Muhasebe döngüsü şu süreci içerir: ödenebilir hesaplar. Başka bir deyişle, muhasebe döngüsündeki adımları tam olarak anlamak için önce borç hesapları sürecini anlamanız gerekir.
Küçük işletme sahibi olarak, borç hesapları döngüsünün farkında olmanız ve sürecin nasıl çalıştığını anlamanız gerekir. Evet, bazı küçük işletmeler önemini gözden kaçırma eğilimindedir, ancak bu onu daha az alakalı yapmaz. Bu sadece daha büyük resmi görmedikleri anlamına geliyor.
Küçük bir işletmeniz varsa, giderlerinizi gelir gelmez ödeyebilirsiniz. Öte yandan, ödenecek çok faturanız varsa, bunları mutlaka ödenecek hesaplara geçirmeniz ve daha sonra ödemeniz gerekecektir.
Ama o zaman hesap borçları tam olarak nedir?
Peki, bizim yazımız ödenebilir hesaplar zaten bilmeniz gereken her şeyi kapsar. Ancak bu gönderi, borç hesapları sürecini ve bunun nasıl yönetileceğini kapsayacak olsa da, ben sadece yüzeyi çizeceğim.
Ödenecek Hesaplar Nelerdir?
Basit bir ifadeyle, borç hesapları, krediyle satın alınan ürünler için borçlu olduğunuz şeydir. Temel olarak, ürün ve hizmetler için borçlu olduğunuz tutar, bir satın alma yaptığınızda hesaplarınızın ödenecek bakiyesine gider.
Ve tüm bu ürün ve hizmetler kredili olarak satın alındığından, bakiyesi belirli bir zaman diliminde ödenecek ve ödenmesi gereken bakiye, öngörülen zaman diliminde ödenmezse gecikme ücreti veya cezası belirlenir.
Ayrıca, ödenecek hesaplar bir borç hesabıdır. Başka bir deyişle, bu hesaptaki herhangi bir artış, çift girişli muhasebede bir gider hesabına karşılık gelen bir borçla birlikte alacak olarak kaydedilir.
Faturalar ödendiğinde, borçlar hesabı borçlandırılır ve kasa hesabı alacaklandırılır.
Ödenecek hesaplar ile alacak hesapları arasındaki fark nedir?
Borç hesapları ve alacak hesapları, işletmenin kritik bileşenleridir. muhasebe süreci. Daha önce belirtildiği gibi, ödenecek hesaplar, alınan mallar veya teslim edilen hizmetler için tedarikçilere veya hizmet sağlayıcılara borçlu olunan tutarlardır. Bu onları yükümlülük haline getirir.
Alacak hesapları (A/R), müşterilerinize krediyle sunduğunuz mal veya hizmetler için borçlu olduğunuz paradır. Alacak hesapları, müşterilerinizin size ne kadar borçlu olduğunu gösterdiği için bir varlık olarak kabul edilir. Bu tutarı bilmek, daha iyi iş içgörüleri elde etmek için alacak hesaplarınızın cirosunu değerlendirirken yararlıdır.
Borç Hesapları Sürecindeki Adımlar Nelerdir?
Genel olarak, giderlerinizi doğru hesaba kaydetmenize olanak tanıyan güçlü bir hesap planı, kapsamlı bir borç hesabı sürecinin temelidir. Vade tarihinde veya daha önce ödenmesi gereken tutar için satıcıya bir çek veya elektronik ödeme gönderdiğinizde süreç tamamlanır.
Kendi kişisel faturalarınızı yönetmeye alışkınsanız, borç hesapları sürecine uyum sağlamakta sorun yaşamazsınız. Yine de, ödenecek hesapları doğru bir şekilde hazırlamak ve işleme koymak için yapmanız gereken birkaç şey vardır.
Adım 1: Hesap Planınızı oluşturun
Borç hesapları sürecini başlatmak için gerçekleştirmeniz gereken en önemli şeylerden biri, işletmenize uygun bir hesap planı oluşturmaktır. Borç hesapları dahil tüm muhasebe işlemleriniz hesap planınızda tutulur.
Çoğu muhasebe yazılımı programı varsayılan bir hesap planıyla birlikte gelirken, ödenecek hesap ücretlerinizi etkin bir şekilde izlemek için ek hesaplar oluşturmanız gerekir. Gibi elektronik tablo yazılımlarını da kullanabilirsiniz. Microsoft Excel Hesap planınızı oluşturmak için.
