Когда вы управляете несколькими инициативами и не имеете механизма для отслеживания расходов и ресурсов, провал проекта становится неизбежным. Отслеживание проекта, с другой стороны, полезно в этой ситуации. По сути, команды любого размера могут извлечь выгоду из отслеживания проектов, лучше управляя своими ресурсами и получая результаты, которые поддерживают расширение их бизнеса. Итак, в этой статье мы объясним, почему важно внедрить систему отслеживания проектов в вашем бизнесе, и все остальное, что вам нужно знать.
Что такое отслеживание проекта
Техника управления проектами, называемая отслеживанием проекта, используется для отслеживания состояния работы внутри проекта. Отслеживая свой проект, вы можете оценить фактический прогресс по сравнению с ожидаемым и выявить любые проблемы, которые могут затруднить завершение проекта в срок и в рамках бюджета.
Методы управления проектами и использование инструментов отслеживания проектов имеют важное значение для отслеживания проектов. Обзор действий, рабочей нагрузки и контрольных точек на любом этапе жизненного цикла проекта предоставляется, например, диаграммой Ганта, что позволяет менеджерам отслеживать ход выполнения проекта. Отчеты о состоянии и другие отчеты по проекту могут собирать дополнительную информацию, которая проливает больше света на результаты, риски и производительность. Затем команда проекта и заинтересованные стороны могут получать эту информацию, чтобы быть в курсе.
Почему важно отслеживать проекты
Трекер проекта — это инструмент, который менеджеры могут использовать для отслеживания того, как их команда работает и распределяет ресурсы. Это важнейший инструмент для ведения бюджетов и графиков проектов.
Шаблоны трекеров проектов можно использовать как единый источник информации для развития проекта. Команда проекта может заполнить шаблон информацией о разработке проекта, которой затем можно поделиться с руководителем проекта и другими заинтересованными сторонами, чтобы показать им, в каком состоянии сейчас находится проект.
Тем не менее, использование программного обеспечения для управления проектами для отслеживания проектов является наиболее надежным выбором. Онлайн-инструменты обновляются в режиме реального времени, и программное обеспечение делится этой информацией. После этого он может создавать отчеты, включая текущие факты, чтобы помочь вам в принятии решений.
Как отслеживать развитие проекта
Хотя отслеживание развития вашего проекта может показаться сложной задачей, вы можете подготовиться к успеху, заранее изложив процедуру и планирование. Вы можете сразу же предпринять следующие действия, чтобы вернуться на правильный путь:
- Создавайте вехи и результаты
- Ставьте достижимые, измеримые и реалистичные цели.
- Используйте инструмент управления проектами для контроля времени, расходов и задач.
- Регулярные встречи команды и заинтересованных сторон
- Ставьте конкретные сроки
- Поощряйте прозрачность
Эти рекомендации носят структурный характер и должны выполняться для каждого проекта. Чтобы предоставить менеджерам проектов информацию, необходимую им для удержания своих команд в рамках намеченного графика и бюджета, они могут работать с программным обеспечением для отслеживания проектов или шаблоном отслеживания проектов.
Какой метод отслеживания проектов работает лучше всего
Существует множество методов отслеживания проектов, от диаграмм Ганта до составления планов проекта, как мы описали ранее. Руководители проектов и члены команды могут видеть статус проекта и отношения между его задачами благодаря диаграммам Ганта. Вы можете создать диаграмму Ганта в Excel, но платформа с возможностями отслеживания проектов предоставит вам более надежную версию, которая показывает изменения и обновления в режиме реального времени. Мы поговорим об этом подробнее в следующем разделе. А пока вот советы, которые помогут вам разобраться в управлении проектами.
№1. Прежде чем начать, разработайте план
Одной из основных причин, по которой отслеживание проекта становится затруднительным, является склонность прыгать в проект, не предприняв необходимой подготовки. Наличие планов и целей позволяет отслеживать развитие проекта.
