Основная обязанность менеджера проекта — контролировать все этапы проектов компании и обеспечивать их эффективное завершение. Они создают документацию для информирования заинтересованных сторон, прямых членов команды и определения продолжительности проекта. Они также могут разрабатывать планы управления изменениями для учета изменений в операциях и графиках проекта.
В этой статье определяется процесс управления изменениями, рассматривается его важность в управлении проектами, объясняется, как его реализовать, и даются рекомендации по управлению.
Что такое контроль изменений в управлении проектами?
Управление изменениями — это процесс, который обнаруживает, записывает и утверждает любые существенные изменения, происходящие в проекте, чтобы избежать ненужных сбоев.
Масштабные изменения, такие как цифровая трансформация, требуют полного сотрудничества нескольких организаций и команд, что создает дополнительные препятствия для руководителей проектов. Эти виды усилий требуют строгих и систематических методов контроля.
Одной из ключевых функций управления изменениями является минимизация неутвержденных изменений, что помогает уменьшить количество ошибок. Кроме того, руководители проектов могут лучше использовать имеющиеся ресурсы, приняв запланированный и комплексный процесс управления изменениями.
Преимущества процесса управления изменениями
Эффективный процесс контроля изменений в управлении проектами может быть весьма ценным для вашей компании. Компании могут повысить производительность персонала, используя передовой процесс управления изменениями и поощряя совместную командную работу и обмен информацией об изменениях. Вот список преимуществ процесса управления изменениями.
- Руководители проектов узнают о необходимости изменений на этапе планирования изменений и у них будет время обдумать наилучший план действий.
- Снизить риск, связанный с каждой модификацией;
- Превосходные возможности сокращения затрат и снижения рисков;
- Внесение корректировок занимает меньше времени;
- Изменения могут быть внесены с меньшим влиянием на график проекта, поскольку запросы будут рассматриваться и управляться в соответствии с графиком проекта.
Каковы различные типы управления изменениями?
Управление изменениями делится на две категории:
- Неожиданные изменения
- Изменения в работе
Неожиданные изменения требуют быстрых действий. Например, непредвиденное изменение — это когда продукт отзывается с рынка из-за неизбежных трудностей.
Запланированные модификации, с другой стороны, выполняются с тщательной подготовкой, анализом рисков и соблюдением строгих временных рамок. Запланированное изменение имеет конкретную цель подготовить организацию или конкретную команду внутри организации к новым целям или задачам. Примерами этого являются изменения в культуре компании, внутренней структуре, процессах или любых других функциях.
Ключевые элементы процесса управления изменениями
№1. Запросы на изменение
Если вы хотите что-то обновить в своем проекте, вы должны отправить запрос на изменение. Этот документ суммирует предлагаемые модификации, а также их основное обоснование. Запросы на изменение могут быть отправлены любым участником проекта, как внутренним, так и внешним.
№ 2. Плата управления изменениями
Цель совета по контролю за изменениями состоит в том, чтобы через регулярные промежутки времени рассматривать и принимать решения по предлагаемым изменениям в проекте. Если запрос на изменение авторизован, может быть сгенерирован заказ на изменение.
№3. Изменение заказа
Если совет по контролю за изменениями одобряет запрошенную модификацию, совет и затронутые клиенты или заинтересованные стороны должны подписать приказ об изменении. Условия, первоначально упомянутые в договоре, будут изменены, и обе стороны согласны с этими изменениями.
№ 4. Журнал изменений
Журнал изменений — это инструмент, используемый в управлении изменениями для отслеживания любых изменений, внесенных в план или соглашение по проекту. Четко определенный журнал изменений должен быть доступен для всех менеджеров проекта.
Этапы процесса управления изменениями
Типичный процесс управления изменениями состоит из пяти шагов. Ознакомьтесь с этапами процесса управления изменениями ниже, чтобы эффективно разработать и реализовать надлежащий план действий.
Шаг № 1: определение необходимости изменений
Любая заинтересованная сторона может внести изменение, определив потребность в изменении и объяснив это в форме запроса на изменение проекта. Форма запроса на изменение, инициированная любым членом команды, должна включать следующую информацию:
- Название проекта
- Время
- Описание запроса
- Запрошенный
- Сменить владельца
- Последствия перемен
- Крайний срок
- приоритет
- Комментарии
Шаг 2. Оцените запрос на изменение
Как руководитель проекта вы должны отклонять или отменять любые запросы на изменение, которые не являются законными.
Затем вы должны определить, какие ресурсы потребуются для анализа запроса на изменение.
Затем немедленно оцените возможные результаты и внесите необходимые изменения в форму запроса.
Отклоненные запросы на пересмотр должны быть временно приостановлены.