2. Adım: Satıcı Bilgilerini Oluşturun
Yeni başlıyorsanız, büyük olasılıkla satıcılarınızı ayarlamanız gerekecektir. Muhasebe işlemlerini yönetmek için elektronik tablo yazılımı veya muhasebe yazılımı kullanıyor olsanız da, satıcı bilgilerini takip etmeniz gerekir.
Muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, satıcı bilgilerini doğrudan programa girebilirsiniz. Buna satıcının muhasebe veya ödeme koşulları da dahildir. Çoğunlukla, bu muhasebe terimleri, faturanızı satıcıya veya tedarikçiye ödemek zorunda olduğunuz süreyi ifade eder. Bazı popüler terimler Net 10, Net 30 ve Net 60'ı içerir.
Örneğin, satıcınız size Net 30 ödeme koşulları olan bir fatura gönderirse ve fatura tarihi 15 Aralık ise geç etiketlenmemek için en geç 14 Ocak'a kadar ödeme yapmanız gerekir.
Özellikle tedarikçiler arasında bir diğer tipik ödeme dönemi ise 2/10 Net 30'dur. Aynı fatura tarihini (15 Aralık) kullanarak bu terim, faturanızı 2 Aralık'tan önce öderseniz, toplam tutar üzerinden %24 indirim alabileceğiniz anlamına gelir. 24 Aralık'a kadar ödeme yapmazsanız, fatura en geç 14 Ocak'ı geçmemelidir.
Bu arada, Makbuz Vadesi başka bir sık ödeme seçeneğidir. Temel olarak, bir satıcı veya tedarikçi size "Son Ödeme Makbuzu" yazan bir fatura gönderirse, ödemenin hemen yapılması gerektiği anlamına gelir.
3. Adım: Fatura Ayrıntılarını İnceleme ve Girme
Çoğunlukla, sizin veya muhasebe memurunuzun bir faturayı bir satıcı veya tedarikçiden aldıktan sonra doğruluğunu kontrol etmeniz gerekir.
Sipariş edilen ürünler için bir fatura ise, faturada belirtilen tüm ürünlerin ulaştığını iki kez kontrol edin. Öte yandan, fatura verilen hizmetler için ise, hizmetlerin belirtildiği gibi teslim edildiğini bir kez daha kontrol edin. Aldığınız tüm faturalar için bu adımı tamamlamanız çok önemlidir.
Bundan sonra, muhasebe hesaplarınıza veya yazılım uygulamanıza fatura bilgilerini girmeye başlayabilirsiniz. Temel olarak, faturaları incelerken onaylayabilirsiniz; bu, şirketiniz için ödenecek tüm hesapları girmek bir rutinse.
Ancak bir muhasebe memuru tutmaya karar verirseniz, ona fatura onayıyla ilgili bazı genel yönergeler vermeniz gerekir. Buna, memurun onaylayabileceği bir dolar sınırı dahildir.
Diğer bir seçenek ise, katip kodunuzun faturalarını uygun hesap numaralarıyla birlikte almak ve ardından onay için size göndermektir. Bu yöntem, gelen faturaları görüntülemenize, doğruluğu sağlamanıza ve ödeme hatalarını önlemenize olanak tanır.
Bu adımdan sonra, katibiniz ödeme bilgilerini girmeye başlayabilir. Bu bilgilerden bazıları; fatura numarası, vade tarihi ve borçlu olduğunuz miktar.
4. Adım: Vadesi gelen faturalar için ödemeyi inceleyin ve işleme koyun
Hangi ödemelerin yapılması gerektiğini belirlemek için ödenecek hesaplarınızı her hafta gözden geçirmek en iyi yaklaşımdır. Satıcılarınızın ödemelerini zamanında almalarını sağlamaya yardımcı olur. Temel olarak, ödemeniz gereken faturaları görmek için vade tarihlerini değerlendirmeniz gerekir. Bu, manuel muhasebe sistemi veya muhasebe yazılımı kullanıp kullanmadığınızı takip eder.
Fatura ödemelerinde ise çok çeşitli seçenekleriniz var. Çek yazabilir, muhasebe yazılımınızdan çek işleyebilir, satıcı ve tedarikçilerinize şirket kredi kartı ile ödeme yapabilir veya elektronik bir ödeme mekanizması kullanabilirsiniz.