№ 2. Поиск красных флажков и устранение проблем
Элементы, которые могут улучшить или испортить проект, являются предупредительными индикаторами. Ваш проект потерпит неудачу, если вы не заметите никаких красных флажков. Существуют приложения для управления проектами, которые могут помочь отображать предупреждающие сообщения. Между тем, было бы неплохо обратиться за помощью, если есть множество незавершенных задач.
№3. Соблюдайте график работы
После того, как проект спланирован, можно приступать к работе. Результаты высокого уровня можно разделить на более мелкие задачи, чтобы дать людям более четкое представление о том, что от них ожидается. Это поможет им понять, что такое хорошая работа, еще до того, как они начнут работать. О том, как продвигается проект, можно узнать, просмотрев задачи и план. Проактивность в работе над проектами гарантирует, что ничто не может попасть в пробелы и помешать завершению проекта.
№ 4. Отмечать задачи как выполненные только тогда, когда они выполнены
Когда дела идут медленно, может показаться разумным начать отмечать задачи как выполненные, даже если они выполнены лишь частично. Истинный прогресс проекта становится труднее отслеживать из-за этих поддельных отчетов.
Что вы должны искать в инструментах управления проектами
Каждый инструмент управления проектами имеет особую функцию. Однако, когда дело доходит до основных функций, на первое место выходит интеграция программного обеспечения, мобильные приложения и автоматизация рабочих процессов.
№1. Автоматизация рабочего процесса
Одним из основных факторов эффективности проекта является автоматизация рабочего процесса, которая избавляет вашу проектную группу от необходимости выполнять трудоемкие повторяющиеся операции, такие как перемещение задач по конвейеру проекта или уведомление членов команды, как только задача будет выполнена.
Автоматизация позволяет создавать собственные рабочие процессы, а в некоторых программах (например, Monday.com) вы можете начать с выбора из готовых шаблонов или полностью настроить свой собственный в соответствии с требованиями команды.
Например, вы можете запрограммировать автоматическое оповещение руководителя группы, как только контракт изменится на подписанный. В этом случае тимлиду не нужно тратить время на поиск обновлений статуса; вместо этого они просто получают уведомление, когда кто-то подписывает контракт.
№2. Мобильные приложения
Платформа, которая не поддерживает мобильный доступ, является антитезой производительности, а это то, для чего предназначено программное обеспечение для управления проектами. Ваша команда по-прежнему может получать доступ к задачам и общаться в контексте, находясь в пути, с любого устройства, которое они выберут, даже несмотря на то, что Monday.com — это больше, чем просто инструмент управления проектами.
Возможность отслеживать ход проекта и назначать задачи на месте имеет решающее значение для менеджеров проектов, ведущих удаленные команды. Команды могут отслеживать сроки выполнения и управлять проектами от А до Я в рабочей ОС Monday.com, которая также позволяет адаптировать любой рабочий процесс для оптимизации любого рабочего процесса, проекта или задачи.
№3. Слияния программного обеспечения
Вы не должны (или не можете) отказываться от ваших текущих любимых инструментов только потому, что вы ищете объединенный инструмент отслеживания проектов. Естественно, вы захотите, чтобы программное обеспечение для управления проектами, которое вы выберете, хорошо работало с остальной частью вашего ИТ-стека. На самом деле вы можете собрать всю работу своей команды в одном месте благодаря бесшовной интеграции Monday.com со всеми вашими любимыми инструментами.
Программное обеспечение для отслеживания проектов
Самый простой способ отслеживать проекты — использовать программное обеспечение для отслеживания проектов, которое отслеживает всю связанную с этим работу и помогает вам вовремя. Большинство программ для отслеживания проектов также можно использовать для отслеживания вашего бюджета и распределения ресурсов в дополнение к действиям.
Еще до того, как проект начнет свою фазу выполнения, трекер проекта будет полезен. Это может помочь вам в управлении ресурсами, которые вам понадобятся для выполнения задач во время планирования проекта. Программа действительно вступает в игру, когда вы находитесь на этапе мониторинга и контроля вашего проекта, позволяя вам проверить, соответствует ли ваш фактический прогресс тому, чего вы ожидали в этот момент.