Шаг 3. Анализ запроса на изменение
Назначьте запрос на изменение квалифицированному сотруднику для оценки.
Этот анализ следует повторить с учетом отложенного изменения.
Шаг №4. Выполнить запрос на изменение
- Прежде чем одобрить изменение, определите риск и сложность изменения.
- Перед окончательным утверждением оцените влияние изменения.
- Проанализируйте влияние изменений и отправьте запрос на рассмотрение в соответствующие органы.
Шаг № 5: Закройте запрос на изменение
- Практика и процедуры управления проектами должны быть пересмотрены.
- Крайне важно держать всех в курсе событий.
- Регулярно проверяйте статус запроса на изменение.
- Ведите учет результатов запроса на изменение.
- Остановить запрос на изменение.
Различные факторы процесса управления изменениями
Существует шесть основных частей различных аспектов процесса управления изменениями проекта. Примерами этого являются согласование лидерства, коммуникация, взаимодействие с заинтересованными сторонами, влияние изменений, готовность, обучение и организационный дизайн.
№1. Координация руководства
Выравнивание лидерства не должно быть трудным. Спонсор проекта обычно предоставляет первоначальный бриф и обсуждает преимущества, поэтому они уже должны быть на борту. Однако поддерживать энтузиазм сотрудников и поддерживать их участие в проекте может быть сложно, если они находятся под большим давлением и их приоритеты постоянно меняются.
Руководители проектов часто предполагают, что другие руководители высшего звена, участвующие в проекте, имеют ту же точку зрения, что и спонсор проекта, или согласны с целями проекта. Если это не так, крайне важно заручиться их помощью, потому что члены вашей старшей команды окажут влияние на других заинтересованных лиц.
№ 2. Анализ заинтересованных сторон
Очень важно провести анализ заинтересованных сторон в начале проекта. Это позволяет вам находить и узнавать о заинтересованных сторонах проекта, группировать их и создавать планы взаимодействия для каждой группы.
Взаимодействие с заинтересованными сторонами является важнейшим компонентом изменений, и его следует поддерживать на протяжении всего проекта и даже после него, чтобы изменения закрепились. Группы заинтересованных сторон и планы по их привлечению должны пересматриваться и обновляться на различных этапах проекта.
№3. Коммуникация
Наиболее важным аспектом является общение. Менеджер проекта должен определить, какие каналы связи доступны, а затем предпринять необходимые действия для их использования. Вы хотите заинтересовать людей своим проектом. Люди будут придумывать свои собственные истины, если они не могут общаться друг с другом. Так что, если хочешь что-то сказать, говори. Объявите, есть ли у вас какие-либо новые знания.
№ 4. Изменение воздействия и готовности
Воздействие изменений и готовность к изменениям — важнейший аспект процесса управления изменениями. Это определяется тем, насколько изменение затрагивает заинтересованные стороны и насколько они готовы к внесению корректировок. Мероприятия по обеспечению готовности, такие как контрольный список готовности и система отслеживания состояния готовности, дают представление о способности группы внедрить изменение и снижают риски доставки.
Как руководитель проекта вы должны гарантировать, что организации, ответственные за внедрение модификаций, смогут точно ответить на ваши вопросы о готовности. Если они говорят, что готовы, но не готовы, позже у вас будут проблемы с доставкой. Когда прогнозируемые уровни готовности не достигаются, следует использовать планы изменений, чтобы ограничить ущерб, наносимый проекту.
№ 5. Обучение и соблюдение организационной структуры
Требуется обучение, чтобы помочь с внедрением и интеграцией в тех случаях, когда были выявлены пробелы в знаниях. Это может носить как технологический, так и поведенческий характер. Идеальным способом обучения будет один на один, в группах, с помощью программ «обучения инструкторов», руководств по обучению или в удаленной или контролируемой обстановке, в зависимости от вида изменений и количества вовлеченных людей.
Предприятиям или командам, затронутым изменением, может потребоваться создать новые организационные структуры или внести изменения в существующие, чтобы приспособиться к переходу. Должны быть выполнены анализы «как есть» и «будет», а также соответствующие процедуры и должностные инструкции.
Организационный дизайн может не быть частью проекта, но он необходим для его функционирования. Это означает, что работа по проектированию должна выполняться одновременно с основной деятельностью по проекту, а любые корректировки должны выполняться до или даже во время даты сдачи проекта.
Как реализовать интегрированный контроль изменений в управлении проектами
№1. Создайте систему управления изменениями:
Определите, что составляет и не составляет запрос на изменение. Например, добавление дополнительного шага к фазе проекта, который не займет слишком много времени и не будет мешать вашему графику, не потребует запроса на изменение, но добавление дополнительного шага, который повлияет на крайний срок, будет. Определите процесс отправки, утверждения и обновления запросов.