Ancak, dikkat edin, Satıcılarınıza ödeme yapmak için bir çek kullanıyorsanız, her zaman faturanın bir kopyasını çekle birlikte zarfa koymalısınız. Ayrıca, herhangi bir havale şeklinin fatura numarasını içerdiğini iki kez kontrol etmek isteyeceksiniz. Bu, ödemenizin düzgün bir şekilde kaydedildiğinden emin olmak içindir.
Öte yandan, kredi kartı veya herhangi bir transfer yöntemiyle ödeme yapıyorsanız, satıcıyı bilgilendirmeniz gerekir.
Adım 5: Prosedürü Haftada Bir Tekrarlayın
Haftalık bir borç döngüsü oluşturup yürüterek, ay sonunda eforunuzu azaltabilir, ayrıca geç ödemeleri ve gecikme ücretlerini önleyebilirsiniz. Faturaları düzenli olarak işlemek, yapmanız gereken yalnızca birkaç satıcı ödemeniz olsa bile nakit akışına yardımcı olabilir.
Borç Hesapları Sürecinizi Nasıl Etkili Bir Şekilde Yönetebilirsiniz?
Fatura ödemek, büyüklüğü ne olursa olsun, herhangi bir işletmenin gerekli bir yönüdür. Ve bildiğiniz gibi, gelir faturaları, ödemelerin işlenmesine de yardımcı olan bir Borç Hesapları departmanı tarafından yönetilir.
Ancak daha da önemlisi, bir borç hesapları sürecini düzene sokmak için iş ve finans politikalarını uygulamak, bir şirketin borç hesapları süreç adımlarını düzene koyarken gelecekteki genişlemeye hazırlanmasına yardımcı olabilir.
Borçlarınızı yönetmenize yardımcı olacak beş ipucu:
#1. Borç Hesapları İşlem Adımlarınızı Basitleştirin: Aşırı Fatura Yüklenmesi
Çek çalıştırma sayısını ayda iki defaya indirerek borç hesapları sürecinizdeki adımları kolaylaştırabilirsiniz. Çek çalıştırmaları ile, faturaları ödemek için çekleri basma ve Genel Muhasebe'ye koyma sürecini kastediyorum.
Ayrıca, ödemelerin zamanında yapılabilmesi için faturaların yedeklenmesi ve kontrol çalışmasından önce ilgili departman başkanları tarafından onaylanması gerekir.
Ayrıca, her kontrol çalıştırması için tavanlar, borç hesapları departmanı tarafından bilinmelidir. Bu, en önemli faturaların ödenmesini sağlayacaktır.
Güvenilir iş ve ödeme kararları verme yetkisine sahip bir departman, daha büyük bakiyeler için kısmi ödemeler yapmak veya vade tarihlerine daha yüksek toleranslı satıcılara ödemeleri ertelemek gibi kararlar vererek süreci kolaylaştıracaktır.
#2. Güvenlik Prosedürleri: Borç Hesapları Dolandırıcılığını Azaltın
Borç Hesapları, ticari dolandırıcılık için yüksek riskli bir alandır. İyi bir örnek, dürüst olmayan bir çalışanın "sahte bir satıcı" kurmasıdır, dolandırıcılık yaygındır. Temel olarak, bir işletme hiç verilmeyen hizmetler için fatura ödediğinde, esasen dürüst olmayan çalışana ödeme yapıyor ve para kaybediyor.
Ancak prosedürler ve kurallar şirketinizi korumanıza ve riski azaltmanıza yardımcı olabilir. Bu nedenle, kontrolleri gerçekleştiren kişinin aynı zamanda yeni satıcı hesapları oluşturma kapasitesine sahip olmadığından emin olmak için bir yöntem oluşturun. Ayrıca satıcı hesabı oluşturulmadan önce sahiplerine anlatılmalı ve hesap gözden geçirilmelidir.
Bu arada, dolandırıcılığı azaltmaya yardımcı olan diğer yöntemler arasında;
- Daire başkanlarının izni
- Roller ayrılığı ve
- Nokta kontrolleri
#3. Son Tarihleri Onayla: Satıcı şartları Pazarlığa Açık olabilir
Çoğu durumda, faturalar 30 veya 60 günlük bir son ödeme tarihi belirtir. Bir işletme, sağlanan koşullardan bağımsız olarak ödenmemiş faturalar için koşulları müzakere edebilir. Temel olarak, bir şirket düzenli olarak önemli miktarlarda satın alırsa, bir satıcı genellikle indirimler veya özel şartlar verir.
Bu nedenle, bir firma ödemeyi geciktirecekse, ilişkiyi sürdürmek ve geç ödeme konusunda yapılabilecek bir şey olup olmadığını görmek için satıcıyı aramaları idealdir.
