Когда вы начинаете процесс планирования проекта, один из первых вопросов, который вы должны себе задать: «Что может пойти не так?»
Это может звучать пессимистично, но прагматичные менеджеры проектов понимают, что такое мышление является превентивным. Проблемы обязательно возникнут, и вам понадобится стратегия управления рисками на месте, чтобы знать, как управлять рисками во время подготовки проекта.
Но как справиться с неизвестным? В этом посте мы поговорим о том, как заглянуть в потенциальные риски, чтобы вы могли выявлять и отслеживать их в своем проекте. Вы узнаете, как создать план управления рисками проекта и как провести оценку.
Что такое управление рисками проекта (PRM)?
Управление рисками проекта — это процесс, с помощью которого руководители проектов управляют потенциальными рисками, которые могут оказать положительное или отрицательное влияние на проект. Цель состоит в том, чтобы уменьшить серьезность этих опасностей.
Что такое риск?
Риск определяется как любой непредвиденный инцидент, который может повлиять на людей, технологии, ресурсы или процессы (включая проекты). Риски, в отличие от рутинных проблем, — это ситуации, которые могут возникнуть внезапно, а иногда и совершенно неожиданно.
Руководители проектов не всегда знают, с какими рисками столкнется проект, когда они произойдут и почему. Из-за значительной степени неопределенности управление рисками проекта требует серьезного и тщательного подхода.
В двух словах, процесс управления рисками проекта заключается в обнаружении рисков, их анализе и последующем реагировании на любые опасности, которые могут возникнуть в течение жизненного цикла проекта.
Это делается для того, чтобы максимально ограничить последствия риска, чтобы цели были достигнуты в будущем.
Кто отвечает за управление рисками проекта?
Хотя управление рисками проекта одинаково для каждого проекта, оно может принимать различные формы. Разные виды и размеры проектов требуют разного подхода к управлению рисками.
Многие крупномасштабные проекты тратят значительное количество времени и усилий на комплексное управление рисками и решение проблем.
Для небольших проектов достаточно простого списка рисков с высоким, средним и низким приоритетом.
Оценка управления рисками проекта
Надлежащая оценка рисков в управлении проектами не только уменьшит вероятность возникновения негативного события, но также поможет свести к минимуму масштабы его возникновения. Непредвиденный негативный результат — худший кошмар руководителя проекта; от закупки проекта до реализации проекта, миллион и одна вещь может пойти не так. Именно здесь в игру вступает оценка управления рисками проекта или оценка рисков.
Оценка риска
Оценка риска — это концепция управления риском, которая в первую очередь связана с анализом вероятности и размера конкретных опасностей. Чтобы определить важность риска, приблизительный риск сравнивается с предопределенными критериями риска.
Он принимает во внимание любые отношения между компонентами, которые либо находятся в пределах, либо выходят за рамки исследования. За этот процесс всегда отвечают актуарии или специалисты по оценке рисков.
Важность оценки управления рисками проекта
Хорошо выполненный проект зависит от способности провести тщательную оценку рисков до начала проекта. Это гарантирует, что члены проектной группы не только знают, чего ожидать, но и понимают масштабы такого непредвиденного события.
Это позволяет заинтересованным сторонам создать план на случай непредвиденных обстоятельств, который может помочь им лучше спланировать, а затем принять, переместить или устранить риски.
Заявление о безопасности является результатом оценки риска. Заявление о безопасности гарантирует, что:
- Организация работает этично.
- В случае судебного разбирательства все заинтересованные стороны имеют правовую защиту.
- Это гарантирует, что организация финансово подготовлена к любым расходам, которые могут возникнуть.
Этапы оценки управления рисками проекта
№1. Все потенциальные опасности определяются оценщиком рисков.
Для выявления опасностей оценщик может обратиться к базе данных аналогичных предыдущих проектов. Затем организуется мозговой штурм, чтобы освежить воспоминания членов команды о предыдущих событиях, уделяя особое внимание личным отношениям, динамике команды и игнорируя любую критику.