№ 2. Создайте процедуры управления изменениями:
Назначьте руководителя этого процесса, который будет общаться с заинтересованными сторонами, следить за прогрессом и держать всех в курсе. Они также будут отвечать на запросы на изменение с заранее заданными ответами, чтобы процесс продолжался. Включите разбивку того, как предлагаемое изменение повлияет на бюджет, сроки, риски, заинтересованные стороны, потребителей и членов команды.
№3. Запишите влияние потенциальных изменений:
Используйте диаграмму, чтобы обозначить область, затронутую запросом на изменение. Включая деньги, сроки, ресурсы и качество. Затем определите модификацию, а также любые предварительные вопросы, которые могут возникнуть у вас или членов команды. После этого рассчитайте влияние, используя KPI для каждого региона. Например, если затронут бюджет, рассчитайте вероятные последствия, используя деньги, которые будут потеряны или выиграны, если изменение будет принято.
Если вы еще этого не сделали, составьте список всех задач, связанных с проектом. Проверьте запрос на изменение по списку задач, чтобы увидеть, есть ли какие-либо конфликты. Вы даже можете обнаружить значительное совпадение, которое позволит вам объединить или, возможно, устранить некоторые из ваших текущих проблем, если изменение будет реализовано.
№ 4. Черновые шаблоны:
Автоматизировав процесс управления изменениями, вы сэкономите время, сообщая о каждой новой фазе. Если за процессом наблюдает более одного человека, это также поможет другим членам команды следовать согласованному протоколу. Создайте шаблон приема, обработки, утверждения и следующих действий.
Инструменты для процесса управления изменениями
Руководителям проектов требуется доступ к инструментам контроля изменений, чтобы разработать эффективный план управления изменениями. Вы должны искать следующие инструменты в своем программном обеспечении для управления изменениями в зависимости от характера рабочего процесса вашего проекта.
№1. Карты процессов / блок-схемы
Блок-схемы и карты процессов — отличные инструменты для картирования управления изменениями. Это позволяет всем заинтересованным сторонам, как внутренним, так и внешним по отношению к проекту, получить полное представление о процессе.
Блок-схему легко построить и поддерживать. Блок-схема позволяет руководителям проектов отображать текущее состояние организационного процесса, обновлять цикл управления изменениями и добавлять или удалять запросы на изменение на основе одобрения совета по контролю за изменениями.
№ 2. Оценка ADKAR
Аббревиатура ADAKAR расшифровывается как «Осознание, Желание, Знание, Способность и Подкрепление». В управлении изменениями анализ ADKAR используется в качестве метода обучения, чтобы гарантировать, что все участники проекта верят в изменение и поддерживают его. Он обозначает набор целей для руководителей групп. Планы предназначены для проведения ранее согласованных улучшений. Менеджеры по продукту могут достичь этих целей,
- Повышение осведомленности,
- Возрождение готовности сотрудников к участию,
- Предоставление необходимых знаний,
- Повышение способности,
- Внесение корректировок.
№3. Анализ силовых полей
Как руководитель проекта, использование анализа барьеров и вспомогательных средств или анализа силового поля может помочь вам принимать более обоснованные решения. Это ценный метод для понимания того, почему заинтересованные стороны поддерживают или выступают против идеи изменения.
№ 4. Карта культуры
Инструмент карты культуры часто используется для отображения того, как правила компании, ценности и поведение сотрудников влияют на культуру компании. Это позволяет менеджерам по продуктам находить информацию, критически важную для инициатив по изменению. Карта культуры может помочь вам как руководителю проекта в выявлении положительных факторов в вашей команде. В результате легче возложить ответственность на соответствующего человека, гарантируя, что проект столкнется с наименьшим риском.
Помимо этого, руководители проектов могут использовать множество других инструментов для улучшения управления изменениями.
2023 Шаблоны процессов управления изменениями
Когда дело доходит до правильного выполнения изменений, очень важны шаблоны процессов управления изменениями. В зависимости от характера изменений группы управления проектами могут использовать различные шаблоны управления изменениями. Давайте взглянем на некоторые популярные шаблоны управления изменениями.
№1. Изменить шаблон предложения
Даже если изменение уже было принято, шаблон предложения об изменении поможет вам определить «почему» изменение. Заполнив этот шаблон, вы сможете объяснить, почему изменение важно, и помочь другим сделать то же самое.
Важные компоненты:
- Предложенные изменения
- Причина изменения
- Ожидаемые результаты
- Оценка времени
- Смета расходов
- Любые другие соображения
№ 2. Изменить шаблон плана коммуникации
Коммуникационная стратегия является важным компонентом любого плана. Люди, затронутые изменением, в конечном счете несут ответственность за его успех, поэтому разработка плана информирования об изменении имеет решающее значение. Шаблон плана информирования об изменениях поможет в реализации стратегии.