#4. Doğrulama ve İmza Üzerindeki CFO Etkisini Azaltın
Bir Finans Direktörü (CFO) genellikle çeki imzalar, ancak çek çalışmasını bir araya getirmez. Bu nedenle, ödenecek faturaları CFO'ya göndermeden önce, Borç Hesapları departmanı yaşlandırmayı çalıştırmalı, hangi faturaların ödeneceğini seçmeli, faturaları bir araya getirmeli, çekleri yazdırmalı ve tüm faturaların onaylandığını doğrulamalıdır.
Öte yandan, CFO imzalamadan önce fatura tutarlarını çek tutarıyla karşılaştırır. Bir şirket nakdi daha aktif bir şekilde kontrol ediyorsa, hangi satıcıların bir sonraki kontrol çalıştırmasına ve fatura imzalamaya kadar bekleyebileceğini belirleyebilmeleri için Borç Hesaplarının kontrol çalıştırma bütçesinin ne olduğunu önceden bilmesini sağlayın.
#5. Ödemeleri ve İşlemleri Kolayca Tamamlamak için Yazılımı Kullanın
Muhasebe yazılımı, ödenecek hesaplarınızı daha kolay incelemenize ve ödenmiş ve ödenmemiş faturaları dosyalamanıza, yönetmenize ve incelemenize izin vererek yanlış tutarlar, satıcılara ödeme yapmak için kullanılan yanlış çek numaraları ve çok erken veya çok geç ödeme gibi hataları önlemenize yardımcı olabilir. Bu nedenle tek yapmanız gereken, sistemin varsayılan olarak kullanabileceği Net 30 veya Net 60 gibi her satıcı için ödeme koşullarını girmektir.
Ayrıca, muhasebe yazılımı, kuruluşunuzun eskime raporları yürütmesini kolaylaştırabilir ve size boru hattında ne olduğunu daha iyi anlamanızı sağlar.
Borç Hesaplarının 4 İşlevi Nelerdir?
Hesaplama, ticari işlemlere girme, faturaları işleme ve kayıtları tutmak için finansal verileri kontrol etme.
AP Tam Döngüsü Nedir?
İşletmelerin iyileştirmeye çalışabilecekleri alanlardan biri, tam döngülü borç hesapları sürecidir. "Tam döngü" sadece sipariş vermek ve onlar için ödeme yapmak anlamına gelmez. Aynı zamanda aradaki tüm adımlar anlamına gelir. Bu, belge oluşturmayı, kodlamayı, karşılaştırmayı ve daha fazlasını içerir.
Borç Hesaplarında 3'lü Eşleştirme Süreci Nedir?
Bir fatura ödenmeden önce, “üçlü eşleştirme” adı verilen bir süreç, bir satınalma siparişi, tedarikçi faturası ve teslimat fişindeki bilgilerin tamamen eşleşmesini sağlar. İki yönlü bir eşleştirmede yalnızca tedarikçinin faturasının ayrıntıları ile satınalma siparişinin ayrıntıları karşılaştırılır.
Ödenecek İki Tür Hesap Nedir?
Bir işletme için ödenecek hesaplar iki tür maaş ve gidere ayrılabilir. Ödenecek hesaplar genellikle tedarikçi faturaları biçiminde gelir, ancak faturalar, faturalar veya çekler de olabilir.
P2P ve AP Arasındaki Fark Nedir?
Borç hesapları prosedürü, P2P'nin yalnızca bir bileşenidir. (tedarik-ödeme). P2P, satıcı ödemeleri de dahil olmak üzere tüm satın alma ve faturalandırma döngüsünü kapsar. AP otomasyonu bu süreçleri hızlandırır ve her iş akışı aşamasında daha yüksek düzeyde doğruluk sağlar.
- ÖDENECEK HESAPLAR KILAVUZU BASİTLEŞTİRİLDİ! (+ Ayrıntılı formül dökümü)
- Borç Hesapları ve Alacak Hesapları Ayrıntılı Karşılaştırması
- Borç Hesapları Sürecini Otomatikleştirme: Otomasyondan Önce Bilmeniz Gerekenler
- MUHASEBE FATURASI: Tanımı, Nasıl Kaydedilir ve Özgür Yazılımlar
- NAKİT DÖNÜŞÜM DÖNGÜSÜ NEDİR: CCC Nasıl Arttırılır ve Hesaplanır