Оценщик попытается обнаружить основную причину риска, сосредоточившись на аспектах, которые имеют решающее значение для успеха проекта, в то время как все обсуждают проблемы, которые могут привести к провалу этих компонентов успеха. Вопросы типа «Что может случиться?» «Где бы это произошло? " "Как такое могло произойти? », а также «Как это произойдет? » поставлены.
Было бы также полезно знать, являются ли опасности физическими, юридическими, стратегическими или финансовыми.
№ 2. Классификация рисков
Оценщик рисков классифицирует все обнаруженные риски на основе вероятности и воздействия на этом этапе оценки рисков.
Оценщик рассматривает вероятность возникновения риска и классифицирует его как низкий, средний или высокий. Что касается воздействия, подумайте, как далеко оно может распространиться и кто или какие места могут быть затронуты. Это также может быть классифицировано как низкое, среднее или высокое.
№ 3. Оценка риска
Актуарий или оценщик (в зависимости от того, кого вы выберете) решает, как относиться к рискам с более высоким приоритетом при оценке риска. Страховщика могут попросить предложить покрытие риска.
В некоторых случаях могут быть сделаны предложения по уменьшению или устранению риска; деятельность, связанная с ним, может быть изменена, и риски более низкой или средней категории будут отслеживаться, чтобы определить, не перерастут ли они в риски более высокой категории.
№ 4. Анализы и оценки документируются, и проектной группе даются соответствующие рекомендации.
На этом этапе оценки рисков проекта закладываются непредвиденные обстоятельства для обеспечения безопасности проекта и всех активов. Это достигается несколькими способами:
- Взяв на себя риск
- Передача опасности (страховщику)
- Принятие опасности
- снижение риска
Аспекты плана управления рисками
В любом проекте веб-дизайна и разработки будут опасности, строительный проектили дизайн продукта. Это просто суть управления проектами. Но именно поэтому всегда важно планировать заранее, создавая стратегию управления рисками проекта. План управления рисками проекта обычно состоит из нескольких аспектов, подробно описанных ниже.
№1. Распознавайте потенциальные опасности
Выявление рисков происходит как на проекте, так и на протяжении всего проекта. Хотя многие опасности считаются «известными рисками», другие могут потребовать дополнительного расследования.
Создайте контрольный список выявления рисков, адаптированный к типу вашего проекта, чтобы выявить риски. Это может быть достигнуто путем опроса всех заинтересованных сторон и отраслевых экспертов. Многие опасности можно классифицировать как технические или организационные, а затем идентифицировать по конкретным подкатегориям, таким как технологии, интерфейсы, производительность, логистика, бюджет и т. д. Создайте риск хранилище которым вы можете поделиться со всеми, с кем вы беседовали, чтобы иметь централизованное место для всех известных опасностей, обнаруженных в процессе идентификации.
№ 2. Создайте график, который сравнивает влияние с вероятностью.
На этом этапе управления вы рассмотрите качественное и количественное влияние риска, например, вероятность возникновения риска по сравнению с влиянием на ваш проект, и разместите его в матрице или электронной таблице.
Для начала вы предоставите оценку вероятности опасности в диапазоне от низкой до высокой. Затем вы ранжируете свое влияние на риск от низкого до среднего и высокого и присваиваете каждому балл. Это даст вам представление о том, насколько вероятно, что риск повлияет на успех проекта, а также о том, насколько незамедлительным должен быть ответ.
Чтобы матрицу было легче понять всем членам команды и заинтересованным сторонам, укажите общую оценку риска, умножив оценку уровня эффекта на оценку вероятности риска.
№3. Создайте план реагирования на риски
Планирование реагирования на риски обычно состоит из трех основных концепций: устранение риска и минимизация как воздействия риска на проект, так и возникновения риска. Это обычно требует затрат времени или денег. В результате вы должны правильно распланировать свое время, деньги и объем работ, прежде чем разрабатывать план управления рисками.
№ 4. Переложить риск на владельца.
