu olunan fonlardır. Bir şirket başka bir şirketle kredi işlemi yaptığında, biri defterlerine AP'ye bir giriş kaydederken, diğeri alacak hesaplarına bir giriş kaydedecektir.
Alacak hesapları ve borç hesapları: Fark nedir?
- Sınıflandırma
- Ofset ödenekleri
- Denetimleri
Alacak hesapları ve borç hesapları için muhasebe yöntemleri çok benzerdir. Temel zıtlık, alacak hesaplarının kuruluşa girmesi beklenen parayı ifade ederken, borç hesaplarının kısa süre içinde şirketten ayrılacak parayı ifade etmesidir. Alacak hesapları ile borç hesapları arasındaki ek ayrımlar aşağıdaki gibidir:
#1. sınıflandırma
AP, yakında kuruluşa girmesi beklenen parayı bildiren bir cari varlık hesabıdır. Alacak hesapları, şirketten ayrılmak üzere olan parayı tanımlayan bir tür cari borç hesabıdır.
2 numara. Ofset ödenekleri
Alacak hesapları, ancak AP değil, mahsup ödeneği olarak bilinen çalışan bir tutara sahip olabilir. Mahsup ödenekleri, bazı alacak hesaplarının hiçbir zaman ödenmeme olasılığını hesaba katmak için tasarlanmıştır. Muhasebeciler bunlara "şüpheli hesaplar" diyor. Dengeleme ödeneği, şüpheli hesapların faturalarını ödememesi durumunda şirketin kaybedeceği para miktarıdır. Şirket, toplam kar hanesi üzerinde etkisi olacak bir zarara uğrayacaktır.
Muhasebeciler ve muhasebeciler AP için mahsup ödenekleri oluşturamazlar. Şirketin (şirketin) borçlu olduğu borçlar için mahsup ödeneği oluşturuyorsa, şirketin faturalarını ödeme niyetinde olmadığı anlamına gelir. Bu davranış, işletme finansmanını yöneten, yaygın olarak kabul edilen birkaç muhasebe ilkesini (GAAP) ihlal etmektedir.
#3. denetimler
Denetçiler, şeffaflık ve dürüstlüğü sağlamak için hem borç hem de alacak hesaplarını inceler, ancak her defterde farklı şeyler ararlar.
- Alacak hesaplarını denetlerken, her bir defter kaleminin gerçek dünyadaki faturalara karşılık geldiğinden emin olurlar. Ayrıca ödenmesi muhtemel olmayan şüpheli hesaplar ve faturalar da ararlar. Bir şirketin muhasebecilerinin, asla gerçekleşmeyecek olan gelecekteki gelirleri bildirerek şirketin net değerini şişirip şişirmediğini kontrol ederler. Bir şirketin müşterileri faturalarını ödemeye isteksiz görünüyorsa, bunların tutarı alacak hesaplarından cari giderlere aktarılmalıdır. Denetçiler ayrıca tüm AP'lerin şirket tarafından doğru bir şekilde listelendiğini onaylar.
- Denetçiler AP'yi denetlerken bunun tersini ararlar—şirketler AP'den faturaları silerek net değerlerini abartabilirler. Bu, şirketin hissedarlarından, alacaklılarından ve potansiyel yatırımcılarından bilinen yükümlülükleri etkili bir şekilde gizler.
Neden Borç Hesaplarını Otomatikleştirin?
Her işletme fatura alır ve satıcılara ödeme yapar. Ancak bu faturaların manuel olarak işlenmesi ve ödemelerin yapılması uzun zaman almakta ve oldukça maliyetli olmaktadır. Bir faturayı manuel olarak işlemenin tipik maliyeti 12-15 ABD dolarıdır ve kağıt çekle ödeme için ek 5 ABD doları tutarındadır. Manuel AP, muhasebe ekibini strese sokmanın yanı sıra görünürlüğü ve operasyonel kaynakları da zorlayabilir.
Kuruluşlar, manuel prosedürlerle ilişkili verimsizlikleri azaltmak ve sabit ve yumuşak maliyetleri %80'e kadar azaltmak için AP otomasyonunu kullanarak AP departmanlarını yeniden yapılandırabilir. AP otomasyonu, fatura tahsilatından ödeme gerçekleştirmeye kadar borç hesapları sürecinizi otomatikleştirir ve verilerinizi güncel ve kullanıma hazır tutar.
AP otomasyonu, fatura tahsilatından ödeme gerçekleştirmeye kadar borç hesapları sürecinizi otomatikleştirir ve verilerinizi güncel ve kullanıma hazır tutar. MineralTree gibi AP otomasyon çözümleri ile borç hesapları süreciniz daha hızlı, daha kolay ve daha güvenli hale gelir ve firmanızın iki kritik kaynağından tasarruf eder: para ve zaman.
AP ile Görüşme Yaparken Taramanız Gereken Beceri
AP çoğunlukla sayısal bir iş olsa da güçlü iletişim becerileri de gerektirmektedir. En iyi AP çalışanları, hem firmanızın içinde hem de dışında hem verileri hem de çeşitli insan etkileşimlerini ele alma konusunda ustadır. Sadece çeşitli departmanlardaki asıl onaylayıcılarla değil, aynı zamanda sürece kritik bilgilerle katkıda bulunan ve kritik tedarikçi ilişkilerini yöneten diğer kişilerle de çalışırlar.