Любой проект должен управляться с помощью панели управления проектами. Он предоставляет вам механизм управления тройными ограничениями времени, денег и масштаба. Менеджеры знают, когда действия завершены, и что они не потребляют больше ресурсов и затрат, чем выделено.
Инструменты для отслеживания проекта
Веб- или облачные программные платформы, известные как инструменты отслеживания проектов, позволяют командам и отдельным лицам планировать проекты, следить за их ходом и способствовать более эффективной командной работе. Несколько программ, которые могут помочь вам в отслеживании ваших инициатив:
- Monday.com — это рабочая операционная система (Work OS), которая помогает командам любого размера в организации и управлении любой формой работы.
- Microsoft Project: MS Project предназначен для больших и сложных водопадных проектов; однако гибкие методологии могут не подходить для этого.
- Trello: доска Trello и инструменты для составления списков, которые сосредоточены на досках Kanban, помогают командам в организации проектов.
- Evernote — это хорошо известный инструмент для создания заметок, который позволяет пользователям сохранять и упорядочивать веб-заметки и другой контент.
- Jira: Многие разработчики предпочитают Jira в качестве предпочтительного программного обеспечения. Программа особенно известна организацией разработки кода и мониторингом проблем.
Какие преимущества предлагают инструменты отслеживания проектов
Используя соответствующий инструмент, менеджеры проектов могут обеспечить оптимизацию рабочего процесса своих команд, а также соблюдение графика и бюджета проектов.
Что еще они делают?
- Упрощение планирования проекта. Наиболее полные платформы обеспечивают совместное использование документов внутри платформы, диаграммы Ганта, представления Канбан и другие гибкие процедуры.
- Для эффективного планирования проектов вам понадобится инструмент, который позволит вам распределять задачи между членами команды и помечать их тегами на платформе, чтобы все знали, что нужно сделать.
- Отслеживание времени: инструмент управления проектами также даст вам возможность отслеживать время, затраченное на каждую задачу, и достигнутый прогресс.
- Проверяйте статус задач проекта. Статусы — это быстрый и простой способ узнать, на каком этапе находится команда. некоторые из наиболее доступных программ используют привлекательные, редактируемые метки, так что любой может быстро увидеть ход выполнения проекта, задачи и подзадачи.
- Настройка расписания проектов имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы все были на одной странице, независимо от того, хотите ли вы визуально отображать сроки всех ваших проектов или вам нужно знать, сколько времени у вас и вашей команды есть для завершения задачи или проекта.
Отслеживание проекта бесплатно
Каждый решает задачи по-своему. Некоторые люди предпочитают управлять своими обязанностями, используя свои почтовые ящики. Некоторым людям даже нравится устаревшая техника с ручкой и бумагой, в то время как другие предпочитают видеть свою работу на доске Канбан или в виде календаря.
8 лучших бесплатных инструментов для управления проектами
- Trello для управления проектами с визуальными элементами
- Асана для команд
- Для настраиваемых представлений задач используйте ClickUp
- Для функциональности, напоминающей электронные таблицы, используйте Wrike
- Jira для разработчиков;
- АктивКоллаб для независимых подрядчиков и небольших команд агентств;
- Airtable для создания индивидуального инструмента управления проектами;
- Goodday для различных методов управления проектами.
Приложение для отслеживания проектов
Ниже приведено несколько списков приложений для отслеживания проектов, которые могут помочь вашему бизнесу:
№1. Trello
Малым предприятиям, которые хотят выйти за рамки обычных электронных таблиц, следует рассмотреть Trello. Из-за множества функций, доступных в бесплатном плане, это также отличный выбор для личного использования. Trello не подведет, если вам нужно готовое программное обеспечение для управления проектами с отличной защитой и мобильным приложением.