Кроме того, вы должны назначить владельца риска для каждого риска. Хотя менеджер проекта обычно используется по умолчанию, вы должны быть конкретными. При создании матрицы укажите владельца каждого риска, чтобы никому не было ясно, кто будет нести ответственность за реализацию реакции в случае возникновения риска, и владельцы могли принять незамедлительные меры.
Запишите конкретный ответ и санкционируйте его всеми заинтересованными сторонами перед его реализацией. Таким образом, у вас будет запись о проблеме и ее решении, которую можно просмотреть после завершения проекта.
№ 5. Распознавайте свои триггеры
Это может произойти с риском, уже влияющим на ваш проект, или без него, и это особенно распространено во время контрольных точек проекта как способ проверки хода проекта. Если да, подумайте о переклассификации существующих опасностей.
Даже если определенные триггеры не были удовлетворены, рекомендуется разработать резервный план по ходу проекта — возможно, критерии для данного риска перестанут существовать, когда будет достигнута определенная точка в проекте.
№ 6. Создайте резервный план
Считайте свою матрицу влияния риска и вероятности постоянно меняющимся документом. Классификация ваших рисков может измениться в любой момент в ходе вашего проекта, поэтому вы должны разработать план на случай непредвиденных обстоятельств как часть вашего процесса.
Обнаружение новых рисков на этапах проекта и переоценка существующих рисков, чтобы увидеть, были ли соблюдены какие-либо условия для этих рисков, являются примерами планирования на случай непредвиденных обстоятельств. Любая реклассификация риска требует небольшой корректировки вашего плана резервного копирования.
№ 7. Определите свой порог риска
Измерение вашего порога риска влечет за собой определение того, какие риски слишком высоки, и обсуждение с вашими заинтересованными сторонами, чтобы определить, стоит ли продолжать проект — стоит ли оно того с точки зрения времени, денег или масштаба.
Рассмотрите свои риски, которые имеют оценку «очень высокая» или более чем несколько «высоких» оценок, и обратитесь к своему руководству и заинтересованным сторонам, чтобы оценить, существует ли риск провала самого проекта. Риски, которые требуют дополнительных консультаций, превысили порог риска.
Рекомендации по обновлению плана управления рисками проекта
Планы управления рисками проекта терпят неудачу только в нескольких случаях: постепенно из-за нехватки денег, из-за ошибок моделирования или из-за явного игнорирования ваших рисков.
Ваш план управления рисками развивается в течение всего проекта, от начала до конца. В результате передовая практика заключается в том, чтобы сосредоточиться на этапе мониторинга плана управления рисками. Продолжайте оценивать и переоценивать свои риски и их соответствующие баллы, а также устранять риски на каждом этапе проекта.
Часто задаваемые вопросы об управлении рисками проекта
Что такое положительные риски в управлении проектами?
Положительный риск — это любое условие, событие, происшествие или ситуация, которые потенциально могут принести пользу проекту или организации.
Что такое проект с высокой степенью риска?
Проекты с высоким риском — это те, которые хорошо заметны, имеют широкое влияние как внутри, так и за пределами бизнеса и представляют собой серьезные проблемы для способности проектной группы выполнить поставленные задачи.
Что такое положительные и отрицательные риски в управлении проектами?
Положительный риск, как правило, — это то, к чему вы всегда должны быть готовы и даже поощрять его, потому что он имеет ценные последствия для вашего проекта. С другой стороны, отрицательный риск является обратным, и наихудшим сценарием для такого риска является провал проекта.
- Анализ воздействия на бизнес BIA: подробные этапы процесса и примеры
- СТРАТЕГИЧЕСКОЕ СНИЖЕНИЕ РИСКОВ: как это сделать правильно
- Управление содержанием проекта: примеры определения и плана управления содержанием
- Описание содержания проекта: руководство по созданию описания содержания с примерами
- Снижение рисков: примеры и способы планирования снижения рисков
- Финансовый риск: определение, виды, управление, обзор, анализ (+ бесплатные pdf)
- РЫНОЧНЫЕ РИСКИ: лучшие практики и простое руководство с примерами