İletişim becerilerine ve muhasebe bilgisine sahip uygun kişiyi işe almanın yanı sıra, kuruluşunuz içinde etkili bir şekilde çalışması için eğitmek, zaten aşırı yüklenmiş olan AP ekibinizden önemli miktarda zaman alabilir.
Borç Hesapları ve Ticari Borçlar
“Alacak hesapları” ve “ticari borçlar” terimleri bazen birbirinin yerine kullanılsa da benzer ancak biraz farklı durumları ifade eder. Ticari borçlar, bir firmanın iş malzemeleri veya malzemeleri gibi stokla ilgili emtialar için satıcılarına borçlu olduğu fonlardır. AP, şirketin tüm kısa vadeli yükümlülüklerini kapsar.
Örneğin, bir restoranın bir yiyecek veya içecek şirketine borcu varsa, bu şeyler envanterin bir parçasıdır ve dolayısıyla ticari borçların bir parçasıdır. AP, restoranın personel üniformalarını temizleyen şirket gibi diğer şirketlere olan yükümlülükleri içerir. Bu kategorilerin her biri, daha geniş AP kategorisinin bir parçasıdır ve birçok işletme bunları bir araya getirir.
İki Ödenecek Hesap Türü Nedir?
AP, tahakkuk etmiş ancak henüz ödenmemiş borçlarla ilgilenen hesaplardır. Maaşlar ve maliyetler, iş AP'sinin iki kategorisidir. Faturaları, faturaları ve çekleri de içerebilmelerine rağmen, AP genellikle tedarikçi faturaları biçimindedir.
Borç Hesaplarının 4 İşlevi Nedir?
- Ödenecek faturaları yönetin ve önceliklendirin.
- Faturalar kodlanmalıdır.
- Hataları düzeltin.
- Satıcının beyanlarını inceleyin.
Mülakatta Alacaklar Hesabı Süreci Nedir?
Bir ödemeyi tamamlamadan önce faturayı eşleştirmek, satın alma siparişini karşılaştırmak ve işlem ayrıntılarını doğrulamak için bir rapor almak gerekir.
Alacaklar Hesabı Görüşmesine Nasıl Hazırlanırım?
AP görüşmeniz boyunca sakin olmak için bazı stratejiler:
- Soğukkanlılığını koru.
- Açıklama talep edin.
- Tembel olma.
- Bir anlam ifade et.
- Acele etmeyin.
- Sorular sor.
Borç Hesaplarını Kim Yönetir?
Bir şirketin dahili kontrollerine bağlı olarak, bir AP departmanı önceden onaylanmış satın alma siparişlerini işleyebilir veya AP, satın alımları yapıldıktan sonra doğrulayabilir. AP departmanı ayrıca, yönetimi şirketin ne kadar borcu olduğu konusunda bilgilendiren ay sonu yaşlanma analiz raporları hazırlar.
Borç Hesapları için Temel Beceriler Nelerdir?
Bir AP pozisyonu için gereken önemli yeteneklerden bazıları şunlardır: Harcama raporları için iyi veri girişi becerileri gereklidir. Microsoft Excel yeterliliği. Muhasebe ilkeleri ve AP süreçleri anlaşılmalıdır.
Borç Hesapları Bilançoya Nasıl Kaydedilir?
Ödenecek hesaplar bir işletmenin bilançosunda yer alır ve bir yükümlülük olduğu için alacaklılara olan borçlar “kısa vadeli borçlar” altında listelenir. Cari borçlar genellikle vadesi 90 günden az olan kısa vadeli borçlardır.
Ödenecek Hesaplar Bir Yükümlülük mü yoksa Gider mi?
AP, bir veya daha fazla alacaklı nedeniyle parayı temsil ettiği için borçtur. Ödenecek hesaplar bir şirketin bilançosunda görünür, ancak giderler gelir tablosunda görünür.
Bir Şirketin Alacak Hesaplarını Nerede Bulabilirim?
Ödenecek hesaplar, bir şirketin bilançosunda görünür ve başkalarına borçlu olunan parayı temsil ettikleri için cari borç olarak sınıflandırılır.
Sonuç
AP, bir işletmenin faaliyetleri sırasında maruz kaldığı, vadesi henüz dolmamış ve yakın gelecekte ödenmesi gereken yükümlülüklerdir. Sonuç olarak, borç hesabı bilançoda cari bir yükümlülük olarak sınıflandırılır. Tedarikçi faturaları, yasal masraflar, yüklenici ödemeleri vb. tipik borç hesapları kalemlerine örnektir.
İlgili Makaleler
- ÖDENECEK HESAPLAR SÜRECİ: Süreci Etkin Bir Şekilde Yönetme
- ÖDENECEK HESAPLAR İŞ TANIMI: Bilmeniz Gerekenler
- Borç Hesapları Sürecini Otomatikleştirme: Otomasyondan Önce Bilmeniz Gerekenler
- YÜKÜMLÜLÜKLER: Anlamı ve Bilmeniz Gerekenler
- Borç Hesapları ve Alacak Hesapları Ayrıntılı Karşılaştırması
- EKONOMİ NEDİR: Türler, Ölçek, Durgunluk ve Kılavuz
Referanslar