№ 2. Асана
Это хороший вариант, если вам нравится Trello (о котором мы поговорим ниже), но вам требуется более многофункциональный функционал. Asana — это комплексный инструмент управления проектами, который позволяет вам отслеживать каждого члена команды и задачи, над которыми они работают. Вы можете быть в курсе задач, заметок, рабочих областей и тегов конвейера проекта благодаря обновлениям платформы в режиме реального времени.
Вы можете установить разрешения для каждого члена команды в Asana, и члены команды могут обмениваться документами проекта вместо отправки нескольких электронных писем.
№ 3. Monday.com
На Monday.com доступно более 200 визуальных шаблонов, которые помогут вам начать работу. Чтобы создать уникальный рабочий процесс, вы можете перетаскивать более 30 различных типов столбцов. А также, чтобы свести к минимуму занятую работу и повысить эффективность, можно автоматизировать рутинные процессы.
Чтобы упростить сложные операции, вы можете связывать доски, добавлять файлы в проекты и общаться с членами команды. Представление рабочей нагрузки позволяет менеджерам видеть, над чем работает каждый член команды, без проведения бессмысленных совещаний.
№4. Базовый лагерь
Лучшая платформа для командной работы, управления проектами и обмена файлами — Basecamp. Платформа имеет надежную интеграцию, которая может помочь вам использовать меньше программного обеспечения для работы вашей организации. Принятие Basecamp фиксированной цены (а не выставление счетов за каждого пользователя) отличает ее от конкурентов.
№5. Smartsheet
В Smartsheet доступны веб-инструменты для совместной работы, которые помогут оптимизировать ваши инициативы. По сравнению с конкурирующим Wrike, он обеспечивает более быструю адаптацию. Инструменты для управления ресурсами и автоматизации помогают сбалансировать распределение и избежать узких мест.
Что такое отслеживание и мониторинг проекта?
Отслеживание проекта начинается с раннего планирования и продолжается до тех пор, пока проект не будет завершен. После разработки проекта выявляйте потенциальные проблемы на ранней стадии и устраняйте их.
Почему важно отслеживать проекты?
Вы можете оптимизировать операции с отслеживанием проектов, отслеживая, какие задачи стоят в первую очередь. помощь в выборе одного над другим. Кроме того, это позволяет вам соблюдать сроки, выявлять препятствия и устранять их, а также минимизировать риски. Успешно продвигать команду и проект вперед.
Что вы используете для отслеживания проектов?
Одним из наиболее распространенных методов отслеживания развития вашего проекта является диаграмма Ганта. Он предоставляет членам команды визуальную картину прогресса в реальном времени для управления проектом. Кроме того, диаграммы Ганта упрощают определение взаимосвязи задач.
Кто отвечает за отслеживание проекта?
Планирование проекта закладывает основу для эффективного отслеживания управления проектом и создания отчетов о его состоянии. Менеджер проекта и руководители устанавливают определенные результаты и контрольные точки для оценки прогресса в это время. Руководители команд должны следить за отслеживанием проекта на благо всей группы.
Что делает программное обеспечение для отслеживания проектов?
Трекер проекта — это инструмент, который менеджеры могут использовать для отслеживания того, как их команда работает и распределяет ресурсы. Это важнейший инструмент для ведения бюджетов и графиков проектов. Шаблоны трекеров проектов можно использовать как единый источник информации для развития проекта.
Заключение
Отслеживание проекта начинается с раннего планирования и продолжается до тех пор, пока проект не будет завершен. Регулярный мониторинг производительности проекта для выявления отклонений от плана управления проектом может помочь вам обеспечить выполнение ваших проектов в соответствии с графиком.
Статьи по теме
- 10 лучших программ для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для бизнеса
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ОТСЛЕЖИВАНИЯ ПРОЕКТОВ: обзоры 25 лучших программ для отслеживания проектов
- Программное обеспечение для управления рабочим процессом: лучшие варианты в 2023 году
- АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА: определение, этап, программное обеспечение, преимущества и маркетинг
- РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС: определение, инструменты и преимущества
Рекомендации