Элементы для рассмотрения:
- Модель управления изменениями
- Сменить лидера
- События, связанные с общением
- Дата сообщения
- Аудитория
- Способ связи
№3. Форма анализа изменений
Каждый этап процесса управления изменениями состоит из нескольких более мелких шагов. Руководители проектов должны тщательно изучить каждый из этих процессов. Шаблон анализа изменений помогает эффективно отслеживать и внедрять изменения.
Элементы для рассмотрения:
- Модель управления изменениями
- Дата анализа
- Проблемы
- Успехи
- Необходимые шаги
Лучшие практики для процесса управления изменениями
№1. Используйте программное обеспечение для управления проектами.
Использование программного обеспечения для управления проектами и управления изменениями для обеспечения бесперебойной работы ваших процедур управления изменениями — прекрасный способ гарантировать, что ваши процессы управления изменениями работают успешно.
Программное обеспечение, созданное специально для управления проектами, может обеспечить несколько преимуществ, таких как улучшенная коммуникация, своевременное планирование и более эффективное использование доступных ресурсов. Благодаря использованию программных инструментов для совместной работы члены команды могут лучше понимать свои роли и общие цели команды. Ниже приведены некоторые примеры программного обеспечения, помогающего в совместной работе:
- Trello
- Проект Майкрософт
- Фридкамп
- Hive
- Асана
№2. Распознавайте потенциальные опасности
Риск управления проектом можно определить как все, что может помешать проекту достичь своих целей. Руководители проектов регулярно изучают возможные риски проекта в процессе управления изменениями. Только тогда они смогут разработать эффективные стратегии управления изменениями, которые будут иметь наименьшее негативное влияние на бизнес.
Выявление, оценка и смягчение рисков являются важнейшими компонентами эффективного управления изменениями. Создание эффективной системы управления изменениями позволяет фирмам предвидеть и легко преодолевать возможные препятствия.
№3. Составьте план управления изменениями.
При внесении изменений в проект хорошо продуманный план управления изменениями может повысить производительность при одновременном сокращении потерь времени. Это связано с тем, что грамотный подход к управлению может помочь руководителю проекта предвидеть проблемы, создавать альтернативы и готовиться к любым непредвиденным обстоятельствам. С этими планами создание большой смены в организации может помочь сократить расходы и составить график, гарантируя отсутствие негативного влияния на другие операционные элементы.
№ 4. Используйте форму запроса на изменение, а также журнал изменений.
Стандартизированная форма запроса упрощает процесс отслеживания, анализа и реализации запросов на изменение. Предоставляя членам команды согласованную структуру, которой они должны следовать при запросе изменений, шаблоны управления изменениями могут обеспечить эффективный процесс управления изменениями. Это также помогает руководителям проектов отслеживать запросы на изменение и предыдущие изменения.
В чем разница между управлением изменениями и контролем изменений?
После организационного перехода управление изменениями представляет собой процесс анализа, корректировки и адаптации к новым стандартам. Управление изменениями, с другой стороны, является подмножеством управления изменениями, которое создает, анализирует, управляет и генерирует дорожную карту или план внедрения изменений.
Как вы справляетесь с управлением изменениями в проекте?
Чтобы эффективно управлять контролем изменений в проекте, руководители проектов могут использовать шаблон управления изменениями и внимательно следить за журналом изменений.
Каковы три основные цели управления изменениями?
Процесс управления изменениями преследует три основные цели:
- Анализ процесса и внедрение корректирующих и превентивных мер для предотвращения повторения проблем в проекте.
- Убедитесь, что все запросы на изменение соответствуют плану управления проектом.
- Обработка запросов на изменение в соответствии с указаниями уполномоченных органов.
Как должен быть написан документ контроля изменений?
Руководители проектов должны разработать эффективный документ процесса управления изменениями.
- Объясните, почему была произведена корректировка.
- Создайте команду управления изменениями, определив различные заинтересованные стороны. Уточнить конкретные преимущества модификации.
- Установите определенные цели для команды управления проектом, которые должны быть достигнуты, чтобы завершить проект.
Заключение
Управление изменениями улучшает командную работу, повышает производительность сотрудников и позволяет командам гораздо быстрее решать проблемы. Читая текст, вы получите важные сведения о многочисленных аспектах процесса управления изменениями.
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ: методы и все, что вам нужно знать
- 20 лучших программ для управления изменениями в 2023 году: подробные обзоры
- УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫМИ ИЗМЕНЕНИЯМИ: все, что вам нужно знать
- УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ: определение, программное обеспечение, навыки, этапы и зарплата
- УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ: Шаги к процессам управления изменениями
Рекомендации
